採用管理システムのメリット｜機能や解決できる課題、選び方も解説

採用管理システムには、「求人情報や応募者情報の管理」「選考進捗のデータ化」「採用状況の分析」などの機能が搭載されています。煩雑になりがちな採用業務を効率化できるため、多くの企業にとってメリットが大きいシステムといえるでしょう。
 
しかし、採用管理システムを導入するには、ある程度の時間と労力がかかるため、「本当に自社に導入すべきか見極めたい」「より具体的なメリットを知りたい」とお考えの方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、採用管理システムのメリットや機能、選び方のポイントなどを解説します。採用管理システムで解決できる課題や、実際の導入事例なども紹介しますので、採用活動の工数削減をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

採用管理システムとは？

採用管理システムとは、企業の人材採用に必要な情報を一元管理し、煩雑になりやすい採用業務を効率化するツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から、ATSとも呼ばれています。
 
企業の人事・採用に関する業務のうち、採用管理システムがサポートする領域は、以下の図の通りです。

また、採用管理システムには、下記のような機能が搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗のデータ化
• 内定者の情報管理・フォロー
• 採用状況の分析

 
採用管理システムを導入すれば、採用業務の効率化および採用力強化につながります。なお、システムの基本的な機能については次章で後述します。

採用管理システムが注目されている理由

採用管理システムは近年、企業規模を問わず多くの会社から注目されています。採用管理システムが注目されている理由には、主に「採用手法の多様化」が挙げられるでしょう。
 
近年は、求人サイトや人材紹介サービスといった定番の手法だけでなく、リファラル採用やダイレクトリクルーティング、ソーシャルリクルーティングなどの多種多様な採用手法が活用されるようになっています。採用チャネルを増やせば、自社のターゲット人材と出会える可能性が向上するためです。
 
しかし、採用チャネルを増やせば増やすほど、各媒体の情報管理や応募者対応などの採用業務は煩雑になります。こうした状況のなか、「煩雑になりがちな採用業務を自動化したい」「採用業務を効率化しながら採用力を強化したい」という需要が高まっているため、採用管理システムを導入する企業が増えているようです。

採用管理システムの基本的な機能

ここからは、採用管理システムの基本的な機能について解説します。一般的に、採用管理システムには、以下のような機能が搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 採用選考の進捗管理
• 内定者の情報管理・フォロー
• 自社の採用状況の分析

 
それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

求人情報の管理

採用管理システムには、自社の求人情報を一括管理する機能があります。たとえば、求人に関する以下のような情報をシステム上で管理することが可能です。

• 求人募集する職種や部署
• 求人情報ごとの募集期限
• 採用予定数や採用要件
• 求人情報を掲載した媒体名　など

 
また、システムによっては、自社の採用サイトとも連携可能です。自社サイトからの応募と、他社の求人媒体からの応募を同一システム上で一括管理できるため、「複数ポジションの同時採用」や「人材の大量採用」などの場面で役立ちます。

応募者情報の管理

採用管理システムには、応募者情報を一元管理できる機能もあります。たとえば、応募者に関する以下のような情報を、システム上で管理することが可能です。

• 履歴書に記載された情報
• 職務経歴書に記載された情報
• 応募時に経由した求人媒体の名称
  （人材紹介サービスを利用した場合）紹介元のサービス名　など

 
上記のほか、応募時に送信する一次対応メールや面接の日程調整メール、面接前のリマインドメールなどを自動化する機能が搭載されたシステムもあります。応募者への対応遅れや対応漏れを防げるため、選考辞退の防止にもつながるでしょう。
 
また一般的に、採用管理システムには、情報の閲覧権限を制御する機能もあります。システム上の情報にアクセスできる社員を限定することで、個人情報の適切な保護・保管に役立ちます。

採用選考の進捗管理

採用管理システムを導入すると、採用選考の進捗状況をデータ化できます。たとえば、採用選考の進捗に関する以下のような情報をシステム上でデータ化し、可視化することが可能です。

• 求人案件ごとの進捗状況
• 求人媒体ごとの応募者数・内定者数
• 応募者ごとの適性検査や各種テストの結果
• 応募者ごとの書類選考や面接選考の内容・評価　など

 
採用管理システムを導入し、選考状況をデータ化・可視化することにより、採用担当者間の情報共有がスムーズになります。求人の募集開始から、採用までの時間短縮にも役立つでしょう。

内定者の情報管理・フォロー

採用管理システムには、内定者の情報管理や内定者フォローに役立つ機能が搭載されているサービスもあります。たとえば、内定者に対する以下のような業務を自動化し、効率化することが可能です。

• 内定通知メールの自動送信
• 内定者との面談スケジュールの日程調整
• 入社に必要な書類の提出状況のデータ化
• 入社日まで定期的にフォローメールを自動送信　など

 
採用管理システムを導入し、内定者とのコミュニケーションを迅速に行なうことで、内定辞退を防げるでしょう。

採用状況の分析

採用管理システムには、採用業務を進めるために必要な情報が多数保管されています。システム上に蓄積された情報を数値的に洗い出して分析し、採用課題の特定や解決に活用することも可能です。
 
たとえば、採用管理システムで以下のような情報を抽出すると、自社の採用活動においてボトルネックとなっている部分の分析・改善に役立つでしょう。

• 求人媒体ごとの応募率
• 求人媒体ごとの選考通過率
• 求人案件ごとの応募数・面接数・採用数　など

 
なお、採用管理システムの主な機能や種類などについては、以下の記事でも詳しく解説しています。「採用管理システムの基本をもっと詳しく知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
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▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

採用管理システムのメリット

続いて、採用管理システムのより具体的なメリットを5つ紹介します。

採用選考の進捗状況を可視化できる

採用管理システムを導入すると、選考の進捗状況を可視化できるようになります。たとえば、下記のような選考進捗に関わる情報をシステム上でリアルタイムにデータ化し、可視化することが可能です。

• 求人案件ごとの応募者数
• 求人媒体ごとの内定者数
• 応募者ごとの選考ステータス
• 応募者ごとの適性検査や面接選考の結果　など

 
選考の進捗をリアルタイムで可視化できれば、「採用業務が計画通りに進んでいるか否か」がわかりやすくなります。進捗が遅れている場合に、対策を講じやすいでしょう。

社内の情報共有がスムーズになる

前述した通り、採用管理システムを導入すると、選考の進捗状況がリアルタイムでデータ化・可視化できるようになります。選考進捗が可視化されれば、採用担当者間の情報共有もスムーズになるため、採用業務の停滞を防げるでしょう。
 
また、選考状況をデータで可視化することにより、「採用選考の属人化」も防止できるようになります。一般的に、採用選考が属人化された状態には、「特定の採用担当者を経由しなければ選考が進まない状況」に陥りやすくなるデメリットがあります。
 
しかし、選考の進捗状況をシステム上で可視化し、「採用担当の社員ならば誰でも対応できる状況」をつくれば、採用選考をスムーズに進めやすくなるでしょう。結果的に、採用担当者一人あたりの業務負担を軽減することにもつながります。

応募者対応のスピードと質を向上できる

採用管理システムは、応募者対応のスピードと質を向上させることにも役立ちます。たとえば、応募者対応に必要な以下の業務を自動化・効率化できるため、対応遅れや対応漏れの防止につながります。

• 応募後の一次対応メールの自動送信
• 面接の日程調整メールの自動送信
• 面接前日や当日のリマインドメールの自動送信
• 採用通知メールや不採用通知メールの自動送信　など

 
採用管理システムには、面接の日程調整などを自動化するにあたり、カレンダーアプリと連携できるものもあります。応募から面接設定までのリードタイムを短縮できるだけでなく、採用業務全体のスケジュールをシステム上で一元管理し、担当者間で共有しやすい点も大きなメリットです。

採用担当者の業務負担を軽減できる

採用管理システムを導入すると、複数の求人案件や応募者情報を同一システム上で一元管理できるようになります。
 
また、応募時の一次対応メールや面接案内メール、面接前のリマインドメール、選考結果の通知メールといったメール対応の数々を自動化する機能もあるため、採用担当者の負担軽減につながります。
 
採用担当者が細々とした雑務から解放された結果、「採用課題の特定や改善」「採用戦略の立案」といった人材採用のコア業務に集中しやすくなるため、自社の採用力強化にもつながるでしょう。

採用活動を数値的に分析できる

採用管理システムを導入すると、システム上に蓄積された採用活動に関するさまざまなデータを数値として抽出・分析できるようになります。
 
たとえば求人を掲載した媒体ごとに、求人の閲覧数・応募数・採用数などを抽出し、媒体ごとの選考通過率を洗い出せば、「自社が重点的に使うべき求人媒体の選定」に役立つでしょう。
 
また、採用活動の結果を数値的に分析することで、ボトルネックとなっている部分の特定や改善にも取り組みやすくなります。採用活動の精度向上にもつながるため、自社が求める人材を確保できる可能性が高まるでしょう。

採用管理システムで解決できる課題

採用管理システムには、企業の人材採用をサポートする機能が多数搭載されています。ここからは、採用管理システムで解決できる課題について解説します。

採用担当者の業務負担を軽減したい

「採用業務が煩雑で、採用担当者の残業時間が増えてしまう」
「現場担当者が採用業務も兼任しているため、多忙になりすぎてしまう」
このような課題がある場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。
 
採用管理システムには、求人案件ごとの選考状況や応募者情報を一元管理したり、メール対応の一部を自動化したりする機能が搭載されています。採用担当者の負担軽減に役立つため、残業時間の削減につながるでしょう。
 
また、採用担当者が細々とした雑務から解放されると、「人材の評価項目の設定」「採用戦略の策定」といった採用のコア業務に注力できるようになります。その結果、採用の精度が向上し、「ミスマッチの防止」や「人材の定着率アップ」などにもつながります。

応募者への連絡遅れ・連絡モレを防止したい

「採用担当者が多忙で、応募者への連絡遅れ・連絡モレが多発してしまう」
「応募者へのメール対応が遅れてしまい、選考辞退につながるケースがある」
採用管理システムは、上記のような課題の解決にも有効です。
 
採用管理システムには、応募者対応に必要なメールを自動送信できる機能があります。応募者対応をすべて手動で行なうよりも、迅速に進められるようになるため、選考辞退や内定辞退を防止しやすいでしょう。
 
また、自動送信するメールの内容を、テンプレートとして数パターン登録できるシステムもあります。求人案件や選考状況に応じて、メールの内容をカスタマイズすることで、応募者対応の質がより向上します。

応募～面接までのリードタイムを短縮したい

「応募～面接設定までのリードタイムが長く、面接前に辞退されることが多い」
「応募者とのスケジュール調整を効率化し、面接設定率を向上させたい」
 
採用管理システムは、このような採用課題がある場合にも役立ちます。応募者対応メールの自動送信機能だけでなく、カレンダーアプリと連携し、日程調整を効率化できる機能が搭載されているシステムもあるため活用するとよいでしょう。
 
また一般的に、採用管理システムでは、求人案件ごとの選考状況が管理画面で一覧表示されます。求人案件ごとの進捗状況が非常にわかりやすいため、「どの応募者に対して・次に何の連絡をすべきか」が明確化され、連絡対応をより迅速に進められるでしょう。

自社の採用活動を具体的に分析・改善したい

「採用成功率が低迷していると感じるが、原因がわからず改善できない」
「自社に適した求人媒体や採用手法がわからないまま、従来のやり方を継続しており成果が低い」
このような課題がある場合は、採用管理システムを導入し、自社の採用状況を分析するとよいでしょう。
 
システム上に蓄積された情報から、「求人媒体ごとの応募数」や「採用手法ごとの内定数」などの数値を抽出し、採用成功率が高いものを洗い出せば、自社に最適な媒体や手法が明確になります。
 
また、採用管理システムには、応募者の選考結果や辞退の有無なども細かく記録できるため、「選考フローのどの部分での辞退が多いか」を具体的に洗い出すことで、採用活動のボトルネックとなっている部分の追究に役立ちます。

採用管理システムの選び方のポイント

続いて、採用管理システムの選び方のポイントを5つ解説します。採用管理システムは、提供会社によって機能や特長が異なるため、自社に適したものを選ぶことが大切です。

自社の選考フローに合うものを選ぶ

採用管理システムを選ぶときは、自社の用途や選考フローに合うものを選びましょう。たとえば、応募者一人ひとりに付与する選考ステータスの名称を、自社の選考フローに合わせて自由にカスタマイズできるシステムなどが使いやすくおすすめです。
 
また、採用管理システムには、特定の雇用形態や採用区分に特化したサービスもあります。「新卒採用／中途採用を効率化したい」「派遣採用の情報を一元管理したい」など、自社の用途を明確にしたうえで、最適なシステムを選ぶようにしましょう。

複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によって連携できる求人媒体の数や種類が異なります。なるべく複数の求人媒体と連携できるものを選ぶのがおすすめです。

• 自社がもともと活用していた媒体と連携可能か
• 新たに利用する媒体を増やした場合に対応可能か
• 自社の採用サイトとも連携可能か

 
上記のような事項を導入前に確認し、連携性の高いシステムを選ぶようにしましょう。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

採用管理システムには、チャット・メール・電話・訪問対応など、さまざまな形式の導入サポートがあります。サポートの方法や対応可能な時間帯などは、提供会社によって異なるため、契約前に確認しておきましょう。

• カスタマーサポートをどのような形式で実施しているか
• 導入時の初期設定からサポートしてもらえるか
• 導入後の運用サポートも手厚く実施してもらえるか
• 操作方法だけでなく、カスタマーサクセスの部分まで支援してもらえるか

 
上記のような項目を契約前に問い合わせし、サポート体制が充実しているシステムを選びましょう。

費用・機能・操作性のバランスが良いものを選ぶ

採用管理システムの利用には、初期費用や月額費用、オプション費用などのコストがかかります。導入前に下記のような事項を確認し、費用・機能・操作性のバランスが良く、自社にとって費用対効果が高いシステムを選びましょう。

• 自社の用途や選考フローに適した機能があるか
• 各機能の操作画面（UI）はわかりやすいか
• 操作方法がわかりやすく直感的に操作できるか
• 料金体系が明瞭でわかりやすいか
• 予算に合わせて利用プランを選べるか
• 機能の種類や数に対して料金が高すぎないか

 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事でより詳しく解説しています。費用の内訳や相場、コストをなるべく抑える方法などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

セキュリティ対策に優れたものを選ぶ

採用管理システムには、応募者の個人情報や自社の採用計画といった機密情報を多数保存します。セキュリティ対策に優れたシステムを選び、情報を適正に管理・運用できるようにしましょう。

• システム内に取り込んだデータを暗号化できるか
• システムへのアクセス権限を制御できるか
• 提供会社がプライバシーマークなどの第三者認証を取得しているか

 
上記のような事項を導入前に確認し、セキュリティ強度の高いシステムを選びましょう。

採用管理システムを導入するときの流れ

続いて、採用管理システムを導入するときの流れを解説します。提供会社により導入フローの詳細は異なりますが、一般的には以下のような流れで運用開始となります。

1. 自社の採用活動に必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討して契約する
3. 初期設定などの準備を行ないテスト運用する
4. テスト運用での問題を改善して本格運用を開始する

 
提供会社によっては、クライアントの採用課題に沿ったプランや機能を提案してくれる場合があります。導入フローの詳細や本格運用までに必要な期間は、提供会社により異なるため、サービスの担当者としっかり打ち合わせしましょう。
 
なお、採用管理システムを導入するときの流れや、導入したほうが良い企業の特徴などは、以下の記事で詳しく解説しています。導入を前向きに検討している方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用管理システムの導入事例や活用方法

最後に、採用管理システムの導入事例や活用方法を3つ紹介します。下記の事例は株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、採用課題を解決した成功事例です。下記をご覧いただくと、導入後のイメージが明確になるでしょう。

面接設定率2.2倍・採用率3倍に向上させた導入事例

採用管理システム『RPM』を活用して応募者対応を自動化し、「面接設定率2.2倍・採用率3倍」に向上させたシップヘルスケアフード株式会社 の導入事例を紹介します。
 
同社は100を超える介護施設に、毎日2万食の給食を提供している会社です。下記のような採用課題があり、採用管理システムの導入に踏み切りました。

なお、同社の導入事例の詳細は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務を効率化し、面接設定率や採用率を向上させたい」とお悩みの方は、ぜひご確認ください。

▼シップヘルスケアフード株式会社 の導入事例はこちら

「応募→面接」のリードタイムを大幅に短縮した導入事例

採用管理システム『RPM』を活用して、応募から面接までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率を改善した株式会社ワールドコーポレーションの導入事例を紹介します。
 
同社は建設系の技術者派遣事業を行なっている会社です。下記のような採用課題があり、応募者対応を改善するため、採用管理システムを導入しました。

なお、同社の導入事例の詳細は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務を自動化することにより、応募から面接の歩留まりを改善させたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。
 
▼株式会社ワールドコーポレーションの導入事例はこちら

採用担当者の業務負担を減らし、残業削減を実現した導入事例

採用管理システム『RPM』を活用し、応募者への対応時間を1/2まで短縮することに成功した株式会社セレクティの導入事例を紹介します。
 
同社は主にIT業界・建設業界への人材派遣事業を行なっている会社です。増え続ける応募者の対応に苦慮し、採用担当者の業務負担を軽減させるため、採用管理システムの導入を決定しました。

 
なお、同社の導入事例の詳細は、以下のページで全文ご覧いただけます。「複数の求人媒体からの応募情報を一元管理したい」「応募者への対応時間を削減したい」とお困りの方は、ぜひご確認ください。

▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

まとめ

採用管理システムのメリットや機能、選び方のポイント、解決できる課題、導入事例などを解説しました。採用管理システムには、主に以下のようなメリットがあります。

• 採用選考の進捗状況を可視化できる
• 社内の情報共有がスムーズになる
• 応募者対応のスピードと質を向上できる
• 採用担当者の業務負担を軽減できる
• 採用活動を数値的に分析できる

 
「採用担当者の業務過多」「応募率や採用率の改善」「応募～面接までのリードタイム短縮」などに課題を感じている場合は、採用管理システムを導入するのがおすすめです。

なお、導入にあたり「どのシステムを選べばよいかわからない」とお悩みの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。
 
RPMは導入実績500件以上に上ります。また、下記3つの強みがあり、採用管理システムを初めて使う場合にもおすすめです。

• 連携可能な求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考状況など、必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化

採用管理システムの導入をご検討の方は、以下のお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。専任のサービス担当者が、採用課題やお困り事のヒアリングを行なったうえで、丁寧に導入サポートいたします。

▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
▼RPMの企業様向けページ