採用プロセスを改善する方法10選｜よくある課題や役立つツールも紹介

採用プロセスとは、採用計画の立案から母集団形成、選考対応、内定通知、入社後フォローに至るまでの一連の流れを指す言葉です。採用プロセスを適切に設定することで、自社の社風や業務への適性が高い人材を確保しやすくなります。

採用活動において「求人に応募が集まらない」「選考辞退が多い」などの問題が生じている場合は、採用プロセスを見直す必要があります。

そこで本記事では、採用活動に課題を感じている方向けに、採用プロセスの改善方法を10パターン解説します。よくある課題や改善に役立つツール・サービスなども解説しますので、採用の成果向上にお役立てください。

採用プロセスとは？

採用プロセスとは、採用計画の立案から母集団形成、選考対応、内定通知、入社後フォローに至るまでの一連の流れを指す言葉です。

自社に最適な採用プロセスを策定し、そのプロセスに沿って採用活動を進めることで、社風や業務への適性が高い人材を確保しやすくなります。本章では、まず採用プロセスの基本的な情報について解説します。

採用プロセスが必要な理由

採用プロセスの策定は、採用活動を「計画立案」「母集団形成」「選考対応」「内定通知・内定者フォロー」「入社・オンボーディング」などのステップに細かく分け、採用ターゲットへ的確にアプローチする方法をステップごとに考案することにつながります。

採用プロセスの策定には、自社が求める人物像に合致する人材からの応募を集め、確保しやすくなるメリットがあるといえるでしょう。

また、採用プロセスは、策定後も採用の成果に応じて、定期的に見直す必要があります。採用プロセスを定期的に改善することで、より効果的な採用活動を実施できるようになるでしょう。

新卒採用と中途採用の違い

採用プロセスは、採用の対象によって大きく異なります。たとえば、新卒採用と中途採用の採用プロセスには、下記のような違いがあります。

新卒採用と中途採用では、主に採用活動のスケジュールに大きな違いがあります。採用プロセスを策定するときは、採用の対象による違いを考慮し、それぞれに最適な計画や戦略を練る必要があるといえるでしょう。

一般的な採用プロセスの流れ5ステップ

続いて、採用プロセスの一般的な流れを解説します。採用プロセスは企業により異なりますが、一般的には下記の5ステップを軸に策定されるケースが多くあります。

1. 採用計画の立案
2. 母集団の形成
3. 各選考の対応
4. 内定通知・内定者フォロー
5. 入社・オンボーディング

各ステップについて、詳しく見ていきましょう。

採用計画の立案

求人募集を開始する前に、まずは採用計画を立案します。採用計画とは、自社の事業計画をもとに、「どのような人材を・どの部署に・いつまでに・何人・何の手法で採用するか」を定めた計画のことです。採用計画には、採用活動の進捗状況を管理しやすくなるなどのメリットがあります。

また、採用計画と合わせて、採用基準も設定しておく必要があります。 採用基準とは、選考で候補者を客観的に評価し、自社の企業文化や業務内容などに適性がある人材を採用するための評価基準のことです。

保有資格・スキル・知識・経験など、自社で働くために必要な項目について、具体的な評価基準を定めましょう。評価の軸が明確になるため、候補者の適性を見極めやすくなります。現場担当者や経営層など、関係各所の意見も取り入れながら、最適な採用計画・採用基準を設定しましょう。

母集団の形成

採用計画および採用基準を設定したら、母集団形成のための施策を行ないます。母集団形成とは、企業が採用活動を行なうにあたり、候補者となる人材を集める取り組みのことです。

母集団形成の代表的な方法には、下記のようなものが挙げられます。

• 求人広告サイトへの情報掲載
• 人材紹介会社との契約・連携
• 採用ページ（採用サイト）の作成
• 合同企業説明会など、外部の採用イベントへの参加
• カジュアル面談や職場体験など、自社の採用イベントの開催　など

各選考の対応

次に、母集団形成のステップを経て、求人に応募してくれた候補者に対し、選考を行ないます。選考の内容は、企業により異なりますが、主に下記のような方法が多く行われています。

• 書類選考
• 筆記試験
• 適性検査
• 面談・面接
• 実技試験
• グループワーク　など

選考では、あらかじめ設定しておいた採用基準に沿って、候補者を客観的に評価します。この時、結果通知や次の選考案内などの対応が遅いと、候補者を競合他社に取られてしまい、選考辞退される可能性が高くなります。候補者への対応は迅速に行ないましょう。

内定通知・内定者フォロー

すべての選考を終えたら、採用基準に適した候補者へ速やかに内定通知を送付します。内定通知後は、入社までの間に辞退されてしまうことを防ぐため、内定者に対するフォロー施策を行なうのが一般的です。

内定者へのフォロー施策には、下記のようなものがあります。

• 社内報の送付
• 内定者懇談会
• 担当社員との面談
• 社内イベントへの招待
• 内定者研修・eラーニング　など

入社までにかかる日数によって、フォロー施策の種類や回数を決めるとよいでしょう。

入社・オンボーディング

選考を経て入社した人材が、きちんと自社に定着しなければ、採用に成功したとは言えません。内定者が無事に入社したら、早期離職を防止するため、オンボーディング施策を行ないましょう。

オンボーディングとは、入社した人材が組織に定着し、活躍できるようにするためのサポート施策のことです。代表的なオンボーディング施策には、下記のようなものが挙げられます。

• 相談窓口の設置

• メンター制度の導入

• 担当上司との定期面談

• 新人研修など教育体制の整備　など

オンボーディング施策をしっかりと行ない、入社した人材が早く組織に馴染めるよう支援しましょう。

なお、一般的な採用業務の流れについては、以下の記事でも詳しく解説しています。採用業務の一般的なスケジュールや、採用担当者に必要なスキルなども解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用業務における5つのフローとは？採用業務効率化のポイントも紹介

採用プロセスを改善するメリット

続いて、採用プロセスを改善する主なメリットを3つ解説します。

採用業務を効率化できる

採用プロセスを策定するときは、採用業務を「計画立案」「母集団形成」「選考対応」「内定通知」「入社後フォロー」などのステップに細かく分ける必要があります。

煩雑になりがちな採用業務を細分化することで、ステップごとに目標を設定したり課題点を分析したりしやすくなるため、採用業務の改善や効率化につながります。ただ漠然と採用活動を行なうよりも、必要な人材をスムーズに確保しやすくなるでしょう。

採用の成果向上につながる

前述したように、採用プロセス策定のために採用業務を細分化することで、ステップごとの目標設定や課題分析、改善策の立案などに取り組みやすくなります。

採用業務の問題点がステップごとに細かく改善されていけば、「応募数の増加」「選考の精度向上」「入社後のサポート強化」といった成果につながるため、採用した人材の定着率が徐々に向上するでしょう。採用プロセスの策定は、採用活動の成果向上にも役立つといえます。

採用コストの削減につながる

一般的に、人材を採用するまでには、求人媒体の利用費や採用ページの制作費、採用イベントの参加費など、さまざまな費用が必要です。また、採用コストのなかには、採用担当者の人的コストや時間的コストも多く含まれています。

採用コストを適正化するためには、採用活動にかかる金銭的・人的・時間的コストをそれぞれ分析し、不要なものを削減していく必要があります。

採用プロセスの策定によって、採用業務を細分化し、各ステップのコストを分析することで、「費用対効果が低い媒体」や「担当者の労力・時間がかかりすぎている工程」などを特定しやすくなります。結果的に、採用コストの削減につながるといえるでしょう。

【課題別】採用プロセスの改善方法10選

ここからは、採用プロセスのよくある課題と改善方法を10パターン紹介します。ぜひ、採用の課題解消にお役立てください。

課題① 求人の閲覧数が増えない

一般的に、求人の閲覧数が増えないときは、採用プロセスにおける母集団形成のステップに問題があります。下記のような改善策を講じ、求人情報へのアクセス数を向上させましょう。

• 複数の媒体を併用し、求人の掲載先を増やす。
• 求人の掲載先をユーザー（求職者）の多い媒体に変更する。
• 自社の業界や募集職種の採用に強い媒体へ求人を掲載する。
• 採用ページ（採用サイト）を立ち上げて求人情報を発信する。
• SNSに自社アカウントを登録し、採用に関する情報を投稿する。

課題② 求人に応募が集まらない

母集団形成のステップに問題があると、求人への応募数も低迷する傾向があります。下記のような改善策を講じ、応募数アップにつなげましょう。

• オウンドメディアやSNSで、求職者の興味関心を惹きつける情報を発信する 。
• 社員の業務風景やキャリアパスなどを採用ページに掲載し、求職者の興味を喚起する。
• 求人に企業や仕事の魅力を記載し、「働いてみたい」と感じられるよう工夫する。
• 求人に入社後の教育制度やフォロー体制も記載し、求職者の不安を払しょくする。
• 年齢・資格・経験年数などの応募条件が厳しすぎないかを見直し、適切な条件に変更する。教育体制が整備されている場合は「未経験可」などに条件を緩める。

課題③ 採用ターゲットに出会えない

「自社の採用ターゲットに合致する人材からの応募を獲得できない」とお悩みの場合も、母集団形成のステップに課題がある可能性が高いでしょう。

採用ターゲットから応募を得るためには、求人広告などに記載する情報を精査する必要があります。自社が求める人物像を明確化し、その人物像に合致する求職者を惹きつけるには、どのような情報を発信すべきか戦略的に考案しましょう。

たとえば、「積極性や主体性がある人材を確保したい」とお考えの場合は、自社が求める人物像を、より具体的な行動例や成果のイメージに落とし込み、求人の応募資格欄などに記載しておくのがおすすめです。

上記のように求める人物像を具体化し、求人に記載しておくことで、同様の特徴を持つ求職者が求人を閲覧した際に、「この応募資格は自分に当てはまっている」と判断しやすくなります。結果的に、求める人物像に合致する求職者からの応募を集めやすくなるでしょう。

課題④ 人材の見極めが難しい

「人材の見極めが難しく、結果を通知するまでに時間がかかってしまう」
「人材への評価が担当者ごとにバラバラで、意見を取りまとめるのが難しい」

このような状況の場合は、採用基準を設定するステップに問題が生じている可能性があります。下記のように、採用基準にかかわる事項を見直し、人材を客観的に評価できる環境を構築しましょう。

• 評価項目や評価基準を見直す。あいまいな場合はより具体的に設定し直す。

• 活躍社員の行動特性（コンピテンシー）を分析し、採用基準に落とし込む。

• 競合の評価基準や転職市場のトレンドなどを調査し、自社の基準を調整する。

• 面接の質問内容を改善し、自社に適した人材を見極められる質問に設定し直す。

なお、面接質問については、以下の記事でより詳しく解説しています。見極めたい項目別に、具体的な質問例を紹介していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼人材を見抜く採用面接の質問例｜避けたほうがよい質問や準備も紹介

課題⑤ 選考辞退率が高い

候補者の選考辞退率が高い場合は、書類選考や面接など、各選考の対応に問題が生じている可能性があります。たとえば、選考辞退が多発する要因として、下記のような状況が考えられます。

• 応募から面接設定までのリードタイムが長すぎる。
  →対応の遅さが、候補者に不安を与えている可能性がある。
• 選考案内や結果通知において、連絡漏れ・連絡遅れ・連絡間違いが発生している。
  →連絡対応の不備が、候補者に不信感を与えている可能性がある。

候補者への対応を改善することで、選考辞退の防止につながります。採用管理システム（ATS）やメール自動配信ツールなどのITツールを活用し、候補者対応のスピード・正確性を改善するとよいでしょう。

なお、人事採用の効率化に役立つツールについては、以下の記事で詳しく解説しています。おすすめのツールや導入事例、選び方などを紹介していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼人事採用の効率化に役立つシステムとは？ 導入メリットや事例、選び方を解説

課題⑥ 内定辞退率が高い

内定辞退率が高いときは、内定通知・内定者フォローのステップを見直す必要があります。たとえば、内定辞退率が高い要因としては、下記のような状況が考えられるでしょう。

• 最終選考から内定通知までのリードタイムが長すぎる。
  →連絡が遅いため、内定者が競合他社に取られている可能性がある。
• 内定者へのフォロー施策が適切に行われていない。
  →内定者が入社までの期間に不安を感じ、辞退している可能性がある。

内定者への対応を改善すれば、内定辞退率を低減できます。「内定通知までのスピードを上げる」「内定者フォロー施策を入社まで定期的に行なう」などの改善策を講じましょう。

課題⑦ 入社後の早期離職が多い

入社後の早期離職が多いときは、採用基準の設定や母集団形成、選考対応など複数のステップに問題が生じており、企業と人材の間で採用のミスマッチが発生している可能性があります。

採用のミスマッチとは、企業と人材の間で、仕事内容や業務適性、社風などに対する「認識のズレ」が生じたまま採用してしまうことです。採用のミスマッチが発生すると、新入社員が企業に対して不満を感じやすくなり、早期離職につながります。

採用のミスマッチを防止し、新入社員の定着率を上げるには、下記のような対策が有効です。

• オウンドメディアやSNSで、自社の業務内容や社風が伝わる情報を発信する。
• 求人に自社の特徴を具体的に記載し、候補者と認識のズレが生じないよう注意する。
• 選考の手法・評価項目・評価基準を見直し、自社に適した人材を見極めやすくする。

また、入社後の教育制度やサポート体制を見直すことも重要です。早期離職を防止するためには、複数のステップを総合的に改善する必要があります。オンボーディングの一環として、新入社員と面談を行ない、改善ポイントをヒアリングするのもよいでしょう。

課題⑧ 採用コストがかさんでいる

採用コストには、求人媒体の利用費など外部に支払う「外部コスト」と、採用担当者の人件費や時間など内部で発生する「内部コスト」があります。いずれかの採用コストがかさんでいる場合は、採用計画の立案や母集団形成のステップを見直したほうがよいでしょう。

たとえば、下記のような改善策を講じることで、採用コストの削減につながる可能性があります。

• 応募が少ない媒体への求人掲載を取りやめる。
• 契約した求人媒体の料金プランを見直し、出費を抑える。
• オンライン面接を導入し、面接対応の時間と交通費を削減する。
• 選考のうち、人材の見極めに不適切と思われる手法を廃止する。

なお、採用コストにお悩みの方には、こちらの記事もおすすめです。採用コストを削減する方法やポイントなどを詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用コストを削減するポイント6選｜見直し方法やサービスを紹介

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課題⑨ 利用媒体の費用対効果が低い

利用している媒体の費用対効果が低く、採用活動の成果が上がらない場合は、母集団形成のうち、「求人媒体や採用手法の選定」にかかわる部分を見直すとよいでしょう。

たとえば、下記のような取り組みを行ない、利用する媒体や手法の費用対効果を改善すれば、不要なコストを削減しながら、採用の成果向上が期待できます。

• 過去に利用していた求人媒体の費用対効果を算出する。
  →費用対効果が低い求人媒体の利用を取りやめる。

• 求人媒体の費用対効果が低かった理由や原因を追究する。
  →理由や原因を突き止め、費用対効果が高くなりそうな媒体を新たに見つける。

• 採用ターゲットにアプローチしやすい採用手法を新たに検討する。
  →リファラル採用やダイレクトリクルーティングなど、採用ターゲットに直接アプローチしやすい手法を取り入れる。

なお、媒体や手法ごとの費用対効果を分析したい場合には、採用管理システムの導入がおすすめです。以下の記事で、採用管理システムの費用相場や導入費用を抑えるコツなどを解説していますので、ぜひご覧ください。

▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

課題⑩ 採用担当者の業務負担が多い

「現場担当者が採用業務も兼任しているため、業務過多になってしまう」
「採用人数が多いため、選考対応で採用担当者が多忙になり、残業時間が長くなっている」

上記のように採用担当者の業務負担が重く、他業務や事業運営などに支障が出ている場合は、採用プロセスを全体的に見直す必要があります。採用プロセスのなかで、ボトルネックとなっている工程を特定し、業務効率化しましょう。

採用プロセスの分析や効率化を行なうときは、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムには、煩雑になりがちな採用業務を全般的に効率化する機能が多数搭載されています。以下の記事で具体的な導入メリットを解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用プロセスの改善に役立つツール・サービス

最後に、採用プロセスの改善に役立つツール・サービスを紹介します。改善したい業務工程に応じて、どのツール・サービスを導入するか決めるとよいでしょう。

採用管理システム（ATS）

採用管理システムとは、母集団形成・応募管理・選考管理・採用管理などの効率化に役立つ機能が搭載されたITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から、ATSとも呼ばれています。

採用管理システムには、主に下記のような機能が装備されています。

• 求人情報の管理

• 応募者情報の管理

• 面接日程の調整・管理

• 選考進捗の可視化

• 内定者管理・フォロー

• 採用状況の測定・分析

採用管理システムを導入すれば、採用プロセスを全体的に改善することが可能となります。基本的な機能の詳細については、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

応募者管理システム

応募者管理システムとは、求人に応募した求職者の情報を一元管理し、選考を効率良く進めるためのITツールです。応募者管理システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 求人媒体との連携

• 応募者情報の取り込み

• 応募者情報の一元管理

• 面接日程の調整・管理

• 応募者へのメール連絡

応募者管理システムを活用することで、応募者情報の管理や、応募者への対応業務が効率化されます。応募者管理システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼応募者管理システムとは？ 代表的な機能や導入メリット、選び方などを解説

面接日程調整ツール

面接日程調整ツールとは、面接のスケジュール調整や管理に特化したITツールのことです。一般的に、面接日程調整ツールには、下記のような機能があります。

• 候補者に面接の日程調整メールを自動送信

• 面接の前日／当日にリマインドメールを自動送信

• Web会議ツールと連携し、オンライン面接のURLを自動発行

• カレンダーアプリと連携し、採用担当者の空き時間を自動抽出

面接日程調整ツールを活用すると、採用担当者と候補者のスケジュール調整や管理を効率化することが可能です。

なお、採用管理システムには、面接の日程調整を含む「面接管理機能」が搭載されたものもあります。面接管理機能がある採用管理システムを導入すれば、面接業務の効率化とともに、ほかの採用プロセスの改善も可能となります。ご興味のある方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

採用代行サービス（RPO）

採用代行サービスとは、採用業務の一部または全部を業務委託できるサービスのことです。「Recruitment（採用）・ Process（プロセス）・ Outsourcing（外部委託）」の頭文字を取り、RPOとも呼ばれています。

採用代行サービスは、主に下記のような採用業務を代行します。

• 採用計画の立案
• 母集団形成
• 応募者対応
• 選考結果の通知
• 採用課題の分析

採用代行サービスは業務範囲が広いため、利用料金はやや高額な傾向があります。ただし、採用業務の人的リソースが不足している企業や、採用ノウハウが無く業務改善に取り組むことが難しい企業にとって、強力なサポートとなるでしょう。

まとめ

採用プロセスのよくある課題や改善方法、改善に役立つツールなどを解説しました。採用プロセスを策定すると、煩雑になりがちな採用業務をステップごとに分析・改善しやすくなります。

ただ漠然と求人募集を開始するのではなく、採用プロセスをきちんと策定しておいたほうが、採用活動の成果を一定以上に保ちやすくなるといえるでしょう。

また、採用プロセスに役立つツール・サービスには、次のようなものが挙げられます。

• 採用管理システム（ATS）
• 応募者管理システム
• 面接日程調整ツール
• 採用代行サービス（RPO）

ツール・サービスごとにメリットは異なりますが、「コストをなるべく抑えながら、採用プロセスを全体的に改善したい」とお考えの方には、採用管理システムがおすすめです。

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