採用管理システム（ATS）の導入事例｜解決できる課題や機能、選び方も紹介

採用管理システムは、採用業務に関する情報を一元管理したり、面接のスケジュール調整を自動化したりできる便利なツールです。しかし、具体的な使い方や効果がわからず、本格的に導入すべきか迷っている方も多いでしょう。
 
そこで本記事では、採用管理システムの導入事例を紹介します。採用管理システムで解決できる課題や主な機能、選び方のポイントなども解説しますので、導入検討の参考にしてください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、企業の採用業務に必要な情報を一元管理できるツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取って「ATS」とも呼ばれています。
 
企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムがサポートできる領域は、下記の図の通りです。

搭載されている機能はサービスにより異なりますが、採用管理システムは、主に「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」の領域にかかわる業務を効率化できます。採用以降の業務は、人事管理システムの支援領域です。
 
なお、採用管理システムの代表的な機能については後述します。

採用管理システム（ATS）が注目されている理由

採用管理システムは、企業規模を問わず、多くの会社に導入されています。採用管理システムが注目されている主な理由には、「採用手法の多様化」が挙げられるでしょう。
 
近年は、求人サイトなどの定番手法だけでなく、リファラル採用やダイレクトリクルーティング、ソーシャルリクルーティングなど、多種多様な採用手法が出てきています。複数の手法を取り入れ、転職顕在層・転職潜在層の両方にアプローチしている企業も多いでしょう。
 
採用チャネルが増えれば、その分、自社のターゲットに合致する人材と出会える可能性も高くなります。しかし、採用チャネルを増加させるほど、各求人媒体の情報管理や応募者対応などの採用業務は煩雑になるため、採用担当者の負担が重くなりがちです。
 
こうした状況のなかで、「煩雑な採用業務を効率化したい」という需要が高まっているため、採用管理システムの導入に踏み切る企業が増えています。

採用管理システム（ATS）で解決できる採用課題

採用管理システムを導入すると、以下のような採用課題を解決しやすくなります。

採用管理システムを導入することで、人事・採用担当者の負担軽減につながります。また、メール対応やスケジュール調整の自動化により、応募者への対応スピードが早くなるため、選考辞退や内定辞退の防止にも役立ちます。

採用管理システム（ATS）の基本的な機能

採用管理システムには、主に以下のような機能があります。

なお、採用管理システムの機能やメリットなどは、以下の記事で詳しく解説しています。「採用管理システムの機能をもっと詳しく知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

採用管理システム（ATS）の導入事例

ここからは、採用管理システムの導入事例を4つ紹介します。以下の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、採用課題を解決した成功事例です。ぜひ、システムを検討する際の参考にしてください。

面接設定率2.2倍、採用率3倍を実現した事例

採用管理システム『RPM』で応募者への対応を自動化し、「面接設定率2.2倍・採用率3倍」を実現したシップヘルスケアフード株式会社の事例を紹介します。
 
同社は100を超える介護施設に、毎日2万食の給食を提供している企業です。事業成長にともなう採用業務の効率化のため、採用管理システムを導入しました。同社が当時抱えていた採用課題と、システム導入後の効果は以下の通りです。

同社のインタビュー記事から、採用管理システム導入後の評価コメントを一部抜粋して紹介します。

導入後は応募者への対応にかかる時間が、圧倒的に短くなりました。『RPM』で自動化が進んだことで、応募者に連絡できるまでのスピードが早くなり、応募受付後に面接を設定できる確率が導入前の約2.2倍になりました。採用率は約3倍にまで高まっています。
 
また、導入後のサポートもありがたかったです。「こういうことを実現したいのですが…」と問い合わせしたときに、カスタマーサポートの方から、現実的に早く実現できる方法を提案してもらえることも助かっています。

同社のインタビュー記事は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「面接設定率や採用率を改善したい」とお考えの方は、以下の記事をぜひご確認ください。
 
▼シップヘルスケアフード株式会社の導入事例はこちら

採用担当者の残業削減を実現した事例

採用管理システム『RPM』を使って、応募対応にかかる時間を1/2まで短縮し、採用担当者の「残業ゼロ」を実現した株式会社セレクティの事例を紹介します。
 
同社はIT業界・建設業界への人材派遣事業を行なっている会社です。以前はExcelで応募管理をしていましたが、増加する応募者の対応に苦慮し、採用管理システムを導入しました。当時の採用課題と導入後の効果は、以下の通りです。

同社のインタビュー記事から、採用管理システム導入後の評価コメントを一部抜粋して紹介します。

工数削減が一番大きな変化です。朝出勤してから30分～1時間は応募対応に取られていましたが、今は半分程度におさまっています。担当者の残業時間も、以前はそれぞれ月10時間～20時間ありましたが、今は残業をしなくて良くなりました。
 
『RPM』の導入で、応募者とのやり取りも管理しやすくなりました。これまでは応募者にメールで連絡していたので、「誰に・どこまで・どんなメッセージを送っているのか」さかのぼって確認するのが大変だったんです。システム導入後は、応募者ごとに管理ページがあるため、過去のやり取りを一括で確認できるようになりました。

同社のインタビュー記事は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「応募者への対応時間を削減したい」とお考えの方は、こちらの記事をぜひご確認ください。
 
▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

応募者への「0秒対応」を実現した事例

採用管理システム『RPM』を利用し、応募者への「0秒対応」を実現したエヌエス・テック株式会社の導入事例を紹介します。
 
同社は製造業界向けの人材派遣サービスをメイン事業としている会社です。もともと他社の採用管理システムを利用していましたが、管理工数に課題があり、システムの見直しを検討していました。当時の採用課題と『RPM』導入後の効果は、以下の通りです。

同社のインタビュー記事から、採用管理システム導入後の評価コメントを一部抜粋して紹介します。

応募者へのスピーディーな対応を実現できたことは大きな変化の一つです。以前は人材コーディネーターへの応募者情報の受け渡しだけで1時間～2時間かかっていましたが、『RPM』ならどれだけ長くても10分以内に。当社ではこれを「0秒対応」と呼んでいます。
 
応募者対応の速さは、当社が求職者から選ばれる理由のひとつで、事業上の強みにもなっています。また、応募者対応の時間が減ったため、営業支援や広報、新規事業の提案、システム運用など、いろいろなことが出来るようになりました。

同社のインタビュー記事は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「応募者対応を早めたい」「派遣事業で採用管理システムを活かしたい」とお考えの方は、こちらの記事をぜひご確認ください。
 
▼株式会社エヌエス・テックの導入事例はこちら

「応募→面接」の歩留まりを改善した事例

採用管理システム『RPM』によって、応募から面接案内までのリードタイムを大幅に短縮し、面接設定率を改善した株式会社ワールドコーポレーションの事例を紹介します。
 
同社は、「次世代の建設業界を支える若手技術者の育成・排出」を掲げ、建設系の技術者派遣事業を行なっている会社です。
 
以前は他社の採用管理システムを利用していましたが、面接設定以降の歩留まりに課題があり、システムの見直しを検討していました。当時の課題と『RPM』導入後の効果は、以下の通りです。

同社のインタビュー記事から、採用管理システム導入後の評価コメントを一部抜粋して紹介します。

『RPM』導入以前は面接案内までに時間がかっていましたが、現在は大幅な改善がなされています。さまざまな採用媒体から来た応募者を『RPM』が最短で取り込み、条件を通過した応募者には自動で面接案内してくれるので、工数が減りました。
 
また、応募者対応の速度が上がったので、面接辞退されるケースが少なくなり、面接設定率も導入前と比較して改善されています。導入前と比較すると、応募者は2倍以上に増えましたが、人員数を変えなくとも対応できています。

同社のインタビュー記事は、以下のURLから全文ご覧いただけます。「応募者対応の自動化により、応募から面接の歩留まりを改善したい」とお考えの方は、こちらの記事をぜひご確認ください。

▼株式会社ワールドコーポレーションの導入事例はこちら

採用管理システム（ATS）を選ぶ際のポイント

ここからは、採用管理システムを選ぶ際のポイントについて解説します。採用管理システムは、提供会社によって特徴が異なるため、自社に適したものを選びましょう。

複数の求人媒体と連携できるものを選ぶ

採用管理システムを導入するときは、複数の求人媒体と連携して応募者情報を取り込めるものを選びましょう。システムによって、連携可能な求人媒体の種類や数が異なります。

• 自社が今まで利用していた媒体と連携できるか
• 今後新たに利用する媒体を増やした際に対応できるか
• 専門的な求人媒体や地方の求人媒体とも連携できるか

 
上記のような事項を確認し、使い勝手の良いシステムを選ぶのがおすすめです。

自社の用途や採用課題に適したものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によって機能や得意な領域などが異なります。自社の用途や採用課題に適したものを選ばないと、かえって採用業務の手間が増えてしまう可能性があります。
 
「特定の職種・雇用形態の採用に強みがある」「特定の採用手法のために開発された」など、システムによってさまざまな特徴があるため、自社に適したものを選ぶことが重要です。契約前にシステムの特徴をしっかりと確認し、比較検討しましょう。

サポート体制が整っているものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社によってサポート体制も異なります。採用管理システムを初めて導入する場合は、サポートの充実度を特によく確認しましょう。

• システムの導入サポートはどのようになっているか
• システムの導入後も手厚いサポートを受けられるのか
• 採用成功を目指し、カスタマーサクセスの部分までサポートしてもらえるか
• カスタマーサポートの方法は何か（チャット・メール・電話・Web会議・訪問など）

 
上記のような事項をサービスの担当者に確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。

操作性が良く使いやすいものを選ぶ

採用管理システムは、提供会社が違う場合でも「求人管理」や「応募者管理」など、類似した機能が搭載されているケースがあります。
 
しかし、各機能の操作方法や操作画面（UI）などは、システムにより異なるため、操作性が良く使いやすいものを選んだほうがよいでしょう。UIデザインがわかりやすく、誰でも直感的に操作できるものがおすすめです。
 
なお、採用管理システムを導入するときのポイントは、以下の記事でより詳しく解説しています。採用管理システムの導入フローや、導入したほうが良い企業の特徴なども紹介していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

採用管理システム（ATS）は『RPM』がおすすめ

最後に、おすすめの採用管理システムを紹介します。
 
「採用業務を自動化・効率化して工数を減らしたい」
「操作性に優れ、機能面やサポート体制も充実しているものを導入したい」
 
このようにお考えの方は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。ここからは、RPMの特徴や強みを紹介します。

400以上の求人媒体と連携可能

RPMは「業界最大400以上の求人媒体」と連携することが可能です。約95％の求人媒体と連携できるため、indeedなどの主要媒体から専門媒体、地方媒体などにも幅広く対応可能です。
 
また、過去に連携実績がない求人媒体や自社の採用HPなどについても、連携可能か無償で調査できます。複数の求人媒体から、応募者の情報をリアルタイム連携機能でスムーズに取り込み、システム上で一元管理できるため工数削減につながります。

応募～採用までの業務を自動化・効率化できる

RPMは応募～採用までのさまざまな業務を、夜間休日問わず24時間365日、自動化・効率化できます。たとえば、以下のような採用業務を自動化できるため、大幅な工数削減につながります。

• 求人へ応募があった場合の一次対応メール
• 面接日程のスケジュール調整依頼メール
• 面接未予約者へのリマインド通知
• 面接前日のリマインド通知　など

 
また、メールや通知などは、あらかじめ設定した「対象者」「時間帯」などの条件に合わせて自動配信されます。自動対応に合わせて「選考ステータス」「アクションステータス」などの付与・更新なども行なえるため、選考の進捗管理にも役立ちます。

ユーザー企業へのサポート体制が整備されている

RPMはユーザー企業へのサポート体制も充実しています。導入前のプラン提案から導入時の初期設定、導入後の定期的な運用支援に至るまで、ユーザーを手厚くサポートします。
 
カスタマーサポートによるチャット・メールでの支援だけでなく、専任担当者による電話や対面での運用支援も行なっています。各機能の設定方法や使い方を丁寧にフォローするので、採用管理システムの専門知識やスキルがない方も安心して利用できます。

選考フローに合わせて項目をカスタマイズできる

システム内のさまざまな項目をカスタマイズし、自社の選考フローに最適化できる点もRPMの魅力です。たとえば、「選考ステータス」を独自のフローに合わせて自由に作成することができます。
 
また、応募者管理においても、「保有資格」「経験職種」「面接評価」など、管理したい項目の作成を自由に行なえます。項目の名称だけでなく、「添付ファイル」「プルダウン」など、情報の表示形式や選択肢のマスタまでカスタマイズ可能です。

採用活動をさまざまな角度からデータ分析できる

RPMは採用活動をさまざまな角度からデータ分析できます。たとえば、以下のような切り口での採用分析が可能です。

• 媒体別・支店別・職種別などの採用率を分析
• 求人媒体ごとの応募～採用までの採用コストを分析
• 選考ステータス間の時間を計測しリードタイムを分析　など

 
RPMを導入すれば、自社の採用活動のボトルネックとなっている部分を具体的に洗い出せます。洗い出した課題をもとに解決策を講じることで、採用力の強化につながるでしょう。
 
RPMのより詳細な資料は、以下のURLから無料ダウンロードしていただけます。基本機能やオプション機能、料金プランなどを詳しく知りたい方は、ぜひダウンロードして社内での回覧にお使いください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

採用管理システムの導入事例や機能、選び方のポイントなどを紹介しました。採用管理システムは、以下のような採用課題を解決できるツールです。

• 採用業務の工数削減
• 採用の歩留まり改善
• 採用状況の可視化・分析

 
「採用業務が煩雑で、担当者の残業時間が多い」「応募者対応に時間がかかり、辞退リスクが高くなっている」など、採用活動にお困りの場合は導入したほうが良いでしょう。

「どのようなシステムを選べば良いかわからない…」
「わからないこと・やりたいことを気軽に相談できるサービスを使いたい」
 
このようにお考えの場合は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは株式会社ゼクウが運営する採用管理システムです。
 
主に以下のような強みがあり、採用業務の効率化につながると高評価をいただいています。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も多数！
• 応募者情報や選考進捗など、採用活動に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者との連絡や日程調整を自動化

 
「応募者対応を自動化・効率化したい」とお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。
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