面接予約システムとは？ 主な機能や導入メリット、選び方のポイントを解説

面接の日程調整を手動で行っている限り、メールの往復・対応漏れ・繁忙期の業務圧迫は避けられません。こうした課題を解決するのが、面接予約システムです。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、面接予約システムの主な機能や選び方のポイントに加え、用途別のおすすめツールも紹介します。

「調整作業に追われず、採用本来の仕事に集中したい」とお考えの採用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

面接予約システムとは？

面接予約システム（面接日程調整ツール）とは、候補者との面接日程をオンライン上で自動調整できるITツールです。

企業側があらかじめ面接可能な時間枠を登録しておくことで、候補者が専用の予約ページから希望日時を自分で選択・確定できる仕組みになっています。

日程のすり合わせや確認メールの送信、前日のリマインド通知まで自動で完結するため、これまで何往復にもわたっていたメール対応が不要になります。

面接予約の手動管理で生じる課題

面接の日程調整を手動で管理していると、担当者の工数増加や対応ミスなど、さまざまな課題が生じやすいです。

以下では、手動管理によって起きやすい代表的な3つの課題を解説します。

日程調整のメールが何往復にもなり、対応工数がかさむ

面接の日程調整は、採用担当者と候補者がメールで候補日を出し合い、確定するまでに4〜5往復かかることは珍しくありません。

複数の候補者と並行して調整する繁忙期には、面接官のスケジュール確認・候補日の提示・確定連絡と、1件あたり30分以上かかるケースもあります。本来の採用業務とは直接関係のない「調整作業」が、担当者の稼働を静かに奪い続けています。

連絡の遅れや抜け漏れが発生し、候補者が離脱する

候補者は複数社の選考を同時に進めています。面接の案内が1〜2日遅れるだけで他社の選考が進み、辞退されてしまうケースは決して珍しくありません。

「送ったつもりのメールが下書きに残っていた」「複数媒体からの応募が重なり対応が漏れた」といった人的ミスは、どれだけ注意していても、手動管理である限りは完全にはなくせません。

繁忙期に調整業務が集中し、採用戦略に時間を使えなくなる

新卒採用のピーク期には、数十名分の面接調整が同時に押し寄せます。面接官のスケジュールを照合しながら候補者に個別メールを送る作業で数時間が消えることもあります。

その結果、「どの媒体の費用対効果が高いか」「選考フローに改善点はないか」といった戦略的な業務は後回しになり続けます。調整業務の多さは、採用担当者が「考える仕事」をする時間を構造的に奪っています。

こうした日程調整の課題を解消するのが面接予約システムです。

面接予約システムの主な機能

面接管理システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 予約ページ（予約サイト）作成機能
• 面接予約の自動受付機能
• 面接日程の自動調整機能
• アンケート作成・回収機能
• リマインド自動送信機能
• 外部ツールとの連携機能

それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

予約ページ（予約サイト）作成機能

一般的に、面接予約システムには、予約ページ（予約サイト）作成機能が搭載されています。システム上に用意されたテンプレートを使って、予約受付のためのWebサイトを簡単に作成できる機能です。

多くの場合、システム上で予約ページを作ると、ページURLも自動で作成されます。

サイト作成の知識がなくても簡単に予約ページを作成し、オンラインで面接予約を受けられるようになるため、「手軽にオンライン予約受付を開始したい」とお考えの方におすすめです。

面接予約の自動受付機能

面接予約システムは、24時間・365日、面接予約を自動受付できます。

あらかじめ面接可能な日時を登録しておくことで、候補者側が都合の良い日時を選択するだけで面接予約が完了します。

また、予約ページを使って、面接予約の日時変更やキャンセルを受け付けられる機能もあります。営業時間外でも面接の予約や変更、キャンセルに対応できるようになるため、予約者にとっての利便性も向上します。

面接日程の自動調整機能

面接予約システムには、面接日程の自動調整機能もあります。たとえば、あらかじめ設定した配信条件にしたがって、対象者に面接の日程調整依頼メールを自動配信することが可能です。

チャットボットを活用し、対象者の面接希望日時を第1希望～第3希望まで、自動回収できる機能が搭載されているケースもあります。面接の予約が完了した人に対し、サンクスメール（予約完了メール）の自動配信も可能です。

アンケート作成・回収機能

面接予約システムのなかには、システム上でアンケートを作成し、回答を自動回収する機能が搭載されているものもあります。作成したアンケートを予約時に画面表示し、予約者に回答してもらうことが可能です。

アンケートの作成・回収機能は、「面接テーマの設定」や「質問や不安点の回収」など、面接を実施するうえで必要な情報の収集に活用できます。

リマインド自動送信機能

多くの面接予約システムには、リマインド自動送信機能が搭載されています。面接の予約者に対し、前日や当日にリマインド通知を自動送信することが可能です。

予約時に取得したメールアドレスや電話番号などを活用し、メールやSMSでリマインド通知を送信できます。予約者のスケジュール忘れによるドタキャンを防止できるでしょう。

外部ツールとの連携機能

面接予約システムのなかには、外部のカレンダーアプリやチャットツール、オンライン会議ツールと連携し、スケジュールの管理や予約者への連絡などを一元管理できるものもあります。

たとえば、面接予約システムが連携できる主な外部ツールには、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダー、Zoomなどが挙げられます。自社が普段活用しているツールと連携可能な予約システムを導入すれば、面接に関する業務の効率化につながるでしょう。

面接予約システムの導入メリット

続いて、面接予約システムの主な導入メリットを5つ紹介します。システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にご覧ください。

面接の日程調整や予約受付を自動化できる

一般的に、面接予約システムには、日程調整や予約受付をスムーズに行うための機能が搭載されています。たとえば、代表的な機能には下記のようなものが挙げられるでしょう。

• 面接の対象者に日程調整依頼メールを自動送信する
• 予約ページ（予約サイト）から、面接予約をオンラインで自動受付する
• 予約ページ（予約サイト）から、面接予約の変更やキャンセルを自動受付する

面接予約システムを導入すると、煩雑になりがちな面接の日程調整や予約受付を自動化できます。面接担当者の業務負担を大幅に削減することが可能です。

営業時間外でも予約受付や日程調整を行える

面接予約システムを使用すれば、作成した予約ページ（予約サイト）から24時間・365日、面接予約を自動受付できます。予約ページから、面接予約の日時変更やキャンセルを自動受付することも可能です。

上記のような機能により、営業時間外であっても、面接の予約受付や日程調整を自動で行えるようになります。

時間の制限がなくなるため、予約者側・担当者側の双方にとって、面接を設定するハードルが下がるでしょう。

面接の予約対応の人的リソースを削減できる

前述した通り、面接予約システムには、面接の日程調整や予約対応を自動化する機能が複数搭載されています。システムを導入することで、面接の予約対応を行うための人的リソースを削減できるでしょう。

また、面接予約をシステムで自動受付すれば、予約の際に必要な情報を手作業でPCに入力したり、帳簿に書き込んだりする手間も省けます。

入力ミスや書き間違いによる「ダブルブッキング」「予約間違い」などのトラブルを防止できるメリットもあります。

予約状況をリアルタイムで可視化できる

予約状況をリアルタイムで可視化できる点も、面接予約システムを導入するメリットのひとつです。面接予約システムには、下記のように、面接の予約管理を効率化する機能も搭載されています。

• 面接の予約状況をカレンダー形式で一覧表示する機能
• 面接の予約者に関するさまざまな情報を一元管理する機能
• 日時変更やキャンセルをリアルタイムで予約カレンダーに反映する機能　など

このような機能により、面接担当者は面接の予約状況をリアルタイムで確認できます。

担当者が複数人いる場合でも、お互いのスケジュールをすぐに把握できるため、適切な連携体制を構築しやすいでしょう。

面接予約システムは製品によって機能や価格、セキュリティ要件が大きく異なります。導入後に「思っていた機能がなかった」「社内承認が通らなかった」といった事態を避けるために、選定前に確認すべきポイントを4つ紹介します。

面接予約システムには、面接の予約を効率化するさまざまな機能が搭載されています。機能の詳細は、システムの提供会社や利用プランにより異なるため、自社に必要な機能が備わっているものを選びましょう。

システムを導入する前に、「自社の面接予約に関する課題点」や「その課題点を解消するために必要な機能」を洗い出しておくことが大切です。

洗い出した課題や悩みを提供会社に相談すると、最適なシステムや利用プランを提案してもらえるケースもあります。機能の詳細がわからない場合は、気軽に相談してみるとよいでしょう。

「RPM」でも、面接予約や面接管理機能についてのご質問やご相談を受け付けています。
▶︎面接予約機能について相談する

面接予約システムには、予約者の氏名・住所・連絡先といった個人情報が保存されます。システムの使い方によっては、「面接の会話内容」や「面接を通して実施した人事評価の結果」などの機密情報を保存する場合もあるでしょう。

情報の漏洩を防ぐため、セキュリティ強度に優れたシステムを導入する必要があります。面接予約システムを選ぶ際は、下記のような事項を確認し、セキュリティ面で安心できるシステムを選びましょう。

• 情報を暗号化して保存することは可能か
• 保存したデータの閲覧権限・編集権限を制限できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

面接予約システムには、面接予約を効率化する多くの機能が搭載されています。

しかし、各機能の操作方法が難しいと、面接の対応業務がかえって複雑になる可能性があります。機能性に加えて操作方法が簡単なものを選びましょう。

面接の担当者側だけでなく、予約者側の操作画面（UI）や操作方法も、なるべくシンプルで、わかりやすいものがおすすめです。面接予約システムは、面接の担当者側と予約者側、両方の立場から使いやすいシステムを選びましょう。

おすすめの面接予約システム【用途別】

面接予約システムは大きく次の2つに分けられ、目的によって最適な選択肢が異なります。

• 日程調整に特化した単機能ツール
• 応募者管理や媒体連携まで採用業務をまとめて担う採用管理システム

まずは自社の採用規模や現在の課題感を整理し、どちらのタイプが合っているかを確認してみてください。

まず試したい：無料・低コストで使える日程調整ツール

日程調整の手間を今すぐ減らしたい、まずは小さく試してみたいという場合は、無料または低コストで始められる日程調整ツールがおすすめです。

専用URLを候補者に送るだけで予約が完結するシンプルな設計なので、社内への導入説明も最小限で済みます。

無料・低コストで使える主な日程調整ツールは下記です。

いずれも無料トライアルまたは無料プランから始められます。まず1つ試して、候補者からの反応や担当者の操作感を確かめてから本格導入を判断するのがおすすめです。

本格導入したい：採用管理一体型の面接予約システム

応募者管理や面接官との連携まで含めて一元化したい場合は、採用管理システムに搭載された面接予約機能の活用がおすすめです。

日程調整だけでなく、応募受付から選考進捗の管理まで一つのシステムで完結するため、ツール間の情報転記や二重管理が不要になります。

採用管理一体型の主なシステムは下記です。

いずれも採用業務の自動化に強みを持つシステムです。1つのシステムで面接の周辺業務まで幅広くカバーできるのが魅力です。

「面接管理をはじめ、採用業務を効率化させたい」といった場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。

面接対応だけでなく、求人情報や応募者情報、選考の進捗状況など、採用活動に必要な情報を一元管理できるため、担当者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。

そもそも採用管理システムとは、企業の採用業務を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」に至るまで、全体的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から「ATS」とも呼ばれています。

採用管理システムには、主に下記のような機能が標準搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 面接日程の調整・管理
• 選考進捗の可視化
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析　など

面接予約だけでなく、採用にかかわる業務全般を効率化できます。

採用管理システムに搭載されている機能のうち、面接に関するものを下記にまとめました。機能の詳細は提供会社や利用プランにより異なりますが、代表的なものを記載しましたので、導入検討の参考にご覧ください。

なお、採用管理システムの面接管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。機能の詳細やメリット、おすすめのシステムなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

面接予約システムの導入を検討する際は、メリットだけでなくリスクも把握しておくことが重要です。事前に想定しておけば対策できる注意点を2つ紹介します。

導入や運用にコストがかかる

面接予約システムには初期費用や月額費用がかかるものが多く、必要な機能をオプションで追加する場合はさらに費用が増えることもあります。

「無料プランで始めたが、実運用に必要な機能は有料プランにしかなかった」というケースも少なくありません。導入前に自社に必要な機能を整理し、費用対効果を試算したうえで選定することが重要です。

面接官や現場への浸透に時間がかかる

システムを導入しても、面接官や現場担当者が使いこなせなければ効果は出ません。「カレンダーへの空き枠登録」など面接官側の操作が必要なツールは、定着までに一定の時間とフォローが必要です。

導入時には操作説明の機会を設けるなど、現場が無理なく使い始められる環境を整えることが、スムーズな運用につながります。

まとめ

面接予約システムの主な機能やメリット、注意点、選び方などを解説しました。面接予約システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 予約ページ（予約サイト）作成機能
• 面接予約の自動受付機能
• 面接日程の自動調整機能
• アンケート作成・回収機能
• リマインド自動送信機能
• 外部ツールとの連携機能

面接予約システムを導入することにより、日程調整の対応を大幅に効率化できるでしょう。

なお、人事採用における選考の一環として、面接を実施している場合は、採用管理システムを活用するのがおすすめです。「求職者との面接対応を効率化したい」とお考えの方は、ぜひ「RPM」にご相談ください。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、面接にかかわる業務を効率化する下記のような機能が搭載されています。

• 面接スケジュール管理機能
• 面接の自動予約機能
• 面接リマインド送信機能
• オンライン面接管理機能

また、上記のほかにも、採用業務全般を効率化する機能が多数搭載されているほか、「求人媒体との連携」や「応募者情報の一元管理」にも強みがあります。

RPMは面接予約以外にも、多くの業務をサポートすることが可能です。採用業務にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

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