山下様： 募集職種は、スーパーバイザー（SV）、厨房管理、セントラルキッチンでの調理、施設の厨房での調理。あとは、営業と事務などです。アルバイト・パートの調理補助の採用人数が一番多く、約1000名いる従業員のうち、850名程度をこの職種が占めています。

『RPM』導入以前は、3名で採用活動を行なっていました。現在は、事務の方に手伝っていただくことはあるものの、採用計画の立案、母集団形成、面接設定、採用目標の進捗管理などは、私一人で行なっています。

実際の面接は各事業所の面接官が行なっており、面接官の人数は合計で100人程度です。私が一括で応募者対応を行ない、各事業所の面接官に差配しています。

応募者対応に時間がかかることが最大の課題でした。『RPM』導入以前は、1件の応募者対応に15分程度かかっていました。

時間がかかっていた理由は様々ですが、管理ツールが多かったのも理由の1つです。媒体管理画面、電話、メール、カレンダーアプリ、Excelを併用していて非常に煩雑でした。電話応募の場合は応募を受け付けて、カレンダーアプリで面接官のスケジュールをおさえて、メールで共有して、忘れないように進捗をExcelに記録して…と、電話対応や事務処理だけで業務のほとんどが埋まっていました。

業務に追われるばかりで、「採用数の拡大」など成果に繋げるための改善業務に時間を割けていなかったのが、効率化を検討したキッカケです。5年・10年後を見据えると人力で応募者対応するのは限界があると感じたので、採用管理システムの導入を決めました。

採用管理システム『RPM』を選んだ理由は2つです。

1つは、希望していた工程がすべて自動化できたこと。アルバイト・パートの調理補助を大量に必要としているため、複数の求人サービスを併用して採用活動を行なっています。『RPM』はあらゆる求人媒体と連携しているので、複数の求人サービスからきた応募者を一括で取り込み、自動で応募者への面接案内から、面接官の予定共有まで行なってくれるというのが魅力でした。

もう1つの理由は、こうした自動化の機能が『RPM』ならコストを抑えて実現できそうだったことです。採用管理システムの導入を検討した際は『RPM』以外の話も聞きましたが、やりたかった自動化を実現しようと思うと、コスト的に難しかったです。

圧倒的に応募者対応業務にかかる時間が短くなりましたね。『RPM』導入前は3名で年間1000名程度の応募者に対応していましたが、現在は、ほとんど私一人で年間2200名程度の応募者対応を行なっています。

しかも、好影響はそれだけではありません。『RPM』で自動化が進んだことで応募者に連絡できるまでのスピードが早くなり、応募受付後に面接を設定できる確率は導入前の約2.2倍になりました。採用率は約3倍にまで高まっています。

オプションとして付与いただいた「勝手に☆追いかけ君オプション」が非常に良かったです。

日々様々な業務を並行しており、その中で電話も受けていると、どうしても連絡の漏れや対応の遅れが発生しやすくなります。ですが、「勝手に☆追いかけ君オプション」を使えば、設定した条件とタイミングで自動メールを送ってくれるので、こうした悩みはなくなりました。

私が休みの日も「勝手に☆追いかけ君オプション」が自動で応募者対応をしてくれるので、365日、採用活動を続けられるようになったことが大きいですね。

『RPM』導入後のサポートもありがたかったです。人員が少ない中で採用管理システムの導入を決めたので、私に手を動かす時間がない分、ゼクウの担当者の方に代行いただけました。

また、『RPM』を運用開始してからも、問い合わせしたときに、早く、現実的な実現方法を回答いただけるのも助かっています。例えば、「こういうことを実現したいのですけど…」と、ふわっとしたイメージを伝えただけで、カスタマーサポートの方から実現方法を提案していただけました。

しかも、質問に回答したら終わりではなく、後ほど営業担当の方からも運用後の感想や変化を細かに確認いただけたので、「しっかりとツールを活用して成果に繋げる」というところまで見ていただけていると感じました。

正社員採用は選考プロセスが複雑になりがちです。一方で大量のアルバイト・パートを採用している会社は、「いかに早く応募者に対応するか」が重要になると思います。

その点、私たちが上手くいったように、多くの求人サービスからの応募者を一元管理して、応募者対応を自動化できる、『RPM』はピッタリだと思います。