採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

採用管理システムには、煩雑になりがちな採用業務を効率化できる機能が多数搭載されています。しかし、世の中にはたくさんの採用管理システムがあるため、「自社で導入するシステムをどのように選べばよいかわからない…」とお困りの方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、採用管理システムの選び方を徹底解説します。採用管理システム選ぶときのポイントや注意点などをわかりやすく解説しますので、「システム選びで失敗したくない」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）とは、煩雑になりがちな採用業務を効率化できるITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から、「ATS」とも呼ばれています。
 
採用管理システムには、「応募者情報の一元管理」や「選考進捗のデータ化」などの機能が搭載されています。企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムが支援できる領域は、下記の図の通りです。

採用管理システムを導入すると、採用活動のうち「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務を効率化することが可能となります。採用管理システムの基本的な機能については後述します。

採用管理システムの基本的な機能

一般的に、採用管理システムには、下記のような基本機能が搭載されています。

なお、採用管理システムの基本機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。「採用管理システムの基本機能や導入メリットを詳しく知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムには、主に以下のような導入メリットがあります。

• 採用業務を効率化できる
• 応募者情報や選考進捗を可視化できる
• 応募者対応のスピード・質を改善できる

 
それぞれの導入メリットについて、詳しく解説します。

採用業務を効率化できる

一般的に、採用管理システムには、以下のような機能が搭載されています。

• 求人案件の一元管理
• 応募者情報の一元管理
• 選考状況の進捗管理
• 内定者情報の管理
• 採用状況の分析

 
上記の機能を活用することで、多数の採用業務を効率化できます。業務過多になりがちな採用担当者の負担軽減につながるでしょう。

応募者情報や選考進捗を可視化できる

採用管理システムには、複数の求人媒体と連携し、応募者の情報を一元管理できる機能があります。応募書類に記載されている情報をまとめるだけでなく、応募者一人ひとりに「返信待ち」「面接調整中」といった選考ステータスを付与し、選考進捗を可視化することも可能です。
 
応募者情報や選考進捗をデータ化・可視化することにより、社内での情報共有がスムーズになります。「採用担当者が複数人いる場合」や「同時進行する求人案件が複数ある場合」などの状況でも、適切な連携体制を構築しやすいでしょう。

応募者対応のスピード・質を改善できる

一般的に、採用管理システムには、応募者へのメール連絡を自動化する機能もついています。たとえば以下のようなメールを、あらかじめ設定した条件に沿って自動送信することが可能です。

• 応募時の一次対応メール（応募受付メールなど）
• 面接や面談の日程調整メール
• 面接前日／当日のリマインドメール
• 採用通知／不採用通知のメール　など

 
応募者対応メールを自動化すれば、採用担当者の多忙による「連絡遅れ」や「連絡モレ」などの人為的ミスを防止できます。
 
また、カレンダーアプリと連携し、面接の日程調整やスケジュール管理を自動化できるシステムもあります。採用管理システムを導入することで、応募者対応のスピードと質が改善されるため、選考辞退や内定辞退の防止にもつながるでしょう。

採用管理システムの選び方

前述した通り、採用管理システムには、採用業務を効率化する機能が多数搭載されています。しかし、機能の詳細や操作性、利用料金などは提供会社により大きく異なるため、自社に適したシステムを導入することが大切です。
 
ここからは、採用管理システムの選び方のポイントを7つ解説します。以下の7点を意識してシステムを選ぶことにより、自社に最適なものを導入しやすくなるでしょう。

タイプ（得意領域）で選ぶ

採用管理システムは、提供会社によりタイプ（得意領域）が異なります。たとえば採用区分に関しては、以下のようなタイプが挙げられます。

• 新卒採用に使いやすいタイプ
• 中途採用に使いやすいタイプ
• 新卒採用／中途採用の両方に使いやすいタイプ
• パート・アルバイト・派遣採用に使いやすいタイプ　など

 
上記のほかにも、特定の業種や職種の採用に特化した採用管理システムもあります。自社が「何の採用にシステムを活用したいのか」を明確に定めたうえで、用途に適した採用管理システムを選ぶことが大切です。
 
なお、新卒採用・中途採用・アルバイト採用に適した採用管理システムの特徴や選び方は、以下の記事でそれぞれ詳しく解説しています。ぜひ、本記事とあわせてご覧ください。
 
▼新卒採用向けの採用管理システム｜選び方や導入メリット、おすすめを紹介

▼中途採用向けの採用管理システム｜選び方やメリット、おすすめを解説

 ▼アルバイト採用管理システムとは｜選び方や導入メリット、おすすめを解説

種類（型）で選ぶ

採用管理システムには、「クラウド型（SaaS型）」と「オンプレミス型」という2つの種類（型）があります。それぞれ異なるメリット・デメリットがあるため、自社にとって使いやすいものを選びましょう。

機能で選ぶ

提供会社によって、採用管理システムに搭載されている機能が異なります。たとえば、「特定のチャットツールと連携可能」「採用サイト（採用ホームページ）を作成可能」など、提供会社によって独自の機能や強みがあります。
 
採用管理システム選定するときは、採用業務のなかで特に効率化したい業務や、自社の採用活動においてボトルネックとなっている業務を洗い出し、課題解決につながる機能が搭載されたものを選ぶとよいでしょう。

料金体系で選ぶ

採用管理システムの料金体系は、大きく「従量課金制」と「固定課金制」の2つに分けられます。従量課金制は、「同時に管理する求人案件数や応募者数」「システムを同時に利用するユーザー数」などの量によって料金が変動します。
 
一方、固定課金制は、基本的に料金が毎月一定です。費用が変動しないため、予算管理しやすいメリットがあります。各料金体系のメリット・デメリットは以下の通りです。自社の予算状況に応じて、使いやすいほうを選びましょう。

なお、採用管理システムの料金体系や費用相場については、以下の記事で詳しく解説しています。コストを抑えるコツなども紹介していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

サポート体制で選ぶ

採用管理システムは、提供会社によってサポート体制も異なります。契約前に下記のような事項を問い合わせし、サポートが充実しているシステムを選ぶとよいでしょう。

• ユーザーサポートをどのような方法で行なっているか
  （チャット・電話・メール・ウェブ会議ツール・直接訪問など）
• システムの導入サポートはどのような内容になっているか
• システムの導入後も手厚い運用サポートを受けられるか
• ユーザーサポートの対応時間は何時から何時までか

 
また、単なる操作方法だけでなく、採用成功を目指してカスタマーサクセスの部分までサポートしてもらえるケースもあります。サポートの方法や内容を確認し、安心して使えるものを選びましょう。

セキュリティで選ぶ

採用管理システムには、「応募者の個人情報」や「自社の採用戦略にかかわる情報」など、多数の機密情報が保存されています。情報漏洩を防ぐため、下記のような機能を有しており、セキュリティ強度が高いシステムを選びましょう。

• ステム上に保存されたデータの閲覧権限を制御できる機能がある
• システム上に保存されたデータの編集権限を制御できる機能がある
• システムに取り込んだデータ（応募者情報など）を暗号化して保存できる
• システムの提供会社がプライバシーマークなどの第三者認証を取得している

連携可能な求人媒体数で選ぶ

一般的に、採用管理システムには、転職サイトなどの求人媒体と連携し、応募者の情報を取り込める機能があります。自社が普段、採用時に利用している求人媒体と連携できるシステムを導入すれば、応募者情報の管理や確認が楽になるでしょう。
 
採用管理システムを選ぶときは、「連携できる求人媒体の種類や数」「連携時のスピード感」などを確認するのがおすすめです。なるべく多数の求人媒体と早く連携できるものを選んだほうが、採用業務の効率化やスピード向上に役立ちます。

採用管理システムを選ぶときの注意点

続いて、採用管理システムを選ぶときの主な注意点を4つ紹介します。採用管理システムを選定する際は、下記の4点に注意すると失敗を防げるでしょう。

複数のシステムを比較検討する

採用管理システムを選ぶときは、複数のシステムを比較検討することが大切です。システムの提供会社によって、搭載されている機能や料金体系、サポート内容などが異なるため、複数社を比較検討したほうが、自社に最適なシステムを選びやすくなります。

用途や課題に適したものを選ぶ

採用管理システムを導入するときは、自社の用途や課題に適したものを選ぶよう心がけましょう。システムによって得意領域や強み、機能などが異なるため、自社の用途や課題に適したものを導入しないと、かえって業務効率の悪化につながる可能性があります。
 
契約前にシステムの機能や強みなどをしっかりと確認し、「自社が効率化したい採用業務」や「解決したい採用課題」に対応可能なものを選びましょう。

導入にかかる時間と労力を考慮する

基本的に、採用管理システムは、下記のようなステップを経て本格運用となります。

1. 自社に必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. ベンダーと打ち合わせを行ない契約締結する
4. システムの初期設定を行ないテスト運用する
5. テスト運用の問題を改善して本格運用を開始する

 
採用管理システムを本格的に運用するまでには、時間や労力、費用がかかります。すぐに本格運用できるわけではないという点を考慮し、ある程度余裕をもって選定開始しましょう。
 
なお、採用管理システムの導入フローについては、以下の記事でより詳しく解説しています。導入フローの詳細や導入事例などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

コストパフォーマンスに優れたものを選ぶ

採用管理システムを選定するときは機能・料金・サポートなど、さまざまな側面からサービスを比較し、総合的に評価の高いものを選ぶことが大切です。
 
何か1点だけ突出して良いシステムがあったとしても、安易に導入することはおすすめできません。さまざまな側面から、多角的にシステムを評価し、コストパフォーマンスに優れたものを選べるよう注意しましょう。

おすすめの採用管理システム

最後に、おすすめの採用管理システムを紹介します。
 
「採用業務を効率化し、採用担当者の負担を軽減したい」
「複数の求人媒体の応募者情報を一元管理し、業務効率化を図りたい」
「応募者へのメール対応を自動化し、面接設定までのリードタイムを短縮したい」
 
採用業務に関して、上記のようにお考えの場合は、株式会社ゼクウが運営する採用管理システム『RPM』がおすすめです。RPMには、主に3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件にしたがって、応募者との連絡や日程調整を自動化

RPMの導入企業を対象に、導入後の効果を調査したところ、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった成果につながったことがわかっています。

※導入企業の実績をもとに算出

RPMの詳しいサービス資料は、以下のURLから無料でダウンロードしていただけます。RPMの基本機能やオプション機能、料金プランなどを詳しく知りたい方は、ぜひ下記資料を無料ダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。
 
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まとめ

採用管理システムの選び方や注意点などを解説しました。採用管理システムを選ぶときは、自社の用途や採用課題に適した機能があるシステムを選ぶことが重要です。契約前に機能面について確認し、自社にとって使い勝手が良いものを選びましょう。
 
また、なるべくセキュリティ強度が高く、サポートが充実しているシステムを選ぶことも大切です。安心して採用業務を効率化できるようにするため、機能や費用以外の側面も入念に確認し、システムを総合的に評価したうえで導入するものを決めるとよいでしょう。

なお、「採用管理システムの選び方に不安がある」「導入効果の高いシステムを選びたい」とお悩みの方には、『RPM』の導入がおすすめです。
 
RPMは、株式会社ゼクウが運営する採用管理システムです。500社以上もの導入実績があり、サポート体制も充実しているため、「初めて採用管理システムを使う」という方にも安心してご利用いただけます。
 
また、RPMには以下のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件にしたがって、応募者との連絡や日程調整を自動化

 
採用管理システムの導入をご検討の方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
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