派遣で必要な書類一覧。契約書・法定帳簿・行政提出書類を体系的に解説

人材派遣事業の運営において、実務担当者の悩みの種になりやすいのが「書類の多さと複雑さ」です。

派遣ビジネスは労働者派遣法をはじめとする様々な法律で厳格にルール化されており、契約の締結から日々の労務管理、行政への定期報告に至るまで、作成・保管すべき書類が多岐にわたります。

本記事では、煩雑になりがちな派遣の書類実務を整理して解説します。

記事の最後では、スタッフ情報や稼働ステータスを一元管理できる採用管理システム（ATS）「RPM」の活用法も紹介しています。抜け漏れを防ぐ適正な管理体制の構築にお役立てください。

派遣で必要な書類とは

まずは、派遣ビジネスにおいてなぜ多くの書類が必要になるのか、その背景を解説します。

派遣契約・行政報告・労務管理など派遣事業に関する書類の総称

「派遣の書類」と一口に言っても、その役割は様々です。

企業間の取引を証明する契約書、労働者の権利を守るための労務管理書類、国から許可を得て事業を行っていることを証明する行政への報告書類など、事業運営に関わるあらゆる書面が含まれます。

派遣書類は派遣元・派遣先・派遣社員の三者関係で作成主体が分かれる

派遣が複雑なのは、雇用主（派遣会社）、指揮命令者（受け入れ企業）、働く本人（派遣社員）の三者で成り立つ契約だからです。

そのため書類の作成主体も一つではなく、派遣元が作成して交付するもの、派遣先が作成して通知するもの、双方が合意して保管するものなど、役割分担を正確に理解しておく必要があります。

書類の不備は労働者派遣法違反や監査指摘につながる

これらの書類は単なる社内ルールではなく、多くが法律（労働者派遣法や労働基準法など）で作成と保存が義務付けられています。

記載漏れや保存期間の違反があると、労働局の定期監査で指導の対象となり、最悪の場合は事業改善命令や許可の取り消しといったペナルティにつながるため、全体像を把握し、正しく管理することが重要です。

派遣で必要な書類は6種類に分類できる

派遣で必要な書類は、実務上は6つに整理すると理解しやすくなります。

【派遣事業における必要書類一覧表】

※行政提出書類のうち、事業報告書（様式11）と収支決算書（様式12）は事業所単位で作成しますが、関係派遣先割合報告書（様式12-2）は会社全体の法人単位で作成・提出するルールとなっています。

それぞれの分類に含まれる具体的な書類の内容を見ていきましょう。

事業報告や収支報告など労働局へ提出する行政提出書類

派遣事業の許可を得た事業者は、毎年決められた期日までに事業の運営状況や財務状況を管轄の都道府県労働局へ報告する義務があります。これが行政提出書類です。

派遣元と派遣先の取引条件や就業条件を定める派遣契約書類

派遣元企業と派遣先企業の間で交わされる契約に関する書類です。

企業間の大きな取引ルールを定めるものから、派遣社員1人ひとりの具体的な業務内容や期間を定めるものまでが含まれます。

派遣労働者の就業実態を管理するために作成する法定帳簿

労働者派遣法に基づき、派遣スタッフが「いつ、どこで、どのような業務に、誰の責任のもとで従事したか」を正確に記録し、保存しておくための専用の台帳です。

派遣社員の雇用や給与を管理するための労務管理書類

派遣社員も派遣会社にとっては自社で直接雇用する労働者です。

そのため、労働基準法などの一般的な労働法制に基づいて、給与計算や労働時間の管理を行うための書類作成が必須となります。

同一労働同一賃金など制度対応に必要な派遣制度特有書類

法改正によって段階的に強化されてきた、派遣労働者の待遇改善やキャリアアップ支援を適正に実施していることを証明するための、派遣事業ならではの書類群です。

派遣事業の許可維持や更新、監査対応のために必要となる書類

労働者派遣事業の許可要件を満たし続けていることを証明するための書類です。

事業所の責任者の配置状況や、許可の有効期間を管理するものが該当します。

行政提出書類として必要な書類

労働局へ毎年提出しなければならない、代表的な3つの報告書類を解説します。

これらは提出期限が厳格に定められています。

派遣事業の実績を報告する事業報告書（様式11）

労働者派遣事業報告書（様式11）は、派遣労働者の数や派遣料金などの毎年6月1日現在の状況等を、毎年6月1日から6月30日までに報告する書類です。

この報告を怠ると労働局からの指導や罰則の対象となるため、期日厳守が求められます。

売上や利益など事業の収支状況を報告する収支決算書（様式12）

派遣事業が健全に運営されているかを確認するため、毎事業年度の終了後3ヶ月以内に提出します。

直近の貸借対照表や損益計算書などを添付し、これらの資料をもとに財産的基礎などの許可要件が満たされているかが確認される重要な書類です。

派遣先企業との取引割合を報告する関係派遣先割合報告書（様式12-2）

関係派遣先割合報告書（様式12-2）は、関係会社への派遣割合を報告する書類であり、グループ企業派遣に関する8割規制の遵守状況を確認するために用いられます。

収支決算書と同じく毎事業年度の終了後3ヶ月以内に提出します。関係会社がない場合でも、0％として提出が必要とされています。

毎年または各事業年度ごとに提出が必要な「事業報告書（様式11）」や「収支決算書（様式12）」について、作成単位の違いや最新の法改正フォーマットなど、詳しい作成・提出のポイントは以下の記事で解説しています。

【関連記事】 労働者派遣事業報告書とは？3種類の違い・提出期限・書き方を解説

派遣契約書類として必要な書類

企業間で派遣の取引を開始・継続する際に必要となる主な書類です。

派遣元と派遣先の取引ルールを定める労働者派遣基本契約書

派遣元と派遣先の間で結ぶ、包括的な基本契約書です。

料金の支払いサイクルや損害賠償、守秘義務などの大枠の取引ルールを定めます。

労働者派遣法で作成が義務付けられているわけではありませんが、企業間の商取引においてトラブルを防ぐため、実務上ほぼ必ず作成されます。

派遣契約ごとの就業条件を定める労働者派遣個別契約書

労働者派遣法で作成が義務付けられている重要な契約書です。

派遣スタッフ1人ひとりの具体的な業務内容、就業場所、派遣期間、就業日、就業時間、休憩、時間外労働の有無などを詳細に定めます。

この内容と実際の就業実態にズレがあると違法派遣とみなされます。

派遣される労働者の情報を派遣先に通知する派遣労働者通知書

派遣元が派遣先に対して、誰を派遣するかを事前に通知する書類です。

氏名、雇用形態（無期・有期）、協定対象労働者か否か、社会保険の加入状況など、法令で定められた事項を記載して派遣先へ通知します。

派遣先による事前面接は禁止されていますが、業務遂行に必要な範囲での情報確認は認められています。この通知は、派遣スタッフの就業開始前に行われます。

派遣可能期間の上限を管理する事業所抵触日の通知書

派遣先が派遣元に対して、自社の事業所における派遣の受け入れ可能期間の制限（原則3年）がいつ切れるのかを事前に書面等で通知するものです。

抵触日通知は、労働者派遣契約の締結に際してあらかじめ派遣先から派遣元へ行う必要があります。

実務上は、新規契約時だけでなく更新時も含め、最新の労働局案内に沿って都度確認するのが安全です。

「事業所単位」と「個人単位」で異なる抵触日の複雑なルールや、期間を延長するための意見聴取手続きなど、抵触日管理の全体像は以下の記事で詳しく解説しています。 

【関連記事】 派遣の抵触日とは？3年ルールの計算・通知義務・延長手続きを完全解説

法定帳簿として作成が必要な書類

労働者派遣法によって作成・保管が義務付けられている重要な台帳です。

監査の際に必ずチェックされます。

派遣社員の就業状況を管理するために作成する派遣元管理台帳

派遣元が事業所ごとに作成し、スタッフの氏名、就業日、労働時間、派遣先の事業所名、苦情の処理状況、教育訓練の実施状況などを記録する台帳です。

労働者保護の措置を行った証拠となるため、該当する派遣就業が終了した日から3年間の保存義務があります。

派遣先が就業実態を把握するために作成する派遣先管理台帳

派遣先が事業所ごとに作成し、受け入れているスタッフの実際の就業日や労働時間等を記録する台帳です。

派遣先はこれを作成して3年間保存するとともに、月に1回以上、実際の就業実績を派遣元へ通知する義務があります。

この通知漏れが現場のコンプライアンス違反の典型例となります。

監査で最も厳しくチェックされる法定帳簿の書き方や、保存期間のルールについては以下の記事でそれぞれ詳しく解説しています。実務の抜け漏れを防ぐマニュアルとしてご活用ください。

【関連記事】 
派遣元管理台帳とは？記載事項・保存期間と実務対応を解説
派遣先管理台帳とは？作成義務・記載項目・通知方法をわかりやすく解説

労務管理に必要な書類

労働基準法などの関連法規に基づき、雇用主である派遣元が作成・管理すべき書類です。

労働者の基本情報を管理する労働者名簿

雇用するスタッフの氏名、生年月日、経歴、採用日などを記載した名簿です。

退職や死亡、解雇などで雇用関係が終了した日から保存期間が起算されるため、日雇い派遣や短期契約を繰り返すスタッフの管理には特に注意が必要です。

給与支払い状況を記録する賃金台帳

スタッフごとの労働日数、労働時間数、残業時間、基本給や手当、控除額など、賃金計算の根拠となる詳細を記録した台帳です。

給与明細書とは異なり、労働基準法で定められた項目を網羅している必要があり、未払い残業代などのトラブル時に最も重要な証拠書類となります。

労働時間を管理する出勤簿

日々の始業・終業時刻、休憩時間を記録した書類です。紙のタイムカードだけでなく、勤怠管理システムの打刻データもこれに該当します。

なお、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を合わせた法定三帳簿は、労働基準法により原則5年間の保存が義務付けられていますが、現在は経過措置として当面の間は3年間の保存とされています。

派遣社員の労働条件を明示する労働条件通知書（就業条件明示書）

派遣元がスタッフを雇用する際、および派遣先へ就業させる際に、労働基準法に基づく労働条件と労働者派遣法に基づく就業条件を本人に書面等で明示する書類です。

実務上は「労働条件通知書 兼 就業条件明示書」として1枚にまとめて交付するのが一般的です。

派遣制度特有の書類

法改正に伴い、派遣事業の適正化を図る目的で追加された書類です。

同一労働同一賃金の待遇決定方式を定める労使協定書

派遣労働者の待遇を労使協定方式で決定する場合に、過半数労働組合または過半数代表者と派遣元企業の間で締結する協定書です。

一般労働者の賃金水準と同等以上であることを定めます。毎年、国が定める局長通達によって基準となる賃金額が改定されるため、それに合わせた時給の引き上げや協定書の結び直しが定期的に発生します。

【関連記事】派遣の同一労働同一賃金とは？2つの方式の違いと判断基準をわかりやすく解説

派遣社員のキャリア形成支援のために作成する教育訓練計画

派遣スタッフのキャリアアップを支援するため、段階的かつ体系的な教育訓練計画を策定し、それに沿って教育訓練を実施・記録する必要があります。

単なるOJTではなく有給かつ無償で行われる具体的な研修カリキュラムを用意し、労働者派遣事業の許可申請や更新時には、その概要の提出が求められます。

実施した研修内容を記録する教育訓練記録

上記計画に基づき、いつ、誰に、どのような研修を何時間実施したかを記録したものです。

実施の事実がない、または要件を満たしていないとみなされた場合、事業許可の更新審査に影響する可能性があるため、派遣元管理台帳に正確に記録して管理します。

派遣料金と賃金の差額を公開するマージン率情報公開資料

派遣先から受け取る派遣料金の平均額と、スタッフに支払う賃金の平均額の差額（マージン率）や、教育訓練に関する事項などを、インターネット等で情報提供することが義務付けられている資料です。

自社のホームページなどで常時閲覧できる状態にしておくことが原則であり、派遣スタッフや派遣先企業に対する透明性の証明にも繋がります。

【関連記事】派遣会社のマージン率とは？平均相場・計算方法・内訳をわかりやすく解説

派遣事業の許可管理に関する書類

事業所としての体裁や責任体制を維持・証明するための書類です。

事業所ごとの責任者選任に関する派遣元責任者関連書類

派遣元責任者講習の受講証明書や、責任者の履歴書、住民票など、要件を満たす責任者が適正に配置されていることを証明する書類です。

責任者の異動や退職等で変更があった場合は、変更後、法令で定められた期限内に必要な変更届出を行います。

労働者派遣事業を行うために交付される派遣事業許可証

厚生労働大臣の許可を受けて交付される許可証です。

許可証は適切に備え付け、有効期間（新規3年、更新5年）の更新期限を含めて管理する必要があります。

また、事業所内やWebサイト等での許可番号等の明示方法についても確認し、遵守しておきましょう。

許可更新や監査対応で提出を求められる帳簿や契約書類

労働者派遣事業の許可は新規取得から3年（以降は5年）ごとに更新が必要です。

更新申請時には、直近の決算書や各種台帳が適正に管理されているか改めて審査を受けます。

派遣の手続きごとに必要な書類

どのタイミングで何を用意すればよいのか、実際の手続きに沿って必要な書類を整理しました。

派遣契約を締結する際に必要な書類

契約締結時は、派遣開始の土台となる企業間取引の書類を揃えます。

事業所抵触日の通知は、個別契約の締結に際して、あらかじめ受領しておく必要があります。

• 事業所抵触日の通知書： 派遣先から受領し、受け入れ可能期間の上限がいつまでかを確認します。

• 労働者派遣基本契約書： 企業間の基本的な取引ルールや損害賠償、守秘義務等を定めます。

• 労働者派遣個別契約書： 実際の就業条件や業務内容を詳細に定めた、派遣法上必須の契約書です。

派遣社員を受け入れる（就業開始する）際に必要な書類

スタッフが配属される前に、誰がどんな条件で働くのかを関係者に明示するための書類です。

• 派遣労働者通知書： 派遣先に対して、就業するスタッフの氏名や社会保険の加入状況等を通知します。

• 労働条件通知書 兼 就業条件明示書： 派遣スタッフ本人に対して、労働条件と派遣特有の就業条件を書面で交付します。

派遣事業の運営で日常的に管理する書類

就業開始後は、適正な労働環境が守られているかを記録・管理する台帳類が中心になります。

• 派遣元管理台帳： 派遣元が作成し、日々の苦情処理や教育訓練の実施履歴などを随時更新します。

• 派遣先管理台帳： 派遣先が作成し、月1回以上、実際の労働時間等を派遣元へ通知します。

• 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿： 労働基準法に基づき、雇用主である派遣元が日々作成・管理します。

• 教育訓練記録： 計画に沿って実施した研修の受講履歴を証跡として管理します。

行政への報告で提出する書類

毎年または各事業年度ごとに、定められた期日までに管轄の労働局へ提出する事業報告です。

提出を怠ると指導や罰則の対象となるため、期日厳守が求められます。

• 事業報告書（様式11）： 毎年6月1日から6月30日までに、6月1日現在の稼働人数や賃金状況などを報告します。

• 収支決算書（様式12）： 毎事業年度の終了後3ヶ月以内に、派遣事業の財務状況（売上高など）を報告します。

• 関係派遣先割合報告書（様式12-2）： 毎事業年度の終了後3ヶ月以内に、グループ企業派遣の8割規制の遵守状況を報告します。

役割別（営業・コーディネーター・管理部門・派遣先）に扱う書類

業務の担当ポジションごとにメインで扱う書類を整理しました。社内の役割分担の参考にしてください。

【担当ポジション別の主な取扱書類表】

【関連記事】派遣のコーディネーターと営業担当の違いは？役割・相談先の使い分けを解説

派遣書類の管理でよくある質問

書類管理について、よくある疑問をご紹介します。

派遣で必ず作成しなければならない書類は何ですか？

労働者派遣個別契約書、派遣元・派遣先管理台帳、法定三帳簿（名簿・賃金・出勤簿）、就業条件明示書などは、原則として作成が法的に義務付けられています。

派遣先企業が作成する書類はどれですか？

事業所抵触日の通知書、派遣先管理台帳の2つが代表的です。

また、日々の勤怠実績（タイムシートなど）の確認と派遣元への通知も派遣先の義務となります。

派遣書類の保存期間はどれくらいですか？

書類によって異なります。

派遣元・派遣先管理台帳は「該当する派遣就業が終了した日から3年間」、法定三帳簿は「原則5年間（当面の間は3年間）」の保存義務があります。

派遣契約書と雇用契約書は何が違いますか？

「派遣契約書」は派遣会社と派遣先企業の間で結ぶ企業間取引の契約書です。

一方、「雇用契約書」は派遣会社と派遣社員本人の間で結ぶ雇用に関する契約書です。

派遣元管理台帳の保存期間は何年ですか？

労働者派遣法により、該当する派遣就業が終了した日から起算して「3年間」保存することが義務付けられています。

【まとめ】派遣書類は契約・帳簿・行政提出の体系で整理すると理解しやすい

派遣に関わる書類は膨大ですが、誰と誰の間で取り交わすのか、何のために作成するのかを理解すれば整理しやすくなります。

書類の不備はコンプライアンス違反に直結します。まずは自社で作成すべき必須書類と保管期間のルールを正確に把握しましょう。

事業が拡大し、派遣スタッフや派遣先企業の数が増えてくると、Excelや紙のファイルだけでスタッフのステータスやコンタクト履歴を管理するのは限界を迎えます。

管理の属人化や抜け漏れを防ぐには、立ち上げ段階から採用管理システム（ATS）「RPM」のような専門ツールの導入が有効です。

RPMを活用すれば、スタッフの基本情報や希望条件、日々のコンタクト履歴までを一元管理でき、就業前後の迅速なフォローや稼働状況の把握をサポートします。

強固な事業基盤と適正な管理体制を作るために、ぜひRPMの活用をご検討ください。