中小企業向けの採用管理システム｜必要な理由やメリット、選び方、おすすめを解説

採用管理システムには、煩雑になりがちな採用業務を自動化・効率化するための機能が多数搭載されています。近年では、採用人数が多い大企業だけでなく、採用業務の人的リソースが不足しがちな中小企業でも導入する会社が増えています。
 
しかし、世の中には数多くの採用管理システムがあるため、「中小企業向けの採用管理システムはどう選べばいいの？」とお悩みの方もいるでしょう。また、導入するには一定の費用が必要となるため、「本当に導入すべき？」とお迷いの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで本記事では、中小企業に適した採用管理システムについて解説します。採用管理システムが中小企業におすすめの理由や選び方のポイント、導入時の注意点などをわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは

採用管理システム（ATS）とは、煩雑になりやすい採用業務を効率化できるITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。
 
企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムが支援する領域は、下記の図の通りです。

採用管理システムを導入すると、採用活動のうち「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務を効率化することが可能となります。なお、採用管理システムの基本的な機能については後述します。

採用管理システムの基本的な機能

採用管理システムの基本的な機能を以下にまとめました。対応可能な業務や操作方法などは、システムにより異なりますが、基本機能は類似しているケースが多いので、ぜひ参考にご覧ください。

なお、採用管理システムの基本機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。「採用管理システムの基本機能や導入メリットを詳しく知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システムが中小企業におすすめの理由

採用管理システムに限らず、新しいITツールを導入するには初期費用や月額費用などがかかります。必要なコストと見込める成果を天秤にかけ、「本当に導入すべきか？」と悩んでしまうケースも多いでしょう。
 
ここからは、採用管理システムの導入をお迷いの方に向けて、採用管理システムが中小企業におすすめである理由を3つ紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。

現場担当者が採用業務を兼任する場合が多いため

企業規模が大きい会社では、採用業務を専任の人事・採用担当者が行ないます。しかし中小企業は、大企業に比べると人的リソースが少ないため、現場業務の担当者が採用業務も兼任するケースが多くなります。
 
現場業務と採用業務を兼任する担当者が、業務過多に陥りやすくなるため、残業時間も増加しやすいでしょう。採用管理システムを導入すれば、採用業務を部分的に自動化することが可能となります。兼任担当者の業務負担を軽減できるため、残業削減につながります。

応募者への対応スピードが遅くなりやすいため

前述したように、大企業に比べて人的リソースが少ない中小企業では、現場業務の担当者が採用業務も兼任する傾向があります。兼任担当者が業務過多になると、応募者に対する連絡スピードがどうしても遅くなりがちです。
 
兼任担当者が多忙なあまりに、応募者への連絡を忘れてしまうこともあるでしょう。担当者の「連絡遅れ」や「連絡モレ」は、応募者が企業に対して不信感や不安感を持つ原因になってしまいます。
 
採用管理システムには、応募者対応メールの一部を自動送信できる機能があるため、導入すれば「連絡遅れ」や「連絡モレ」などの人為的ミスを防げます。人的リソースがごく少数に限られている状況であっても、応募者対応のスピードを改善しやすいでしょう。

採用活動の精度を向上させる必要があるため

専任の人事・採用担当者がいない企業では、採用活動の専門的な知識や経験が不足しているケースがあります。組織内に採用のノウハウが不足している場合、「採用すべき人材を取り逃がしてしまう」「不採用にすべき人材に内定を出してしまう」などのミスマッチが生じやすくなります。
 
また、自社に適した求人媒体を見極められず、適切でない媒体に求人を掲載してしまい、「求人を出しても応募が集まらない」といった状況に陥るケースもあるでしょう。
 
採用管理システムには、採用状況を分析する機能が搭載されているため、上記のような課題がある企業にとって「採用精度の向上」に役立ちます。システムによっては、応募者への評価をAIでスコア化できるものもあるため、担当者の主観による評価の偏りを軽減できます。
 
採用管理システムは、採用のノウハウが不足している企業ほど、導入したほうがよいツールといえるでしょう。なお、AI搭載の採用管理システムについては、以下の記事で解説しています。採用におけるAIの活用方法などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

中小企業が採用管理システムを導入するメリット

続いて、中小企業が採用管理システムを導入する主なメリットを4つ解説します。

採用業務を自動化・効率化できる

一般的に、採用管理システムには、次のような機能が搭載されています。

• 求人案件の一元管理
• 応募者情報の一元管理
• 採用選考の進捗管理
• 内定者の管理とフォロー
• 採用状況の分析　など

 
また、採用管理システムには、応募者へのメール対応などを自動化できる機能もあります。業務効率化につながる機能が多数搭載されているため、導入すると採用工数の削減に役立ちます。

応募者対応のスピード・質を改善できる

採用管理システムには、応募者対応をサポートする機能があります。たとえば、下記のようなメールを、あらかじめ設定した条件に沿って自動送信することが可能です。

• 応募時の一次案内メール
• 面接の日程調整依頼メール
• 面接前日／当日のリマインドメール
• 採用通知／不採用通知のメール　など

 
また、内定者に対し、入社日まで定期的にフォローメールを自動送信できるシステムもあります。採用管理システムを導入することで、応募者対応のスピードと質が改善されるため、選考辞退や内定辞退の防止に役立つでしょう。

新しい採用手法を取り入れやすくなる

近年は、労働人口の減少にともない、企業間の人材獲得競争が激化しています。必要な人員を確保するため、転職サイトや人材紹介サービスなど、複数の採用手法を併用している中小企業も多いでしょう。
 
採用活動に使う媒体を増やすことにより、自社の採用要件を満たす人材と出会える可能性が高くなります。しかし、利用する媒体を増やせば増やすほど、各媒体を経由した応募者情報の管理などが複雑化するため、採用業務は煩雑になってしまいます。
 
採用管理システムを導入すれば、異なる媒体からの応募者情報を、同一システム上で一元管理できるようになります。応募者情報の確認や管理が効率化されるため、採用担当者の業務負担を軽減しながら、新たな採用手法にトライしやすくなるでしょう。

自社の採用活動を分析して改善できる

一般的に、採用管理システムには、採用状況を分析できる機能が搭載されています。たとえば、採用管理システムを使うと、以下のような分析が可能となります。

• 採用活動の履歴を自動レポーティング
• 各選考ステータス間のリードタイムの計測
• 求人を掲載した媒体ごとに応募～採用までの広告単価を算出
• 「求人媒体別」「部署別」「支店別」などの切り口で、面接設定率や採用率を算出　など

 
分析機能を活用することにより、自社の採用活動において、ボトルネックとなっている部分を具体的に洗い出せるでしょう。具体的な課題がわかると、改善策を考案しやすくなるため、採用活動の成果向上につながります。

中小企業向け採用管理システムの選び方

採用管理システムは、提供会社によって特徴や強みが異なります。導入するときは、自社の用途や採用課題に適したシステムを選ぶことが重要です。
 
中小企業での導入に適した採用管理システムには、主に以下のような特徴があります。

中小企業が採用管理システムを導入する際は、上記のような特徴があるシステムを選ぶとよいでしょう。
 
また、次章より中小企業が採用管理システムを選ぶときのポイントを6つ紹介します。下記の6点を意識すると、自社に適した採用管理システムを選びやすくなるでしょう。

自社の用途や課題に適したものを選ぶ

採用管理システムの機能や強みは、提供会社により異なります。導入する際は、自社の用途や採用課題、選考フローに適したシステムを選びましょう。
 
自社に適したシステムを選ぶには、選定を開始する前に「採用業務のうち特に自動化・効率化したい業務は何か」「自社が解決すべき採用課題は何か」といった条件をなるべく具体的に洗い出しておくことが大切です。
 
自社が効率化したい業務や、解決したい採用課題に対応できる機能が搭載されているシステムを選ぶことで、導入効果を最大化できます。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

「採用管理システムを初めて導入する」「使い慣れていない」という場合は、サポート体制が充実しているものを選ぶのがおすすめです。システムを選定する際に、下記のような事項をベンダーに問い合わせし、ユーザーサポートの内容を確認しましょう。

• システムの導入サポートは、どのような内容になっているのか
• システムの導入後も、運用サポートを気軽に受けられるのか
• ユーザーサポートをどのような方法で行なっているのか
  （チャット・メール・電話・ウェブ会議ツール・直接訪問など）
• ユーザーサポートの対応時間は、何時から何時までなのか
• 採用成功を目指して「カスタマーサクセス」の領域まで手厚くサポートしてもらえるのか

複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ

中小企業向けの採用管理システムには、求人サイトや求人検索エンジンなどの求人媒体と連携し、応募者情報を取り込みできる機能があります。複数の求人媒体と連携できるシステムのほうが、応募管理を行なう際に便利です。
 
採用管理システムを選ぶときは、連携できる求人媒体の種類や数を確認しましょう。「自社が普段使っている媒体に連携可能か」「連携時のスピード感はどの程度か」といった部分も確認し、応募者情報を取り込みやすいシステムを選ぶのがおすすめです。

セキュリティ強度に優れたものを選ぶ

採用業務では、中小企業も大企業と同様に、「応募者の個人情報」や「自社の採用計画」といった機密情報を数多く取り扱います。採用管理システムを導入するときは、セキュリティ強度が高く、情報漏洩の心配が少ないものを選ぶ必要があります。
 
システムを選定する際に、下記のような事項をベンダーに問い合わせし、セキュリティ強度をチェックしましょう。

• システム内に保存されたデータの閲覧権限を制御できるか
• システム内に保存されたデータの編集権限を制御できるか
• システム内に取り込んだデータ（応募者の情報など）を暗号化できるか
• システムの提供会社がプライバシーマークなどの第三者認証を取得しているか

コストパフォーマンスが高いものを選ぶ

中小企業向けの採用管理システムを検討するときは、機能面だけでなく、料金や操作性、サポート内容、セキュリティ強度など、さまざまな面からサービスを比較することが大切です。
 
ただ単に「費用が安い」「機能が多い」などの理由だけで導入すると、自社の採用業務に適さないシステムを選んでしまう可能性があります。採用管理システムを選ぶときは、多角的にサービスを評価し、自社にとってコストパフォーマンスが高そうなものを選びましょう。
 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事で詳しく解説しています。費用相場やコストを抑えるコツなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

自社の採用活動を分析できるものを選ぶ

中小企業向けの採用管理システムを選定するときは、分析機能が搭載されているものを選びましょう。分析機能がある採用管理システムなら、蓄積されたデータをもとに、自社の採用状況を数値的に分析できます。自社の採用活動における「課題の特定」や「改善策の立案」が容易となり、採用力を強化できるでしょう。
 
「採用管理システムを初めて導入するため、分析機能の使い方がわからない…」という場合は、ベンダーに使い方や活用方法を相談してみましょう。採用課題や用途に適したプランを紹介してもらえるケースもあるので、気軽に問い合わせしてみるとよいでしょう。

中小企業が採用管理システムを導入する際の注意点

続いて、中小企業が採用管理システムを導入する際の注意点を紹介します。導入を検討する際は、下記2点に注意すると、自社にとって費用対効果の高いシステムを選定できるでしょう。

複数の採用管理システムを比較検討する

採用管理システムを導入するときは、必ず複数のサービスを比較検討して選ぶようにしましょう。採用管理システムは提供会社により特色が異なるため、比較検討せずに導入すると、思うような成果が得られない可能性があります。
 
機能・費用・操作方法・サポート体制・セキュリティ強度など、さまざまな側面から複数のシステムを比較し、総合的に評価の高いものを導入するのがおすすめです。

運用を開始するまでには一定の労力と時間が必要

一般的に、採用管理システムは、下記のようなフローで運用開始となります。

1. 自社に必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. ベンダーと打ち合わせを行ない契約締結する
4. システムの初期設定を行ないテスト運用する
5. テスト運用の問題を改善して本格運用を開始する

 
契約してすぐに運用できるわけではなく、段階を踏む必要があるため、ある程度は期間に余裕をもって選定開始したほうがよいでしょう。
 
また導入後、実際にシステムを利用する社員に対し、機能の説明や導入研修などを行なう必要もあります。本格運用までに、一定の時間と労力がかかることを考慮しながら、導入計画を立てましょう。
 
なお、採用管理システムの導入フローについては、以下の記事で詳しく解説しています。フローの詳細や導入事例などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

中小企業におすすめの採用管理システム

最後に、中小企業におすすめの採用管理システムを紹介します。

採用管理システムを導入するなら『RPM』

「採用業務を効率化し、担当者の負担を軽減したい」
「複数の求人媒体の応募者情報を、同一システム上で一括管理したい」
「応募者へのメール連絡を自動化し、面接設定までのリードタイムを短縮したい」
 
上記のようにお悩みの場合は、株式会社ゼクウが運営する採用管理システム『RPM』がおすすめです。RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携可能な求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一括管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者への連絡や日程調整を自動化

『RPM』の主な導入効果

※導入企業の実績をもとに算出

RPMの導入企業を対象に、導入後の効果を調査したところ、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった結果につながったことが判明しています。RPMを導入すれば、限られた人的リソースで、採用活動の成果を最大化できるでしょう。

『RPM』の導入サポート

RPMはユーザーへの導入サポートや運用サポートも充実しています。ご要望や解決したい採用課題を丁寧にヒアリングし、適したプランをご提案するだけでなく、導入時の初期設定や運用後の定期的なサポートも行います。「採用管理システムを初めて使う」という方も、安心してお問い合わせください。
 
なお、RPMの詳しいサービス資料は、以下のURLから無料でダウンロードすることが可能です。RPMの基本機能やオプション機能、料金プランなどを詳しく知りたい方は、ぜひ下記資料を無料ダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。

 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

採用管理システムが中小企業におすすめの理由や選び方のポイント、導入時の注意点などを解説しました。採用管理システムには、以下のような導入メリットがあります。

• 業務効率化により採用担当者の負担軽減につながる
• 応募者対応のスピード・質を改善できる
• 新しい採用手法を取り入れやすくなる
• 自社の採用活動を分析して改善できる

 
採用管理システムは、採用人数が多い大企業だけでなく、人的リソースや採用ノウハウが不足しがちな中小企業にもおすすめです。
 
導入にあたり、「どんなシステムを選べばよいかわからない」「安心して使い続けられるシステムを選びたい」とお困りの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。
 
RPMは、株式会社ゼクウが運営する採用管理システムです。500社以上もの導入実績があり、サポート体制も充実しているため、「採用管理システムを初めて導入する」という中小企業の方にも安心してご利用いただけます。
 
採用管理システムの導入をご検討の際は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
▼RPMの企業様向けページ