採用管理システム（ATS）のメリット・デメリット、失敗しない選び方を解説！

「複数媒体へのログインやExcel転記が限界…」
「初回連絡が遅れ、面接前に辞退されてしまう…」

人手不足の今、採用効率化は喫緊の経営課題です。その解決策となる仕組みが採用管理システム（ATS）です。
「システム導入はハードルが高い」と感じるかもしれません。本記事ではATS初心者に向けて、導入のメリット・デメリット、自社に合う「選び方の基準」をゼロから解説します。さらに、具体的な解決策として『RPM』の強みもご紹介します。

採用管理システム（ATS）とは？

ATS（Applicant Tracking System）とは、応募者情報や選考進捗を一元管理・可視化する専門ツールです。Excelとの決定的な違いは、「採用効率化」と「データ一元化」に特化している点です。

例えば、複数媒体や自社サイトからの応募者情報を、システムが自動でデータベースに集約します。担当者は管理画面を行き来する必要がなくなり、ATS上でリアルタイムに状況を把握できます。

さらに、メール送信、面接調整、合否通知といった手作業業務を自動化する機能も備えています。
Excelが「静的な記録庫」なら、ATSは「動的な採用司令塔」です。「自動化」と「一元化」こそが、ATS最大の価値です。

ATSが今、不可欠な3つの理由

なぜ今、ATSが必要なのか。背景には採用市場の深刻な変化があります。

人手不足と採用難

まず直面しているのが「深刻な人手不足」です。売り手市場が常態化し、企業は選ばれる立場にあります。限られたリソースで、より多くの応募者に素早く丁寧に対応する必要があります。

採用チャネルの多様化

さらに拍車をかけているのが「チャネルの多様化」です。求人媒体、自社サイト、SNS、リファラル、スカウトなど接点は無数に増えています。チャネルが増えるほど情報は分散し、手動管理は限界を迎えます。

候補者体験の重視

加えて重要視されているのが「候補者体験（CX）」です。応募者は企業の対応スピードや質をシビアに評価しています。「返信が遅い」「日程調整が手間」といったストレスは、即座に辞退やイメージダウンにつながります。

これらを「人海戦術」や「Excel」で乗り切るのは不可能です。採用を「個人のスキル」から「仕組み」へ転換し、担当者がコア業務に集中できる環境を作ること。これがATS不可欠の理由です。

ATS導入する4つのメリット

ATS導入で現場はどう変わるのか。主なメリットを解説します。

採用工数の劇的な削減

最大のメリットは採用工数の削減です。単純作業や手動オペレーションをシステムが代行します。例えば、毎日の媒体ログインやExcelへのコピペ作業。ATSならこれらを自動で集約します。

さらに、 サンクスメール送信、リマインド、そして最も手間のかかる「面接日程調整」も自動化可能です。空き枠を提示し、応募者が選ぶだけでカレンダー登録まで完了する機能などにより、担当者は「作業」から解放されます。捻出した時間を、候補者との対話や戦略立案など本質的な業務に充てられます。

対応スピード向上と歩留まり改善

二つ目は対応スピードの向上です。これは採用成果に直結します。応募者は複数社に同時応募しています。即レスがある企業と無反応な企業、印象の差は歴然です。

ここで重要なのが「歩留まり（選考通過率）」です。ATSで応募直後の即時連絡（自動返信）を徹底すれば、歩留まりは劇的に改善します。熱意が最も高い瞬間に反応し、他社より先に関係を構築できるからです。手動対応では夜間休日のタイムラグによる「機会損失」が避けられません。ATSは24時間365日、即座に対応を開始します。

情報一元管理と属人化の防止

三つ目は情報の一元管理です。これにより「属人化」を防げます。「最新リストはAさんのPCの中」といったExcel管理の弊害を解消し、ATSなら全応募者情報、進捗、評価、履歴を時系列で蓄積できます。
担当者や面接官はいつでも最新情報を確認でき、部門間連携もスムーズになります。「個人のExcel」から「チーム採用」への変革が可能になります。

採用データの分析と可視化

最後は、データの蓄積・可視化です。感覚的な採用から「データドリブンな採用」へ進化します。Excelでは手間だった「費用対効果」や「歩留まり」の集計も、ATSなら自動記録・追跡されます。「媒体別単価」「選考離脱率」「リードタイム」などのKPIがグラフ化されます。
データが見えれば「A媒体は応募数は多いが設定率が低い」等の課題が明確になり、具体的な改善策を打てるようになります。

ATS導入する3つのデメリット

導入後のミスマッチを防ぐため、注意点も解説します。

コストの発生

無料のExcel管理と異なり、初期費用や月額利用料が発生します。ただしこれは単なる出費ではなく「投資」です。「工数・人件費削減」や「採用数増加」のリターン（ROI）に見合うかを判断する必要があります。

初期設定の負荷

導入時の初期設定には工数がかかります。特にカスタマイズ性が高いシステムほど、自社のフローに合わせた設定が必要です。多くのベンダーは導入サポートを用意しています。専門知識は不要ですが、初期の移行期間は時間を確保する必要がある点は理解しておきましょう。

社内浸透へのハードル

現場に浸透せず形骸化するリスクもあります。ATSは面接官など現場社員も利用してこそ価値が最大化します。慣れないシステムは負担になり得ます。導入前に目的を周知し、操作がシンプルなものを選ぶことが重要です。

失敗しない自社に合うATSの選び方

数あるATSから最適解を選ぶための「4つの基準」をご紹介します。

採用規模や応募者数

まずは自社の採用規模です。年間数名なら簡易なシステムで十分でしょう。逆に月間応募100名超、年間1000名超の「大量採用」なら、処理能力と自動化深度が重要になります。目安として月間100名以上の応募があるなら、大量採用に特化したATSを選ぶべきです。

採用チャネルと媒体連携

次に媒体連携です。利用媒体と連携できるか確認しましょう。「連携」の質も重要です。「手動アップロード」か「自動取り込み」か、さらには「リアルタイム連携」か。媒体数が多い、専門媒体を使う場合、連携の「数」と「質」が業務効率を左右します。

自動化のレベル

三つ目は自動化のレベルです。「情報管理」だけで良いのか、「メール送信・日程調整・リマインド」まで徹底的に自動化したいのか。「スピードUP」や「歩留まり改善」が課題なら、自動化の「自由度」が高い、つまり複雑なシナリオ設定ができるATSが必要です。

連携とカスタマイズ性

最後に拡張性です。人事システムとのAPI連携や、自社フローに合わせた項目カスタマイズの可否も確認しましょう。
自社業務にシステムを最適化したい場合は、カスタマイズ性が選定基準になります。

採用管理システムなら『RPM』がおすすめ

ここまでの基準を踏まえ、特に「大量採用」「多媒体利用」「徹底的な自動化」を求める企業に最適なのが「RPM（アールピーエム）」です。RPMは、株式会社ゼクウが提供するATSで、500社以上の導入実績があります。一般的なATSの課題である「連携数」「自動化の深さ」を圧倒的な機能で解決しています。

400以上の媒体連携数

RPM最大の特徴は、業界最大級400以上の媒体連携です。国内全媒体の約95％をカバーし、他社（数十媒体程度）を圧倒します。主要・専門・地方媒体から検索エンジンまで網羅し、Excel転記作業をゼロに。「完全な一元化」を実現します。さらに業界最速クラス（最短リアルタイム）の自動取り込みで、スピード対応を可能にします。

高度な自動化シナリオ

RPMは自動化の「自由度」と「深度」が違います。一律対応ではなく、「A媒体・東京希望者には日程調整メール」「B職種には追加質問」といった、人間が行う分岐判断をシステム化できます。この24時間365日の自動対応が、最適なタイミングでのアプローチを実現し、「選考離脱」を根本解決します。

導入とサポート

高機能ゆえの不安も、専任担当とカスタマーサポートの手厚い体制で解消します。ヒアリング段階から具体的な運用フロー作成を支援。申込から約1〜2ヶ月での運用開始を目安に、初期設定から継続的にサポートします。

まとめ

アナログ管理は「機会損失」「膨大な工数」「属人化」という見えないコストを払い続けています。ATS、特にRPMのような高機能システム導入は、採用を「人手」から「仕組み」で成果を出す体制へ変革することです。応募が多いほど、自動化による「歩留まり改善」「工数削減」効果は絶大です。

「もっと具体的なメリットを知りたい」「自社のニーズに合うか確認したい」方は、ぜひRPM公式サイトから無料相談をご利用ください。採用業務劇的改善の第一歩を踏み出しましょう。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

▼RPMの企業様向けページ

ATSに関するよくある質問

最後にATS導入を検討している企業様がよく抱く、疑問、質問をご紹介します。

Q. Excel管理からATSへの移行は大変ですか？

初期設定（貴社の採用フローや項目設定）に工数はかかりますが、多くのATSベンダーは専任担当者によるサポートを提供しています。移行後は、応募者情報の手動転記がなくなり、日常業務の負担は劇的に軽減されます。

Q. 導入後、現場の面接官にも負担はかかりますか？

むしろ負担は軽減されます。ATSを使うことで、面接官は日程調整のメールのやり取りから解放され、システム上で候補者の情報や評価シートをすぐに確認できるようになります。操作がシンプルなATSを選ぶことで、社内浸透はスムーズになります。

Q.ATSは新卒採用と中途採用のどちらに向いていますか？

どちらにも対応しています。ただし、ATSは「応募者数が多い」「選考フローが複雑」な場合に最大の効果を発揮するため、募集チャネルが多く、プロセスが多岐にわたる中途採用や、大量採用を行うアルバイト・パート採用で特に高い効果が期待できます。