応募者管理システムとは？ 代表的な機能や導入メリット、選び方などを解説

応募者管理とは、企業の採用活動において、応募者に関するさまざまな情報を管理する業務のことです。「応募者の個人情報」「選考の進捗状況」「選考の評価や結果」など、多数の項目を正確に管理する必要があります。

求人への応募数が増えるほど、応募者管理は煩雑になります。採用担当者のリソースを圧迫してしまうため、「応募者管理を効率化したい。でも業務の精度は落としたくない…」とお悩みの方は多いでしょう。

そこで本記事では、応募者管理を効率化する「応募者管理システム」について、詳しく解説します。応募者管理システムの機能や導入メリット、選び方、おすすめなどを紹介しますので、業務効率化にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

応募者管理システムとは？

企業が正社員やパート・アルバイトなどを採用する際に、求人への応募者に関するさまざまな情報を管理する業務のことを「応募者管理」といいます。 
「応募者管理システム」とは、応募者の情報をシステム上で一元管理し、選考を効率良く進めるためのITツールです。応募者管理システムを導入すると、応募者情報の取り込みや管理、応募者への連絡対応などを効率化できます。 

類似した機能を持つITツールには、「採用管理システム」が挙げられます。応募者管理システムが、応募者管理の業務に特化したツールであるのに対し、採用管理システムは採用業務全体（求人作成～選考～内定～入社）を効率化できるツールとなっています。 

つまり、応募者管理システムは、採用管理システムの一部として機能しているケースも多いということです。「応募者管理だけでなく、採用業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入を検討したほうがよいでしょう。 

なお、採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。採用管理システムの基本的な機能やメリットを知りたいという方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

応募者管理システムの代表的な機能

応募者管理システムの代表的な機能には、下記の4つが挙げられます。

• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 面接日程の調整
• 応募者との連絡

 
本章では、各機能について詳しく解説します。応募者管理システムで何ができるのか、順に見ていきましょう。

応募情報の管理

応募者管理システムには、応募者情報の管理に役立つ機能が搭載されています。たとえば、求人サイトや転職エージェントなどの求人媒体と連携し、応募者情報をシステム内に自動で取り込みできる機能があります。

応募者の氏名・年齢・住所・連絡先・学歴・職歴・保有資格など、応募時に取得するさまざまな情報を自動で一括取り込みすることが可能です。異なる求人媒体からきた応募者の情報を、同一システム上で一元管理できるため、情報の管理や確認の手間が削減されます。

選考進捗の管理

応募者管理システムには、選考進捗を可視化して管理できる機能もあります。たとえば、応募者情報を自動取り込みしたのち、応募者一人ひとりに「書類選考中」「面接案内済み」といった選考ステータスを付与することが可能です。

各応募者に選考ステータスを付与し、リアルタイムで更新していくことにより、「どの応募者に・何の対応を・いつまでにすべきか」が明確になります。

採用担当者が複数人いる場合や、複数のポジションで採用を同時進行している場合でも、次に何をすべきかが明確になるため、採用チームの連携強化につながるでしょう。

面接日程の調整

応募者管理システムは、面接日程の調整にも活用できます。Googleカレンダーなどのカレンダーアプリと連携し、面接官のスケジュールを一括管理・調整することが可能です。

たとえば、各面接官が自身のスケジュールをカレンダーに保存すると、システムが面接可能枠を自動で抽出。応募者が面接可能枠の中から、都合の良い日を選ぶだけで、面接予約が完了します。煩雑になりがちな面接日程の調整業務を、大幅に効率化できるでしょう。

また、各面接官の面接可能枠や面接予定日を、カレンダー形式で一覧表示して管理することも可能です。面接官のダブルブッキングや、予定忘れなどのトラブルを防止しやすくなります。

応募者との連携

応募者管理システムには、応募者への連絡業務を効率化できる機能も搭載されています。たとえば、メール文面のテンプレートをシステム内にいくつか事前登録しておき、選考シーンに適した文面で、メールを自動作成する機能などがあります。

また、あらかじめ設定した配信条件に沿って、応募者にメールやチャットを自動配信できるケースもあります。「応募受付メール」や「面接前日のリマインドメール」、「選考結果の通知メール」といった連絡を自動化できるため、採用担当者の作業負担の軽減につながるでしょう。

応募者管理システムの導入メリット

続いて、応募者管理システムの導入メリットを5つ紹介します。「応募者管理システムを導入すべきか迷っている」という方は、ぜひ検討時の参考にご覧ください。

応募者情報を一元管理できる

応募者管理システムを導入すると、異なる求人媒体からきた応募者の情報を、同一システム上でまとめて一元管理することが可能になります。

「大量採用のため、複数の求人媒体を同時に活用している」という場合であっても、応募者情報の管理や確認が簡単になるため、採用担当者の負担軽減につながるでしょう。

また、応募者管理システムには、連携した求人媒体から、応募者情報を自動取り込みできる機能もあります。応募者情報をExcelなどの他ツールに転記して管理する必要がなくなるため、入力作業の削減につながる点も大きなメリットです。

採用業務の効率化につながる

一般的に、応募者管理システムには、下記のような機能が搭載されています。

• 応募者情報の管理
• 選考の進捗管理
• 面接の日程調整
• 応募者への連絡対応

システムを導入することにより、応募者管理にかかわる業務が大幅に効率化されます。煩雑になりやすい応募者管理をスムーズに進めやすくなるため、応募受付から合否結果を出すまでのスピードが改善されるでしょう。

応募者対応の質が向上する

応募者管理システムは、応募者対応の質を向上させることにも役立ちます。応募者への連絡（メール・チャット等）を効率化する機能が搭載されており、迅速な対応が可能となるためです。

応募者対応の速度が上がるだけでなく、「文面テンプレートの活用」や「対応履歴の共有」といった機能により、担当者ごとの対応のバラつきを防止することも可能となります。

また、応募者への連絡履歴をシステム内に蓄積できるため、担当者が代わっても、過去の連絡内容を踏まえた丁寧な対応を実現できます。コミュニケーションがスムーズになることで、応募者に「対応が丁寧で誠実な企業」という好印象を与えられるでしょう。 

採用担当者の人為的ミスを防げる

Excelなどを用いて、手作業で応募者管理を行なっていると、次のようなミスが生じやすくなります。

• 応募者情報の入力ミス
• 入力ミスによる連絡間違い
• 選考ステータスの更新忘れ など

また、Excelなどのツールには、応募者対応に役立つアラート機能がないため、連絡漏れ・連絡遅れなどのトラブルも発生しやすいでしょう。

応募者管理システムを導入すれば、上記のような人為的ミスを防止できるようになります。「応募者情報の自動取り込み機能」「選考ステータスのリアルタイム更新機能」「対応漏れアラート機能」などが搭載されているため、迅速かつ正確に応募者管理を遂行できます。

選考の進捗状況を可視化できる

応募者管理システムを導入すれば、上記のような人為的ミスを防止できるようになります。「応募者情報の自動取り込み機能」「選考ステータスのリアルタイム更新機能」「対応漏れアラート機能」などが搭載されているため、迅速かつ正確に応募者管理を遂行できます。

応募者管理システムには、応募者一人ひとりに「書類選考済み」「面接調整中」などの選考ステータスを付与する機能があります。選考の進捗状況を明確に可視化できるため、採用担当者が複数人いる場合でも、適切な連携体制を構築しやすいでしょう。

応募者の選考ステータスが、一定期間更新されない場合、採用担当者に「対応漏れアラート」が通知されるシステムもあります。

対応漏れを防止しながら、正確に進捗管理できるため、「大量の人材を一括採用している」「複数のポジションを同時に求人募集するケースが多い」といった企業におすすめです。

応募者管理システムの選び方

続いて、応募者管理システムの選び方のポイントを解説します。応募者管理システムを選ぶときは、下記5つのポイントに注目すると、自社に適したシステムを選定しやすいでしょう。

連携可能な求人媒体が多いものを選ぶ

応募者管理システムには、求人広告サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできる機能があります。応募者管理システムを導入するときは、連携可能な求人媒体が、なるべく多いシステムを選びましょう。

システムの提供会社によっては、導入前に「○○という媒体と連携可能か？」と問い合わせると、連携の可否を無料で調査してくれるケースがあります。現在利用している媒体だけでなく、今後利用する可能性がある媒体とも連携できるか、確認しておくとよいでしょう。

セキュリティ強度が高いものを選ぶ

採用活動における応募者管理の工程では、応募者の氏名や連絡先、経歴などの個人情報を大量に取り扱います。応募者管理システムを選ぶときは、セキュリティ強度にも着目し、情報漏洩の心配が少ないものを導入したほうがよいでしょう。

契約前に下記のような事項を確認し、システムのセキュリティ強度をチェックしましょう。

• 取り込んだ応募者情報を暗号化して保存することが可能か
• システム内に保存されたデータの閲覧権限・編集権限を制御できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

カスタマイズ性が高いものを選ぶ

応募者管理システムを選ぶときは、カスタマイズ性の高さも確認したほうがよいでしょう。応募者の管理項目やステータスなどを、自社の選考フローに合わせて、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶのがおすすめです。

カスタマイズ可能な「管理項目の数」や「ステータスの種類」などは、システムにより異なります。カスタマイズの方法も、「変更したい項目を自由に入力できるタイプ」や「特定の選択肢からプルダウンで選択するタイプ」など、さまざまな方法があります。

提供会社によっては、カスタマイズしたい箇所を事前に伝えると、システムの初期設定やテスト運用の際に、該当箇所を最適化してくれるケースもあります。契約前にどのような対応をしてもらえるのか、問い合わせてみるとよいでしょう。

サポートが充実しているものを選ぶ

応募者管理システムは、提供会社により、カスタマーサポートの内容が異なります。「応募者情報が取り込みできずエラーになる」など、何かトラブルが発生した場合に、手厚くサポートしてもらえるシステムを導入したほうがよいでしょう。

カスタマーサポートに関しては、契約前に下記のような事項を確認するのがおすすめです。トラブルや不明点が生じた場合に、適切なサポートが受けられ、安心して継続利用できるシステムを選びましょう。

• システムを導入するときのサポートはどのような内容か
• システムを導入したあとも、手厚い運用サポートが受けられるか
• カスタマーサポートはどのような方法で行なわれているのか
  （チャット・メール・電話・オンライン会議ツール・直接訪問など）
• 操作方法だけでなく、「カスタマーサクセス」の部分まで手厚くサポートしてもらえるか

費用対効果が高いものを選ぶ

基本的に、応募者管理システムを導入するときは、初期費用や月額料金、オプション利用料などの費用がかかります。システムの機能面だけでなく、費用面も十分に確認し、「自社にとって費用対効果の高いもの」を選ぶよう心がけましょう。

たとえ機能面が充実していても、費用が高額だと予算を圧迫してしまいます。しかし逆に、費用が安価でも自社に必要な機能が搭載されていなければ、導入する意味がありません。応募者管理システムを選ぶときは、費用と機能のバランスを総合的に評価することが重要です。

応募者管理なら『RPM』がおすすめ

最後に、応募者管理におすすめのシステムを紹介します。応募者管理を効率化したい方には、『RPM』の導入がおすすめです。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMに標準搭載されている機能のうち、応募者管理に役立つ機能を抜粋して4つ紹介します。ぜひ、システムの導入を検討する際の参考にしてください。

応募者一元管理機能

RPMの応募者一元管理機能とは、連携した求人媒体から応募者情報を自動で取り込み、システム上で一元管理できる機能のことです。

取り込んだ応募者情報は、上記イメージ図のように、わかりやすく一覧表示されます。複数の求人媒体からきた応募者を、正確に管理しやすくなるでしょう。

Web媒体からきた応募者だけでなく、電話応募だった方の情報も手動入力で保存可能です。Web媒体からきた応募者に対しては、サンクスメール（応募受付メール）を自動送信することもできます。

RPMが連携できる求人媒体は、業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な求人媒体も豊富であるため、応募者情報の自動取り込みに最適なシステムといえます。

応募者状況管理機能

RPMの応募者状況管理機能とは、応募者一人ひとりに「面接調整中」「面接予約済み」「面接済み」などの選考ステータスをリアルタイムで付与できる機能のことです。各ステータスの選択肢や色は、自由にいくつでも追加・並べ替えできます。

上記イメージ図のように、応募者の選考ステータスがわかりやすく表示されるため、採用担当者が「どの応募者に対して・いつまでに・何の対応をすべきか」が明確になります。

また、選考ステータスが一定期間更新されない場合は、RPMが採用担当者に「対応漏れアラート」で通知します。応募者への対応漏れ・対応遅れなどのトラブルを防止しやすくなるでしょう。

簡単メール送信機能

RPMの簡単メール送信機能とは、メール文面のテンプレートを事前登録し、応募者へのメール対応を効率化する機能のことです。

テンプレート内に「応募者名・面接日時・会場アクセス・注意事項」などの情報を埋め込みできる箇所をつくり、選考の状況に合わせて、必要な情報を自動で差し込みできます。

また、簡単メール送信機能は、スカウト業務にも活用可能です。過去の応募者を掘り起こしたいときに、特定の条件で絞り込みをかけ、「条件に適した応募者へスカウトメールを一括送信する」といった使い方にも対応できます。

重複・ブラックリスト管理機能

RPMの重複・ブラックリスト管理機能とは、過去に応募があった求職者から再度応募された場合に、システムが重複を自動チェックする機能のことです。重複応募者に対し、過去に「誰が・どのような対応をしたか」などの対応履歴も簡単に確認できます。

また、過去に「面接無断キャンセル」「連絡無視」などの悪質な行動があった要注意応募者に対し、目印をつけることも可能です。要注意応募者の内定を阻止できるため、安心して採用活動を進められるでしょう。

このほかにも、RPMには採用活動に役立つ機能が多数搭載されています。応募者管理だけでなく、採用活動にかかわる業務を全般的に効率化することが可能です。以下のURLから、サービス資料を無料ダウンロードしていただけますので、ぜひご覧ください。

▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

応募者管理システムの機能や導入メリット、選び方、おすすめなどを紹介しました。応募者管理システムは、採用業務のうち、応募者管理の工程を効率化できるITツールです。

応募者管理システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 面接日程の調整
• 応募者との連絡

「煩雑になりやすい応募者管理を効率化し、選考をスムーズに進めたい」とお考えの場合は、応募者管理システムを導入したほうがよいでしょう。

ただし、応募者管理システムは、あくまでも「応募者管理の工程に特化したツール」であるため、採用業務を全般的に効率化したい方にはあまり向いていません。採用業務全体を効率化したい場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。

採用管理システムなら、「求人作成～選考～内定～入社」までの採用業務全体を効率化できます。採用業務の煩雑さにお悩みの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

応募者管理だけでなく、「求人案件の管理」や「採用状況の分析」といった機能も充実。500社以上もの導入実績があり、サポート体制も整っているため、採用管理システムを初めて導入する方にも安心してご利用いただけます。

「採用業務を全体的に効率化したい」とお悩みの場合は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

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