採用管理システム（ATS）の主な導入目的やメリット、機能、選び方を解説

採用管理システムには、企業の採用業務を効率化する機能が多数搭載されています。しかし、導入するには費用や手間がかかるため、「導入したら本当に自社の課題を解決できるの？」「具体的にどんなメリットがあるの？」とお悩みの方は多いでしょう。

そこで本記事では、採用管理システムの主な導入目的やメリットについて解説します。目的別の選び方や導入事例、おすすめのシステムなども紹介しますので、採用管理システムの導入を迷っている方はぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS）とは、企業の採用活動にかかわる業務全般を効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、ATSとも呼ばれています。

企業の人事・採用にかかわる業務のうち、採用管理システムがサポートする領域は、以下の図の通りです。

一般的に、採用管理システムは、企業の「母集団形成」「応募管理」「選考管理」「採用管理」にかかわる業務をサポートします。採用以降の業務は、人事管理システムのサポート領域です。

また、採用管理システムの代表的な機能には、下記のような機能があります。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者の管理やフォロー
• 採用状況の分析

このほか、応募者への連絡を自動化する機能や、面接の日程調整を効率化する機能なども搭載されています。採用管理システムの基本的な機能については、以下の記事で解説していますので、機能面を詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

採用管理システム（ATS）の主な導入目的やメリット

採用管理システムの導入を検討している方のなかには、「具体的にどんな課題を解決できるの？」「他社はどんな目的でシステムを導入しているの？」とお考えの方も多いでしょう。

本章では、採用管理システムの主な導入目的やメリットを8つ紹介します。ぜひ、システム検討時の参考にご覧ください。

採用業務を効率化できる

採用管理システムは多くの場合、「採用業務を効率化したい」「採用担当者の業務負担を軽減させたい」といった目的で導入されます。

採用業務は管理する事項が山ほどあるのに加えて、応募者とのコミュニケーションも頻発するため、担当者が多忙になりがちです。採用管理システムを導入すれば、下記のような機能により、煩雑な採用業務の効率化につながります。

• 求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込み
• 自動取り込みした応募者情報を一元管理
• 応募者一人ひとりに選考ステータスを付与
• 面接スケジュールの自動調整・一括管理
• 採用通知／不採用通知メールの自動送信　など

応募者情報を一元管理できる

採用管理システムには、求人サイトや転職エージェントなどの求人媒体と連携し、応募者情報を一元管理できる機能があります。複数の求人媒体を併用している状況であっても、異なる媒体からきた応募者の情報を、同一システム上で一元管理することが可能です。

また多くの場合、応募者情報は連携した求人媒体から自動で取り込みできます。応募者情報を手入力する必要がないため、採用担当者の入力ミス防止および、事務負担の軽減につながります。

採用管理システムは、「応募者情報の入力や管理を効率化したい」「応募者情報の管理におけるミスを防止したい」とお考えの方にも適したITツールであるといえるでしょう。

なお、応募者情報の管理機能については、以下の記事で詳しく解説しています。応募者管理機能の詳細やメリット、おすすめのシステムなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼応募者管理とは？ 主な管理項目や手法、おすすめのシステムを紹介

応募者対応のスピードや質を改善できる

採用管理システムには、応募者への対応業務を改善する下記のような機能も搭載されています。

• メールやチャットの文面テンプレートの登録
• 応募者への対応履歴・連絡履歴の可視化と共有
• 設定した配信条件に沿って、メールやチャットを自動送信
• チャットボットを活用し、応募者からの問い合わせに自動返信　など

応募者への迅速な連絡が可能になるだけでなく、テンプレートの活用や対応履歴の共有により、担当者ごとの対応のバラつきを抑制することも可能となります。

また、応募者との連絡履歴を共有できるため、担当者が代わっても、過去の連絡内容を踏まえた丁寧な対応が可能です。採用管理システムを導入すると、応募者とのコミュニケーションがスムーズになります。

そのため、「応募者対応の遅れ・漏れなどのトラブルを防止したい」「対応のスピードや質を改善し、応募者の辞退を防ぎたい」といった目的で、採用管理システムを導入する企業も多くあります。

面接業務を効率化できる

採用管理システムを、面接業務の効率化のために導入する企業もあります。採用管理システムには、下記のような面接業務のサポート機能が装備されているため、面接設定率や実施率の改善に役立ちます。

• 面接の日程調整メールの自動送信
• チャットボットで応募者の希望日時を自動回収
• 面接前日・当日にリマインドメールを自動送信
• オンライン面接ツールと連携し、面接用URLやパスワードを発行　など

また、面接の設定率や面接前後の辞退率の算出、応募から面接設定までのリードタイムの計測など、面接に関するデータの分析ができるシステムもあります。採用管理システムを活用することで、面接業務の効率化および精度向上につながるでしょう。

なお、採用管理システムの面接に関する機能については、以下の記事で詳しく解説しています。面接を効率化する機能の詳細を知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

選考の進捗状況を可視化できる

「選考進捗が可視化されておらず、現状がわかりにくい状態を改善したい」

「アナログな方法での進捗管理をやめ、ITツールでの管理に移行し、担当者間の情報共有をよりスムーズにしたい」

上記のような目的で、採用管理システムを導入するケースもあります。採用管理システムには、選考進捗を可視化する下記のような機能が装備されているためです。

• 各応募者に「書類選考済み」「面接済み」などの選考ステータスを付与
• 各応募者に「連絡済み」「返信待ち」などのアクションステータスを付与
• 各ステータスを選考状況に応じてリアルタイムで自動更新
• 各ステータスを選考フローに合わせて柔軟にカスタマイズ　など

選考進捗が可視化されると、「どの応募者に・いつまでに・どのような対応をすべきか」が明確になります。採用担当者間の連携がスムーズになるため、応募受付～選考対応～合否通知までのスピードが向上するでしょう。

データに沿った採用戦略を立案できる

採用管理システムには、企業の採用活動に関するさまざまな情報が大量に蓄積されます。システムに蓄積された情報を用いて、採用活動を数値的に分析することが可能となるため、「採用課題の特定」や「採用戦略の立案」を目的に導入する企業もあります。

たとえば、採用管理システムを活用し、下記のような情報を分析することが可能です。

• 求人媒体ごとの応募率や選考通過率の算出
• 求人案件ごとの面接設定率や採用率の算出
• 各選考ステータス間のリードタイムの計測
• 応募者アンケートの作成や結果集計　など

採用管理システムを導入し、分析機能を活用することで、データに沿った採用戦略の立案が可能となります。システムに蓄積された数値をもとに、ファクトベースで戦略立案できるため、採用の成果向上につながるでしょう。

社内連携を強化できる

採用管理システムを導入すると、各応募者の選考状況や対応履歴などが、明確に可視化されます。選考に関する情報が、システム上でタイムリーに更新・共有されるため、社内連携の強化にも役立ちます。

採用管理システムは、下記のような課題をお持ちの企業にも適しているといえるでしょう。

• 人事・採用担当者が複数人いるため、チーム内の連携体制を強化したい
• 現場担当者や経営層など、採用にかかわる他部署との連携も強化したい
• 複数の職種や拠点で同時に求人募集しており、採用状況を可視化できるようにしたい

人為的ミスを防止できる

採用管理システムには、求人媒体と連携して応募者情報を自動取り込みする機能や、事前設定した条件に沿って応募者対応メールを自動送信する機能などがあります。手作業の工程が削減されるため、入力間違いや連絡間違いなどの人為的ミスを防止しやすくなるでしょう。

採用業務のミスは、応募者の選考辞退や内定辞退の引き金となります。採用管理システムは、「人為的なミスを防ぎながら業務効率化し、選考スピードを上げて、応募者の辞退リスクを低減させたい」とお考え企業にもおすすめのITツールといえるでしょう。

【目的別】採用管理システム（ATS）の選び方

続いて、採用管理システムの選び方のポイントを目的別に解説します。採用管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントは、導入目的により大きく異なります。下記を参考にしながらシステムを選ぶことにより、自社に適したものを導入できるようになるでしょう。

採用業務を効率化したい

「採用業務を全体的に効率化し、採用担当者の負担を軽減させたい」

「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社まで全体的にスピードアップしたい」

このように採用業務全体の効率化を目的として、採用管理システムを導入したい場合は、採用活動の初期段階から終盤まで、一気通貫で支援する機能があるシステムを選ぶとよいでしょう。

たとえば下記のように、求人作成から内定者の管理に至るまで、採用活動に必要な各フローを支援する機能が搭載されたシステムを選びましょう。

• システム上で求人や採用ページの作成・管理を行なえる
• 求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできる
• 自動取り込みした応募者情報を一元管理できる
• 応募者一人ひとりに選考ステータスを付与できる
• 面接スケジュールを自動調整・一括管理できる
• 採用通知／不採用通知メールを自動送信できる
• 内定者情報を一元管理し、フォローメールも自動送信できる　など

応募者情報を一元管理したい

応募者情報の入力や管理にかかる手間を削減したい場合は、外部の求人媒体から応募者情報を自動で取り込み、一元管理できる採用管理システムがおすすめです。

応募者情報を自動で取り込むためには、採用管理システムと外部の求人媒体を連携させる必要があります。なるべく多数の求人媒体と連携可能なシステムを選んだほうがよいでしょう。

連携可能な求人媒体の種類や数は、システムにより大きく異なります。提供会社に「○○という媒体と連携できるか？」と問い合わせると、連携の可否を無料で調査してもらえるケースもあるので確認してみましょう。

なお、応募者管理に使えるシステムについては、以下の記事でも解説しています。応募者管理を効率化する方法について、より詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼応募者管理システムとは？ 代表的な機能や導入メリット、選び方などを解説

応募者対応のスピードや質を改善したい

「応募者対応の質が、採用担当者によってバラついてしまう状況を防ぎたい」

「応募者への対応ミス（連絡遅れ・連絡漏れ・連絡間違いなど）をなくしたい」

このように、応募者対応のスピードや質を改善する目的で、採用管理システムを導入したい場合は、応募者対応に関する機能が充実しているシステムを選びましょう。採用管理システムの応募者対応に関する機能には、下記のようなものが挙げられます。

• メールやチャットの文面テンプレートを複数登録できる機能
• 応募者への対応履歴や連絡履歴を可視化して共有できる機能
• 事前設定した配信条件に沿って、メールやチャットを自動送信できる機能
• チャットボットを活用し、応募者からの問い合わせに自動返信できる機能　など

上記のように、応募者対応の一部を自動化できるシステムがおすすめです。応募者対応に関して、どのような機能が搭載されているかチェックしましょう。

面接業務を効率化したい

「応募から面接案内までのリードタイムを短縮したい」

「面接前の選考辞退を防止し、面接実施率を向上させたい」

このように、面接業務の改善を目的に採用管理システムを導入する場合は、面接業務に関する機能が充実したシステムを選んだほうがよいでしょう。たとえば、採用管理システムの代表的な機能のうち、面接業務に関するものには、下記のような機能が挙げられます。

• 面接日程調整メールの自動送信機能
• チャットボットで応募者の希望日時を自動回収する機能
• 面接前日・当日にリマインドメールを自動送信する機能
• オンライン面接ツールと連携し、面接用URLやパスワードを発行する機能　など

採用管理システムの面接に関する機能は、面接管理機能とも呼ばれています。面接管理機能については、以下の記事でより詳しく解説していますので、ぜひ本記事と併せてご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

選考の進捗状況を可視化したい

選考の進捗状況を可視化するために、採用管理システムの導入を検討している場合は、以下のような機能があるシステムを選ぶのがおすすめです。

• 各応募者に「書類選考済み」「面接済み」などの選考ステータスを付与する機能
• 各応募者に「連絡済み」「返信待ち」などのアクションステータスを付与する機能
• 各ステータスを選考状況に応じてリアルタイムで自動更新する機能
• 各ステータスを選考フローに合わせて柔軟にカスタマイズできる機能　など

上記のような機能が搭載されていると、選考の進捗状況をリアルタイムで可視化・共有できるようになります。各応募者に対し、次にどのようなアプローチをすればよいか明確化されるため、応募受付から合否通知までのスピードが改善されるでしょう。

データに沿った採用戦略を立案したい

「自社の採用課題を特定し、データに沿った戦略を立案・実行したい」

「自社の採用に関するデータを数値で抽出し、求人媒体の担当者とファクトベースで打ち合わせできるようにしたい」

このように、採用戦略や改善策の立案などを目的に、採用管理システムを導入する場合は、分析機能があるものを選ぶとよいでしょう。たとえば、採用管理システムの分析機能には、下記のようなものが挙げられます。

• 求人媒体ごとの応募率や選考通過率の算出
• 求人案件ごとの面接設定率や採用率の算出
• 応募から面接設定までの歩留まり率の算出
• 各選考ステータス間のリードタイムの計測
• 応募者アンケートの作成や結果集計　など

採用分析は一見難しい機能のように感じられますが、システムによっては簡単な操作で実行できるケースも多くあります。導入前にシステムを無料トライアルできる場合もあるので、操作に不安がある場合は、使い方も確認してみるとよいでしょう。

社内連携を強化したい

「採用担当者が複数人いる」

「複数の職種や拠点で、同時に求人募集するケースが多い」

「人事部以外の社員（現場担当者や経営層など）が選考にかかわる場面が多い」

このような状況の場合は、社内連携の強化を目的に、採用管理システムを導入するケースも多いでしょう。社内連携を強化したい場合は、各応募者の選考ステータスや連絡対応の履歴、各担当者のスケジュールなどを可視化し、共有しやすい採用管理システムがおすすめです。

システムを通して可視化・共有できる情報の種類や、各情報が画面でどのように表示されるかなどをチェックし、選考に必要な情報をリアルタイムで確認しやすい採用管理システムを選びましょう。

人為的ミスを防止したい

「採用担当者にミスが多い状況を改善したい」

「企業側の人為的ミスによる応募者の選考辞退や内定辞退を防ぎたい」

このようにお考えの場合は、手作業の工程を削減できる採用管理システムがよいでしょう。たとえば連携した求人媒体から、応募者情報を自動取り込みできる機能があれば、大量の応募者情報をExcelなどに手入力する手間が省けます。

また、事前設定した条件にしたがって、応募者対応メールを自動配信する機能があれば、採用担当者が手作業でメールを送る労力が削減されるでしょう。手作業の工程を削減できれば、採用担当者の人為的ミスを防止しやすくなります。

採用管理システムのなかに、採用業務を自動化できる機能がいくつ搭載されているか確認し、機能の内容もくまなくチェックしましょう。

なお、採用管理システムの選び方については、以下の記事でも解説しています。「目的別」以外の視点からも、選び方のポイントを知りたいという方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

【目的別】採用管理システム（ATS）の導入事例

続いて、採用管理システムの導入事例を3つ紹介します。下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』を導入し、課題を解決した事例です。

採用管理システムの導入によって、課題がどのように解消されるのか、イメージが湧きやすくなりますので、ぜひ参考にご覧ください。

応募者対応にかかる時間を短縮し、面接実施率を上げたい

「応募者対応にかかる時間を短縮し、面接実施率を上げたい」などの目的で、採用管理システムを導入したセンコー株式会社 埼玉業務センターの事例を紹介します。

同社は物流・商事・ビジネスサポート・ライフサポートなど、幅広い事業を展開するセンコーグループの中核事業会社です。埼玉業務センターでは、主に埼玉エリアの採用を担当しています。

月間約120名という大量の応募者への対応に時間がかかり、選考辞退や音信不通が多発していたことから、対応時間を削減するため採用管理システムの導入を検討していました。RPM導入当時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、下記のページで全文ご覧いただけます。「応募者対応のスピードを改善し、辞退リスクを下げたい」とお悩みの方は、ぜひ参考にご覧ください。

▼センコー株式会社 埼玉業務センターの導入事例はこちら

応募者情報の入力や管理にかかる手間を削減し、採用を効率化したい

「応募者情報の入力や管理にかかる手間を削減し、採用を効率化したい」などの目的で、採用管理システムを導入した株式会社夢真の事例を紹介します。

同社は「建設技術派遣」と「施工図作図」をメイン事業として行なっている会社です。応募者管理をExcelで行なうなど、手作業が多い環境で採用活動を実施していたことから、業務効率化のため採用管理システムの導入を検討していました。

RPM導入当時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、以下のページから全文ご覧いただけます。「応募者管理や応募者対応の工数を削減し、採用業務を効率化したい」とお考えの方は、ぜひ参考にご覧ください。

▼株式会社夢真の導入事例はこちら

担当者の負担を軽減しつつ、応募者情報の入力漏れや対応の遅れを防ぎたい

「担当者の負担を軽減しつつ、応募者情報の入力漏れや対応の遅れを防ぎたい」といった目的で、採用管理システムを導入した株式会社セレクティの事例を紹介します。

同社は主にIT業界・建設業界への人材派遣事業を手がけている会社です。年間約4000名の応募者をExcelで管理しており、情報の入力漏れや応募者対応の遅れが発生しやすい環境だったことから、採用管理システムの導入を検討していました。

RPM導入当時に抱えていた課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、以下のページから全文ご覧いただけます。「業務の正確性やスピードを保ちながら、人事・採用担当者の負担を軽減させたい」とお考えの方は、ぜひ参考にご覧ください。

▼株式会社セレクティの導入事例はこちら

採用管理システム（ATS）を導入する際のポイント

ここからは、採用管理システムを導入する際、注意すべきポイントを5つ紹介します。

導入目的を明確にする

採用管理システムを導入するときは、まず目的を明確にしましょう。採用管理システムは、提供会社や利用プランにより機能や性能が大きく異なるため、目的がはっきりしていないと適したものを選べません。

「採用管理システムを用いて、どのような課題を改善したいのか」

「数ある採用業務のうち、どの工程を特に効率化したいのか」

こうした視点から、自社の導入目的を明確化し、目的に適した機能がある採用管理システムを選ぶよう心がけましょう。

費用と機能のバランスを確認する

採用管理システムを導入するときは、機能・費用・サポート体制など、さまざまな観点からサービスを比較検討し、費用対効果の高いものを選ぶことが重要です。

たとえ機能面が充実していても、費用が高額すぎると、自社の採用予算を圧迫してしまいます。その逆に費用が安くても、自社に必要な機能が搭載されていなければ意味がありません。

費用と機能のバランスをよく確認し、コストパフォーマンスに優れたシステムを導入できるようにしましょう。なお、採用管理システムの費用相場については、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

複数の求人媒体と連携可能か確認する

採用管理システムを導入するときは、連携可能な求人媒体の種類や数を確認することも大切です。なるべく多くの求人媒体と連携できるものを選んだほうが、応募者管理や応募者対応に関する業務を効率化しやすいでしょう。

システムの提供会社によっては、地方の求人媒体や、専門性が高い求人媒体と連携できるケースもあります。「自社が普段利用している求人媒体」と「今後利用する可能性がある求人媒体」を洗い出し、連携可能か確認してみましょう。

サポート体制やセキュリティ強度を確認する

採用管理システムを導入するときは、サポート体制やセキュリティ強度もしっかりと確認しましょう。下記のような事項を導入前に問い合わせし、安心して継続利用できるシステムを選ぶことが大切です。

無料トライアルやテスト運用が可能か確認する

採用管理システムのなかには、本格導入前に無料トライアルやテスト運用が可能なものもあります。本格導入までのフローは、システムにより異なるため、どのような流れなのか問い合わせしてみるとよいでしょう。

無料トライアルやテスト運用が可能なシステムには、「実際の操作を体験できる」というメリットがあります。

• 操作画面（UI）はわかりやすいか
• 各機能の操作方法は複雑でないか
• 操作マニュアルや導入研修資料などが用意されているか

導入前に上記のような事項を確認し、「操作が難しい」などの余計なストレスがなく、使いやすい採用管理システムを選びましょう。

採用管理システムなら『RPM』がおすすめ

最後に、おすすめの採用管理システムを紹介します。「応募者情報の一元管理」や「応募者対応メールの自動化」、「面接の日程調整の自動化」などにご興味がある方には、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。

RPMには、主に下記のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体数が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者への連絡や日程調整を自動化

RPMを導入した企業に対し、導入後の効果を調査したところ、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった効果があったことが判明しています。

※導入企業の実績をもとに算出

RPMのサービス資料は、以下のURLから無料でダウンロードしていただけます。基本機能・オプション機能・料金プランなどを詳しく知りたい方は、ぜひ資料を無料ダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

採用管理システムの主な導入目的やメリット、目的別の選び方などを解説しました。採用管理システムの主な導入目的やメリットには、下記のようなものが挙げられます。

• 採用業務を効率化できる
• 応募者情報を一元管理できる
• 応募者対応のスピードや質を改善できる
• 面接業務を改善できる
• 選考の進捗状況を可視化できる
• データに沿った採用戦略を立案できる
• 社内連携を強化できる
• 人為的ミスを防止できる

採用管理システムには、採用業務を効率化するための機能が多数搭載されています。自社の導入目的を明確化し、適した機能があるものを選びましょう。

なお、「どのようなシステムを選べばよいかわからない」「システム選びで失敗したくない」とお悩みの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、下記のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用業務に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件にしたがって、応募者への連絡対応を自動化

RPMの導入企業を対象に、導入後の効果を調査したところ、「採用工数の削減」「採用率の改善」「採用単価の削減」といった成果につながったことがわかっています。採用業務の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

▼RPMの企業様向けページ