面接管理をエクセルで行なう方法｜必要項目やテンプレートなどを紹介

面接管理とは、企業が面接を実施する際に、面接スケジュール・質問事項・評価項目などの面接にかかわる情報を一元管理する業務のことです。面接管理をしっかりと行なうことで、人事・採用担当者がスムーズに面接対応を進めやすくなるメリットがあります。

本記事では、「なるべくコストを抑えて面接管理したい」とお考えの方向けに、エクエルで面接管理する方法を紹介します。面接管理に必要な項目や、エクセルで面接管理するメリット・デメリット、ポイントなどを解説しますので、ぜひ参考にご覧ください。

面接管理とは？

面接管理とは、面接スケジュールや質問事項、評価項目といった面接にかかわる情報を一元管理する業務のことです。面接管理をきちんと行なうことにより、面接に関する業務が効率化されるため、人事・採用担当者の負担を軽減できるメリットがあります。

面接管理には、主に下記のようなツールが活用されています。

• Excelやスプレッドシート
• 採用管理システム（ATS）
• 日程調整ツールや日程管理ツール　など

上記に挙げた代表的な方法のなかで、面接管理にかかる費用をもっとも抑えやすい方法は、エクセルやスプレッドシートです。本記事では、面接管理のコストを抑えたい方向けに、エクセルで行なう方法について紹介していきます。

面接管理に必要な項目

エクセルで面接管理を行なうにあたり、まずは管理すべき項目を把握する必要があります。面接管理に必要な項目は、企業の採用要件により異なりますが、本章では代表的な項目を紹介しますので、ぜひ参考にご覧ください。

面接の日程

面接を実施するためには、まず日程にかかわる情報を正確に管理する必要があります。たとえば、下記のような面接日程に関する情報を正確に管理したうえで、関係者にスケジュールを周知徹底することが大切です。

• 面接日時
• 面接方法（Web面接／来社での面接）
• 面接会場（来社での面接の場合）
• 面接用URL・パスワード（Web面接の場合）　など

面接日程を管理するときは、面接官だけでなく、求職者側にも日時や会場などの情報を

正確に共有できるよう配慮しましょう。

求職者や面接官の情報

面接を実施するときは、面接対象となる求職者の情報も、きちんと管理しなくてはなりません。下記のような求職者の個人情報や、合否判定にかかわる情報などを正確に管理しましょう。

• 氏名・住所・連絡先
• 学歴・職歴・業務経験
• 保有スキル・保有資格　など

また、求職者の情報だけでなく、担当する面接官の情報も、管理項目のひとつに含んだほうがよいでしょう。「どの部署の・誰が・いつ面接するのか」という情報を明確化しておけば、面接官が複数人いる場合にも適切な連携体制をつくりやすくなります。

面接の状況（進捗ステータス）

面接を行なうときは、実施状況や進捗状況を可視化して管理することも大切です。面接の実施状況をエクセルに入力し、可視化しておくことにより、「書類選考を通過した人材のうち、何人まで面接完了しているか」が明確になります。

また、進捗状況を可視化すれば、「どの求職者に対して・いつまでに・何の対応をすべきか」が明確になるため、選考を採用計画に沿って進めやすくなるでしょう。選考に遅れが生じているときは、遅延状況がデータ上で可視化されるため迅速な対策を講じられます。

面接管理の一環として、面接対象の求職者一人ひとりに「日程調整中」「日程確定」「面接完了」などの進捗ステータスを付与し、面接の対応状況をなるべくリアルタイムで可視化できるようにしましょう。

面接の質問項目や回答内容

面接の質問項目や回答の内容も、面接管理の項目に含まれます。面接で求職者にどのような質問をするのか、面接官が事前に方向性を定めておくことにより、人材の見極め精度を一定以上に保ちやすくなるでしょう。

また、面接の内容をもとに、求職者を適切に評価するためには、各質問への回答内容もログを取る必要があります。求職者が面接官の問いかけに対して、どのように回答したのか、発言内容や話し方、表情などを正確に記録しましょう。

面接の評価項目や評価基準

面接で自社に適性のある人材を見極めるためには、「どのような要素で人材を評価するのか」という評価の軸を明確化する必要があります。面接を行なうときは、評価項目や評価基準も管理項目に含めておいたほうがよいでしょう。

たとえば、企業の面接によくある評価項目には、下記のようなものが挙げられます。

• 志望動機や仕事への熱意
• 相手の話を傾聴するスキル
• 自分の考えを論理的に説明するスキル
• 自社の業務に適したスキルや経験の有無
• 社会人として一般的なマナー（挨拶・笑顔・身だしなみ）　など

面接を行なう際に設定すべき評価項目・評価基準は、企業の採用要件により大きく異なります。面接前に採用要件をあらかじめ明確化しておき、自社の要件に適した評価項目・評価基準を設定しましょう。

なお、面接管理については、以下の記事でも解説しています。面接管理によくある課題やエクセル以外の管理方法、おすすめのシステムなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理を効率化する方法｜管理項目やツール・システムなどを紹介

面接管理をエクセルで行なう方法

ここからは、面接管理をエクセルで行なう方法を具体的に解説します。面接管理をエクセルで行なう方法は、下記の2種類に分けられます。

• 面接管理シートのテンプレートを活用する
• エクセルで面接管理シートを自作する

それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。

面接管理シートのテンプレートを活用する

インターネット上には、面接管理に特化したエクセルのテンプレートを用意しているWebサイトがいくつもあります。多くの場合、「会社名・担当者名・メールアドレス」などの情報を入力すると、面接管理専用のテンプレートを無料でダウンロードすることが可能です。

面接管理専用のテンプレートを活用すれば、管理シートの作成時間を大幅に削減できるでしょう。当サイトでも、下記のURLからテンプレートを無料ダウンロードしていただけます。ぜひ、面接管理にお役立てください。

エクセルで面接管理シートを自作する

「自社の面接業務に適したテンプレートが、なかなか見つからない」という場合は、面接管理シートをエクセルで自作する方法があります。手間はかかりますが、自社の面接業務に最適なシートを作成でき、管理項目の追加・変更・削除などの編集も気軽に行なえる点はメリットです。

エクセルの提供会社であるMicrosoftのテンプレートをベースに、アレンジを加える形式で、面接管理シートを自作している企業もあります。

Microsoftが提案するテンプレートは、面接管理に特化したものではありませんが、活用すればシート作成を効率化することが可能です。PCにエクセルがインストールされていれば、会員登録やダウンロードなどの手続きをしなくても活用できます。

エクセルの新規作成画面から、「その他のテンプレート」をクリックすると、Microsoftが提案するテンプレートの選択画面に移行します。自社の面接管理に活用できそうなテンプレートを選択し、適宜アレンジしながら管理シートを作成するとよいでしょう。

Microsoftが提案するテンプレートには、多くの種類があります。テンプレートを検索したいときは、画面上部の「オンライン テンプレートの検索」と書かれた検索窓を利用し、特定のテンプレートを探すことも可能です。

面接管理をエクセルで行なうメリット

選考を経て続いて、面接管理をエクセルで行なうメリット・デメリットについて解説します。まずは、メリットから詳しく見ていきましょう。

コストを抑えて面接管理できる

エクセルはPC内にMicrosoft Officeがインストールされていれば、追加コスト不要で利用できます。請求書や納品書の作成、経費管理、顧客管理など、さまざまなビジネスシーンで使われているツールであるため、社用PCにインストール済みの企業が多いでしょう。

エクセルを使えば、余計な費用を支払うことなく、面接管理シートを作成できます。「採用活動にかけられる予算が少ない」などの理由で、面接管理のコストを抑えたい場合におすすめです。

管理項目を自由にカスタマイズできる

エクセルは、シートを自由にカスタマイズすることが可能です。エクセルで面接管理シートを作成した場合、管理項目や進捗ステータスの名称・数などを自社の面接業務に必要な分だけ、いくつでも自由にカスタマイズできます。

一方、面接管理に特化した専用ツールを導入する場合は、管理シートを自作する手間は省けるでしょう。しかし、入力できる管理項目や進捗ステータスの種類などが、ツール側であらかじめ決められているため、あとから編集しにくいケースがあります。

カスタマイズ性が高く、自社の面接業務に最適な管理シートを作成できる点は、エクセルのメリットといえるでしょう。

面接質問や評価項目などを事前に整理できる

エクセルで面接管理を行なうと、面接の質問事項や評価項目などを事前に整理できるようになります。面接で行なう質問の内容や、採用要件に適した評価項目などを事前に整理しておくことで、自社に適した人材を見極めやすくなるでしょう。

また、面接の内容をエクセルに保存し、人事・採用担当者がいつでもデータにアクセスできる状態にしておけば、合否判定の際に必要な情報を振り返りやすくなります。面接に関する情報をシート上に一元管理しておくことで、選考の精度向上にもつながるでしょう。

面接に関する情報を社内で共有しやすくなる

面接管理シートには、求職者の個人情報や応募時に経由した媒体名、面接の実施状況、面接の内容など、多くの情報が蓄積されます。面接に関する情報をエクセルのシート上に蓄積し、一元管理することにより、社内で情報共有しやすくなるメリットがあります。

また、エクセルにはフィルターや関数などの機能があるため、シート上に蓄積した情報を特定の条件でフィルタリングしたり、集計したりすることが可能です。面接にかかわる情報の分析や改善策の立案といった業務にも役立つでしょう。

面接管理をエクセルで行なうデメリット

続いて、面接管理をエクセルで行なうデメリットについて解説します。面接管理をエクセルで行なうときは、下記の4点に注意しましょう。

面接管理シートの作成に手間がかかる

面接管理をエクセルで行なうためには、まず自社の面接業務に適した面接管理シートを作成する必要があります。しかし、テンプレートを活用する場合であっても、面接管理シートの作成には、一定以上の手間と時間がかかります。

「採用担当者が多忙で、面接以外の業務に追われている」という企業では、面接管理シートを作成すること自体が採用担当者のリソースを圧迫し、業務過多の原因となってしまうでしょう。

また、エクセルで入力したデータを集計したい場合、関数を組まなくてはなりません。関数を組む作業に慣れている社員が在籍しているならば問題ありませんが、そうでない場合は、面接管理シートの作成に多くの時間と労力がかかるでしょう。

入力や管理の作業が煩雑になりやすい

エクセルで面接管理シートを作成した場合、管理項目をひとつひとつ手作業で入力する必要があります。「採用人数が多い」「求人への応募数が多い」などの理由で、面接回数が多い企業では、管理項目の入力や更新といった事務作業が煩雑になりやすいでしょう。

面接管理の専用ツールに比べて、エクセルでの管理が煩雑になりやすい主な要因には、下記のようなものが挙げられます。

上記のような要因により、管理業務が煩雑になると、採用担当者の負担がかえって増大してしまいます。適切な連携体制を構築できなくなる可能性があるため、面接回数が多い場合は、エクセル以外の管理方法を検討したほうがよいでしょう。

権限を詳細に設定するのが難しい

エクセルは、データの閲覧権限や編集権限を詳細に設定するのが難しいため、面接管理シートのセキュリティ強度が低くなりやすいという注意点があります。

エクセルで面接管理シートを作成した場合は、基本的に「特定の社員にだけデータを公開する／編集を許可する」といった運用は、難しいと考えたほうがよいでしょう。採用業務に関係のない社員が誤ってシートを操作し、データを閲覧・編集してしまう恐れがあります。

また、エクセルにはパスワードを設定して鍵をかける機能がありますが、パスワードを更新するたび、情報共有したい社員に周知する手間がかかります。周知の際に連絡先などを間違えると、パスワードが漏洩するリスクもあります。

エクセルで作成した面接管理シートは、情報の改ざんリスクや漏洩リスクが高くなりやすいといえるでしょう。「セキュリティ強度に優れているツールを活用したい」とお考えの場合は、エクセル以外の手法を導入するのがおすすめです。

データが増えるにつれて動作が重くなる

エクセルには、データが増えると動作が重くなりやすいという特徴があります。シートの情報量が多くなるにつれて、ファイルの開閉にかかる時間が徐々に増えていくのです。

データの集計や分析のために関数を組んでいる場合、関数の読み込みにも一定の時間がかかります。関数が設定されたセルが増えると、その分シートの動作がさらに重くなります。面接回数が増えるにつれて、シート上の情報量も増えていくため、管理項目の入力や更新に時間がかかるようになるでしょう。

面接管理をエクセルで行なうときのポイント

続いて、面接管理をエクセルで行なうときのポイントを4つ解説します。面接管理をエクセルで行なうときは、下記4点を意識すると、情報の入力や管理がスムーズになります。

更新のルールを定めて更新漏れを防ぐ

エクセルで面接管理する場合、データの入力や更新を手作業で行なう必要があります。運用開始前に、面接管理シートの更新ルールをあらかじめ社内で定めておき、データの更新漏れを防ぐよう工夫しましょう。

データの更新漏れが発生すると、二次面接の案内や内定通知の送付などが遅くなり、自社の採用ターゲットに合致する人材を逃してしまう可能性が高くなります。

「面接業務を行なったら、その日のうちにデータを更新する」などのように、面接管理シートを更新するタイミングを明確に定めておき、データの更新漏れが生じないようにしましょう。

記録時の表現や言い回しを統一する

面接管理をエクセルで行なうときは、情報をシートに入力する際の表記ルールをある程度定めておきましょう。採用担当者が複数人いる場合、同様の事柄を担当者ごとに異なる表現や言い回しで入力していくと、混乱を招く恐れがあります。

面接管理シートへの表記ルールを社内で設定し、入力時の表現や言い回しを統一できるようにしましょう。面接管理シートによくある入力内容については、プルダウンで選択する形式にしておくのもおすすめです。

データの分析や集計ができるシートを作る

面接管理シートをエクセルで作成することにより、面接に関するさまざまな情報を、社内に蓄積できる状態となります。シート上に蓄積された情報を集計したり、分析したりすることで、面接業務の改善につながるでしょう。

ただし、面接管理シートを面接業務の振り返りに活用するためには、あらかじめ情報の集計や分析が可能なシートを作成しておく必要があります。

シートを作成するときは、「面接業務の振り返りや改善に必要なデータは何か」といった観点で、集計・分析できるようにしておくべき項目を洗い出し、自社の面接業務にとって利便性の高いシートを設計するよう意識しましょう。

採用要件や評価基準に適したフォーマットを使う

人材の採用要件や評価項目、評価基準などは、企業によって大きく異なります。同一の企業で採用する場合であっても、募集職種やポジションなどにより、採用要件が異なるケースもあるでしょう。

面接管理をエクセルで行なうときは、自社の採用要件や評価項目、評価基準に適したフォーマットで管理シートを作成する必要があります。自社の要件に合わせた管理シートを作成することで、適性が高い人材をシート上のデータからピックアップしやすくなります。

面接結果から適性が高い人材をピックアップしやすくなれば、該当の人材に対して、二次面接の案内や内定通知などのアプローチをスピーディーに実行しやすくなるでしょう。自社に適した人材を逃す可能性を低減できるため、フォーマット作りは丁寧に行ないましょう。

エクセル以外で面接管理する方法

最後に、エクセル以外で面接管理する方法を3つ紹介します。エクセル以外で面接管理する方法には、下記の3つが挙げられます。

• 採用管理システム（ATS）を導入する
• 日程調整ツールなどのITツールを活用する
• AIスコアリングなどのAIツールを活用する

それぞれの方法について、特徴やメリットなどを詳しく見ていきましょう。

採用管理システム（ATS）を導入する

採用管理システムとは、企業の採用活動を全般的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から、ATSとも呼ばれています。

採用管理システムは、採用業務を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」に至るまで、全般的に効率化することが可能です。代表的な機能には、下記のようなものがあります。

• 求人情報の管理

• 応募者情報の管理

• 面接や面談日程の管理

• 選考進捗の可視化と共有

• 内定者の管理やフォロー

• 採用状況の数値的な分析　など

なお、採用管理システムについては、以下の記事でより詳しく解説しています。面接管理だけでなく、ほかの採用業務も効率化したいとお考えの場合は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

日程調整ツールなどのITツールを活用する

日程調整ツールとは、スケジュール調整や管理を自動化できるITツールのことです。ビジネスでは主に面接や会議、商談、イベントなどのスケジュール調整に利用されています。

機能や操作方法の詳細は、ツールにより異なりますが、一般的には下記のように使える日程調整ツールが多い傾向があります。

1. 担当者がツール上にスケジュールを登録する。
2. 日程調整用のURLが、ツール上で自動発行される。
3. 日程をすり合わせたい相手に、メールなどでURLを共有する。
4. 相手がURLにアクセスし、都合の良い日時を選択する。
5. 日程が確定したら、両者に自動で共有される。

日程調整ツールには、外部のカレンダーアプリと連携し、社員のスケジュールを一元管理する機能や、リマインドメールを自動送信する機能などを搭載しているものもあります。活用することで、面接にかかわる社員のスケジュールを管理しやすくなるでしょう。

なお、日程調整ツールのように、採用業務を部分的に自動化できるITツールについては、以下の記事で詳しく解説しています。人事・採用担当者の業務負担を軽減する方法を複数紹介していますので、ぜひ本記事と併せてご覧ください。

▼採用業務を自動化する方法｜役立つツールやサービスを紹介

AIスコアリングなどのAIツールを活用する

AIスコアリングとは、AIが面接の録音・録画データを自動解析し、あらかじめ設定した評価項目にしたがって、求職者をスコアリングするAIツールです。求職者の表情や声色、会話内容、ボディランゲージなどを分析し、求職者を客観的かつ数値的に評価できます。

AIスコアリングを選考の補助として活用することで、採用担当者の主観やバイアスによる評価の偏りを防止しやすくなります。また、AIは解析スピードが早いため、面接結果を出すまでのスピードを改善することも可能です。

近年は、AIツールが高性能化しているため、採用業務にも広く活用されるようになってきています。採用におけるAIの活用方法については、以下の記事でより詳しく解説していますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

面接管理なら『採用管理システム』がおすすめ

「面接管理だけでなく、採用業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムの基本的な機能のうち、面接管理にかかわる機能を下記にまとめましたので、導入を検討する際の参考にしてください。

なお、採用管理システムの面接管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。面接管理機能の内容やメリットなどをより詳細に知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

まとめ

エクセルで面接管理する方法について、管理項目やメリット・デメリット、ポイントなどを紹介しました。エクセルで面接管理する方法には、下記の2種類があります。

• 面接管理専用のテンプレートをダウンロードして活用する
• 面接管理シートをエクセルで自作して使用する

エクセルには、「コストを抑えられる」「カスタマイズ性が高い」などのメリットがあります。ただし、面接管理に特化したツールではないため、情報の入力や管理が煩雑になりやすく、セキュリティ強度も低くなりやすいなどのデメリットもあります。

面接回数が多い企業は、採用担当者の業務効率化およびセキュリティ対策のため、面接管理に特化した専用ツールを導入したほうがよいでしょう。

面接管理に特化したツールをご検討の場合は、採用管理システムがおすすめです。面接管理なら、ぜひ『RPM』にお任せください。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、面接業務の効率化に役立つ下記のような機能が搭載されています。

• 面接スケジュール管理機能
• 面接の自動予約機能
• 面接リマインド送信機能
• オンライン面接管理機能

また、上記のほかにも、採用業務を全体的に効率化するための機能が多数搭載されています。「求人媒体との連携」や「応募者情報の一元管理」にも強みがあるため、採用担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

RPMは面接管理以外にも、多くの採用業務を支援することが可能です。面接管理および採用業務全般の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

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