採用管理システム(ATS)とは?メリット・デメリットや選び方、導入事例など
採用管理システムとは、求人情報や応募者情報など、採用活動に関するさまざまな情報を一元管理できるツールのことです。応募を受付した際の一次対応メールや、面接の日程調整メールなどを自動化できる機能もあるため、採用業務の効率化につながります。
本記事では、採用管理システムの機能やメリット・デメリット、費用相場、選び方などをわかりやすく解説します。採用管理システムを導入し、採用業務を効率化した事例も紹介しますので、「採用工数を削減したい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。
目次[非表示]
- 1.採用管理システム(ATS)とは?
- 2.採用管理システム(ATS)の種類
- 2.1.クラウド型(SaaS型)
- 2.2.オンプレミス型
- 3.採用管理システム(ATS)の主な機能
- 3.1.求人情報の管理
- 3.2.応募者情報の管理
- 3.3.選考状況の管理
- 3.4.内定者への連絡・フォロー
- 3.5.採用活動のデータ分析
- 4.採用管理システムの費用相場
- 5.採用管理システム(ATS)のメリット
- 5.1.採用業務を自動化・効率化できる
- 5.2.採用担当者がコア業務に集中できる
- 5.3.新しい採用手法にトライしやすくなる
- 5.4.採用活動のデータを分析して改善できる
- 6.採用管理システム(ATS)のデメリット
- 6.1.利用するためのコストがかかる
- 6.2.操作方法を覚える必要がある
- 6.3.導入フローが複雑なシステムもある
- 7.採用管理システム(ATS)の選び方
- 7.1.自社の用途や採用課題に適したものを選ぶ
- 7.2.操作性に優れているものを選ぶ
- 7.3.サポートがしっかりしているものを選ぶ
- 7.4.複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ
- 7.5.セキュリティの強度が高いものを選ぶ
- 7.6.料金と機能のバランスが良いものを選ぶ
- 8.採用管理システム(ATS)の導入フロー
- 9.おすすめの採用管理システム(ATS)
- 10.採用管理システム(ATS)の導入事例
- 10.1.自動化機能を活用して「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現!
- 10.2.応募~面接案内までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率アップ!
- 10.3.複数の求人媒体を一元管理し、応募対応にかかる時間を1/2に短縮!
- 11.まとめ
採用管理システム(ATS)とは?
採用管理システムとは、求人情報や応募者情報の管理、選考進捗の可視化、採用活動の分析などが行なえるツールのことです。「Applicant(応募者)・Tracking(追跡)・System(システム)」の頭文字を取って「ATS」とも呼ばれています。
採用管理システムを導入すると、採用業務に関するさまざまな情報を一元管理できます。また、自社の採用状況を数値として可視化し、分析することもできるため、「採用課題の早期解決」および「採用力の強化」にもつながります。
採用管理システム(ATS)に注目が集まる理由
近年、採用管理システムは、大企業だけでなく中小企業にも続々と導入されています。採用管理システムに注目が集まっている理由には、「採用手法の多様化」が挙げられるでしょう。
少子高齢化により労働人口が減少し、企業間の採用競争が激化している昨今。求人サイトなどの定番手法だけでなく、リファラル採用やSNS採用、ダイレクトリクルーティングといった多様な採用手法を導入し、人員確保に向けて試行錯誤する企業が増えています。
採用チャネルが増えれば、その分、必要な人材を獲得できる可能性は高まるでしょう。しかし、採用チャネルを増やすほど、各求人媒体の情報管理や応募者対応などの採用業務は、煩雑になりがちです。
こうした流れのなか、「社内の限られた人的リソースで効率良く採用活動を進めたい」「自社の採用状況を分析し、採用力を強化して人材獲得の成功率を上げたい」という需要が高まっているため、採用管理システムを導入する企業が増えているのです。
採用管理システム(ATS)の種類
採用管理システムは、「クラウド型(SaaS型)」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。システムを導入するときは、どちらの種類を使うか選ぶ必要があります。
クラウド型(SaaS型)
クラウド型の採用管理システムは、インターネット上にあるクラウドサーバーに、自社の企業アカウントを登録して利用します。
クラウド型は、求人情報や応募者情報の管理、選考状況の可視化、面接日程の調整連絡、採用活動の分析などをオンライン上で手軽に行なえます。特定のソフトウェアをインストールしたり、ハードウェアを購入したりする必要がないため、導入費用が比較的安く済むでしょう。
また、システムのアップデートやサーバーの管理などは、基本的にサービスの提供会社が行ないます。ユーザーは自社アカウントにアクセスするだけで、最新状態のシステムを利用できるため、長期的に見てもユーザー側の負担が少ないといえるでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型の採用管理システムは、ユーザーが特定のソフトウェアをインストールして利用します。ソフトウェアやサーバーの購入・設置・インストールなどが必要であるため、クラウド型に比べると導入費用が高くなりやすいでしょう。
また、インストールしたソフトウェアの更新や、設置したハードウェアの点検・管理などは、基本的にユーザー側が行なうため、長期的な運用コストもやや高めです。
ただし、オンプレミス型には、システムをカスタマイズしやすいというメリットがあります。インストール後、システム内の入力項目などを自社の採用業務に最適化しやすいため、「独自の採用工程が多い」「カスタマイズ性が高いものを導入したい」とお考えの方に向いています。
採用管理システム(ATS)の主な機能
続いて、採用管理システムの主な機能を解説します。一般的に、採用管理システムには、以下のような機能が搭載されています。
- 求人情報の管理
- 応募者情報の管理
- 選考状況の管理
- 内定者情報の管理
- 採用活動のデータ分析
各機能について、詳しく見ていきましょう。
求人情報の管理
採用管理システムには、求人情報を管理する機能があります。たとえば、求人に関する以下のような情報を、システム上で一元管理できます。
- 採用予定の人数
- 採用する人材の要件
- 求人ごとの募集期限
- 求人を掲載した媒体名
- 求人募集する職種・部署・ポジション など
また、複数の求人媒体と連携できる採用管理システムもあります。「複数の求人サイトに求人情報を掲載している」などの場合は、採用管理システムを導入すると、各媒体の求人情報を一元管理できるようになります。システム上で求人票を作成できる場合は、求人情報の更新も一括で対応可能です。
応募者情報の管理
採用管理システムには、応募者の情報を管理する機能も搭載されています。たとえば、下記のような応募者情報を、システム上で一元管理することが可能です。
- 履歴書や職務経歴書の情報
- 応募者の書類選考や面接選考の評価
- 応募の際に経由した求人媒体の情報
- 「メール済み」「返信待ち」等アクションステータス など
一般的に、採用管理システムは個人情報を多く取り扱うため、閲覧権限を制御できるようになっています。特定の社員だけが、システム上の情報にアクセスできる環境をつくることで、個人情報保護に役立ちます。
また、応募後の一次対応メールや面接の日程調整メール、面接前のリマインドメールなどを自動化できる採用管理システムもあります。応募者への対応漏れ・対応遅れを防げるため、辞退防止につながるでしょう。
選考状況の管理
採用管理システムは、選考の進捗も一括管理できるようになっています。たとえば、以下のような選考状況をシステム上で可視化できるため、採用活動の進捗管理に役立ちます。
- 応募者の選考ステータス
- 選考ステータス間のリードタイム
- 求人募集している職種や部署ごとの選考状況
- 書類選考・適性検査・面接選考などの実施結果
また、外部のカレンダーアプリやチャットツールと連携し、選考スケジュールの管理や面接の日程調整などができる採用管理システムもあります。応募から面接設定までのリードタイム短縮につながるでしょう。
内定者への連絡・フォロー
内定者への連絡や定期的なフォロー施策などを管理・運用できる採用管理システムもあります。たとえば、「内定通知メールを自動送信する」「入社までのフォローメールを自動化する」などの機能があるため、内定者とのコミュニケーションを迅速に行なえます。
一般的に、内定者への連絡を自動化できる採用管理システムは、メールのテンプレートを数パターン事前登録したり、カスタマイズしたりすることも可能です。内定者への連絡やフォローがよりスムーズになると、内定辞退の防止につながります。
採用活動のデータ分析
採用管理システムには、採用業務に関する多くの情報が記録されています。システム内に蓄積された情報を分析し、自社の課題解決に役立てることも可能です。
たとえば、採用管理システムを利用すると、以下のような自社の採用動向を数値として可視化できるようになります。
- 求人媒体ごとの応募率・選考通過率
- 求人媒体ごとの応募~採用までのコスト
- 職種や部署ごとの応募数・面接設定数・採用数 など
また、システム上でアンケートを作成できるケースもあります。採用選考を受けた応募者に回答してもらい、アンケート結果を収集することで採用課題の特定・解決につながるでしょう。
採用管理システムの費用相場
採用管理システムを利用するにあたり必要な費用には、「初期費用」「月額費用」「その他の費用(オプション料金など)」があります。
初期費用は、システムを導入した初月のみ支払う費用。月額費用は、システムを利用している間、毎月支払う費用です。その他の費用として、オプション料金やサポート料金などが別途発生するケースもあります。
採用管理システムにおける各費用の相場は、以下の通りです。費用の詳細は、利用するシステムにより異なるため、契約前に見積もりを取って確認しましょう。
おおよその費用相場 |
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初期費用 |
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月額費用 |
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その他の費用 |
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なお、採用管理システムの費用相場や料金を抑えるコツなどは、以下の記事で詳しく解説しています。導入を検討している方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方
採用管理システム(ATS)のメリット
ここからは、採用管理システムのメリット・デメリットを紹介します。まずは、メリットについて詳しく見ていきましょう。
採用業務を自動化・効率化できる
採用管理システムには、求人情報や応募者情報、選考状況などを一元管理できる機能が搭載されています。
また、求人に応募された際の一次対応メールや面接の日程調整メール、面接前のリマインドメール、内定通知メールなどをあらかじめ登録した条件に沿って自動送信できる機能もあります。
採用管理システムを利用することによって、採用業務が自動化・効率化され、応募者への対応がより円滑になるでしょう。応募~採用に至るまでの時間が全体的に短縮されるため、選考辞退や内定辞退の防止にもつながります。
採用担当者がコア業務に集中できる
採用担当者は、細かい業務を多数抱えているため忙しくなりがちです。たとえば、選考前に自社の求人を掲載するだけでも、「求人媒体の選定」「媒体の担当者との打ち合わせ」「求人に掲載する内容の考案」など、多くの業務に対応しなくてはなりません。
加えて、採用状況によっては求人の内容を更新したり、各媒体からの応募者を同時対応したりする必要もあります。目の前の業務に追われるあまり、採用活動の振り返りや課題の洗い出し、解決策の立案などが先送りになり、「問題を抱えたまま改善できない」という状況に陥るケースも多いでしょう。
採用管理システムを活用すれば、さまざまな採用業務が自動化・効率化されるため、採用担当者の業務リソースに余裕ができやすくなります。多忙により先送りされていた業務にも集中できるようになるため、採用課題の早期解決につながるでしょう。
新しい採用手法にトライしやすくなる
近年は、求人サイトなどの定番手法だけでなく、リファラル採用やダイレクトリクルーティング、オウンドメディアリクルーティングなど、複数の採用手法を並行して試し、人材獲得に活かす企業が増えています。
しかし、自社で活用する手法が増えるほど、準備や管理、運用のために必要な業務も増えていきます。新しい手法を取り入れながら、採用担当者の業務過多を解消するためには、複数の求人媒体と連携可能な採用管理システムを導入するのがおすすめです。
複数の求人媒体と連携できる採用管理システムを使うことにより、異なる採用チャネルの情報や選考状況を、同一システム上で一元管理できるようになります。多くの採用業務が効率化されるため、新しい手法によりトライしやすくなるでしょう。
採用活動のデータを分析して改善できる
自社の採用活動をデータ化して詳しく分析し、改善できる点も、採用管理システムのメリットです。たとえば、利用している求人媒体の応募数・採用数・料金などをすべて抽出し、媒体ごとの選考通過率を洗い出せば、「重点的に利用すべき求人媒体」がわかります。
自社の採用動向を数値として可視化し、分析することで、「もっとも効果が出やすい採用手法」も明確化できるでしょう。蓄積された情報をもとに、ファクトベースで課題を解決できるため、採用管理システムは採用難の時代に不可欠なツールといえます。
採用管理システム(ATS)のデメリット
続いて、採用管理システムのデメリットを3つ紹介します。
利用するためのコストがかかる
採用管理システムを利用するにあたり、初期費用や月額費用などのコストがかかります。費用はシステムによって大きく異なるため、契約前に複数社から見積もりを取り、比較検討したほうがよいでしょう。
一般的には、オンプレミス型よりもクラウド型のほうが、利用料金が比較的安い傾向があります。「なるべくコストを抑えたい」という場合は、クラウド型の採用管理システムを検討するのがおすすめです。
操作方法を覚える必要がある
採用管理システムを導入したら、まず操作方法を覚えなくてはなりません。人事・採用担当者が複数人いる場合は、導入研修の時間をしっかりと設けて、採用業務にかかわる社員一人ひとりが操作方法を習得する必要があります。
採用管理システムは、提供会社によって機能や操作方法が異なります。契約前にシステムの資料をよく確認し、操作方法や操作画面(UI)などをチェックしましょう。操作画面の表示がわかりやすく、直感的に操作できるシステムを選ぶのがおすすめです。
導入フローが複雑なシステムもある
採用管理システムを導入するにあたり、「システムの初期設定」「テスト運用」「テスト運用の結果をもとに担当者と打ち合わせ」などの業務が発生します。
利用するシステムによって導入フローが異なるため、本格的な運用までにどのような業務が必要になるか確認したほうがよいでしょう。
採用管理システムのなかには、「導入フローが複雑なもの」や「導入サポートが簡素なもの」などもあります。導入時の負担が少なく、サポート体制が充実しているものを選びましょう。
採用管理システム(ATS)の選び方
ここからは、採用管理システムの選び方のポイントを6つ解説します。採用管理システムを選ぶときは、以下の6点を意識すると、自社に適したものを選定できるでしょう。
自社の用途や採用課題に適したものを選ぶ
採用管理システムは、提供会社によって搭載している機能が異なります。たとえば、以下のような違いがあるため、自社の用途や採用課題に適したシステムを選びましょう。
▼システムによって異なる機能の例 |
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また、利用するシステムによって、得意な領域も異なります。たとえば、「特定の職種や雇用形態の採用に強みがある」「特定の採用手法のために開発されている」など、システムによってさまざまな強みがあるため、自社の採用活動に適したものを選ぶことが大切です。
操作性に優れているものを選ぶ
前述した通り、採用管理システムは、提供会社によって操作方法も異なります。契約前にシステムの資料などをよく確認し、操作方法がわかりやすく、操作性に優れているものを選びましょう。操作画面(UI)がパッと見てわかりやすく、誰でも直感的に操作できるようなシステムを導入するのがおすすめです。
サポートがしっかりしているものを選ぶ
「採用管理システムを初めて導入する」という場合は、サポートが充実しているものを選びましょう。サポート体制について以下のような事項を確認し、システム導入時だけでなく、導入後も気軽に問い合わせできるサービスを選ぶのがおすすめです。
▼サポートについて確認するときの例 |
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複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ
採用管理システムを選ぶときは、複数の求人媒体と連携できるか確認することも重要です。システムによって、連携できる求人媒体の種類や数が異なるため、「自社が利用している媒体と連携できるか」「今後新たに利用する媒体を増やした場合に対応可能か」などを確認しましょう。
連携できる媒体数が多いほど、求人情報の管理や応募者情報の取り込みなどがスムーズに行なえます。求人媒体との連携性が高い採用管理システムは、利便性も高いといえるでしょう。
セキュリティの強度が高いものを選ぶ
採用管理システムには、採用業務に必要な多くの情報が保存されます。応募者の個人情報や、自社の採用計画などの機密情報をシステム上で一括管理するため、セキュリティ強度が高いものを選ぶ必要があります。
採用管理システムを導入するときは、情報保護にかかわる以下のような事項を問い合わせし、セキュリティ強度を確認したうえで契約しましょう。
▼セキュリティ強度を確認するときの例 |
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料金と機能のバランスが良いものを選ぶ
ここまで述べたように、採用管理システムは利用するサービスによって、料金・機能・操作性・サポート内容など、あらゆる特徴が異なります。費用対効果の高いシステムを導入するには、費用と機能面を総合的に評価し、バランスが良いものを選ぶことが重要です。
以下のような事項を契約前に確認し、複数のサービスを比較検討したうえで、自社にとって費用対効果が高くなりそうなものを選びましょう。
▼費用と機能のバランスを確認するときの例 |
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採用管理システム(ATS)の導入フロー
採用管理システムは、一般的に以下のようなフローで導入します。
- 自社の採用活動に必要な機能を洗い出す
- 複数のシステムを比較検討して契約する
- 初期設定など必要な準備を行ないテスト運用する
- テスト運用の問題を改善して本格的に運用開始する
提供会社によっては、クライアントから要望をヒアリングし、採用課題に沿った利用プランを提案してくれる場合があります。導入フローの詳細は提供会社により異なるため、サービス担当者としっかり打ち合わせしましょう。
なお、採用管理システムを導入する際の流れや、導入したほうが良い企業の特徴などを以下の記事で詳しく解説しています。システムの導入を検討している方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
▼採用管理システムの導入メリットとは? 機能や選び方、導入事例も紹介
おすすめの採用管理システム(ATS)
「採用業務を自動化・効率化し、採用担当者の業務負担を削減したい」
「複数の求人媒体から応募者情報を取り込み、一元管理して業務効率化したい」
「メール対応を自動化し、応募~面接までのリードタイムを短縮して機会損失を防ぎたい」
このようにお悩みの場合は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。RPMは連携可能な求人媒体数が、業界最大400以上! 導入実績は500件以上に上ります。
RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。
- 連携できる求人媒体数が業界最大400以上! リアルタイム連携可能な媒体も豊富!
- 応募者情報や選考進捗など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
- あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化
また、導入企業の実績を調査した結果、RPMには「採用工数・採用単価の削減効果」「採用率の改善効果」があると判明しています。
※導入企業の実績をもとに算出
RPMは新卒採用・中途採用だけでなく、派遣事業の採用活動にも便利なツールです。以下のURLより、RPMの資料を無料ダウンロードしていただけますので、基本機能・オプション機能・料金プランなどを知りたい方は、ぜひお役立てください。
採用管理システム(ATS)の導入事例
最後に、採用管理システムを導入し、採用業務の効率化に成功した事例を3つ紹介します。
下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、採用工数の削減や面接設定率の改善などに成功した事例です。ぜひ、システムを検討する際の参考にしてください。
自動化機能を活用して「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現!
採用管理システム『RPM』で応募者への対応を自動化し、面接設定率と採用率を改善したシップヘルスケアフード株式会社 の事例を紹介します。
同社は100を超える多数の介護施設に、給食を提供している企業です。下記のような課題があり、採用工数を削減するためRPMの導入を決定しました。
採用課題 |
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導入の決め手 |
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導入後の効果 |
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同社の成功事例は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「応募者対応を自動化し、面接設定率や採用率を向上させたい」とお考えの方は、以下のインタビュー記事をぜひご確認ください。
▼シップヘルスケアフード株式会社の導入成功事例はこちら
応募~面接案内までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率アップ!
採用管理システム『RPM』によって応募~面接案内までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率をアップさせた株式会社ワールドコーポレーションの事例を紹介します。
同社は、建設系の技術者派遣事業を行なっている企業です。採用活動に下記のような課題があり、応募~面接の歩留まりを改善するため、採用管理システムを導入しました。
採用課題 |
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導入の決め手 |
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導入後の効果 |
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同社の成功事例は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「採用業務の自動化・効率化により、応募~面接の歩留まりを改善させたい」とお考えの方は、以下のインタビュー記事をぜひご確認ください。
▼株式会社ワールドコーポレーションの導入事例はこちら
複数の求人媒体を一元管理し、応募対応にかかる時間を1/2に短縮!
採用管理システム『RPM』を使って、応募対応にかかる時間を1/2まで短縮した株式会社セレクティの事例を紹介します。
同社はIT業界・建設業界への人材派遣事業を行なっている企業です。増加し続ける応募者の対応に苦慮し、対応時間を削減するため、採用管理システムの導入を決定しました。
採用課題 |
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導入の決め手 |
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導入後の効果 |
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同社の成功事例は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「複数の求人媒体を一元管理し、応募対応の時間を削減したい」とお考えの方は、以下のインタビュー記事をぜひご確認ください。
▼株式会社セレクティの導入事例はこちら
まとめ
採用管理システムの機能やメリット・デメリット、費用相場、選び方、導入事例などを紹介しました。採用管理システムには、主に以下のような機能があります。
- 求人情報の管理
- 応募者情報の管理
- 選考状況の管理
- 内定者情報の管理
- 採用活動のデータ分析
採用管理システムを利用すれば、採用業務を自動化・効率化できるとともに、対応遅れによる選考辞退や内定辞退を防げます。採用業務が煩雑でお困りの場合は、採用管理システムを導入してみるとよいでしょう。
なお、「どのような採用管理システムが自社に適しているか見当がつかない」「導入前後のサポートが充実しているサービスを選びたい」という方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。
RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。
- 連携可能な求人媒体数が業界最大400以上! リアルタイム連携可能な媒体も豊富!
- 応募者情報や選考進捗など、採用活動に必要な情報を漏れなく一元管理
- あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化
「採用業務を自動化・効率化させたい」とお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。
▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。
RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
▼RPMの企業様向けページ