面談予約システムとは？ 主な機能や導入メリット、選び方のポイントを解説

面談予約システムとは、PC・スマートフォン・タブレットなどのデバイスから、オンラインで簡単に面談予約を一元管理できるITツールのことです。導入すれば、面談の予約対応を大幅に効率化できるようになります。

本記事では、面談予約システムの主な機能やメリット、注意点、選び方などを解説します。面談予約システムは、採用活動や人事評価など、さまざまな場面で活用されています。面談予約の効率化にお悩みの方は、ぜひ本記事を参考に、システムの導入をご検討ください。

面談予約システムとは？

面談予約システムとは、PC・スマートフォン・タブレットなどのデバイスから、オンラインで簡単に面談予約を一元管理できるITツールのことです。

面談予約システムは、人事採用の選考で行なわれる面談や、人事評価のための定期面談、医療機関でのカウンセリング予約など、さまざまな場面で活用されています。

面談予約システムを導入すると、面談に関する予約状況の管理やスケジュール調整、面談のリマインド送信などを効率化できます。

面談予約システムの主な機能

面談管理システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 予約ページ（予約サイト）作成機能
• 面談予約の自動受付機能
• 面談日程の自動調整機能
• アンケート作成・回収機能
• リマインド自動送信機能
• 外部ツールとの連携機能
• 予約情報のCSV出力機能

それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

予約ページ（予約サイト）作成機能

一般的に、面談予約システムには、予約ページ（予約サイト）作成機能が搭載されています。システム上に用意されたテンプレートを使って、予約受付のためのWebサイトを簡単に作成できる機能です。

多くの場合、システム上で予約ページを作ると、ページURLも自動で作成されます。サイト作成の知識がなくても、簡単に予約ページを作成し、面談予約をオンラインで受けられるようになるため、「手軽にオンライン予約を開始したい」とお考えの方におすすめです。

面談予約の自動受付機能

面談予約システムには、面談予約を自動受付する機能も搭載されています。作成した予約ページ（予約サイト）を経由し、面談のオンライン予約を24時間・365日、自動受付することが可能です。

また、予約ページを使って、面談予約の日時変更やキャンセルを受け付けられる機能もあります。営業時間外でも面談の予約や変更、キャンセルに対応できるようになるため、予約者にとっての利便性も向上します。

面談日程の自動調整機能

面談予約システムには、面談日程の自動調整機能もあります。たとえば、あらかじめ設定した配信条件にしたがって、対象者に面談の日程調整依頼メールを自動配信することが可能です。

チャットボットを活用し、対象者の面談希望日時を第1希望～第3希望まで、自動回収できる機能が搭載されているケースもあります。また、面談の予約が完了した人に対し、サンクスメール（予約完了メール）を自動配信できる機能もあります。

面談予約システムを導入すれば、面談の管理者と予約者が、スケジュールをすり合わせるために、メールやチャットを何度もやり取りする手間が省けるでしょう。

アンケート作成・回収機能

面談予約システムのなかには、システム上でアンケートを作成し、回答を自動回収する機能が搭載されているものもあります。作成したアンケートを予約時に画面表示し、予約者に回答してもらうことが可能です。

アンケートの作成・回収機能は、「面談テーマの設定」や「質問や不安点の回収」など、面談を実施するうえで必要な情報の収集に活用できます。

リマインド自動送信機能

多くの面談予約システムには、リマインド自動送信機能が標準装備されています。面談の予約者に対し、前日や当日にリマインド通知を自動送信することが可能です。

予約時に取得したメールアドレスや電話番号などを活用し、メールやSMSでリマインド通知を送信できます。予約者のスケジュール忘れによるドタキャンを防止できるでしょう。

外部ツールとの連携機能

面談予約システムのなかには、外部のカレンダーアプリやチャットツール、オンライン会議ツールと連携し、スケジュールの管理や予約者への連絡などを一元管理できるものもあります。

たとえば、面談予約システムが連携できる主な外部ツールには、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダー、Zoomなどが挙げられます。自社が普段活用しているツールと連携可能な予約システムを導入すれば、面談に関する業務の効率化につながるでしょう。

予約情報のCSV出力機能

面談予約システムには、予約者の個人情報やイベントの集客状況など、大量の情報が蓄積されます。システムに蓄積された情報をCSVデータで出力し、共有できる機能もあるので、下記のような業務に活用するとよいでしょう。

• 予約者の情報をイベントにかかわる他部署と共有する
• 予約者の情報を宛名印刷システムなどの他ツールで活用する
• 予約者の情報をExcelなどにも保管してバックアップを取る

面談予約システムの導入メリット

続いて、面談予約システムの主な導入メリットを5つ紹介します。システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にご覧ください。

面談の日程調整や予約受付を自動化できる

一般的に、面談予約システムには、日程調整や予約受付をスムーズに行なうための機能が搭載されています。たとえば、代表的な機能には下記のようなものが挙げられるでしょう。

• 面談の対象者に日程調整依頼メールを自動送信する
• 予約ページ（予約サイト）から、面談予約をオンラインで自動受付する
• 予約ページ（予約サイト）から、面談予約の変更やキャンセルを自動受付する

面談予約システムを導入すると、煩雑になりがちな面談の日程調整や予約受付を自動化できます。面談担当者の業務負担を大幅に削減することが可能です。

営業時間外でも予約受付や日程調整を行なえる

面談予約システムには、作成した予約ページ（予約サイト）から24時間・365日、面談予約を自動受付できる機能があります。予約ページから、面談予約の日時変更やキャンセルを自動受付することも可能です。

上記のような機能により、営業時間外であっても、面談の予約受付や日程調整を自動で行なえるようになります。時間の制限がなくなるため、予約者側・担当者側の双方にとって、面談を設定するハードルが下がるでしょう。

面談の予約対応の人的リソースを削減できる

前述した通り、面談予約システムには、面談の日程調整や予約対応を自動化する機能が複数搭載されています。システムを導入することで、面談の予約対応を行なうための人的リソースを削減できるでしょう。

また、面談予約をシステムで自動受付すれば、予約の際に必要な情報を手作業でPCに入力したり、帳簿に書き込んだりする手間も省けます。入力ミスや書き間違いによる「ダブルブッキング」「予約間違い」などのトラブルを防止できるメリットもあります。

予約状況をリアルタイムで可視化できる

予約状況をリアルタイムで可視化できる点も、面談予約システムを導入するメリットのひとつです。面談予約システムには、下記のように、面談の予約管理を効率化する機能も搭載されています。

• 面談の予約状況をカレンダー形式で一覧表示する機能
• 面談の予約者に関するさまざまな情報を一元管理する機能
• 日時変更やキャンセルをリアルタイムで予約カレンダーに反映する機能　など

このような機能により、面談担当者は面談の予約状況をリアルタイムで確認できます。担当者が複数人いる場合でも、お互いのスケジュールをすぐに把握できるため、適切な連携体制を構築しやすいでしょう。

面談予約者の情報を収集して分析できる

面談予約システムには、面談予約者の氏名・住所・連絡先などの個人情報が大量に蓄積されます。アンケートの作成・回収機能を用いて、予約者の意見や疑問、面談予約した理由などの情報を収集することも可能です。

面談予約システムに蓄積された情報は、企業のマーケティングや営業、採用、人事評価などに活用できます。情報を適切に活用すれば、顧客開拓や売上アップ、採用成功率の改善などに役立つでしょう。

面談予約システムを導入する際の注意点

続いて、面談予約システムを導入する際の注意点を2つ解説します。

導入や運用にコストがかかる

基本的に、面談予約システムには、初期費用や月額費用などのコストがかかります。オプションとして用意されている機能を利用する場合に、オプション利用料がかかるシステムもあります。

面談予約システムを導入するときは、自社の予算に適したものを選ぶよう注意しましょう。搭載されている機能と利用料金をどちらも確認し、費用対効果の高いシステムを選ぶのがおすすめです。

定期的な保守点検やメンテナンスが必要

面談予約システムには、大量の個人情報が保存されます。企業によっては、システム上に「面談内容の記録」や「面談対象者の評価」といった情報を保存するケースもあるでしょう。

情報漏洩を防ぐため、セキュリティ強度が高いシステムを導入する必要があります。加えて、定期的な保守点検やメンテナンス、アップデートなども実行しなくてはなりません。

保守点検やメンテナンス、アップデートなどの手間を省きたい場合は、クラウド型（SaaS型）のシステムを導入するのがおすすめです。クラウド型であれば、システムのメンテナンスやアップデートを提供会社側で実施するケースが多いため、ユーザー側は手間を省けます。

面談予約システムを選ぶ際のポイント

ここからは、面談予約システムを選ぶ際のポイントを4つ解説します。下記4点に注目してシステムを選定すると、自社に適したものを導入できるでしょう。

自社に必要な機能が備わっているものを選ぶ

面談予約システムには、面談の予約を効率化するさまざまな機能が搭載されています。しかし、搭載されている機能の詳細は、システムの提供会社や利用プランにより異なるため、自社に必要な機能がしっかり備わっているものを選びましょう。

システムを導入する前に、「自社の面談予約に関する課題点」や「その課題点を解消するために必要な機能」を洗い出しておくことが大切です。

洗い出した課題や悩みを提供会社に相談すると、最適なシステムや利用プランを提案してもらえるケースもあります。機能について詳細がわからない場合は、気軽に相談してみるとよいでしょう。

セキュリティ強度に優れているものを選ぶ

面談予約システムには、予約者の氏名・住所・連絡先といった個人情報が大量に保存されます。システムの使い方によっては、「面談の会話内容」や「面談を通して実施した人事評価の結果」などの機密情報を保存する場合もあるでしょう。

情報の漏洩を防ぐため、セキュリティ強度に優れたシステムを導入する必要があります。面談予約システムを選ぶときは、下記のような事項を確認し、セキュリティ強度が高いものを選びましょう。

• 情報を暗号化して保存することは可能か
• 保存したデータの閲覧権限・編集権限を制限できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

対応可能なデバイスが多いものを選ぶ

面談予約システムを選ぶときは、対応可能なデバイスが多いものを選ぶことも大切です。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスから操作できるシステムを選びましょう。

対応可能なデバイスが多ければ、外出先や自宅から、手軽に面談予約できるようになります。面談の担当者側だけでなく、予約者側にとっても便利になるため、面談の設定率が向上するでしょう。

機能性が良く操作方法が簡単なものを選ぶ

面談予約システムには、面談予約を効率化する多くの機能が搭載されています。しかし、各機能の操作方法が難しいと、面談の対応業務が、かえって複雑になる可能性があります。面談予約システムを選ぶときは、機能性が良く、操作方法が簡単なものを選びましょう。

面談の担当者側だけでなく、予約者側の操作画面（UI）や操作方法も、なるべくシンプルで、わかりやすいものがおすすめです。面談予約システムは、面談の担当者側と予約者側、両方の立場から使いやすいシステムを選びましょう。

採用の面談予約を効率化するなら
『採用管理システム』がおすすめ

「採用活動の一環として、求職者との面談を実施している」という場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムは、企業の採用活動の支援に特化しています。

面談対応だけでなく、求人情報や応募者情報、選考の進捗状況など、採用活動に必要な情報を一元管理できるため、担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

本章では、採用管理システムの概要や、採用管理システムに搭載されている面談（面接）予約機能などを紹介します。「採用シーンで実施する面談の予約対応を効率化したい」とお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、企業の採用業務を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」に至るまで、全体的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から「ATS」とも呼ばれています。

採用管理システムには、主に下記のような機能が標準搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 面接日程の調整・管理
• 選考進捗の可視化
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析　など

「面談予約だけでなく、採用にかかわる業務全般を効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムを導入したほうがよいでしょう。採用管理システムの基本的な情報は、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

採用管理システムの面談（面接）予約機能

多くの採用管理システムには、選考の一環として行なう面談・面接の予約や管理を効率化する機能が搭載されています。

採用管理システムに搭載されている機能のうち、面談や面接に関するものを下記にまとめました。機能の詳細は提供会社や利用プランにより異なりますが、代表的なものを記載しましたので、導入検討の参考にご覧ください。

なお、採用管理システムの面談（面接）管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。機能の詳細やメリット、おすすめのシステムなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

まとめ

面談予約システムの主な機能やメリット、注意点、選び方などを解説しました。面談予約システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 予約ページ（予約サイト）作成機能
• 面談予約の自動受付機能
• 面談日程の自動調整機能
• アンケート作成・回収機能
• リマインド自動送信機能
• 外部ツールとの連携機能
• 予約情報のCSV出力機能

面談予約システムを導入することにより、予約対応を大幅に効率化できるでしょう。

なお、人事採用における選考の一環として、面談を実施している場合は、採用管理システムを活用するのがおすすめです。「求職者との面談対応を効率化したい」とお考えの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、面談や面接にかかわる業務を効率化する下記のような機能が搭載されています。

• 面談・面接スケジュール管理機能
• 面談・面接の自動予約機能
• 面談・面接リマインド送信機能
• オンライン面談・面接管理機能

また、上記のほかにも、採用業務全般を効率化する機能が多数搭載されているほか、「求人媒体との連携」や「応募者情報の一元管理」にも強みがあります。

RPMは面談予約以外にも、多くの業務をサポートすることが可能です。採用業務にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

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RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

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