採用管理システムで応募管理する方法｜メリットや費用、選び方なども解説

採用管理システムには、煩雑になりがちな採用業務を効率化する機能が多数搭載されています。なかでも、大量の応募者情報を一元管理したり、応募者対応メールを自動配信したりすることが可能な「応募管理機能」は、採用担当者の業務負担を大幅に軽減できる機能として注目されています。
 
本記事では、採用管理システムの応募管理機能について、わかりやすく解説します。「応募管理機能でできること」や「応募管理機能のメリット・導入事例」などを紹介しますので、応募管理にかかわる業務を効率化したいとお悩みの方は、ぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS）とは、採用業務を効率化する機能が搭載されたITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から、「ATS」とも呼ばれています。
 
企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムがサポートできる領域は、以下の図の通りです。

採用管理システムは、企業の「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務をサポートすることが可能です。採用以降の業務は、人事管理システムのサポート領域となります。

採用管理システムの基本機能

はじめに、採用管理システムの基本機能を紹介します。詳細はシステムにより異なりますが、採用管理システムの一般的な機能としては、下記のようなものが挙げられます。

• 求人管理｜求人案件の管理
• 応募管理｜応募者情報の管理
• 選考管理｜選考進捗のデータ化・管理
• 内定管理｜内定者情報の管理・フォロー
• 採用分析｜採用状況の分析

 
まずは、「採用管理システムで何ができるのか」を詳しく見ていきましょう。

求人管理｜求人情報の管理

求人管理機能とは、自社の求人情報を一元管理する機能のことです。たとえば、外部の求人サイトや求人検索エンジン、転職エージェントなどの求人媒体と連携し、下記のような情報を一元管理できます。

• 求人票の内容
• 求人ごとの募集状況
• 求人ごとの広告単価　など

 
また、システムによっては、求人媒体に掲載された情報を一括更新することも可能です。システム上で自社の採用ページ（採用サイト）を作成し、連携して管理できるケースもあります。

応募管理｜応募者情報の管理

応募管理機能とは、連携した求人媒体から応募者情報を自動で取り込み、一元管理できる機能のことです。たとえば、採用管理システムを導入すると、下記のような応募者情報の一元管理が可能となります。

• 履歴書に記載された情報
• 職務経歴書に記載された情報
• 応募時に経由した求人媒体の名称
• （人材紹介サービスを利用した場合）紹介元のサービス名　など

 
また、応募者にメールやチャットを自動送信できるシステムもあります。あらかじめ設定した配信条件や文面テンプレートにしたがって、応募者にメール・チャットを自動送信し、連絡対応を効率化できます。

選考管理｜選考進捗のデータ化・管理

選考管理機能とは、選考の進捗状況をシステム上でデータ化し、可視化する機能を指します。たとえば、採用管理システムを導入すると、選考進捗に関する下記のような情報を可視化して管理することが可能となります。

• 求人ごとの選考の進捗状況
• 応募者ごとの選考ステータス
• 求人媒体ごとの応募者数・内定者数　など

 
また、カレンダーアプリと連携できる採用管理システムの場合は、面接や面談などの日程を一元管理することも可能です。「採用担当者が複数人いる」「同時に募集している求人案件が多い」といった場合でも、選考のスケジュールや進捗状況がわかりやすくなるでしょう。

内定管理｜内定者情報の管理・フォロー

内定管理機能とは、内定者情報の管理や内定者フォローに役立つ機能のことです。たとえば、採用管理システムの内定管理機能には、以下のようなものがあります。

• 内定通知メールの自動送信
• 内定者面談などのスケジュール調整
• 入社に必要な書類の提出状況の管理
• フォローメールを入社日まで定期的に自動送信　など

 
採用管理システムを活用し、内定者を適切に管理・フォローすることで、内定辞退を防止しやすくなるでしょう。

採用分析｜採用状況の分析

採用分析機能とは、システム上に蓄積されたデータをもとに、自社の採用状況を分析できる機能のことです。「採用課題の洗い出し」「改善策の立案」「採用計画の見直し」といった採用のコア業務に役立ちます。
 
たとえば、採用管理システムでは、下記のようなデータの抽出が可能です。

• 求人媒体ごとの応募率
• 求人媒体ごとの選考通過率
• 求人ごとの応募数・面接数・採用数
• 応募から面接設定までのリードタイム　など

 
このようなデータを抽出すれば、「費用対効果の高い求人媒体」や「採用活動のボトルネックとなっている業務」の特定が容易になります。システム上に蓄積されたデータから、自社の採用状況を詳細に分析することで、採用力を強化できるでしょう。

採用管理システムの応募管理機能

ここからは、採用管理システムの応募管理機能をより詳しく解説します。具体的な機能の内容や操作方法などは、システムにより異なりますが、一般的な応募管理機能をひと通り紹介しますので、導入検討の参考にしてください。

求人媒体から応募者情報を取り込み

応募管理機能が搭載された採用管理システムには、転職サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできるものがあります。
 
応募者の氏名や年齢、連絡先、学歴、職務経歴、保有スキル、保有資格など、応募時に取得した情報をシステム上で一元管理することが可能です。
 
応募管理機能がある採用管理システムを導入すれば、応募者情報をExcelなどの管理媒体に、手動で転記する必要がなくなります。

応募者ごとに選考ステータスを付与

応募管理機能つきの採用管理システムには、応募者一人ひとりに、選考ステータスを付与できるものもあります。「書類選考済み」「面接調整中」「面接済み」といった選考ステータスを、リアルタイムで付与できるため、選考の進捗状況が明確に可視化されます。
 
採用担当者が複数人いる場合であっても、「誰に・どのような対応を・いつまでにすべきか」がわかりやすくなるため、適切な連携体制を構築できるでしょう。

応募者への対応業務を部分的に自動化

応募者への対応業務を部分的に自動化できる採用管理システムもあります。たとえば、応募管理機能がある採用管理システムを使って、下記のような対応業務を自動化することが可能です。

• 応募受付メールの自動送信
• 面接日程調整メールの自動送信
• 採用通知／不採用通知メールの自動送信
• チャットボットによる24時間・365日問い合わせ対応

 
採用担当者が、細々とした対応業務から解放され、採用戦略立案などのコア業務に注力しやすくなるでしょう。

重複／ブラックリストの可視化

応募管理機能のひとつとして、「重複応募者の通知機能」や「ブラックリストの管理機能」が搭載されている採用管理システムもあります。
 
「重複応募者の通知機能」とは、過去に応募があった求職者から再度応募された場合に、システム上でアラートを表示する機能です。採用担当者が重複応募に自力で気付いた際、該当の応募者に手動でチェックを入れられるシステムもあります。
 
「ブラックリストの管理機能」とは、過去に「連絡無視」「面接無断欠席」などの問題行動があった要注意応募者に対し、わかりやすい目印をつけられる機能です。要注意応募者から再度応募があった場合などに、画面上でアラートが表示されます。

応募者情報の印刷／CSV出力

応募管理機能を搭載した採用管理システムには、取り込んだ応募者情報の印刷／CSV出力が可能なものもあります。応募状況を他部署と共有したり、応募者情報をExcelなどの他媒体で保管したりする場合に便利です。

採用管理システムで応募管理するメリット

続いて、採用管理システムで応募管理する主なメリットを4つ解説します。採用管理システムの応募管理機能は、業務効率化につながるだけでなく、人為的ミスの防止にも役立ちます。採用活動の精度が全体的に向上するため、活用したほうがよいでしょう。

応募者の情報を一元管理できる

採用管理システムを導入すると、異なる求人媒体を経由した応募者の情報を、同一システム上で一元管理できるようになります。
 
従来の採用活動では、異なる求人媒体からきた応募者の情報を一元管理するために、Excelを活用するケースが多く見られました。しかし、応募者の情報を1件1件、手作業でExcelへ転記するには、非常に多くの時間と労力がかかってしまいます。
 
応募管理機能がある採用管理システムを導入すれば、連携した求人媒体から応募者情報を自動で取り込みできます。採用担当者の作業負担を軽減させながら、応募者情報を正確に管理できるようになるでしょう。

採用活動の業務効率化につながる

一般的に、採用管理システムの応募管理機能には、下記のようなものが挙げられます。

• 応募者情報の取り込み・一元管理機能
• 応募者対応メールの自動送信機能
• 面接スケジュールの一括管理機能
• 採用／不採用通知メールの自動送信機能　など

 
採用管理システムの応募管理機能は、採用業務の効率化につながります。応募者対応のスピードを大幅に改善することも可能です。

採用担当者の人為的ミスを防止できる

応募管理をアナログで行なっている場合、次のような人為的ミスが生じる可能性が高くなります。

応募管理機能つきの採用管理システムを導入すれば、上記のような人為的ミスを防止しやすくなります。応募者対応の質が改善されるため、選考辞退や内定辞退が生じにくくなるでしょう。

ステータスの付与により選考進捗を可視化できる

一般的に、応募管理できる採用管理システムには、応募者一人ひとりに「書類選考済み」「面接調整中」などのステータスを付与する機能があります。各応募者の選考進捗が、明確に可視化されるため、対応漏れなどのトラブルを防止しやすいでしょう。
 
また、選考進捗が可視化されることにより、採用担当者間の業務引き継ぎも楽になります。適切な連携体制を構築しやすくなるため、採用活動が全体的にスムーズになるでしょう。

応募管理に強い採用管理システムの費用相場

一般的に、応募管理に強い採用管理システムを導入するときは、「初期費用」「月額費用」「オプション料金」といった費用がかかります。具体的な金額はシステムにより異なりますが、おおよその費用相場は下記の通りです。

 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事でより詳しく解説しています。最新の費用相場やコストを抑えるコツなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

応募管理に強い採用管理システムの選び方

続いて、応募管理に強い採用管理システムの選び方を解説します。「採用業務のうち、応募管理の工程を特に効率化したい」とお考えの方は、下記5つのポイントに着目してシステムを選ぶと、自社の用途に適したものを導入できるでしょう。

複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ

採用管理システムの応募管理機能には、転職サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を取り込みできる機能があります。この取り込み機能を活用すると、採用担当者が応募者情報を1件1件Excelなどへ手動で転記して保存する必要がなくなるため、作業負担の軽減につながります。
 
ただし、応募者情報を取り込むには、自社が利用している求人媒体と採用管理システムを連携させなくてはなりません。そのため、なるべく多くの求人媒体と連携可能なシステムを導入したほうが、業務効率化につながりやすいといえるでしょう。
 
契約前に「連携可能な求人媒体の種類や数」を確認し、自社が普段利用している媒体から応募者情報を取り込みできるシステムを選びましょう。

セキュリティ強度に優れているものを選ぶ

採用管理システムで応募管理したい場合は、セキュリティ強度にも注目してシステムを選定することが大切です。応募管理機能がある採用管理システムには、応募者の氏名や現住所、学歴、職務経歴などの個人情報が多数保存されます。
 
また、企業によっては、自社の採用戦略や採用計画といった機密情報を、システム上に保管するケースもあるでしょう。セキュリティ強度に優れており、情報漏洩の心配が少ないシステムを導入したほうが、安心して継続利用できます。
 
応募管理機能つきの採用管理システムを選定するときは、契約前に下記のような事項を確認し、セキュリティ強度が高いものを導入しましょう。

• 求人媒体から取り込んだ応募者情報を暗号化して保存できるか
• システム上に保存されたデータの閲覧権限・編集権限を制御できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

カスタマイズ性に優れているものを選ぶ

採用管理システムで応募管理したい場合は、カスタマイズ性に優れたシステムを選ぶことも重要です。採用管理システムには、応募者の管理項目やステータスなどを、自由にカスタマイズできるものがあります。
 
カスタマイズの方法は、「特定の選択肢からプルダウンで該当するものを選ぶタイプ」や「変更したい項目を自由に記入できるタイプ」など、さまざまです。
 
カスタマイズ可能な管理項目の数やステータスの種類なども、システムにより大きく異なります。カスタマイズ性が高く、自社の選考フローに合わせて柔軟に利用できるシステムを選びましょう。

ユーザーサポートが充実しているものを選ぶ

採用管理システムの応募管理機能は、提供会社や利用プランなどによって、「できること／できないこと」が異なります。操作方法や操作画面（UI）もシステムにより異なるため、ユーザーサポートが充実しているものを導入したほうが、問題が生じた場合に安心です。
 
下記のような事項を契約前に問い合わせし、導入サポートや運用サポートが充実しているシステムを選びましょう。

• システムの導入サポートはどのようになっているのか
• システムの導入後も手厚い運用サポートを受けられるか
• ユーザーサポートをどのような方法で行なっているのか
  （チャット・メール・電話・Webミーティング・直接訪問など）
• 採用成功を目指して「カスタマーサクセス」の部分までサポートしてもらえるか

「応募者情報の取り込み」以外の機能も充実しているものを選ぶ

採用管理システムの応募管理機能には、「応募者情報の取り込み」以外にも多数の機能があります。たとえば代表的なものには、下記のような機能が挙げられます。

• 過去に応募された履歴があるか重複チェックできる機能
• 特定の条件に該当する応募者をフィルタリングできる機能
• 「連絡無視」「面接無断キャンセル」など、要注意応募者に目印をつけられる機能

 
上記のような機能があり、「応募者情報の取り込み」以外にも機能面が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。応募管理に関して、どのような機能が装備されているか、オプション機能も含めてよく確認するとよいでしょう。

応募管理に強い採用管理システムの導入フロー

一般的に、応募管理に強い採用管理システムは、下記のようなフローで導入されます。

1. 自社に必要な機能を明確化する
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. 提供会社と打ち合わせを行ない、契約を締結する
4. システムの初期設定を行ない、トライアル運用を開始する
5. トライアル運用で生じた問題を改善し、本格運用を開始する

 
基本的に、採用管理システムを本格運用するまでには、一定の時間と労力がかかります。具体的な導入フローは、提供会社や利用プランなどにより異なりますが、なるべく期間に余裕をもって選定開始したほうがよいでしょう。
 
なお、採用管理システムの導入フローについては、以下の記事でより詳しく解説しています。導入時の流れやポイントなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用管理システムで応募管理の改善に成功した事例

続いて、採用管理システムで応募管理の改善に成功した事例を2つ紹介します。下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、応募管理の改善に成功した事例です。
 
採用管理システムの応募管理機能によって、どのように業務効率化できるかイメージしやすくなりますので、ぜひ参考にご覧ください。

自動メール配信機能などの活用で、面接実施率が約137％の大幅向上

採用管理システム『RPM』の自動メール配信機能などを活用し、面接実施率を約137％、社員採用数を約143％向上させたセンコー株式会社 埼玉業務センターの事例を紹介します。
 
同社は物流・商事・ビジネスサポート・ライフサポートなど、幅広い事業を展開するセンコーグループの中核事業会社です。
 
度重なる応募者対応に時間がかかり、選考辞退や音信不通が多発していたことから、「応募→面接」の歩留まりを改善するため、採用管理システムの導入を検討していました。『RPM』導入時に抱えていた採用課題や導入の決め手、導入後の効果は、下記をご覧ください。

なお、同社の成功事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務を効率化し、面接設定率や社員採用数を向上させたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。
 
▼センコー株式会社 埼玉業務センターの成功事例はこちら

応募情報の一元管理と自動対応で、月間100時間程度の工数削減を実現

採用管理システム『RPM』で、「応募者情報の一元管理」や「応募対応の一部自動化」などを行ない、月間100時間程度の工数削減を実現した株式会社夢真の事例を紹介します。同社は、建設技術者の派遣や施工図の作図をメイン事業としている会社です。
 
以前はExcelで応募管理を行なっていましたが、年間約3万人の応募に対応しなくてはならず、採用担当者の業務負担が大きいため、採用管理システムの導入を検討していました。『RPM』導入時に抱えていた採用課題や導入の決め手、導入後の効果は、下記をご覧ください。

なお、同社の成功事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「応募管理の工数を削減し、空いたリソースで『採用担当者の育成』や『採用課題の改善策立案』などのコア業務に注力したい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。
 
▼株式会社夢真の成功事例はこちら

応募管理におすすめの採用管理システム『RPM』

最後に、応募管理におすすめの採用管理システムを紹介します。応募管理を効率化させたい方には、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。
 
RPMの応募管理に関する機能を3つ抜粋して紹介しますので、ぜひシステム検討時の参考にしてください。

応募者一元管理機能

RPMの「応募者一元管理機能」とは、連携している求人媒体から応募者情報を自動で取り込み、システム上で一元管理できる機能です。上記のイメージ図のように、取り込んだ応募者情報が一覧でわかりやすく表示されます。
 
RPMが連携可能な求人媒体は、業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富であるため、応募者情報の取り込みに最適な採用管理システムといえます。
 
また、Web媒体からの応募者だけでなく、電話からの応募者の情報も、手動入力により保存可能です。Web媒体から情報を取り込んだ応募者に対しては、サンクスメールを自動配信することもできます。

応募者状況管理機能

RPMの「応募者状況管理機能」とは、応募者ごとに選考ステータス（「面接調整中」「面接済み」など）をリアルタイムで付与する機能です。
 
上記のイメージ図のように、応募者一人ひとりに選考ステータスが付与されるため、採用担当者が「誰に対して・いつまでに・どのような対応をすべきか」が明確になります。
 
一定期間、選考ステータスが更新されない場合、RPMが担当者に「対応漏れアラート」で通知します。各ステータスの選択肢や色は、自由にいくつでも追加・並べ替えすることが可能です。

重複・ブラックリスト管理機能

RPMの「重複・ブラックリスト管理機能」とは、過去に応募があった求職者から、再度応募された際に、システムが自動で重複をチェックする機能です。重複応募者に対し、過去に「どの採用担当者が・どのような対応をしたか」といった情報も簡単に確認できます。
 
また、過去に「面接無断キャンセル」などの問題があった要注意応募者に対し、ひと目でわかる目印をつけることも可能です。このほかにも、RPMには応募管理に役立つ機能が多数搭載されています。
 
「採用管理システムを導入し、応募管理にかかわる業務を効率化させたい」とお考えの方には、RPMがおすすめです。以下のURLから、サービスの資料を無料ダウンロードしていただけますので、ご興味のある方はぜひご利用ください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

採用管理システムの応募管理機能について、機能の概要やメリット、導入事例などを紹介しました。一般的に、応募管理できる採用管理システムには、下記のような機能が搭載されています。

• 求人媒体から応募者情報を取り込み
• 応募者ごとに選考ステータスを付与
• 応募者への対応業務を部分的に自動化
• 重複／ブラックリストの可視化
• 応募者情報の印刷／CSV出力

 
応募管理に強い採用管理システムを導入することで、採用業務の大幅な効率化が実現できます。応募管理の煩雑さにお悩みの場合は、導入を検討するとよいでしょう。
 
 
なお、採用管理システムを導入するにあたり、「応募管理に強いものを選びたい」「応募管理以外の機能も充実しているものを選びたい」とお考えの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。
 
RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

RPMは応募管理だけでなく、求人管理や採用分析などに関する機能も充実しています。また、500社以上もの導入実績があり、サポート体制も整っているため、採用管理システムの操作に不慣れな方にも安心してご利用いただけます。
 
採用業務の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
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