面談管理を効率化する方法｜管理する項目やツールなどを紹介

面談管理とは、企業の人事採用や人事評価などの場面で面談を実施する際に、面談のスケジュールや質問内容、評価項目などを管理する業務のことです。面談管理を行なうときは、担当者の業務負担を削減しながら、各項目を正確に管理する必要があります。

本記事では面談管理について、よくある課題や悩み、効率化する方法、主な管理項目などを解説します。面談管理におすすめのシステムも紹介しますので、「面談管理の方法に悩んでいる」という方は、ぜひ本記事をお役立てください。

面談管理とは？

面談管理とは、企業の人事採用や人事評価などの場面で面談を実施する際に、面談のスケジュールや質問事項、評価項目などの情報を管理する業務のことです。

面談管理には、主に面談管理専用のITツールやExcel、スプレッドシートなどが活用されています。採用活動の一環として面談を実施する場合には、採用管理システム（ATS）を用いるケースもあります。

面談管理の主な課題点・よくある悩み

面談管理はスケジュールや質問事項、評価項目、会話内容など、管理する情報が多岐にわたるため、煩雑になりやすい業務です。

面談管理の煩雑さを解消するためには、業務上よく起こりがちな課題や悩みを把握しておく必要があります。本章ではまず、面談管理の主な課題や悩みを4つ紹介します。

面談スケジュールの管理が煩雑になりやすい

面談管理によくある課題のひとつに、面談スケジュールの管理や調整が煩雑になりやすく、難しいことが挙げられます。

たとえば、面談の参加者（上司と部下／採用担当者と求職者など）が、お互いに多忙であるため、スケジュールが合わず日程調整が難航するケースが多くあります。

また、面談の参加者が多い場合、全員のスケジュールを正確に管理するのが難しく、「ダブルブッキング」や「予定忘れによるドタキャン」などが生じてしまうケースも多いでしょう。

実施状況が可視化されていない・わかりにくい

面談管理では、面談の実施状況も正確に管理する必要があります。たとえば、面談の対象者一人ひとりに「予定調整中」「日程確定」「面談完了」などの進捗ステータスを付与し、実施状況を可視化する取り組みが求められます。

しかし、面談の参加者が多い場合や、面談の管理者が他業務も抱えており多忙な場合は、進捗ステータスを正確に管理することが難しいでしょう。

実施状況が明確に可視化されておらず、わかりにくい場合、面談対象者への連絡漏れや進捗遅れが生じていても、うまく対処できないケースがあります。

面談内容を正確に記録・共有するのが難しい

面談は実施すること自体がゴールではありません。面談を実施して内容を記録し、そのデータを人事採用や人事評価に活かすことが大切です。

面談を企業の人事業務に活かすためには、「面談内容を正確に記録すること」「記録したデータを組織内で適切に共有・参照できる管理体制をつくること」の2つを両立させる必要があります。

しかし、面談管理が適切に行われていない組織では、面談に関する重要なデータを管理者ごとに独自で記録しているケースがあります。面談管理が属人化しているため、人事業務に必要なデータが、組織内でバラバラに分散してしまうのです。

データが分散している状況だと、必要な時に・必要な情報の参照ができません。その結果、面談で取得した情報が業務に活かされず、人事採用や人事評価の成果が低迷してしまう可能性があります。

面談の質問項目や評価基準が属人化しやすい

• 面談の質問項目が担当者によって違う
• 面談の評価項目や評価基準が担当者によって異なる

上記のように、面談の内容や結果が属人化しやすい点も、よくある課題のひとつです。面談の内容や結果が属人化していると、面談で取得した情報をもとに、対象者を客観的に評価することが難しくなってしまいます。

面談の質問項目や評価項目、評価基準などは、個人ではなく組織として、しっかりと一元管理する必要があるといえます。質問項目や評価項目などを組織として一元管理すれば、面談の成果を一定以上の水準に保てるでしょう。

面談管理を効率化する方法

前章で述べた通り、面談管理には「スケジュール管理が煩雑」「管理が属人化しやすい」などのさまざまな課題や悩みがあります。ここからは、面談管理の煩雑さを解消し、効率化するための方法を3つ紹介します。

面談管理ツールを導入する

面談管理ツールとは、面談に関するさまざまな情報を一元管理するためのITツールです。面談は1対1で実施されるケースが多いことから、面談管理ツールを「1on1ツール」と呼ぶ場合もあります。

面談管理ツールには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 面談の日程調整
• 面談スケジュールの管理
• 面談の実施状況の可視化
• 評価項目や評価基準の管理
• 面談の会話内容や評価の記録・共有　など

面談管理ツールを導入すると、面談の日程調整～進捗管理～記録・情報共有まで、スムーズに進めやすくなります。ツールによっては、「目標管理機能」や「面談テーマの事前共有機能」なども搭載されているため、人事評価や採用活動の精度向上にも役立つでしょう。

Excelやスプレッドシートを活用する

Excelやスプレッドシートを用いて「面談管理シート」を作成し、必要項目を入力していく形式で面談管理する方法もあります。面談管理シートのテンプレートを無料ダウンロードできるサイトもあるので、活用するとよいでしょう。

Excelやスプレッドシートは、コストを抑えて導入できる表作成ソフトであるため、「面談管理にあまり費用をかけたくない」という企業におすすめです。

ただし、Excelやスプレッドシートを活用する場合は、面談にかかわる情報をすべて手入力しなくてはなりません。面談管理の項目が多い場合は、入力ミスが発生しやすくなる点に注意が必要です。

また、面談対象者の進捗ステータスが更新されるたびに、ステータスを入力し直す必要があるため、情報の「更新忘れ」が生じる可能性もあります。コストを抑えられる代わりに、情報の入力や更新には手間がかかるため注意しましょう。

採用管理システム（ATS）を導入する

採用活動における選考の一環として面談を実施する場合は、採用管理システム（ATS）の導入がおすすめです。採用管理システムとは、企業の採用業務を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」に至るまで、全体的に効率化できるITツールのことです。

面談に関する情報だけでなく、求人情報の管理や応募者情報の管理、選考の進捗管理など、多様な管理機能が搭載されています。システム内に蓄積されたデータを用いて、自社の採用状況を分析する機能もあります。

「採用のために面談を実施している」「面談以外の採用業務も効率化したい」という場合は、採用管理システムを活用するとよいでしょう。採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ本記事と併せてご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

面談管理の主な管理項目

ここからは、面談管理の主な管理項目を解説します。面談管理をするにあたり、「具体的にどのような情報を管理すべきなの？」とお困りの方は、ぜひ本章を参考にしてください。

面談スケジュール

面談を実施するためには、スケジュールに関する情報を正確に管理する必要があります。

• 面談日時
• 面談方法（オンラインまたは対面）
• 面談会場（対面の場合）
• 面談用URL（オンラインの場合）　など

上記のような項目を正確に管理したうえで、面談スケジュールを周知徹底することが大切です。面談スケジュールを管理するときは、面談の管理者だけでなく対象者（主に求職者や部下側の社員など）にも、日時や会場を正確に共有しましょう。

面談参加者の情報

基本的に面談は1対1で行なわれます。「誰と・誰が面談を行なうのか」という面談参加者に関する情報も、正確に管理しなくてはなりません。

たとえば、人事評価のために面談を行なう場合は、下記のような項目を管理し、面談の参加者を明確化する必要があります。

• 面談参加者の氏名
• 面談の管理者側の社員の部署名・役職名・担当業務
• 面談の対象者側の社員の部署名・役職名・担当業務

また、人事採用のために面談を行なう場合は、下記のような情報が必要です。

• 面談参加者の氏名
• 応募者の住所・連絡先などの個人情報
• 応募者の経歴・保有スキル・保有資格など合否にかかわる情報

面談の実施状況（進捗ステータス）

面談管理では、面談の実施状況を可視化して管理することも大切です。実施状況を可視化すれば、「どの面談対象者に・いつまでに・何をすべきか」が明確になるため、面談の管理者側が適切な連携体制を構築しやすくなります。

面談の対象者一人ひとりに、「予定調整中」「日程確定」「面談完了」などの進捗ステータスを付与し、実施状況を可視化できるようにしましょう。

面談の質問項目や回答の内容

面談の質問や回答も、面談管理の項目に含まれます。面談で対象者にどのような質問をするのか、管理者側があらかじめ方向性を定めておくことにより、面談の成果を一定以上の水準に保ちやすくなるでしょう。

また、面談を人事採用や人事評価に活かすためには、会話内容のログを取らなくてはなりません。それぞれの質問事項に対し、面談の対象者がどのように回答したのか、正確な記録を残しておけるようにしましょう。

面談の評価項目や評価基準

「どのような要素で人材を評価するのか」が明確でなければ、面談の実施結果を人事採用や人事評価に活かすことはできません。面談管理の主要な管理項目には、面談の評価項目や評価基準も含んだほうがよいでしょう。

たとえば、採用活動における選考の一環として面談を実施する場合には、下記のような評価項目が考えられます。

• 身だしなみや挨拶など基本的なマナー
• 相手の話を傾聴するスキル
• 物事を論理的に話すスキル　など

設定すべき評価項目や評価基準は、面談の目的により大きく異なります。面談を実施する前に、適切な評価項目・評価基準を設定し、管理者の間で共通認識をとるようにしましょう。

採用の面談管理を効率化するなら
『採用管理システム』がおすすめ

採用活動の一環として面談を実施する場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムなら、企業の採用業務を「求人作成～応募者管理～選考対応～内定・入社」に至るまで全体的に効率化できます。

面談や面接に関する情報の一元管理も可能です。面談スケジュールの調整や管理だけでなく、面談時に必要な応募者の情報も、同一システム上で一元管理できます。

「情報の入力や更新などの手間を省き、効率良く正確に面談管理したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入を検討したほうがよいでしょう。

採用管理システムの面談管理に役立つ機能

ここからは、採用管理システムに搭載されているさまざまな機能のうち、「面談管理に役立つ機能」を抜粋して紹介します。詳細はシステムにより異なりますが、一般的に搭載されているケースが多い機能を紹介しますので、ぜひ導入検討の参考にしてください。

スケジュール管理機能

一般的に採用管理システムには、面談や面接のスケジュールを一元管理できる機能が搭載されています。Googleカレンダーなど外部のカレンダーアプリと連携し、面談日程や予約状況をわかりやすく管理することが可能です。

採用担当者が複数人いる場合でも、各担当者の面談予定をシステム上で一元管理できるため、ダブルブッキングなどのトラブルを防止しやすくなります。

スケジュール自動予約機能

採用管理システムには、面談や面接のスケジュールを自動予約できる機能が搭載されているものもあります。たとえば、あらかじめ設定した配信条件にしたがって、面談を行なう応募者に日程調整メールを自動送信することが可能です。

応募者に第1希望から第3希望まで候補日時を返信してもらい、その返信内容に応じて、面談を自動予約できるシステムもあります。面談日時が確定次第、応募者に日程確定メールを自動送信することも可能です。採用担当者の事務負担が大幅に軽減されるでしょう。

リマインド通知機能

採用管理システムには、面談を予約した応募者に対し、予約日の前日や当日にリマインド通知を自動送信できる機能もあります。メールやSMSなどを用いて面談のリマインド通知を送信するため、応募者の予定忘れによるドタキャンを防止しやすくなるでしょう。

また、システムによっては、面談予約が完了していない応募者に対して、面談予約のリマインド通知を自動送信できるものもあります。

「面談の日程調整メールを送信後、〇日以上経過した応募者に予約リマインドを送る」といったように、特定の条件に沿ってリマインド通知を送信することも可能です。面談設定率の向上および選考辞退の防止につながるでしょう。

オンライン面談管理機能

ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールと連携し、オンライン面談を効率化できる採用管理システムもあります。システム上で面談用URLやパスワードを発行し、メールやチャットで応募者に共有することが可能です。

また、オンライン面談をシステム上で実施できるケースもあります。オンライン面談をシステム上で実施する場合は、システムの入力欄に面談の内容や評価などをメモし、応募者情報とリアルタイムで紐づけて保存できます。

スコアリング機能

近年の採用管理システムには、AIを搭載したものが増えています。搭載したAIが、面談の録画や音声を解析し、表情・声色・会話内容・ボディランゲージなどの要素から、応募者を自動スコアリングできるものがあります。

AIによる自動スコアリングは、事前に設定した評価項目や評価基準に沿って、客観的かつスピーディーに実行されます。選考スピードを向上させられるため、必要な人員を早く確保できるようになるでしょう。

なお、AIを搭載した採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。採用におけるAIの活用方法も紹介していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

面談に関するデータの分析機能

採用管理システムのなかには、面談や面接に関するデータの分析機能を装備しているものもあります。たとえば、面談や面接に関するデータの分析機能には、以下のようなものが挙げられます。

• 面談設定率の算出
• 面談前後の辞退率の算出
• 応募から面談設定までのリードタイム計測
• 面談に関するアンケートの作成・回答集計　など

採用管理システムを導入すると、面談管理にかかわる業務を大幅に効率化できます。業務効率化だけでなく、面談の実施結果を客観的に分析することも可能です。システムの機能を適切に活用することで、面談の成果向上にもつながるでしょう。

採用管理システムで面談管理するなら『RPM』

最後に、面談管理におすすめの採用管理システムを紹介します。採用管理システムで面談管理をするなら、株式会社ゼクウが提供する『RPM』がおすすめです。

RPMに搭載された機能のうち、面談管理に役立つ機能を4つ抜粋して紹介します。ぜひ、導入検討の参考にご覧ください。

面接・面談スケジュール管理機能

RPMには、面接・面談スケジュール管理機能が、標準搭載されています。面接・面談スケジュール管理機能とは、Web媒体や電話からきた予約をシステム上で一元管理する機能のことです。

予約状況がカレンダー形式で一覧表示されるため、「面接・面談可能枠」や「面接・面談予定日」がひと目でわかり、スケジュールの確認・管理に便利です。

また、RPMと連携可能なWeb媒体から応募があった場合は、応募者情報を自動で取り込み、サンクスメールを自動送信することも可能です。採用担当者が、応募者情報をシステムに手入力する必要がないため、作業負担の削減につながります。

面接・面談自動予約機能

RPMの面接・面談自動予約機能とは、煩雑になりがちな日程調整を自動化できる機能です。採用担当者がRPMに面接・面談可能枠を登録すると、その情報をもとに、システムが自動で応募者へ予約案内メールを送信します。

応募者が予約案内メールに記載された候補日から、都合の良い日程を選択することにより、面接・面談予約が自動で完了する仕組みとなっています。予約が完了し、日程が確定した応募者には、予約完了メールも自動送信されます。

また、チャットボットを活用し、応募者の面接・面談希望日時を第1希望から第3希望まで自動回収することも可能です。応募者と採用担当者が、メールのやり取りを繰り返すことなく、簡単に面接・面談スケジュールをすり合わせられます。

オンライン面接・面談管理機能

RPMには、オンライン面接・面談管理機能もあります。ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールと連携し、面接・面談用URLやパスワードの自動発行が可能です。

また、RPMを経由してオンライン面接・面談を行なう場合は、連携した求人媒体から取り込んだ応募者情報を、画面上で確認しながら面接・面談を進められます。録画機能もあるため、採用チーム内で面接や面談の内容をスムーズに共有できる点も魅力のひとつです。

面接・面談リマインド送信機能

RPMには面接・面談リマインド送信機能も搭載されています。予約完了した応募者に対し、面接や面談の前日・当日にリマインドメールを自動送信することが可能です。応募者の予定忘れによるドタキャンを防止しやすくなるでしょう。

RPMのメール送信機能は、文面テンプレートをいくつでも保存できます。文面テンプレートを複数登録しておくと、各選考フローに適したメールやSMSを素早く自動送信できるようになるため、応募者対応のスピードが大幅に向上します。

本章で紹介した機能のほかにも、RPMには採用業務の効率化に役立つ機能が多数用意されています。以下のページからRPMのサービス資料を無料ダウンロードしていただけますので、ぜひ社内での回覧にご利用ください

▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

面談管理について、よくある課題や悩み、効率化する方法、主な管理項目などを解説しました。面談管理を効率良く行なう方法には、主に下記のようなものが挙げられます。

• 面談管理ツール（1on1ツール）
• Excelやスプレッドシート
• 採用管理システム（ATS）

面談の目的や予算などを考慮しつつ、自社に適したツールを導入するとよいでしょう。

なお、面談を採用活動の一環として実施する場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムなら、面談管理だけでなく、採用業務全体を効率化できます。

ご興味がある方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには面談管理のほかにも、下記のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

また、RPMは500社以上もの導入実績があり、サポート体制も整っているため、「初めて採用管理システムを導入する」という場合にも安心してお使いいただけます。

面談管理および採用業務全体の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

▼RPMの企業様向けページ