採用業務を自動化する方法｜役立つツールやサービスを紹介

採用担当者は、採用計画の立案や求人作成、掲載媒体の選定、面接対応など、日々多くの業務を抱えています。「採用予定人数が多い」「現場担当者が採用業務も兼任している」といった企業の場合、採用担当者が業務過多となり、疲弊してしまうケースもあるでしょう。
 
そこで本記事では、採用業務を部分的に自動化する方法を紹介します。「採用業務のうち自動化できる工程」や「自動化に役立つツール・サービス」などの情報を紹介しますので、採用業務にお悩みの方はぜひご覧ください。

採用業務のフロー

以下の図は、採用業務の一般的なフローを図で表したものです。フローの詳細は企業により異なりますが、一般的に採用業務には「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」といった業務フローがあります。

「採用管理」以降の業務は、人事・労務にかかわる業務として、採用業務とは切り離して管理されるケースがほとんどです。そのため、採用業務をサポートする代表的なITツール「採用管理システム」でも、「採用管理」までの業務工程を支援領域と定めているケースが多くなっています。
 
また、「母集団形成」から「採用管理」までの各フローにおける具体的な業務内容には、以下のようなものが挙げられます。

採用業務の主な課題と採用DXの必要性

前述した通り、企業の「母集団形成」から「採用管理」までの各工程には、数多くの仕事内容があるため、採用担当者が業務過多により疲弊しやすくなります。
 
採用担当者が雑務に追われ、疲弊してしまうと、「適切な採用戦略の立案」や「人材の評価基準の見直し」といったコア業務に注力できなくなるため、採用の精度が低下するでしょう。
 
上記のような事態を回避するため、近年は多くの企業が採用DXに注目しています。採用DXとは、ITツールなどのデジタル技術を活用し、採用業務の自動化や効率化を図る取り組みのことです。
 
採用DXを遂行するためには、まず自社の採用課題を特定し、改善すべき業務工程に対応可能なツール・サービスを適切に導入する必要があります。本章では、採用業務の主な課題を5つ解説しますので、採用のボトルネックとなりやすい部分について理解を深めていきましょう。

求人媒体の運用が煩雑になりやすい

採用活動で求人広告サイトや求人検索エンジン、転職エージェント、ダイレクトリクルーティングサービスなど、複数の求人媒体を併用するケースがあります。
 
特に近年は、少子高齢化により労働人口が減少しているため、複数の媒体を併用しないと求人に応募が集まらず、「必要な人員をなかなか確保できない…」とお悩みの企業が増えています。
 
利用する求人媒体を増やせば、自社の採用要件を満たす人材と出会える確率が高くなるでしょう。しかし、利用媒体を増やすほど、運用に関する業務は煩雑になります。
 
「各媒体に掲載する情報の更新」「営業担当者との打ち合わせ」「各媒体から取得した応募者情報の管理」など、利用する求人媒体が多くなるほど、運用に関する業務も増えていくため、採用担当者のリソースを圧迫しやすいでしょう。

応募者とのコミュニケーション量が多い

採用活動では、応募者とのコミュニケーションが多発します。たとえば、下記のような応募者対応に、日々追われている採用担当者は多いでしょう。

• 選考案内メールや応募受付メールの送付
• 面接日程をすり合わせるための連絡対応
• 応募者からきた問い合わせへの回答
• 採用通知／不採用通知メールの送付　など

 
応募者とのコミュニケーションも、採用担当者の業務リソースを圧迫しがちです。しかし、応募者への対応が遅れたり漏れたりすると、「不誠実な企業」「信頼できない企業」といった悪印象につながってしまいます。
 
採用担当者は多忙な状況であっても、企業の顔として、応募者と円滑にコミュニケーションを取る必要があります。

面接対応が業務リソースを圧迫しやすい

面接選考は、自社とマッチ度の高い人材を採用するために不可欠な工程です。しかし、面接選考を実施するには、「応募者との日程調整」「評価基準の設定」「面接質問の用意」など、数多くの業務をこなす必要があります。
 
人材の見極め精度を上げようと、面接回数を増やせば、その分業務量も増えるでしょう。人員補充する部署の管理職や社長など、採用担当者以外の面接同席者とのスケジュール調整も必要となります。
 
同時に求人募集しているポジションが多く、応募者が大量にいる場合は、面接対応だけで数日の業務リソースが埋まってしまうこともあります。「見極め精度の向上」と「面接に関する業務の効率化」が両立できず、課題を感じている企業は多いものです。

内定者へのフォロー対応に手が回らない

近年は、少子高齢化によって労働人口が減少しているため、企業間の採用競争が激化しています。求職者数を求人数が上回る状況が続いているため、人材採用市場は、求職者が有利な売り手市場になっているといえるでしょう。
 
一般的に、採用市場が売り手市場化していると、内定辞退が起こりやすくなります。「複数社から内定が出た」「他社でより良い条件を提示された」などの理由から、応募者が内定後に辞退するケースが増えるのです。
 
企業としては内定辞退が頻発すると、選考を再度実施する必要が出てくるため、採用コストが増加してしまいます。内定辞退を防止するには、内定者に対して「定期的なフォローメールの送付」「フォローイベントの実施（懇親会など）」といったフォロー施策が有効です。
 
しかし、採用担当者がほかの業務に追われていると、内定者へのフォロー施策に手が回りません。結果的に、内定辞退が頻発してしまい、選考が何度も繰り返され、採用担当者がさらに業務過多となる悪循環に陥っているケースがあります。

採用活動の効果検証と改善策の立案が難しい

採用活動は、企業が存続する限り、毎年のように繰り返されるものです。過去の採用活動の効果を検証し、課題点を改善しなければ、次回の採用も同じような結果になってしまいます。
 
たとえば、採用活動の成果を向上させるためには、下記のような事項の検証が必要です。

• 利用した求人媒体のなかで、もっとも応募数が多かった媒体は何か
• 活用した採用手法のなかで、もっとも採用率が高かった手法は何か
• 書類選考や面接選考の評価基準・評価項目などは適切だったか
• 各選考ステータス間のリードタイムは適切だったか

 
しかし、採用担当者が細々とした雑務に追われている状態では、「採用活動の効果検証」や「改善策の立案」といった業務に注力することができません。自社の課題を特定できず、改善策も講じられないまま採用活動を繰り返しているため、「思うような成果につながらない…」とお悩みの企業も多くあります。

採用業務を自動化する方法

前章で述べた通り、採用業務は煩雑であるため、採用DXを行なって業務効率化する必要があります。近年では、採用業務を効率化する方法のひとつとして、「自動化ツールの導入」が注目されています。
 
自動化ツールでは、応募者対応やスケジュール管理、採用分析などの業務を自動化することが可能です。採用担当者の業務負担を削減しながら、採用の成果を向上させられるでしょう。
 
ここからはITツールを活用し、採用業務を自動化する方法について解説します。どのような業務を自動化できるのか、具体的に紹介しますので、業務フローの見直しにお役立てください。

日程調整ツールでスケジュール管理を自動化する

採用業務を自動化する方法のひとつに、日程調整ツールの導入が挙げられます。日程調整ツールとは、イベントなどのスケジュール調整を自動化できるITツールのことです。ビジネスシーンでは、主に面接や会議、商談などのスケジュール調整に活用されています。
 
使い方の詳細はツールにより異なりますが、一般的に日程調整ツールは、下記のような手順でスケジュール調整を自動化できます。

1. 担当者がツール上にスケジュールを登録する。
2. 日程調整用URLがツール上で自動発行される。
3. URLを共有したい相手にメールなどで送信する。
4. 相手がURLにアクセスし、都合の良い日時を選択する。
5. 確定した日時が両者に自動で共有される。

 
また、日程調整ツールには、スケジュール調整を自動化する以外にも、「カレンダーアプリとの連携機能」や「リマインド通知機能」などの機能が搭載されているケースがあります。面接や面談、企業説明会などの日程管理に役立つでしょう。

AIツールでスコアリングや応募者対応などを自動化する

近年は、AIが高性能化しており、人材採用シーンでも活用されるようになっています。AIは学習したデータに沿って、応募書類をスクリーニングしたり、面接内容をスコアリングしたりすることに役立ちます。
 
また、生成AIで応募者に送信するメール・チャットの文面を自動作成することも可能です。AIチャットボットを使用し、応募者からの問い合わせに24時間・365日リアルタイムで自動返信できるようにすれば、採用担当者の対応業務を削減できるでしょう。
 
なお、採用業務にAIを活用する方法については、以下の記事でより詳しく解説しています。具体的な活用方法や活用時の注意点、ポイントなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

連絡ツールで応募者や内定者への連絡を自動化する

応募者や内定者への連絡対応は、採用担当者のリソースを圧迫しやすい業務です。メールやチャットでの連絡対応を自動化できるITツールを導入し、業務負担の軽減を図るとよいでしょう。
 
連絡対応を自動化するツールには、「メール対応に特化したもの」「チャットツールにも連携できるもの」「面接日程とメール対応を一元管理できるもの」など、さまざまなタイプがあります。
 
事前に配信日時や配信対象者、文面テンプレートなどを設定しておき、特定の条件に沿ってメール・チャットを自動配信することも可能です。

分析ツールで採用活動の効果検証を自動化する

自社の採用活動を客観的に分析するには、一定以上の業務経験や知識、スキルが必要です。
 
また、中長期的な視点で、課題に対する改善策を具体的に立案しなくてはならないため、「採用担当者の育成ができていない」「採用担当者が常に目の前の仕事に追われている」といった状況下では、自社の採用状況をきちんと分析することが難しいでしょう。
 
このような状況の場合は、採用分析を自動化できるITツールを活用するのがおすすめです。分析ツールを活用すると、以下のような事項の数値的かつ客観的な分析が容易になります。

• 求人媒体ごとの応募率
• 採用手法ごとの選考通過率
• 採用活動にかかった金銭的・時間的コスト
• 「応募→面接設定」など各選考ステータス間の歩留まり率　など

 
分析ツールを活用することで、「自社にとって費用対効果の高い求人媒体の選定」や「採用活動のボトルネック部分の特定」などが可能となります。正確な分析により、採用活動の成果向上が期待できるでしょう。

採用業務の自動化におすすめのツールやサービス

続いて、採用業務の自動化におすすめのツール・サービスを紹介します。採用業務の自動化に役立つ代表的なツール・サービスには、以下の5つが挙げられます。

• 採用管理システム（ATS）
• 応募者受付システム
• AIスクリーニング
• 面接日程調整ツール
• メール自動配信ツール

 
各ツール・サービスについて、機能などを詳しく見ていきましょう。

採用管理システム（ATS）

採用管理システムとは、採用業務の効率化に役立つ機能が多数搭載されたITツールのことです。応募者の情報管理や対応業務に特化した機能が多いことから、「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取って「ATS」とも呼ばれています。
 
詳細はシステムにより異なりますが、一般的に採用管理システムには、下記のような機能が装備されています。

• 求人管理＝求人情報の一元管理
• 応募管理＝応募者情報の一元管理
• 選考管理＝選考状況のデータ化・可視化
• 内定管理＝内定者情報の管理・フォロー対応
• 採用分析＝採用状況の分析・課題の洗い出し

 
採用管理システムは、採用業務を全体的に効率化できるツールです。メール対応やスケジュール調整を自動化できる機能もあります。
 
なお、採用管理システムについては、以下の記事でより詳しく解説しています。「採用の工程を全体的に改善し、採用担当者の業務負担を軽減したい」とお考えの方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

応募者受付システム

応募者受付システムとは、面接・面談・採用イベントなどに関する対応業務のうち、受付業務を自動化できるシステムのことです。応募者受付システムは、主に下記のような流れで活用されています。

1. 企業の受付に専用タブレットを用意する。
2. 面接などで来社した応募者が、タブレットを直接操作する。
3. システムを通して、面接官に応募者が来社した旨が通知される。

 
応募者受付システムには、カレンダーアプリと連携し、スケジュール管理に活用できるタイプもあります。前述した採用管理システムよりも、料金相場が比較的安いため、採用活動にかけられる予算が少ない企業におすすめです。

AIスクリーニング

AIスクリーニングとは、AIを活用して応募書類のスクリーニングやキーワードマッチングを自動で行なえるサービスのことです。採用担当者が大量の応募書類を1件1件、精読せずに済むため、書類選考の効率化につながります。
 
スクリーニングの際に、特定の条件を入力して設定できるだけでなく、AIに「過去の内定者の傾向」や「現在、自社で活躍している社員の傾向」などを学習させることも可能です。特定の条件や傾向に合致する応募者のみ、自動で抽出できるため、書類選考の精度も向上するでしょう。

面接日程調整ツール

面接日程調整ツールとは、数ある日程調整ツールのうち、「面接のスケジュール調整・管理」に特化したツールを指します。一般的に、面接日程調整ツールには、下記のような機能があります。

• 応募者に面接日程調整メールを自動送信
• 面接の前日／当日にリマインドメールを自動送信
• Web会議ツールと連携し、オンライン面接用のURLを自動発行
• カレンダーアプリと連携し、面接官の予定が空いている日にちを自動抽出　など

 
面接日程調整ツールを導入すると、面接官と応募者のスケジュール調整を自動化できます。面接官のダブルブッキングや、予定忘れなどの人為的ミスを防止することにも役立つため、日程管理に課題を感じている場合は導入するとよいでしょう。

メール自動配信ツール

メール自動配信ツールは、応募者へのメール対応業務の自動化に特化したツールです。一般的に、メール自動配信ツールを導入すると、以下のようなメール対応を自動化できます。

• 応募受付メール（サンクスメール）の自動送配信
• 書類選考／面接選考の選考案内メールの自動配信
• 面接の日程調整メールの自動配信
• 採用通知／不採用通知メールの自動配信
• 内定者フォローメールの自動配信　など

 
メール自動配信ツールでは、文面テンプレートをいくつか事前登録し、各選考フローに最適なメールを自動配信することが可能です。配信日時や配信対象者なども細かく設定できます。

採用業務の自動化には採用管理システムがおすすめ

採用業務を自動化する方法は複数ありますが、「採用の工程を全体的に改善したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。最後に、採用管理システムで自動化できる業務内容や導入メリットなどを詳しく紹介します。

採用管理システムで自動化できる業務内容

採用管理システムには、煩雑な採用業務を全体的に効率化し、採用担当者の業務負担を大幅に軽減できる機能が多数搭載されています。詳細な機能はシステムにより異なりますが、一般的に採用管理システムを導入すると、下記のような業務の自動対応が可能となります。

• 各求人媒体から応募者情報を自動取り込み
• 各選考フローにおける応募者対応メールの自動送信
• 面接や採用イベントの日程調整の自動化
• 内定者フォローメールの自動送信　など

 
採用管理システムを導入すると、応募者や内定者への対応業務の多くを自動化することが可能です。「選考ステータス間のリードタイムの自動計測」や「歩留まり率の自動算出」といった採用分析機能が搭載されているシステムもあります。
 
「採用担当者の業務負担を削減しながら、採用の成果を向上させたい」とお悩みの場合は、導入を検討するとよいでしょう。なお、採用管理システムの基本的な機能については、以下の記事でより詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システムの主な導入メリット

採用管理システムには、主に以下のような導入メリットがあります。

• 応募者や内定者への対応業務を自動化できる
• 選考の進捗状況をシステム上で可視化できる
• 自社の採用活動を数値的かつ客観的に分析できる
• 対応スピード向上により選考辞退・内定辞退を防止しやすくなる

 
上記のほかにも、採用管理システムには、多数のメリットがあります。しかし、「本当に導入したほうがいいの？」「導入するとどんな課題を解決できるの？」とお悩みの方もいるでしょう。
 
採用管理システムの導入メリットについては、以下の記事でより詳しく解説しています。導入を迷っている方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼採用管理システムのメリット｜機能や解決できる課題、選び方も解説

採用管理システムの選び方

採用管理システムは、提供会社や利用プランにより、機能や性能などが大きく異なります。採用管理システムを導入するときは、自社の用途や採用課題に適したものを選ぶことが重要です。
 
採用管理システムを選ぶときは、下記のようなポイントに注目すると、「自社に不適切なシステムを導入してしまった…」などの失敗を防ぎやすくなります。

• 自社の用途に対応可能な機能があるか
• 複数の求人媒体と連携できるか
• 費用と機能のバランスは良いか
• カスタマーサポートは充実しているか
• セキュリティ強度や操作性に優れているか　など

 
なお、採用管理システムの選び方のポイントについては、以下の記事でより詳しく解説しています。「システム選びで失敗したくない」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

まとめ

採用業務を自動化する方法や、自動化に役立つツール・サービスなどを紹介しました。煩雑な採用業務を部分的に自動化する方法には、下記のようなものが挙げられます。

• 日程調整ツールでスケジュール管理を自動化する
• AIツールでスコアリングや応募者対応などを自動化する
• 連絡ツールで応募者や内定者への連絡を自動化する
• 分析ツールで採用活動の効果検証を自動化する

 
ツールやサービスによって、費用相場や対応範囲が異なります。自社の採用課題や予算に応じて、どのようなツールを導入すべきか検討するとよいでしょう。

なお、「採用業務を全体的に改善したい」「応募者対応を主に自動化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムのことなら、株式会社ゼクウにお任せください。
 
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