採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システム（ATS）には、「応募者情報の管理機能」や「採用状況の分析機能」など、採用業務に役立つ機能が多数搭載されています。採用管理システムを導入すれば、担当者の業務負担を軽減しながら、採用の成果を向上させることが可能となるでしょう。
 
本記事では、採用管理システムの基本機能について詳しく解説します。採用管理システムの導入メリットや選び方、導入事例なども紹介しますので、「採用業務を効率化させたい」とお考えの方は、ぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS）とは、採用業務の効率化に役立つ機能が搭載されたITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。
 
企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムがサポートする領域は、以下の図の通りです。

採用管理システムは、企業の「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務をサポートすることが可能です。採用以降の業務は、人事管理システムのサポート領域となります。なお、採用管理システムの基本機能については後述します。

採用管理システムに注目が集まっている理由

近年、採用管理システムは、企業規模を問わず多くの会社から注目されています。採用管理システムに注目が集まっている主な理由には、「採用手法の多様化」が挙げられるでしょう。
 
近年は、少子高齢化による労働人口減少にともない、企業間の人材獲得競争が激化しています。業種や職種を問わず、採用難易度が上昇しているため、多様な採用手法を組み合わせて活用し、人員確保に努める企業が増えています。
 
複数の採用手法を併用すれば、自社のターゲット像に合致する人材と出会える可能性が上がるでしょう。しかし、採用手法を増やせば増やすほど、応募者対応などの採用業務は煩雑になります。
 
こうした人材採用市場の流れを受け、「採用業務を効率化したい」「採用担当者の業務負担を軽減させたい」という需要が高まっているため、採用管理システムの導入を検討する企業が増えているようです。

採用管理システム（ATS）の基本機能

ここからは、採用管理システムの基本機能について解説します。システムの提供会社やプランなどにより多少異なりますが、一般的に採用管理システムには、下記のような機能が標準搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析

 
採用管理システムの基本機能をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

求人情報の管理機能

一般的に、採用管理システムには、自社の求人情報を一元管理する機能が搭載されています。たとえば、複数の求人サイトや求人検索エンジンと連携し、下記のような情報を一元管理したり、一括更新したりすることが可能です。

• 求人票の内容
• 求人ごとの募集状況
• 求人ごとの広告単価　など

 
また、システムによっては採用ページ（採用サイト）を作成し、連携して管理できるケースもあります。外部の求人媒体だけでなく、自社で作成した採用ページの求人情報も一元管理できるため便利です。

応募者情報の管理機能

採用管理システムには、連携した求人媒体から応募者情報を取り込み、一元管理できる機能も搭載されています。たとえば、下記のような応募者情報の一元管理が可能です。

• 履歴書に記載された情報
• 職務経歴書に記載された情報
• 応募時に経由した求人媒体の名称
• （人材紹介サービスを利用した場合）紹介元のサービス名　など

 
採用管理システムには、データの閲覧権限や編集権限を制御する機能もあります。個人情報を適切に保護しながら、応募管理を効率化できるでしょう。
 
また、応募者対応の一部を自動化できるケースもあります。たとえば、あらかじめ設定した条件にしたがって、応募者にメールを自動送信したり、面接日程のスケジュール調整を自動化したりすることが可能です。

選考進捗の管理機能

採用管理システムには、選考進捗を可視化して管理する機能もあります。たとえば、採用管理システムを使って、選考進捗にかかわる下記のような事項を管理することが可能です。

• 求人ごとの選考の進捗状況
• 応募者ごとの選考ステータス
• 求人媒体ごとの応募者数・内定者数　など

 
また、カレンダーアプリと連携し、面接日程や採用イベントの開催日程などを一元管理できるシステムもあります。採用担当者が複数人いる場合でも、選考のスケジュールや進捗状況がわかりやすくなるため、社内で適切な連携体制を構築しやすいでしょう。

内定者管理・フォロー機能

内定者の管理やフォローに役立つ機能を備えた採用管理システムもあります。内定者管理・フォローにかかわる機能としては、下記のようなものが挙げられます。

• 内定通知メールの自動送信
• 内定者面談などのスケジュール調整
• 入社に必要な書類の提出状況の管理
• フォローメールを入社日まで定期的に自動送信　など

 
採用管理システムを活用し、内定者に対して適切な管理・フォローを実施することで、内定辞退を防ぎやすくなるでしょう。

採用状況の分析機能

採用管理システムには、採用状況を分析するための機能も備わっています。システム内に蓄積されたさまざまなデータを、特定の条件で抽出して分析できるため、採用課題の特定や改善策の立案に役立ちます。
 
たとえば、採用管理システムを使って、下記のようなデータを抽出することが可能です。

• 求人媒体ごとの応募率
• 求人媒体ごとの選考通過率
• 求人ごとの応募数・面接数・採用数
• 応募から面接設定までのリードタイム　など

 
採用管理システムで上記のような情報を抽出すると、「自社にとって効果の高い求人媒体は何か」「自社の採用活動でボトルネックとなっている部分はどこか」といった分析ができます。採用状況を具体的に分析することで、採用力強化につながるでしょう。

採用管理システム（ATS）の導入メリット

続いて、採用管理システムの導入メリットを5つ紹介します。採用管理システムに搭載された機能を活用することによって、採用業務にどのような変化が生じるのか、詳しく見ていきましょう。

採用業務の効率化を図れる

採用管理システムには、煩雑な採用業務を効率化できる機能が多数搭載されています。詳細はシステムにより異なりますが、一般的には下記のような機能が備わっているため、採用担当者の業務負担を軽減することが可能です。

• 応募者情報の取り込み・一元管理機能
• 応募者対応メールの自動送信機能
• 面接スケジュールの一括管理機能
• 採用／不採用通知メールの自動送信機能　など

選考状況を可視化・共有できる

採用管理システムを導入すると、求人ごとの選考状況をシステム上で可視化することが可能となります。「複数の職種／複数の拠点で同時に求人募集する」という状況が重なっても、求人ごとの選考状況を把握しやすいでしょう。
 
採用管理システムは、採用担当者が複数人いる場合にも便利です。選考状況が可視化されることにより、採用業務の引き継ぎなどが容易になるため、適切な連携体制を整えやすくなります。

応募者対応のスピードと質を改善できる

一般的に、採用管理システムには、応募者への対応業務を効率化する機能が搭載されています。たとえば、下記のような機能によって対応業務を効率化し、応募者対応のスピードを改善することが可能です。

• 応募受付メールの自動送信機能
• 面接日程調整メールの自動送信機能
• 面接日程の自動予約機能
• 面接前日／当日のリマインドメールの自動送信機能
• 採用／不採用通知メールの自動送信機能　など

 
メールの自動送信機能が搭載されている場合、メール文面や配信条件などを事前に設定できるケースもあります。あらかじめ設定した条件に沿って、応募者対応が自動化されるため、「採用担当者によって対応が遅かった／悪かった」などの事態を防ぎ、対応業務の質を一定以上に保つことも可能となるでしょう。

データに沿った採用戦略を立てられる

多くの採用管理システムには、採用状況を数値的に分析する機能が搭載されています。分析機能を活用すると、データに沿った採用戦略を立てられるようになるため、自社の採用力強化につながるでしょう。
 
たとえば、採用管理システムを導入すると、下記のような分析が可能となります。

• 求人媒体ごとの応募率や選考通過率の分析
• 求人ごとの面接設定率や採用率の分析
• 選考ステータス間のリードタイムの計測
• 応募者アンケートの作成および結果の集計　など

 
分析結果をもとに、採用戦略を具体的に立案すれば、採用活動のパフォーマンスがより改善されるでしょう。

人為的ミスを防げる

採用管理システムには、「応募者情報の自動取り込み」「応募対応メールの自動送信」など、採用業務の一部を自動化できる機能が複数搭載されています。採用管理システムを導入することにより、担当者の人為的ミスを防止しながら、採用業務の精度を向上できるでしょう。
 
たとえば、応募者情報をExcelに1件ずつ手入力し、管理している場合、入力間違いによって「本来、書類選考の時点で不合格にすべき応募者を合格にしてしまった」などの人為的ミスが生じやすくなります。
 
しかし、採用管理システムならば、連携した求人媒体から応募者情報を自動的に取り込みできるため、入力間違いによるミスマッチを防止することが可能です。採用業務のスピードと精度が上がるため、求める人材を獲得しやすくなるでしょう。
 
なお、採用管理システムの導入メリットについては、以下の記事でも解説しています。「導入すべきか迷っている」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムのメリット｜機能や解決できる課題、選び方も解説

採用管理システム（ATS）の選び方

続いて、採用管理システムの選び方のポイントを5つ解説します。採用管理システムを選ぶときは、機能面だけでなく下記5点にも注目すると、自社に適したものを選べるでしょう。

自社の用途や選考フローに合うものを選ぶ

採用管理システムは、対応業務が提供会社やプランなどにより異なります。なかには特定の雇用形態や採用手法に特化して開発されたシステムもあります。採用管理システムを導入するときは、自社の用途や選考フローに適したものを選ぶことが重要です。
 
契約前に下記のような事項を明確化し、自社に適したシステムを導入できるようにしましょう。

• 多数ある採用業務のうち、どの業務を効率化したいのか
• 何の採用区分（新卒／中途／アルバイトなど）でシステムを活用したいのか
• 何の採用手法（求人サイト／リファラルなど）でシステムを活用したいのか　など

複数の求人媒体と連携可能なものを選ぶ

一般的に、採用管理システムには、求人サイトや求人検索エンジンなどの求人媒体と連携し、応募者情報を取り込む機能があります。連携可能な求人媒体の種類や数が多いシステムを選びましょう。
 
提供会社によっては、「○○の求人媒体と連携可能か？」と問い合わせすると、無料で調査してもらえるケースがあります。自社が普段、採用活動で利用している媒体と連携できるか、きちんと確認したうえで契約しましょう。

サポート内容が充実しているものを選ぶ

採用管理システムを初めて導入する場合は、カスタマーサポートが充実しているものを選ぶのがおすすめです。契約前に下記のような事項を問い合わせし、安心して使えるシステムを選びましょう。

• カスタマーサポートをどのような方法で実施しているか
  （チャット・電話・メール・オンライン会議ツール・直接訪問など）
• システムの導入サポートはどのような内容か
• 導入後も手厚い運用サポートを受けられるか
• サポートの対応時間は何時から何時までか　など

料金・機能・操作性のバランスが良いものを選ぶ

採用管理システムを導入するときは、多くの場合、「初期費用」「月額費用」「オプション料金」といった費用がかかります。機能面だけでなく、費用面も事前に確認し、費用対効果が高いシステムを選びましょう。
 
また、各機能の操作方法や操作画面（UI）も、システムによって異なります。操作性が悪いと、導入したことにより業務効率が悪化してしまう可能性があるため、操作性が良いものを選ぶことも重要です。
 
システムの詳しい資料を請求したり、「操作マニュアルが完備されているか」などを提供会社へ問い合わせたりして、操作性が良く使いやすいシステムを選びましょう。
 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事で詳しく解説しています。最新の費用相場やコストを抑えるコツなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

セキュリティ強度が高いものを選ぶ

採用管理システムには、応募者の個人情報や自社の採用計画などの機密情報が、多数保存されます。セキュリティ強度が高く、情報漏洩の心配が少ないものを導入することも大切です。
 
契約前に下記のような事項を確認し、セキュリティ強度に優れたシステムを選びましょう。

• データの閲覧権限を制御する機能があるか
• データの編集権限を制御する機能があるか
• 取り込んだデータ（応募者情報など）を暗号化して保存できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

 
なお、採用管理システムの選び方については、以下の記事でより詳しく解説しています。「システム選びで失敗したくない」とお考えの方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。
 
▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

採用管理システムの導入フロー

一般的に、採用管理システムは以下のようなフローで導入し、運用開始となります。

1. 自社に必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. 提供会社と打ち合わせを行ない契約締結する
4. システムの初期設定を行ないテスト運用する
5. テスト運用の問題を改善して本格運用を開始する

 
フローの詳細は、提供会社やプランなどにより異なりますが、基本的に採用管理システムを本格運用するまでには、一定の時間と労力がかかります。なるべく時間に余裕をもって、選定を開始したほうがよいでしょう。
 
なお、採用管理システムの導入フローについては、以下の記事でより詳しく解説しています。導入時の詳細な流れやポイントなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用管理システムの導入事例

続いて、採用管理システムの導入事例を2つ紹介します。下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、採用業務の効率化に成功した事例です。
 
採用管理システムによって、どのように業務効率化できるのかイメージしやすくなりますので、ぜひ参考にご覧ください。

自動化機能などを活用し、面接設定率2.2倍・採用率3倍を実現！

採用管理システム『RPM』を活用し、年間2,200名の応募者を社員1人で対応。なおかつ「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現した株式会社グラン・グルメの事例を紹介します。
 
同社は100を超える介護施設に、毎日2万食の給食を提供している企業です。企業の成長にともない、採用業務を効率化するため、採用管理システムの導入を検討していました。システム導入時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記をご覧ください。

なお、同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務を効率化し、面接設定率や採用率を向上させたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。
 
▼シップヘルスケアフード株式会社の導入事例はこちら

複数媒体からの応募を一元管理し、対応時間を1/2に削減。担当者は残業ゼロへ！

採用管理システム『RPM』を活用し、応募者対応にかかる時間を1/2に削減。採用担当者の残業時間も削減できただけでなく、面接設定率アップも実現した株式会社セレクティの事例を紹介します。
 
同社は主にIT業界・建設業界への人材派遣を手がけている企業です。以前はExcelで応募管理していましたが、増加する応募者の対応に苦慮し、採用管理システムの導入を検討していました。システム導入時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記をご覧ください。

なお、同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「応募者への対応業務を効率化し、採用担当者の負担を軽減させたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。
 
▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

採用管理システムは『RPM』がおすすめ

最後に、採用管理システム『RPM』に標準搭載されている機能を6つ紹介します。「応募者情報の管理などを効率化したい」とお悩みの方は、ぜひRPMの導入をご検討ください。

応募者管理機能

RPMには、下記3つの応募管理機能が標準搭載されています。応募者情報の管理を効率化できるだけでなく、「対応の抜け漏れ防止」や「選考状況の共有」などにも役立ちます。

エージェント機能

RPMのエージェント機能とは、各エージェントがシステムを直接操作できる機能のことです。エージェントごとにIDとパスワードを発行すると、応募者情報の入力や確認などをエージェント側が直接行えるようになります。
 
ただし、RPMに蓄積された情報のうち、エージェント側の担当者が操作できるのは、「その担当者自身が作成した応募者情報」のみとなります。
 
また、求人媒体ごとに閲覧制限を設けることも可能です。「そのエージェントが担当する媒体の情報」のみ閲覧可能となるため、エージェント側に見られたくない情報を無断でチェックされる心配はありません。

簡単メール送信機能

RPMの簡単メール送信機能とは、応募者へのメール対応業務を効率化できる機能です。メール文面のテンプレートを事前登録することで、応募者一人ひとりにかかっていたメール作成の手間を削減できます。
 
また、過去の応募者を掘り起こしたいときは、「特定の条件で絞り込みをかけ、その条件に適した人材へスカウトメールを一括送信する」といった活用方法も可能です。

面接スケジュール管理機能

RPMには、面接スケジュール管理機能も標準搭載されています。異なる求人媒体を経由した応募者の面接スケジュールを、システム上で一元管理することが可能です。
 
以下の画像は、RPMの面接スケジュール管理画面の一部です。「何日に・誰と面接予定が入っているか」「面接可能枠がいくつ残っているか」といった状況がひと目でわかるため、採用担当者のスケジュール管理や調整が楽になるでしょう。

分析データ表示機能（CVR）

RPMには、システム上に蓄積された情報をもとに、採用状況を分析できる機能があります。以下の図は、RPMにおける採用分析画面のイメージ例です。

応募から採用までの「歩留まり」「移行率」「平均リードタイム」などをシステム上で可視化できるため、採用活動のボトルネックとなっている部分を特定しやすくなります。
 
また、「求人媒体ごと」「拠点ごと」といったように、特定の範囲を指定して、採用状況を分析することも可能です。効果の高い求人媒体を選定したり、拠点ごとに採用活動のボトルネック部分を特定したりすることに役立ちます。

ユーザー別 閲覧制限管理機能

RPMには、ユーザーごとに閲覧制限をかける機能も標準搭載されています。「担当者ごと」「拠点ごと」など特定の範囲で、閲覧権限を細かく指定することが可能です。
 
下記の表は、RPMの閲覧制限管理機能を使って、本社・エリア・店舗ごとにデータの閲覧権限を指定する場合の活用例です。各担当者が、管轄の業務範囲に適したデータのみ閲覧可能となるため、情報漏洩の防止に役立ちます。

まとめ

採用管理システムの基本的な機能や導入メリット、選び方のポイント、導入事例などを紹介しました。一般的に、採用管理システムには、下記のような機能が搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析

 
採用管理システムを導入すると、煩雑な採用業務を効率化できます。「採用担当者の負担軽減」や「応募者対応スピードの改善」などに役立つため、業務効率化にお悩みの場合は、導入を検討するとよいでしょう。

なお、採用管理システムを導入するにあたり、「機能やサポートが充実したシステムを選びたい」とお考えの場合は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。
 
RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

また、RPMには500社以上もの導入実績があり、サポート体制も充実しているため、採用管理システムの操作に不慣れな方にも安心してご利用いただけます。採用業務の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

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▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
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