人事採用の効率化に役立つシステムとは？ 導入メリットや事例、選び方を解説

「応募者情報の管理が煩雑で大変…」

「面接の日程調整や対応に追われて、ほかの業務に手が回らない…」

「選考の進捗状況がわかりづらく、担当者同士の連携がうまくいかない…」

人事採用を行なうなかで、上記のようにお悩みの担当者は多いものです。人事採用に関する業務は、煩雑になりやすいため、効率化できる方法を模索している方も多いでしょう。

本記事では、人事採用によくある課題と効率化に役立つシステム・ツールを解説しています。システムの導入メリットや導入成功事例、選び方のポイントなども紹介していますので、人事採用の業務効率化にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

人事採用によくある課題や悩み

人事採用の効率化を図るためには、採用業務によくある課題や悩みを把握しておく必要があります。本章ではまず、人事採用を行なうにあたり、発生しやすい課題や悩みを6つ紹介します。

求人媒体の管理が煩雑になりやすい

人事採用では、自社の求人になるべく多くの応募を集めるため、求人広告サイトや転職エージェント、ダイレクトリクルーティングサービスなど、さまざまな求人媒体を活用します。

活用する求人媒体を増やせば増やすほど、応募は集まりやすくなるでしょう。しかし、併用する求人媒体が増えれば、その分、掲載する情報の管理・更新などの業務が煩雑になります。

また、「複数の職種／複数の拠点で同時に求人募集する」という場合は、求人数が多くなるため、管理業務がより煩雑化するでしょう。各求人の募集状況を正確に把握し続けることが難しくなり、頭を悩ませる人事・採用担当者は多いものです。

応募管理が煩雑になりやすい

応募管理とは、選考を効率的に進めるため、求人の応募者に関する情報を一元管理する業務のことです。一般的に応募管理では、下記のような情報を大量に取り扱います。

• 応募者の氏名・住所・連絡先などの個人情報
• 応募者の学歴・職歴・保有資格・保有スキル
• 応募者の希望勤務地・希望職種・希望配属先　など

このほかにも、書類選考や適性検査、面接など各選考の結果や評価も、管理する項目に含まれます。

応募管理は、応募者に関する大量の情報を正確に入力・管理する必要があるため、煩雑になりやすい業務です。人事・採用担当者の作業負担が重くなりすぎてしまい、選考に支障が出ているケースも多くあります。

面接対応が他業務を圧迫しやすい

面接対応も多くの人事・採用担当者が苦慮している業務のひとつです。一般的に、面接を行なうには、以下のような対応が必要となります。

• 面接案内メールの送信
• 面接日程の調整や管理
• 面接質問や評価項目の設定　など

上記のほかにも、オンライン面接ツールの準備や面接会場の設営、面接に同席する役職者とのスケジュール調整なども必要です。応募者が多い場合、面接を完遂するまでに、何日もかかってしまうケースもあるでしょう。

選考の進捗状況がわかりにくい

「選考の進捗が可視化されていないため、現状がよくわからない…」

「選考の進捗をアナログな方法で管理しているため、担当者同士の情報共有が難しい」

このように、選考の進捗状況がわかりにくいことでお悩みの企業も多くあります。

進捗状況がわかりにくいと、人事・採用担当者が適切な連携体制を構築できないため、選考がスムーズに進まなくなってしまうでしょう。

また、選考の進捗状況が不明瞭だと、応募者への連絡漏れ・連絡忘れ・ダブルブッキングなどのトラブルが生じる可能性も高くなります。トラブル回避のため、早急に改善策を講じる必要があるといえるでしょう。

人材の評価が難しい・時間がかかる

採用成功率を高めるためには、「人材の見極め精度」を向上し、自社に適した人材を的確に採用する必要があります。

しかし、人事・採用担当者のバイアスや主観を完全に排除するのは、大変難しいことです。選考を通して、人材を適切に評価できる組織体制が出来上がるまでには、下記のような多くの取り組みが必要となります。

• 適切な採用要件や採用基準を策定する
• 適切な評価項目や選考方法を設定する
• 人事・採用担当者に研修を実施する　など

採用チームが、人材を適切に評価できる状態となるまでには、多くの時間が必要です。「自社にマッチする人材をなかなか採用できないため、定着率が上がらない…」とお困りの企業も多いでしょう。

内定者のフォローまで手が回らない

人事・採用担当者の業務は、「応募者を採用して終わり」ではありません。採用決定した人材に内定通知を送付したのち、フォロー施策を実施して、内定辞退を防止する必要があります。

内定者面談や懇親会などの適切なフォロー施策を実施することで、内定者の入社意欲アップにつながります。しかし、人事・採用担当者が管理業務や選考対応などに追われ、多忙すぎるあまりに、内定者フォローまで手が回らないケースは多いものです。

内定者を入社直前まで放置すると、「企業側から何のフォローもない…。入社後もきちんと教育してもらえないのでは？」などの不安が生じてしまいます。内定者の不安が辞退につながる前に、何らかの対策を講じなくてはなりません。

人事採用の効率化に役立つシステム・ツール

前章で述べた通り、人事採用には数々の課題や悩みが付き物です。応募管理や選考管理など、各フローの業務効率化を図り、人事・採用担当者の負担を軽減する必要があります。

ここからは、人事採用の効率化に役立つシステム・ツールを8種類紹介します。人事・採用担当者が、採用分析や戦略立案といった採用のコア業務に注力できるよう、下記システム・ツールの導入を検討しましょう。

採用管理システム（ATS）

採用管理システムとは、人事採用にかかわる業務を全体的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。

採用管理システムに搭載されている機能には、下記のようなものがあります。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析　など

採用管理システムには、求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社まで、企業の人事採用業務を全体的に効率化できる機能が搭載されています。「特定の業務だけでなく、採用に関する業務全体を改善したい」という企業におすすめです。

採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。採用管理システムの基本的な情報を知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

応募者管理システム

応募者管理システムとは、人事採用業務のうち、「応募者情報の管理」や「応募者への連絡対応」などの業務に特化したITツールのことです。応募者管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 面接日程の調整
• 応募者との連絡

応募者管理システムは、数ある採用業務のうち、「応募者管理の工程を特に効率化したい」とお考えの企業に適しています。応募者管理システムの機能やメリットについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ併せてご覧ください。

▼応募者管理システムとは？ 代表的な機能や導入メリット、選び方などを解説

日程調整ツール

日程調整ツールとは、会議や商談、イベントなどの日程調整を効率化するためのITツールです。人事採用においては、面接や面談、企業説明会など採用イベントの日程調整に活用されています。

一般的に、日程調整ツールには、下記のような機能が装備されています。

• 候補日時の登録・共有機能
• 候補日時の提案・回収機能
• アンケート作成・回収機能
• 前日や当日のリマインダー機能　など

日程調整ツールを活用すると、応募者と採用担当者が、日程調整のために何度もメールやチャットでやり取りする手間を省けます。人事採用にかかわる業務のうち、「日程調整を特に効率化したい」とお考えの場合は、導入を検討するとよいでしょう。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールとは、個人や組織の予定を一元管理するためのITツールです。スケジュール管理ツールには、主に下記のような機能が搭載されています。

• スケジュール管理・共有機能
• タスク管理・進捗共有機能
• 予定前日や当日のリマインダー機能　など

また、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーなど、外部のカレンダーアプリと連携し、スケジュールを一元管理できるものもあります。ただし、日程調整の機能が搭載されていないか、もしくはオプション扱いの場合があるため、導入する際は注意が必要です。

オンライン面接ツール

オンライン面接ツールは、PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを用いて、オンライン面接を実施するためのITツールです。面接をオンラインで実施することにより、採用担当者の移動や会場準備が不要となるため、選考が効率化されます。

オンライン面接は、大きく分けて「ライブ式」「録画式」という2種類の方法があります。ライブ式はWeb会議のように、リアルタイムで会話する形式。録画式は企業側があらかじめ用意した質問に、応募者が回答する様子を動画撮影し、その映像を提出する形式です。

一般的に、オンライン面接ツールはライブ式・録画式の両方に対応できる機能を持っています。ツールによっては、画面共有機能や応募者への評価機能、チャット機能なども搭載されています。

メール・チャット自動配信ツール

応募者への連絡業務を効率化したい場合は、メールやチャットの自動配信ツールがおすすめです。メール・チャット自動配信ツールは、事前に設定した文面テンプレートや対象者、日時などの条件に沿って、メール・チャットを自動配信できるITツールです。

人事採用では、主に応募者への連絡対応を効率化するために活用されています。メール・チャット自動配信ツールを導入すると、下記のような連絡対応の効率化が可能です。

• 応募受付メール
• 面接の日程調整メール
• 面接やテストなどの選考案内メール
• 採用通知／不採用通知メール
• 応募者からきた問い合わせへの回答　など

AIツール（スコアリング・スクリーニング等）

近年は、人事採用の業務にも、AI搭載のツールが活用されているようになっています。たとえばAIツールは、「応募書類の解析・スクリーニング」「面接や適性テストのスコアリング」などの業務に役立ちます。

AIツールを導入すれば、人事・採用担当者が応募書類やテスト結果などを大量にチェックしたり、評価したりする手間を省けるでしょう。担当者のバイアスや主観に左右されることなく、事前設定された条件に沿って、応募者を客観的に評価することも可能となります。

人事採用におけるAIの活用方法については、以下の記事で詳しく解説しています。AIの具体的な活用方法を知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

内定者フォローツール

内定者フォローツールとは、企業の内定者フォロー施策をサポートするITツールのことです。内定者フォローツールには、以下のような機能が搭載されています。

人事採用を全体的に効率化するなら
『採用管理システム』がおすすめ

前述した通り、人事採用を効率化するシステム・ツールには、応募者管理システムや日程調整ツールなど、さまざまな種類があります。ただし、人事採用に関する業務を全体的に効率化したい場合は、採用管理システムの導入が最もおすすめです。

近年、採用管理システムを導入する企業が増加している理由には、以下のような要因が挙げられます。

• 情報の入力や更新に手作業の工程が多いと、担当者の業務負担が重くなりすぎてしまう。
• 「採用業務を全体的に効率化し、担当者の負担を軽減したい」という需要が高まっている。
• 労働人口が減少し、企業間の採用競争が激化しているため、採用分析や戦略立案まで対応可能なシステムが求められている。

人事採用にかかわる業務は、煩雑になりやすいものです。情報管理の正確性を担保しながら、業務効率化を図り、担当者の負担を軽減させる必要があります。

また、少子高齢化で労働人口が年々減少するなかでも、人材を確保していくためには、「採用状況の分析」「採用戦略の立案」といった取り組みを行ない、自社の採用力を強化する必要もあります。採用管理システムは、こうした需要すべてに応えられるITツールとして、多くの企業から注目されているのです。

採用管理システム（ATS）の導入メリット

ここからは、採用管理システムの主な導入メリットを4つ紹介します。採用管理システムにご興味のある方は、ぜひ検討時の参考にご覧ください。

人事採用に関する業務を全体的に効率化できる

一般的に、採用管理システムには、下記のような機能が標準装備されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析

採用管理システムは、企業の採用活動を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」まで、全体的にサポートすることが可能です。業務負担が大幅に軽減されるため、人事・採用担当者が「採用課題の特定」「採用戦略の立案」といったコア業務に注力しやすくなります。

なお、採用管理システムの基本的な機能については、以下の記事で詳しく解説しています。導入を検討するにあたり、「機能面やおすすめのシステムを知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

応募者対応のスピードや質を改善できる

採用管理システムを導入すると、応募者対応のスピードや質が改善されます。採用管理システムには、応募者対応メールやチャットを効率化する機能が搭載されているためです。

たとえば、事前設定した条件に沿って、応募者対応メールやチャットを自動送信できる機能があります。応募受付メールや面接日程調整メールなどを自動送信できるため、作業負担の軽減につながります。

また、文面テンプレートの登録や対応履歴の共有により、担当者ごとの対応のバラつきを抑制することも可能です。応募者への連絡履歴をシステム上で共有できるため、担当者が代わっても、過去の連絡内容を踏まえた的確な対応が可能となるメリットもあります。​​​​​​​

選考状況の可視化や共有が簡単になる

採用管理システムには、応募者一人ひとりに「書類選考済み」「面接調整中」などの選考ステータスを付与する機能があります。

システム上で選考状況がわかりやすく可視化されるため、担当者が「どの応募者に対し・いつまでに・何をすべきか」が明確になります。選考の進捗状況が、他者と共有できることにより、業務の引き継ぎもしやすくなるでしょう。

「人事・採用担当者が複数人いる」

「複数の職種／複数の拠点で同時に採用している」

「求人数が多いため、応募数も大量となっている」

上記のように混み入った状況でも、採用チームが適切な連携体制を構築しやすくなります。

データに沿った採用戦略の立案ができる

採用管理システムは、システム上に蓄積されたデータから、採用状況を数値的に分析することが可能です。たとえば、採用管理システムによって、下記のような採用分析を簡単に実行できます。

• 求人媒体ごとの応募率や選考通過率の算出
• 求人案件ごとの面接設定率や採用率の算出
• 選考ステータス間のリードタイムの計測
• 応募者アンケートの作成や結果集計　など

採用管理システムの分析機能を活用することで、データに沿った採用戦略の立案が可能となります。担当者の憶測ではなく、ファクトベースで戦略立案できるため、採用活動のパフォーマンス改善につながるでしょう。

採用管理システム（ATS）の導入事例

続いて、採用管理システムを導入し、人事採用業務を効率化した事例を2つ紹介します。下記の導入事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を活用して業務効率化に成功した事例です。

採用管理システムで人事採用に関する業務をどのように効率化できるのか、イメージしやすくなりますので、ぜひ参考にご覧ください。

応募者対応を一部自動化し、「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現した事例

採用管理システム『RPM』を導入し、年間約2,200名の応募者を社員1人で対応。なおかつ「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現したシップヘルスケアフード株式会社の事例を紹介します。

同社は100を超える介護施設に、毎日約2万食の給食を提供している企業です。給食の委託事業以外にも、ケータリングやOEM製造にも携わり、事業成長を続けています。

同社は事業の大幅な成長にともない、人事採用を効率化させるため、採用管理システムの導入を検討していました。システム導入当時に抱えていた採用課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、下記のページで全文ご覧いただけます。「人事採用にかかわる業務を効率化し、面接設定率や採用率を改善したい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。

▼シップヘルスケアフード株式会社の導入事例はこちら

応募管理を効率化し、対応時間を1/2に削減。担当者の残業ゼロを実現した事例

採用管理システム『RPM』を導入し、応募者対応にかかる時間を1/2に削減。担当者の残業時間を削減しただけでなく、面接設定率もアップした株式会社セレクティの導入事例を紹介します。

同社は主にIT業界・建設業界への人材派遣事業を手がけている企業です。もともとExcelで応募管理していましたが、増加する応募者の対応に苦慮し、採用管理システムの導入を検討していました。システム導入時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、下記のページで全文ご覧いただけます。「応募者対応の時間を削減し、担当者の業務負担を軽減させたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。

▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

採用管理システム（ATS）の選び方

最後に、採用管理システムの選び方のポイントを5つ解説します。システムを選ぶときは、機能や費用だけでなく、サポート体制やセキュリティ強度なども確認しましょう。費用対効果が高く、自社の用途に適したものを導入することが大切です。

自社の用途に適したものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社や利用プランにより、搭載されている機能が異なります。特定の職種や雇用形態、採用手法に特化して開発されたシステムもあるため、自社の用途に適したものを選びましょう。

• 人事採用に関する業務のうち、どの業務を効率化したいのか
• 何の採用（新卒／中途／アルバイトなど）にシステムを使いたいのか
• 何の採用手法（求人広告サイト／リファラルなど）にシステムを使いたいのか

導入前に上記のような事項を明確化し、自社の用途を洗い出しましょう。自社の用途を明確化することにより、最適なシステムを選定しやすくなります。

費用対効果が高いものを選ぶ

採用管理システムには、初期費用や月額料金、オプション料金、サポート利用料などの費用がかかります。機能面だけでなく、費用面もチェックし、自社にとって費用対効果が高そうなシステムを選びましょう。

提供会社に問い合わせする際、おおよその予算や使いたい機能、効率化したい業務内容などを伝えると、適したシステムや利用プランを提案してもらえるケースがあります。気軽に相談してみるとよいでしょう。

多数の求人媒体と連携できるものを選ぶ

一般的に採用管理システムには、求人広告サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みする機能が搭載されています。連携できる求人媒体の種類や数が多いシステムを選ぶとよいでしょう。

システムの提供会社によっては、「○○という媒体と連携できるか？」と問い合わせると、連携の可否を無料調査してもらえる場合があります。自社が普段利用している媒体や、今後利用する可能性がある媒体と連携可能か確認してみましょう。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社や利用プランによりサポート体制が異なります。契約前に下記のような事項を確認し、サポート体制が整っているシステムを導入しましょう。

• ユーザーサポートをどのような方法で行なっているか
  （チャット・メール・電話・オンライン会議ツール・直接訪問など）
• 初期設定のサポートや導入研修などは行なっているか
• 導入後の運用サポートはどのような内容になっているか
• ユーザーサポートは何時から何時まで対応可能なのか

セキュリティ強度に優れているものを選ぶ

採用管理システムには、応募者の個人情報や自社の採用計画など、多くの機密情報が蓄積されます。セキュリティ強度が高く、情報漏洩の心配が少ないシステムを選ぶ必要があるといえるでしょう。

契約前に下記のような事項を問い合わせし、システムのセキュリティ強度をチェックしましょう。

• システムに取り込んだ情報を暗号化して保存できるか
• データの閲覧権限・編集権限を制御することは可能か
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

なお、採用管理システムの選び方のポイントについては、以下の記事でより詳細に解説しています。「システム選びの失敗を防ぎたい」とお考えの方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

まとめ

人事採用によくある課題や効率化に役立つシステム・ツール、導入事例、選び方のポイントなどを解説しました。人事採用に関する業務は、煩雑になりやすいもの。効率化を図る場合は、自社の課題や悩みに応じて、適したシステムを導入することが重要です。

人事採用の効率化に役立つシステム・ツールには、下記のようなものが挙げられます。

• 採用管理システム（ATS）
• 応募者管理システム
• 日程調整ツール
• スケジュール管理ツール
• オンライン面接ツール
• メール・チャット自動配信ツール
• AIスクリーニング・AIスコアリング
• 内定者フォローツール

「人事採用にかかわる業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムには、求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社に至るまでの業務を全体的に効率化できる機能が多数搭載されています。

採用管理システムにご興味をお持ちの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。主に下記のような3つの強みがあり、多くの方々からご利用いただいています。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

RPMの導入実績は500社以上！ 導入サポートや運用サポートも充実しているため、採用管理システムを初めて導入する方にも、安心してご利用いただけます。

人事採用に関する業務の効率化や自動化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

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