採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用管理システム（ATS）は、煩雑になりがちな採用業務を効率化できる便利なツールです。導入すると求人情報や応募者情報の管理、選考の進捗管理、自社の採用分析などを効率良く行なえるようになります。
 
しかし、採用管理システムを導入するにあたり、「具体的にはどんなことができるツールなの？」「どんな企業に向いているの？」とお悩みの方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、採用管理システムの導入メリットや主な機能、導入したほうが良い企業の特徴などを解説します。導入するときのポイントや導入フローについても解説しますので、検討する際の参考にしてください。

採用管理システムとは？

採用管理システムとは、人材を採用するにあたり必要な情報を一元管理し、煩雑になりがちな採用業務を効率化するツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、ATSとも呼ばれています。
 
採用管理システムを導入すると、求人情報や応募者情報の管理、選考進捗の管理、内定者への連絡やフォロー、自社の採用分析などを効率良く進められます。採用管理システムは、以下のような採用課題を解決できるツールといえるでしょう。

採用管理システムの主な機能

続いて、採用管理システムの主な機能を解説します。利用するサービスによって機能の詳細は異なりますが、一般的に採用管理システムには、以下のような機能が搭載されています。

• 求人管理
• 応募者管理
• 選考管理
• 内定者管理
• 採用分析

 
それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

求人管理

一般的に、採用管理システムには、求人情報を管理する機能が搭載されています。主に下記のような情報を、システム上で一元管理することが可能です。

• 採用予定の人数
• 求める人材の要件
• 募集する職種や部署
• 求人ごとの募集期限
• 求人を掲載した媒体名　など

 
また、複数の求人媒体と連携可能な採用管理システムもあります。
 
求人サイトや求人検索エンジン、人材紹介サービスなど、複数の媒体を使って求人募集している場合は、採用管理システムを導入することで各媒体の情報を一元管理できるようになるため、業務効率化につながります。

応募者管理

応募者管理とは、求人に応募してくれた求職者の情報を管理する機能です。履歴書や職務経歴書、応募の際に経由した求人媒体などの情報をシステム上で一括管理できます。
 
応募後の一次対応メールや、面接前のリマインドメールなどを自動送信できる機能が用意されているサービスもあります。応募者への対応漏れ・対応遅れを防ぎ、採用選考をスムーズに進められるようになるため、辞退防止につながるでしょう。
 
なお、採用管理システムには、閲覧権限を制御する機能も搭載されています。特定の社員だけが、システム内の情報にアクセスする環境を整えられるため、個人情報を適切に保護できます。

選考管理

採用管理システムには、選考状況を管理できる機能も搭載されています。選考の進捗状況や適性検査の結果、面接の内容などを応募者ごとにデータ化して管理できるため、採用担当者間の情報共有がスムーズになります。
 
面接日程のスケジュール調整を、自動で行なえる採用管理システムもあります。システム上に面接可能枠を登録しておけば、自動的に応募者と日程調整できるため、応募～面接のリードタイム削減に役立つでしょう。
 
またシステムによっては、選考状況だけでなく、経由した求人媒体ごとの合格率をチェックできる場合もあります。「どの求人媒体を経由した応募者の合格率が高いか」を確認することにより、求人募集で重点的に利用すべき媒体を適切に定められるでしょう。

内定者管理

採用管理システムのなかには、内定者への連絡をサポートする機能を搭載しているサービスもあります。内定通知をメールで自動送信したり、入社までのフォローメールを自動化したりするなど、内定者とのコミュニケーションを迅速に行なう機能が用意されています。内定者への連絡をスムーズに行なうことにより、内定辞退を防止できるでしょう。

採用分析

採用管理システムには、採用業務のさまざまな記録が保存されています。システム上に蓄積された記録を分析し、採用課題の解決に活かすことも可能です。
 
たとえば、採用管理システムを導入すると、次のような採用活動の結果を数値で可視化できるようになります。

• 求人媒体ごとの応募率や選考通過率
• 職種や部署ごとの応募数・面接数・採用数　など

 
自社の採用動向が数値で可視化されることにより、課題の特定や解決策の立案につながります。システムの分析結果をもとに、自社の採用課題を解決していけば、採用成功率を改善できるでしょう。
 
なお、採用管理システムの機能や種類などについては、以下の記事でも詳しく解説しています。採用管理システムのメリットだけでなく、注意点や選び方なども知りたい場合は、こちらの記事もあわせてご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

採用管理システムを導入するメリット

続いて、採用管理システムを導入するメリットを4つ解説します。

採用業務を効率化できる

前述した通り、採用管理システムには、求人情報・応募者情報・選考進捗などを一括管理できる機能があります。
 
また、求人に応募があった際の一次対応メールや、書類選考の通過者に対する面接の日程調整メール、面接前のリマインドメール、内定通知メールなどを自動送信できる機能もついています。
 
採用業務が自動化・効率化されるため、応募者への対応がスムーズになり、選考辞退や内定辞退の防止につながるでしょう。

採用担当者がコア業務に集中できる

採用担当者は、日々多くの業務を抱えています。たとえば、選考開始前に「求人掲載」という業務をひとつ行なうにしても、「求人を掲載する媒体の選定」「求人媒体の担当者との打ち合わせ」「求人に載せる情報の整理」など多くの手間がかかります。
 
加えて、自社の採用状況によっては、求人の内容を適宜修正・更新したり、各媒体からの応募者を複数人、同時対応したりする必要があります。採用担当者が多忙になると、自社の採用活動の振り返りや採用課題の特定などが難しくなり、解決策の立案が先送りになりがちです。
 
採用管理システムを導入すれば、さまざまな採用業務の自動化・効率化が叶うため、採用担当者のリソースに余裕が生まれやすくなります。今まで多忙により先送りしがちだった業務にも注力できるようになるため、採用課題の早期解決につながります。

新しい採用手法を取り入れやすくなる

採用手法には、求人広告サイトや採用ホームページ、ダイレクトリクルーティングなど、さまざまな種類があります。それぞれメリットが異なるため、複数の手法を組み合わせたほうが、採用要件を満たす人材と効率良く出会える可能性が高くなるでしょう。
 
しかし、手法ごとに利用すべき媒体や準備すべき事柄が異なるため、採用手法を増やすほど、かかる労力も増えていきます。採用担当者の業務過多を解消し、新しい手法を取り入れて効率良く人材を確保するため、複数媒体と連携可能な採用管理システムを導入するのがおすすめです。
 
複数の求人媒体と連携可能な採用管理システムを導入すれば、同一のシステム上で採用に関する情報を一括管理できるようになるため、業務負担の軽減につながります。採用業務を効率化することにより、今まで試せていなかった新しい手法を取り入れやすくなるでしょう。

自社の採用活動を分析して改善できる

採用管理システムを導入すると、採用活動の結果を数値として詳細に可視化できるようになります。たとえば、利用している求人サービスの応募数や採用数をすべて抽出し、媒体ごとの選考通過率を割り出せば、「自社で重点的に使うべきサービスの選定」に役立ちます。
 
最適な求人サービスを選定すれば、求人の応募効果が最大化されるため、採用コストの無駄を削減できるでしょう。このように採用管理システムは、自社の採用活動を分析し、実際の数値をもとにファクトベースで改善することに役立ちます。

採用管理システムを導入したほうが良い企業

ここまで、採用管理システムの主な機能や導入メリットを紹介してきました。ここからは、先述した機能やメリットをもとに、採用管理システムを導入したほうが良い企業の特徴を4つ解説します。

事業所や店舗が複数ある企業

事業所や店舗を複数運営している企業は、事業所ごとに採用したい人材の条件や職種、人数などが異なります。採用管理システムを使わずに選考開始すると、管理すべき情報が多いため、採用担当者が混乱しやすいでしょう。
 
事業所や店舗が複数ある企業は、採用管理システムを導入し、事業所ごとの選考状況を同一システム上で一元管理するのがおすすめです。
 
採用業務に関する情報をわかりやすく整理できるだけでなく、「どの事業所で・どの段階まで選考が進んでいるのか」などの進捗状況も可視化できるため、採用選考をよりスムーズに進められます。

年間で10名以上の人材を採用する企業

一般的に採用業務は、募集人数が多いほど煩雑になりがちです。年間で10名以上の人材を採用する企業は、採用管理システムを導入したほうが良いでしょう。
 
たとえば複数の求人サイトを経由して、応募が多数集まった場合、「応募者に選考案内メールを送付する」「応募者と面接の日程調整を行なう」などの作業が度重なるため、採用担当者の業務リソースを圧迫してしまいます。
 
年間で10名以上の人材を採用している企業は、採用管理システムを導入し、「メール送信」「スケジュール調整」といった応募者対応の一部を自動化するのがおすすめです。

採用担当者が複数人いる企業

採用担当者が複数人いる企業も、採用管理システムの導入に適しています。採用管理システムは、応募者の情報や選考の進捗などを、同一のプラットフォーム上で一括管理できます。
 
採用業務のあらゆる情報をリアルタイムで更新・共有できるため、採用担当者が複数人いる場合も、情報の共有漏れが起こらず安心です。採用管理システムを導入することで、より正確に選考を進められるでしょう。

採用担当者の業務負担を軽減したい企業

「求人募集する業務の現場担当者が、採用業務も兼任している」
「採用担当者の業務内容が多く、残業が増えてしまう」
このような状況にお困りの企業も、採用管理システムを導入したほうが良いでしょう。
 
採用管理システムを導入すると、複数の求人媒体の応募者情報を一元管理したり、応募対応の一部を自動化したりすることが可能となります。多忙になりがちな採用担当者の業務負担を軽減できるため、残業時間の削減にも役立ちます。

採用管理システムを導入するときのポイント

採用管理システムは、提供会社によって機能や強みが異なるため、導入するときは自社に適したものを選ぶことが重要です。ここからは、採用管理システムを導入するときのポイントを4つ解説します。

自社の使用用途に適したものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によって機能や特長が異なります。たとえば、以下のような機能がシステムごとに異なるため、自社の用途や採用課題に適したものを選ぶ必要があります。

サポート体制が整っているものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によってサポートの充実度も異なります。「初めて採用管理システムを導入する」という場合は、サポート体制が整っており、システムの導入後も気軽に問い合わせできるサービスを選んだほうが良いでしょう。
 
採用管理システムを導入する前に、下記のような事項を問い合わせし、サポート体制を確認するのがおすすめです。

ほかの求人媒体と連携可能なものを選ぶ

前述した通り、採用管理システムは提供会社によって、連携可能な求人媒体の種類や数が大きく異なります。「自社がもともと利用していた媒体と連携できるか」「今後新たに利用する媒体を増やした場合に対応可能か」などを導入前に確認し、連携性の高いシステムを選びましょう。

セキュリティ強度が高いものを選ぶ

採用業務では、応募者の個人情報を適切に取り扱わなくてはなりません。また、自社の採用計画や採用戦略といった機密情報を適切に管理・運用する必要もあります。
 
そのため採用管理システムを導入するときは、セキュリティ強度が高いものを選び、情報の漏洩防止に努めましょう。システム内に取り込んだデータの暗号化や、アクセス権限の制御など、情報を保護するための機能がきちんと備わっているものを選ぶことが大切です。

料金・機能・操作性のバランスが良いものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によって料金プランや操作画面、操作方法なども異なります。自社にとって、費用対効果が高そうなシステムを選ぶことも重要です。
 
以下のような事項を導入前に確認し、料金・機能・操作性のバランスが良く、費用対効果が高いシステムを選びましょう。

なお、採用管理システムの費用相場については、以下の記事でより詳しく解説しています。採用管理システムの費用の内訳や平均相場、利用料金をなるべく抑える方法などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

採用管理システムを導入するときの流れ

続いて、採用管理システムを導入するときの流れを解説します。提供会社によりフローの詳細は異なりますが、一般的な流れを紹介しますので、導入時の参考にしてください。

自社の採用課題と必要な機能を洗い出す

まずは、採用管理システムを導入する前に、「自社の採用課題」と「課題解決のために必要な機能」を洗い出しましょう。
 
たとえば、自社が複数の求人媒体を利用しており、応募者の対応を媒体ごとに行なわなければならないため、「応募後の初期対応が遅くなってしまい、対応の遅れが選考辞退を招いている」という採用課題があるとします。
 
その場合は、課題解決のため「複数の求人媒体と連携できる」「応募者への一次対応メールを自動化できる」などの機能が必要です。
 
採用課題を明確化することによって、「どのような機能を備えた採用管理システムを導入すべきか」が明確になります。自社にとって費用対効果の高いシステムを導入するため、課題や悩みの洗い出しを具体的に行ないましょう。

複数のシステムを比較検討して契約する

自社の採用課題と課題解決のために必要な機能を洗い出したら、該当の機能をもつシステムを比較検討しましょう。最初からひとつのシステムに絞り込むのではなく、複数のシステムを比較検討したほうが、自社により適したものを選びやすくなります。
 
提供会社の担当者に、自社が解決したい採用課題や希望している機能などを伝えると、課題解決につながる機能やプランなどをいくつか提案してくれます。
 
また、機能の比較だけでなく、利用料金やサポート体制、セキュリティ強度などもチェックしておくことが重要です。各システムの特徴や強みをしっかりと比較検討し、もっとも自社に適しているものを契約しましょう。

初期設定などを行ないテスト運用する

複数のシステムを比較検討し、最適なものを契約したら、提供会社のサポートのもと初期設定などを行ないます。
 
導入時の初期設定は、利用するシステムにより内容が異なります。一般的には、企業アカウントの登録やソフトウェアのインストール、システム上で一元管理する各項目のカスタマイズなどを行なうケースが多いでしょう。
 
必要な初期設定を終えたら、テスト運用を開始します。実際に採用活動のなかでシステムを利用し、使い心地を確認しましょう。

テスト運用の問題を改善して本運用する

テスト運用後、使いにくかった点などを洗い出して提供会社に相談しましょう。提供会社のアドバイスをもとに、テスト運用での問題点を改善したら本運用に移行します。
 
提供会社によっては、本運用に移行後も、継続的にサポートしてもらえるケースがあります。利用中に気になることがあった場合は、気軽に問い合わせすると良いでしょう。

おすすめの採用管理システム

「採用業務を効率化し、採用担当者の業務負担を軽減したい」
「複数の求人媒体の応募者情報を一元管理し、業務効率化を図りたい」
「応募者へのメール対応を自動化し、応募から面接案内までのリードタイムを短縮したい」
 
このようにお考えの方には、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。RPMは「業界最大400以上の連携求人媒体数」を誇り、導入実績500件以上に上る採用管理システムです。
 
RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

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• 応募者情報や選考状況など、必要な情報を漏れなく一元管理
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RPMを導入することにより、「採用工数や採用単価の削減」「採用率の改善」などの効果が期待できます。

※導入企業の実績をもとに算出

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採用管理システムの導入事例

最後に、採用管理システムの導入事例を3つ紹介します。下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、採用活動を効率化した成功事例です。ぜひ、導入時の参考にしてください。

自動化機能を活用し、面接設定率2.2倍・採用率3倍を実現！

採用管理システム『RPM』によって、応募者対応を自動化し、「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現したシップヘルスケアフード株式会社 の事例を紹介します。
 
同社は100を超える介護施設に給食を提供している会社です。以下のような採用課題があり、コストを抑えながら採用工数を削減するため、採用管理システムの導入を決定しました。

同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「業務効率化により、面接設定率や採用率をアップしたい」とお悩みの方は、ぜひご確認ください。
 
▼シップヘルスケアフード株式会社の導入事例はこちら

応募から面接案内までのリードタイムを短縮し、面接設定率アップ！

採用管理システム『RPM』を導入して、応募から面接までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率を改善した株式会社ワールドコーポレーションの事例を紹介します。
 
同社は建設系の技術者派遣事業を手がけている会社です。以下のような採用課題があり、応募者対応の仕方を改善するため、採用管理システムの導入を決定しました。

同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務の自動化により、応募から面接の歩留まりを改善したい」とお悩みの方は、ぜひご確認ください。
 
▼株式会社ワールドコーポレーションの導入事例はこちら

複数の求人媒体を一元管理し、応募対応の時間を1/2に短縮！

採用管理システム『RPM』を導入して、応募対応の時間を1/2まで短縮することに成功した株式会社セレクティの事例を紹介します。
 
同社は主にIT業界・建設業界への人材派遣事業を手がけている会社です。増え続ける応募者の対応に苦慮し、採用管理システムの導入を決定しました。

同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「複数の求人媒体からの応募情報を一元管理し、対応時間を削減したい」とお悩みの方は、ぜひご確認ください。
 
▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

まとめ

採用管理システムの導入メリットや機能、導入したほうが良い企業の特徴、導入時のポイント、導入フロー、導入事例などを紹介しました。採用管理システムには、主に以下のような導入メリットがあります。

• 採用業務を効率化できる
• 採用担当者がコア業務に集中できる
• 新しい採用手法を取り入れやすくなる
• 自社の採用活動を分析して改善できる

 
「採用担当者の業務過多」「応募数・採用数の改善」「応募から面接の歩留まり改善」などに課題を感じている場合は、採用管理システムを導入すると良いでしょう。
 
 
なお、採用管理システムの導入にお困りの方は、『RPM』へのご相談がおすすめです。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。「業界最大400以上の連携求人媒体数」を誇り、導入実績は500件以上に上ります。
 
また、RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富！
• 応募者情報や選考状況など、必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化

 
「採用業務の自動化・効率化を叶えたい」「導入サポートが充実しているシステムを使いたい」とお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

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