無料で使える採用管理システムのメリット・デメリット、選び方を解説

採用管理システムには、煩雑な採用業務を効率化できる機能が多数搭載されています。基本的に有料のサービスが多いですが、無料で使えるものもあるため、採用業務にお困りの方は導入を検討するとよいでしょう。
 
本記事では、無料で使える採用管理システムのタイプやメリット・デメリット、選び方などをわかりやすく解説します。「無料の採用管理システムにはどんなものがあるの？」「導入時の注意点を知りたい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS）とは、採用業務の効率化に役立つ機能が多数搭載されたITツールのことです。応募者情報の管理に関する機能が多いことから、「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。
 
企業の人事・採用に関する業務のうち、採用管理システムが支援できる領域は、以下の図の通りです。

採用管理システムは、企業の「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務を支援することが可能です。一般的に、「採用管理」以降の業務は、人事管理システムの支援領域となります。

採用管理システムの基本的な機能

詳細はシステムにより異なりますが、一般的に採用管理システムには、下記のような機能が搭載されています。導入することで、煩雑な採用業務を大幅に効率化できるでしょう。

なお、採用管理システムの概要については、以下の記事で詳しく解説しています。採用管理システムの基本的な情報を知りたいという方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

無料で使える採用管理システムのタイプ

無料で使える採用管理システムには、「完全無料で使えるタイプ」と「一部の機能のみ無料で使えるタイプ」があります。各タイプの違いを詳しく紹介します。

完全無料で使えるタイプ

完全無料で使えるタイプは、「同時管理できる応募者数・求人数」や「同時アクセスできるユーザー数」などに制限がなく、すべての機能を無料で利用することが可能です。
 
ただし、利用できる機能に制限がない代わりに、ユーザーサポートの対象外となっているケースがあります。利用規約はシステムにより異なるため、導入前によく確認したほうがよいでしょう。

一部の機能のみ無料で使えるタイプ

一般的に、一部の機能のみ無料で使えるタイプには、下記のような利用制限があります。

• 使える機能の種類や数に制限がある
• 無料プラン／有料プランが用意されており、一部機能のみ無料で使える
• 「同時管理できる応募者数や求人数」「同時アクセスできるユーザー数」などに制限がある

 
一部の機能のみ無料で使える採用管理システムには、基本的に有料プランが用意されています。無料プランには一定の利用制限があり、有料プランに切り替えると機能を拡張できるということです。
 
自社の採用業務を効率化するにあたり、どのような機能が必要なのかを明確化し、該当業務に対応できるシステムを導入するとよいでしょう。

無料の採用管理システムを導入するメリット

続いて、無料の採用管理システムを導入するメリット／デメリットを解説します。まずは、メリットから詳しく見ていきましょう。

無料で複数のシステムを比較検討できる

無料の採用管理システムのメリットとして、「複数のシステムを無料で比較検討できる」ことが挙げられます。有料のシステムの場合は、導入時に1回1回費用がかかるため、異なるシステムの使用感を比べるにも多くのコストが必要です。
 
しかし無料のシステムならば、複数のシステムを実際に使用し、比較検討しても費用がかかりません。自社に適したシステムを探す際に、コストが増大しないため便利です。

無料で採用担当者の業務負担を軽減できる

採用管理システムには、採用業務を効率化する機能が多数搭載されています。たとえば、代表的な機能には、下記のようなものが挙げられます。

• 求人情報の一元管理
• 応募者情報の一元管理
• 選考進捗のデータ化
• 内定者情報の一元管理
• 採用状況の分析　など

 
無料の採用管理システムにも、基本的な機能は搭載されているため、コストをかけずに採用担当者の業務負担を削減できるでしょう。
 
なお、採用管理システムの基本機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。採用管理システムで何ができるのか知りたいという方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システムの基本的な機能を無料で試せる

無料プランと有料プランが用意されているシステムの場合、「基本的な機能は無料」「より高性能な機能は有料」となっているケースが多くあります。
 
無料プランであっても、採用管理システムの基本的な機能は試せるでしょう。採用管理システムを使ったことがない企業にとっては、導入のハードルを下げられるため便利といえます。

無料の採用管理システムを導入するデメリット

続いて、無料の採用管理システムを導入するデメリットを解説します。デメリットを把握したうえで導入したほうが、トラブルを回避しやすいでしょう。

無料で使える機能が少ない場合がある

一部の機能のみ無料で使えるシステムには、「利用制限が厳しいもの」や「無料で使える機能が少ないもの」があります。機能面が不十分だと、思うように採用業務を効率化できず、不便を感じることになるでしょう。
 
無料の採用管理システムを選ぶときは、下記のようなポイントに着目し、機能面が充実しているかチェックしましょう。

• データの保存可能期間
• 同時利用できるユーザー数
• 無料で使える機能の種類や数
• 同時管理できる応募者数や求人数
• データの閲覧回数や編集回数の上限　など

サポートの対象外となっている場合がある

無料の採用管理システムのなかには、ユーザーサポートの対象外となっているものがあります。提供会社としては、無料サービスのサポートに人員を割くメリットがあまり無いためです。
 
「操作方法がわからない」「利用中にデータ紛失などのトラブルが起こった」など、何か問題が生じた際、必要なサポートを受けられない可能性があります。
 
サポート体制が充実しており、安心して使えるシステムを導入したいとお考えの場合は、有料の採用管理システムを検討したほうがよいでしょう。

採用ページが共有ドメインとなる場合がある

ドメインとは、サイトURLに記載されるインターネット上の住所のようなものです。無料の採用管理システムを使って、採用サイト（採用ページ）を作成できる場合がありますが、採用サイトを作るにもドメインは必要となります。
 
通常、企業としてサイトを作成する際は、自社の社名や店舗名などを自由に記載できる独自ドメインを取得するケースがほとんどです。しかし、無料の採用管理システムを使ってサイトを作成する場合は、複数ユーザーで同じドメインを共有するケースが多くあります。
 
この複数ユーザーで共有するドメインのことを、共有ドメインといいます。共有ドメインは安価である代わりに、「ドメイン名を選べない」「サービスが終了したら使えなくなる」といったデメリットがあります。
 
無料の採用管理システムを使って採用サイトを作りたい場合は、ドメインの扱いがどのようになっているか確認したほうがよいでしょう。

無料で使用できる採用管理システムの選び方

続いて、無料で使用できる採用管理システムの選び方のポイントを解説します。無料の採用管理システムを選ぶときは、下記5点に注意すると、使い勝手の良いシステムを導入しやすいでしょう。

無料で使える機能を確認する

無料の採用管理システムを選ぶときは、まず「自社に必要な機能は何か」を明確化したうえで、利用制限の有無を確認することが重要です。
 
たとえば、「応募者への連絡対応が煩雑で困っている」という場合は、応募者へのメール連絡を自動化できる機能が搭載されたシステムを導入するとよいでしょう。
 
また、「面接スケジュールの管理が大変」という場合は、カレンダーアプリと連携し、面接官と応募者のスケジュールを一元管理できる機能が搭載されたシステムを導入するのがおすすめです。
 
企業の採用状況によって、必要な機能は異なります。自社に必要な機能を明確化し、該当の機能を無料で使えるシステムを探せば、コストを抑えながら業務効率化できるでしょう。

連携可能な求人媒体の種類や数を確認する

無料の採用管理システムは、「外部媒体との連携性が高いもの」を導入するのがおすすめです。特に、連携可能な求人媒体の種類や数は、多ければ多いほど便利でしょう。
 
一般的に、採用管理システムには、転職サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできる機能があります。応募者の個人情報や職務経歴、保有資格など、選考に必要な情報を自動で取り込めるため、応募者情報の管理や確認が楽になります。
 
しかし、連携可能な求人媒体数が少ない場合、応募者情報を手入力で保管しなくてはならないため、管理や確認の手間が増えてしまうでしょう。連携可能な求人媒体の種類や数は、多いほうが業務効率化につながりやすいため、導入前に確認するのがおすすめです。

同時に利用できるユーザー数を確認する

無料の採用管理システムには、同時に利用できるユーザー数を制限しているものがあります。たとえば、「ユーザー登録10人まで無料」「同時アクセス数は5人まで無料」のように、一定の人数制限が設けられているケースがあるのです。
 
「採用担当者が複数人いる」という企業は、ユーザー制限の有無をよく確認し、自社の業務体制に対応可能なシステムを導入するとよいでしょう。

同時に管理できる応募者数や求人数を確認する

無料の採用管理システムには、同時管理できる応募者数や求人数を制限しているものもあります。たとえば、「応募管理は30人分まで無料」「求人数は10件まで無料」のように、同時管理できる無料の枠が定められているケースがあるのです。
 
「人材を大量採用している」「同時に募集するポジションが多い」という企業は、同時管理できる無料の枠が多いシステムを導入したほうがよいでしょう。

サポートの有無・セキュリティ強度を確認する

無料の採用管理システムは、ユーザーサポートの対象外となっている場合があります。利用中にトラブルが生じた際、サポートを受けられない可能性があるため、導入前にサポートの有無を確認したほうがよいでしょう。
 
また、採用管理システムには、応募者の個人情報などが多数保存されるため、セキュリティ強度が高いものを選ぶことも重要です。
 
「取り込んだ応募者情報を暗号化して保存できるか」など、セキュリティ強度について確認し、情報漏洩に対する防止策がきちんと講じられたシステムを導入しましょう。

有料の採用管理システムを導入すべきケース

無料の採用管理システムには、「費用がかからない」「基本的な機能を無料で試せる」などのメリットがあります。しかし、企業の状況によっては、有料システムのほうが成果向上につながるケースもあるため、どちらを導入すべきか慎重に検討しなくてはなりません。
 
ここからは、有料の採用管理システムを導入すべきケースについて解説します。自社が下記4つの状況に当てはまる場合は、有料のシステムの導入も視野に入れたほうがよいでしょう。

有料のほうがトータルコストを削減できる場合

採用活動にかかるコストは、お金だけではありません。たとえば、採用担当者の人的コストや時間的コストも必要となります。採用コストの削減を目指す場合は、人的コスト・時間的コスト・金銭的コストを総合的に削減できるよう取り組むことが大切です。
 
たとえば、無料の採用管理システムを導入したものの、使える機能が少なかった場合、複数のシステムを用途に応じて使い分ける必要が出てきます。システムを使い分けるのは手間がかかるため、人的コストや時間的コストが、かえって増大してしまうでしょう。
 
上記のような場合、最初から使い勝手の良い有料のシステムをきちんと導入したほうが、人的コスト・時間的コストを削減しやすいといえます。採用管理システムを選定するときは、「人的・時間的・金銭的なコスト」について、各コストをどのくらいずつ削減できるか、総合的に考えて判断したほうがよいでしょう。

自社に必要な機能が無料プランにない場合

採用管理システムには、多くの機能が搭載されていますが、無料で使える範囲は限られているケースがあります。自社に必要な機能が、無料プランにない場合は、有料プランを契約して利用したほうがよいでしょう。
 
有料の採用管理システムにも、さまざまな種類があります。初期費用や月額費用が安価なシステムもあるので、費用面が気になる場合は、複数社から見積もりを取って比較検討するのがおすすめです。
 
なお、採用管理システムの費用相場については、以下の記事でより詳しく解説しています。一般的な費用やコストを抑えるコツなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

採用業務のうち多くの工程を効率化したい場合

基本的に、無料で使える採用管理システムよりも、有料のシステムのほうが高性能・多機能である傾向があります。採用業務のうち、多くの工程を効率化したい場合は、有料の採用管理システムを導入したほうが便利です。
 
提供会社に問い合わせする際、「〇〇の工程を効率化したい」「○○の業務を自動化したい」などの要望を伝えれば、適したシステムやプランを提案してもらえます。自社の用途や課題に適したものを導入しやすくなるので、気軽に相談してみるとよいでしょう。

システムの運用ノウハウを組織内に蓄積させたい場合

採用管理システムの運用ノウハウを組織内にきちんと蓄積させたい場合も、有料のシステムがおすすめです。一般的に、有料の採用管理システムは、導入サポートや運用サポートが無料のシステムよりも充実しています。
 
採用管理システムを初めて使う場合でも、適切なサポートを受けながらシステムを運用できるため、効率良く着実にノウハウを蓄積させられるでしょう。システム運用中に何かトラブルが生じた場合にも、サポートセンターにすぐ相談できるため、問題の解決が早くなります。

有料の採用管理システムなら『RPM』がおすすめ

最後に、おすすめの採用管理システムを紹介します。「採用業務を効率化し、採用担当者の負担を軽減したい」とお考えの方には、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。
 
RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化

RPMの導入企業を対象に、導入後の効果を調査した結果、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった成果につながったことがわかっています。

※導入企業の実績をもとに算出

RPMの詳しいサービス資料は、以下のURLから無料でダウンロードしていただけます。RPMの基本機能やオプション機能、料金プランなどを詳しく知りたい方は、ぜひ資料を無料ダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

無料で使える採用管理システムのタイプやメリット・デメリット、選び方などを紹介しました。無料の採用管理システムには、主に下記のようなメリットがあります。

• 無料で複数のシステムを比較検討できる
• 無料で採用担当者の業務負担を軽減できる
• 採用管理システムの基本的な機能を無料で試せる

 
ただし、有料の採用管理システムに比べると、機能面やサポート面が劣るケースもあります。無料の採用管理システムを導入するときは、無料で使える機能の種類やサポートの有無などを確認し、使い勝手の良いものを選べるよう注意しましょう。

なお、採用管理システムを導入するにあたり、「機能が充実しているものを導入したい」「サポート体制が整っているものを使いたい」とお考えの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。
 
RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。500社以上もの導入実績があり、サポート体制も充実しているため、採用管理システムの操作に不慣れな方にも安心してご利用いただけます。
 
また、RPMには以下のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化

 
採用管理システムの導入をご検討の方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
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