面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

面接スケジュールの調整や管理、面接内容の評価など、面接に関する業務は煩雑になりやすく、採用担当者のリソースを圧迫しがちです。一般的に、採用管理システムには、面接管理機能が搭載されているため、導入することで採用担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
 
本記事では、採用管理システムの面接管理機能について詳しく解説します。面接管理機能の具体的な内容やメリット、注意点、選び方などを解説しますので、「面接対応が煩雑で困っている…」という方は、ぜひ本記事をシステムの導入にお役立てください。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）とは、採用業務の効率化に役立つ機能が多数搭載されたITツールのことです。応募者の管理にかかわる機能が多いことから、「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。
 
以下の図は、採用管理システムがサポートする業務範囲を表したものです。

採用管理システムは、企業の人事・採用に関するさまざまな業務のうち、「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」をサポートすることが可能です。
 
なお、本記事で解説する面接管理機能は、主に上記の図における「応募管理」と「選考管理」の業務範囲に該当します。

採用管理システムの面接管理機能とは

ここからは、採用管理システムの面接管理機能について詳しく解説します。採用管理システムに搭載されている代表的な面接管理機能には、下記のような機能が挙げられます。

• 面接の日程管理機能
• 面接の自動予約機能
• 面接のリマインド機能
• オンライン面接管理機能
• 面接のスコアリング機能
• 面接に関するデータの分析機能

 
各機能を使って具体的にどのようなことができるのか、詳しく見ていきましょう。

面接の日程管理機能

採用管理システムには、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと連携し、スケジュールを管理できるものがあります。
 
面接官が複数人いる場合でも、それぞれの予定を同一システム上で一元管理することが可能です。各面接官の面接予約状況がひと目でわかるため、ダブルブッキングなどのトラブルを防止しやすくなります。

面接の自動予約機能

面接を実施するには、応募者と面接官の予定を合わせる必要があります。しかし、スケジュールを調整するために、何度もメールやチャットでやり取りするのは、応募者と面接官の双方にとって非常に手間です。
 
採用管理システムには、面接の自動予約機能が搭載されているものが多くあります。あらかじめ設定した条件に沿って、面接の日程調整依頼メールを応募者に自動送信できるため、連絡業務の軽減につながります。
 
また、応募者からの返信内容に応じて、面接を自動予約することも可能です。面接日時が確定次第、応募者に日程確定メールを自動送信することもできます。応募から面接設定までのリードタイムを短縮できるため、選考辞退の防止に役立つでしょう。

面接のリマインド機能

面接のリマインド機能とは、面接を予約した応募者に対し、予約日の前日や当日にリマインド通知を送る機能です。メールやSMSで面接のリマインドを送信できるため、応募者のスケジュール忘れによるドタキャンを防止しやすくなります。
 
また、採用管理システムによっては、書類選考を通過した応募者のうち、面接予約が完了していない人に対して、面接予約のリマインド通知を送信できるものもあります。
 
「書類選考の合格通知後、〇日以上経過した応募者に面接予約のリマインドを送る」などのように、特定の条件に沿ってリマインド通知を送信することも可能です。選考辞退を防止し、面接設定率を向上できるでしょう。

オンライン面接管理機能

ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールと連携し、オンライン面接に関する業務を効率化できる採用管理システムもあります。システム上で面接用のURLやパスワードを発行し、メールやチャットで応募者に共有することが可能です。
 
また、オンライン面接をシステム上で実施できるケースもあります。オンライン面接をシステム上で実施する場合、面接の内容や評価などをシステムの入力欄にメモし、応募者情報と紐づけて保存できるケースもあります。
 
面接の振り返りがしやすくなるほか、面接官同士の情報共有も楽になるため、結果通知までのスピードを改善できるでしょう。

面接のスコアリング機能

採用管理システムの面接スコアリング機能とは、応募者の表情や声色、話の内容、ボディランゲージなどをシステム上で解析し、数値的に評価をつけられる機能のことです。
 
近年では、採用管理システムにもAIを搭載したものが増えています。搭載したAIが、面接の録画から会話内容を自動解析し、あらかじめ設定した評価項目に沿って応募者をスコアリング。具体的な数値で応募者を評価できるため、自社が優先的にアプローチすべき人材が明確になります。
 
面接官が各応募者に、きちんと優先順位をつけて「採用通知を出す」「次の選考案内を送付する」といったアプローチをしやすくなるため、自社とマッチ度の高い人材に素早く適切な対応ができるようになるでしょう。
 
なお、AIを搭載した採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。採用業務におけるAIの活用方法などを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

面接に関するデータの分析機能

採用管理システムには、面接に関するデータの分析機能を搭載したものもあります。たとえば、面接にかかわる分析機能には、下記のようなものが挙げられます。

• 面接設定率の算出
• 面接前後の辞退率の算出
• 応募から面接設定までのリードタイムの計測　など

 
また、システム上で作成したアンケートを面接参加者に回答してもらい、その回答を自動集計できるケースもあります。自社の面接における良い点／課題点を明確に洗い出せるでしょう。
 
採用管理システムには、面接の設定率や成果向上に役立つさまざまな機能が備わっています。また、面接管理機能だけでなく、応募者情報を一元管理する機能なども搭載されているため、採用業務を大幅に効率化できるでしょう。
 
採用管理システムの機能について、より詳しく知りたい場合は、こちらの記事もおすすめです。基本機能の詳細や活用事例などを紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

面接管理機能がある採用管理システムのメリット

続いて、面接管理機能がある採用管理システムのメリットを4つ紹介します。システム導入検討の参考にご覧ください。

面接の日程調整を効率化できる

一般的に、面接管理機能つきの採用管理システムには、「面接の自動予約機能」や「面接の日程管理機能」があります。採用担当者と応募者が、面接の日程調整のために、メールやチャットでやり取りする手間を省けるでしょう。
 
面接の日程調整を効率化できれば、採用担当者が空いたリソースで他業務に対応可能となります。採用活動がよりスムーズになるため、必要な人員を早く確保できるでしょう。

選考辞退のリスクを低減できる

面接管理機能を活用し、面接の日程調整を効率化すると、応募から面接設定までのリードタイムを大幅に短縮できるようになります。採用担当者の多忙による連絡遅れ・連絡モレを防止しやすくなるため、応募者に安心感が醸成され、選考辞退を防止できるでしょう。
 
また近年では、LINEなどの普及率が高いチャットツールと連携し、面接日程の調整連絡をやり取りできる採用管理システムも増えています。応募者の面接に対する参加ハードルを下げられるため、面接設定率の向上につながるでしょう。

ダブルブッキングなどの人為的ミスを防げる

一般的に、面接管理機能つきの採用管理システムには、Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと連携し、面接予定を一元管理できる機能が搭載されています。各面接官の予定がひと目でわかるため、ダブルブッキングを防止しやすいでしょう。
 
また、面接の自動予約機能が搭載されている場合は、あらかじめ設定した条件に沿って、応募者に面接日程調整メールを自動配信することが可能です。「連絡遅れ・連絡モレ・連絡間違い」といった人為的ミスを防止しやすくなるため、応募者に安心感や信頼感を与えられます。

面接に必要な情報を共有しやすくなる

面接管理機能がある採用管理システムを導入すると、面接に関する情報を組織内で共有しやすくなります。たとえば、システム上で次のような情報を共有することが可能です。

• 面接の予約状況や
• 面接結果の通知状況
• 各応募者の面接内容や評価
• 各求人案件の面接実施状況　など

 
「採用担当者が複数人いる」「同時進行している求人案件が多い」などの状況下でも、採用チームで適切な連携体制を構築しやすくなるでしょう。

面接管理機能がある採用管理システムの注意点

続いて、面接管理機能がある採用管理システムの注意点を3つ解説します。注意点やデメリットを把握したうえでシステムを導入したほうが、予期せぬ失敗を防ぎやすいでしょう。

継続的に費用がかかる

基本的に、採用管理システムにはランニングコストがかかります。初期費用や月額費用、オプション費用、サポート費用などのコストがかかるため、導入するときは複数社から見積もりを取って比較検討したほうがよいでしょう。
 
複数社のシステムを費用・機能・操作性・サポート内容など、さまざまな観点から比較検討し、費用対効果の高いものを導入することが大切です。
 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事で詳しく解説しています。費用相場やコストを抑えるポイントなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

システムによって使える機能が異なる

採用管理システムは、提供会社や利用プランによって、搭載されている機能が異なります。ひとえに「面接管理機能がある採用管理システム」と言っても、面接に関するどのような機能が搭載されているかは、システムにより異なるのです。
 
自社で使いたい機能を導入前に明確化し、該当の機能が搭載されているか確認してから契約するよう注意しましょう。
 
提供会社によっては、面接に関する「○○の業務を自動化したい」「○○の機能を使ってみたい」と相談すると、適したプランや使い方を提案してくれるケースがあります。気軽に問い合わせしてみるとよいでしょう。

社員に導入研修を実施する必要がある

操作画面（UI）や操作方法も、利用するシステムにより異なります。同じような機能が搭載された採用管理システムであっても、操作方法が違う場合もあります。
 
実際にシステムを使用する社員に対して導入研修を実施し、使い方を習得してもらう必要があるため、本格運用までには少し時間がかかることを念頭に置いておきましょう。
 
提供会社によっては、導入時の初期設定や研修を実施してくれるケースがあります。導入サポートが充実しているシステムを選べば、効率良く本格運用に移行できるでしょう。

面接管理機能がある採用管理システムの選び方

ここからは、面接管理機能がある採用管理システムの選び方のポイントを4つ解説します。採用管理システムは、機能や強みなどが1つ1つ異なります。下記4点に注目して選定すれば、自社に適したものを導入できるでしょう。

自社の用途や課題に適したものを選ぶ

採用管理システムは、搭載されている機能が、提供会社や利用プランにより大きく異なります。面接対応時に使いたい機能が搭載されていない可能性もあるので、機能面をよく確認し、自社の用途や課題に適したシステムを導入するよう注意しましょう。
 
また、採用管理システムには、特定の職種や雇用形態、採用手法などに特化した機能が搭載されているものもあります。「自社がどのような採用業務を効率化したいのか」をあらかじめ明確化したうえで、該当の業務に対応可能なシステムを選ぶとよいでしょう。

外部媒体との連携性が高いものを選ぶ

採用管理システムで面接に関する業務を効率化したい場合は、外部媒体との連携性が高いものを選ぶのがおすすめです。たとえば、外部のカレンダーアプリと連携できるタイプであれば、複数人の面接官の予定を同一システム上で一元管理できます。
 
外部のチャットツールと連携し、あらかじめ登録した配信条件や文面テンプレートに沿って、各応募者に面接日程の調整依頼を一斉配信できるシステムも便利です。
 
また、外部の求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできるシステムもあります。応募者情報の確認が迅速になり、書類選考のスピードが上がるため、選考通過者への面接案内もスムーズになります。

セキュリティ強度に優れたものを選ぶ

採用管理システムには、応募者の氏名・現住所・学歴・職歴などの個人情報が多数保存されます。企業によっては、自社の採用戦略や採用計画、採用要件、評価項目などの機密情報をシステム上に保管しているケースもあるでしょう。
 
採用管理システムを導入するときは、セキュリティ強度に優れており、情報漏洩の心配が少ないものを選ぶことも重要です。下記のような種類を契約前に確認し、セキュリティ強度をチェックしたうえで導入するようにしましょう。

• システムに取り込んだ情報を暗号化して保存できるか
• システムに保存された情報の閲覧権限や編集権限を制御できるか
• 提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

サポートが充実しているものを選ぶ

採用管理システムを導入するときは、サポート体制が充実しているかチェックすることも大切です。特に、採用管理システムを初めて導入するという企業の場合は、導入サポートや運用サポートが手厚いサービスを利用したほうがよいでしょう。

• ユーザーサポートをどのような形式で行なっているか
  （電話・メール・チャット・Webミーティング・直接訪問など）
• ユーザーサポートの対応可能時間に限りはあるか
• システムの初期設定を提供会社がサポートしてくれるか
• システム導入後も手厚い運用サポートを気軽に受けられるか

 
このような事項を契約前に確認し、安心して継続利用できるサービスを選びましょう。
 
なお、採用管理システムの選び方については、以下の記事でより詳しく解説しています。システムを選ぶときのポイントや注意点などをより詳細に知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

面接管理機能がある採用管理システムは
​​​​​​​『RPM』がおすすめ

最後に、面接管理機能がある採用管理システムを紹介します。面接に関する業務を効率化したいとお考えの方には、株式会社ゼクウが提供する『RPM』がおすすめです。
 
RPMに搭載された面接管理機能を4つ抜粋して紹介しますので、ぜひ導入検討の参考にしてください。

面接スケジュール管理機能

RPMには、面接スケジュール管理機能が標準搭載されています。面接スケジュール管理機能とは、Web媒体や電話からの面接予約をRPM上で一元管理できる機能のことです。
 
面接日程がカレンダー形式で一覧表示されるため、「面接可能枠」や「面接予定日」がひと目でわかり、スケジュールの調整・確認に便利です。
 
また、RPMと連携可能なWeb媒体から応募があった場合は、応募者の情報を自動で取り込み、サンクスメールを自動配信することも可能です。採用担当者が、応募者の情報をシステムに手入力する必要がないため、業務削減につながります。

自動面接予約機能

RPMにはオプションとして、自動面接予約機能も搭載されています。調整が大変な面接設定を自動化できるため、採用担当者の手間を省きながら、面接設定率を改善することが可能です。
 
上の画像は、RPMの面接予約画面のイメージ図です。採用担当者がRPMに自身の面接可能枠を登録すると、その情報をもとに、システムが自動で応募者へ面接予約メールを配信。
 
応募者がメールに記載された候補日から、都合の良い日時を選択することにより、自動で面接予約が完了します。面接予約が完了し、日時が確定した応募者には、予約完了メールが自動配信されます。
 
また、チャットボット（オプション機能）を活用し、応募者の面接希望日時を第1希望から第3希望まで回収することも可能です。応募者と採用担当者が、メッセージのやり取りを繰り返すことなく、簡単に面接候補日をすり合わせられます。

オンライン面接管理機能

RPMのオプションには、オンライン面接を管理する機能もあります。ZoomやMicrosoft Teamsなど、さまざまなオンライン会議ツールと連携し、面接用URLやパスワードをRPM上で自動発行できます。
 
RPMを経由してオンライン面接を行なう場合、求人媒体から取り込んだ応募者情報を画面上で確認しながら面接を進めることも可能です。
 
また、RPMには面接録画機能もあります。面接の内容を採用担当者間でスムーズに共有できるため、応募者に対する評価付与・結果通知を早められます。

面接リマインド送信機能

RPMには面接リマインド送信機能もあります。面接予約が完了した応募者に対し、面接の前日・当日にリマインドメールを自動送信。応募者のスケジュール忘れによるドタキャンを防止しやすくなるため、面接実施率アップにつながります。
 
RPMのメール送信機能は、メールやSMSの文面テンプレートをいくつでも保存可能です。テンプレートを複数登録しておくことにより、各選考フローに適したメールやSMSを自動で送信できます。
 
上記のほかにも、RPMには採用業務を効率化できる機能が多数装備されています。「面接対応以外の業務も全体的に効率化したい」「自社の採用状況を具体的に分析し、成果を向上させたい」とお悩みの方は、ぜひRPMにご相談ください。
 
以下のページから、RPMのサービス資料を無料でダウンロードしていただけます。ご興味のある方は、ぜひ無料ダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

採用管理システムの面接管理機能について、具体的な内容やメリット、注意点、選び方などを解説しました。一般的に、採用管理システムの面接管理機能には、以下のようなものが挙げられます。

• 面接の日程管理機能
• 面接の自動予約機能
• 面接のリマインド機能
• オンライン面接管理機能
• 面接のスコアリング機能
• 面接に関するデータの分析機能　など

 
面接管理機能つきの採用管理システムを導入すると、面接設定率や面接実施率を改善しやすくなるでしょう。

なお、面接管理機能つきの採用管理システムを導入するにあたり、「どのようなシステムを選べばよいかわからない」「システム選びで失敗したくない！」とお悩みの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。
 
RPMは株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、面接管理機能のほかにも、下記のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件にしたがって、応募者への連絡対応を自動化

RPMの導入企業を対象に、導入後の効果を調査したところ、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった成果につながったことがわかっています。
 
採用業務の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。 

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