応募者管理とは？ 主な管理項目や手法、おすすめのシステムを紹介

応募者管理とは、企業の採用活動において、応募者に関するさまざまな情報を管理する業務のことです。「応募者の個人情報」「選考の進捗状況」「選考結果や評価」など、多くの項目を正確に、わかりやすく管理する必要があります。
 
本記事では応募者管理について、主な管理項目や代表的な手法、効率化におすすめのシステムなどを紹介します。「応募者管理のやり方をどうすべきか悩んでいる」という方は、ぜひ本記事を採用業務にお役立てください。

応募者管理とは？

応募者管理とは、企業の採用活動において、応募者に関するさまざまな情報を管理する業務のことです。応募者の個人情報だけでなく、職務経歴や選考の進捗状況、選考での評価など、数多くの項目を正確に、わかりやすく管理する必要があります。
 
応募者管理の代表的な手法には、下記の3つが挙げられます。

• Excelやスプレッドシートを活用する
• 応募者管理システムを導入する
• 採用管理システム（ATS）を導入する

 
近年の主流は、採用業務を全体的に効率化できる採用管理システム（ATS）です。応募者管理の手法について、詳しくは後述します。

応募者管理の主な管理項目

応募者管理を行なうにあたり、「具体的に何を管理すればよいのかわからない…」とお困りの方もいるでしょう。応募者管理の主要な項目には、下記の6種類が挙げられます。

• 採用チャネル
• 応募者の個人情報
• 応募者の経歴
• 希望職種・配属先・勤務地
• 選考の進捗状況
• 選考の結果・評価

 
まずは、主要な管理項目について、それぞれ詳しく解説します。

採用チャネル（応募経路）

採用チャネルとは、企業が採用活動で求職者へアプローチするための手法や媒体のことです。たとえば代表的な採用チャネルには、求人広告サイトや転職エージェント、ダイレクトリクルーティングサービスなどが挙げられます。
 
応募者管理では、求職者が応募の際に経由したチャネルを特定し、媒体名などを入力・保管する必要があります。応募経路となったチャネルを特定しておくと、「自社にとって費用対効果の高いチャネル」が判別できるようになるため、採用活動の改善に役立ちます。

応募者の個人情報

応募者管理では、下記のような応募者の個人情報も正確に管理する必要があります。

• 氏名・年齢・生年月日
• 住所・電話番号・メールアドレス　など

 
個人情報は、応募者を識別するために不可欠な情報です。また、各選考の案内や合否通知の際にも活用されます。

応募者の経歴

応募者管理では、履歴書や職務経歴書などに記載される応募者の経歴も、入力や管理の対象となります。

• 応募者の学歴
• 応募者の職務経歴
• 応募者の保有資格や保有スキル　など

 
経歴や保有資格などの情報は、主に選考で応募者を評価する際に活用されます。応募者が「自社の採用要件を満たす人材であるか」を確認するためにも、正確に入力・管理する必要があります。

希望職種・配属先・勤務地

複数の職種や配属先で、同時に採用を行なっている場合は、応募者の希望・要望に関する情報も管理項目に含めたほうがよいでしょう。

• 応募者の希望職種
• 応募者の希望配属先
• 応募者の希望勤務地　など

 
上記のような項目は、応募者と採用担当者が面接選考などで、お互いの認識や条件をすり合わせる際に役立ちます。

選考の進捗状況

応募者管理では、各応募者の選考進捗を可視化することも重要です。選考進捗を可視化すると、「各応募者に対して次に何をすべきか」がわかりやすくなるため、採用担当者間の連携がスムーズになります。
 
応募者管理の一環として、応募者一人ひとりに「書類選考済み」「面接調節中」「面接済み」などの選考ステータスを付与し、進捗状況を可視化できるようにしましょう。

選考の結果・評価

各応募者の選考結果や選考での評価なども、応募者管理の項目に含まれます。

• 書類選考の結果や評価
• 面接選考の結果や評価
• 適性検査や認知テストの結果　など

 
各応募者の選考結果を一元管理しておけば、内定通知や内定者フォローの施策をスムーズに実行できるでしょう。
 
また、選考結果だけでなく採用担当者からの評価も記録しておくと、今後別のポジションで採用を行なう際に、過去の応募者から適切な人材を掘り起こすことが可能となります。

応募者管理の代表的な手法

続いて、応募者管理の代表的な手法を紹介します。応募者管理によく使われている手法には、下記の3つが挙げられます。

• Excel・スプレッドシート
• 応募者管理システム
• 採用管理システム（ATS）

 
各手法の特徴を詳しく見ていきましょう。

Excel・スプレッドシート

Excelやスプレッドシートは、どちらもコストを抑えて導入できる表作成ソフトです。「応募者管理にあまり費用をかけたくない」とお考えの場合は、Excelやスプレッドシートで「応募者管理シート」を作成し、必要項目を入力していく形式で管理するとよいでしょう。
 
ただし、Excelやスプレッドシートを活用する場合は、応募者情報をすべて手入力する必要があるため、求人への応募数が多いと入力ミスが発生しやすくなります。また、応募者の選考ステータスが更新されるたびに、ステータスを入力し直す必要が出てくるため、更新忘れが生じるリスクもあります。
 
コストがかからない代わりに、情報の入力や更新に手間がかかるため、「求人への応募数が多い」「人材を一度に大量採用している」といった企業は、ほかの手法を検討したほうがよいでしょう。

応募者管理システム

応募者管理システムとは、採用における応募者のさまざまな情報を一元管理し、選考を効率良く進めるためのITツールです。
 
後述する採用管理システムが、採用業務全体（求人作成～選考～内定・入社まで）を効率化するツールであるのに対し、応募者管理システムは採用業務における応募者管理に特化したツールとなっています。
 
応募者管理システムには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 面接日程の調整
• 応募者との連絡　など

 
なお、応募者管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。主な機能や導入メリットなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼応募者管理システムとは？ 代表的な機能や導入メリット、選び方などを解説

採用管理システム（ATS）

採用管理システムとは、企業の採用活動に必要な情報全般を一元管理し、採用業務を全体的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、「ATS」とも呼ばれています。
 
採用管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 面接日程の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者情報の管理
• 採用状況の分析　など

 
「応募者管理だけでなく、採用業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムを導入したほうがよいでしょう。採用管理システムの基本的な機能に関しては、以下の記事で解説していますので、ぜひ併せてご覧ください。
 
▼採用管理システム（ATS）の基本機能とは？ 導入メリットや選び方も解説

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応募者管理の主流が採用管理システムである理由

前述した通り、応募者管理の代表的な手法には、「Excel・スプレッドシート」「応募者管理システム」「採用管理システム」の3つが挙げられます。しかし近年では、採用管理システムを導入し、応募者管理に活用する企業が増加しています。
 
近年、応募者管理の主流が採用管理システムとなっている理由には、下記のようなものが挙げられるでしょう。

• Excelやスプレッドシートで応募者管理すると、入力ミスや更新忘れが生じやすい
• 手作業の工程が多いと、採用担当者の業務負担が重くなりすぎてしまう
• 「採用業務を全体的に効率化したい」という需要が高まっている

 
採用業務は煩雑になりやすいため、情報管理の正確さを担保しながら業務効率化を図り、採用担当者の負担を軽減する工夫が求められます。こうした需要すべてに応えられるツールとして、採用管理システムに注目が集まっているのです。

採用管理システムの応募者管理機能

採用管理システムには、主に下記のような応募者管理機能が搭載されています。

• 応募者情報を求人媒体から自動取り込み
• 応募者ごとに選考ステータスを付与
• 応募者にメール・チャットを自動送信
• 応募者の重複を自動でチェック
• ブラックリストを可視化・管理
• 応募者情報を印刷・CSV出力

 
ここからは、採用管理システムに搭載されている応募者管理機能について、詳しく解説します。採用管理システムの導入を検討する際の参考に、ぜひご覧ください。

応募者情報を求人媒体から自動取り込み

一般的に採用管理システムには、求人広告サイトなどの求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできる機能が搭載されています。
 
たとえば、応募者の氏名・年齢・住所・連絡先・学歴・職歴・保有資格など、応募時に取得した情報をシステムに自動取り込みし、一元管理することが可能です。
 
応募者情報をExcelやスプレッドシートなどに手動で入力する必要がないため、採用担当者の作業負担を軽減できます。

応募者ごとに選考ステータスを付与

採用管理システムには、応募者一人ひとりに選考ステータスを付与できる機能もあります。「書類選考済み」「面接調整中」「面接済み」などの選考ステータスを簡単に、リアルタイムで付与できるため、選考の進捗状況が明確になります。
 
採用担当者が複数にいる場合や、複数の職種で採用を同時進行している場合でも、「どの応募者に・誰が・どのような対応を・いつまでにすべきか」がわかりやすくなるため、組織内の連携体制を強化できるでしょう。

応募者にメール・チャットを自動送信

採用管理システムには、あらかじめ設定した条件に沿って、応募者にメールやチャットを自動送信できるものがあります。
 
たとえば、以下のような応募者対応メール・チャットを自動送信することが可能です。

• 応募受付メールの自動送信
• 面接日程調整メールの自動送信
• 面接前日のリマインドメールの自動送信
• 採用通知／不採用通知メールの自動送信
• チャットボットによる24時間・365日問い合わせ対応　など

応募者の重複を自動でチェック

採用管理システムの応募者管理機能には、重複応募者を自動でチェックする機能もあります。過去に応募があった人材から再度応募された際に、システムが重複を自動で検知し、画面上にわかりやすくアラートを表示する機能です。
 
採用担当者が重複応募者に自力で気付いた場合は、該当の応募者に手動でチェックを入れられるシステムもあります。
 
重複応募者がシステム上でチェックされることにより、「過去の不採用者が再度応募してきた際、それに気付かず履歴書を再確認してしまった」などの二度手間を防ぎやすくなります。

ブラックリストを可視化・管理

悪質な応募者を可視化して管理する「ブラックリスト管理機能」が搭載された採用管理システムもあります。
 
ブラックリスト管理機能とは、過去に「連絡無視」「面接無断キャンセル」などの問題行動があった悪質な応募者に対し、システム上で目印をつけられる機能です。過去に目印をつけた要注意人物から、再度応募があった場合は、画面上にアラートが表示されます。
 
要注意人物を一覧にまとめ、採用チーム内で情報共有できるシステムもあります。悪質な人材を入社させてしまうリスクが低くなるため、安心して採用活動を進められるでしょう。

応募者情報を印刷・CSV出力

採用管理システムのなかには、取り込んだ応募者情報の印刷やCSV出力に対応可能なものもあります。応募者情報の印刷・CSV出力機能は、主に下記のようなシーンで活用されています。

• 応募者情報を採用にかかわる他部署と共有する
• 応募者情報を宛名印刷システムなどの他ツールで活用する
• 応募者情報をExcelなどにも保管してバックアップを取る

採用管理システムで応募者管理するメリット

ここからは、採用管理システムで応募者管理するメリットを5つ紹介します。「応募者管理をどのツールでやるべきか迷っている」という方は、ぜひ本章を参考にしてください。

応募者情報を一元管理できる

一般的に採用管理システムには、さまざまな求人媒体と連携し、応募者情報を取り込みできる機能が装備されています。
 
たとえば、「複数の求人広告サイトを併用している」などの場合でも、異なる求人広告サイトからきた応募者の情報を、同一システム上で一元管理することが可能です。
 
応募者情報をExcelなどの他ツールに手動で転記する必要がないため、採用担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

採用業務を効率化できる

採用管理システムの応募者管理機能には、主に以下のようなものが含まれています。

• 応募者情報を求人媒体から自動取り込み
• 応募者ごとに選考ステータスを付与
• 応募者にメール・チャットを自動送信
• 応募者の重複を自動でチェック
• ブラックリストを可視化・管理
• 応募者情報を印刷・CSV出力

 
また、採用管理システムには応募者管理機能だけでなく、求人情報を管理する機能や採用状況を数値的に分析する機能など、多様な機能が搭載されています。採用業務を全体的に効率化できるため、採用担当者が戦略立案などのコア業務に注力しやすくなるでしょう。

応募者対応の質が向上する

採用管理システムで応募者管理を行なうと、応募者への対応の質が向上します。採用管理システムの応募者管理機能には、あらかじめ設定した条件に沿って、応募者対応メール・チャットを自動送信できる機能があるためです。
 
応募者への迅速な連絡が可能になるほか、文面テンプレートの活用や対応履歴の共有により、担当者ごとの対応のバラつきを防止することが可能となります。
 
また、応募者との連絡履歴をシステム内で一元管理できるため、担当者が代わっても過去の連絡内容を踏まえた丁寧な対応が実行できます。応募者とのコミュニケーションがスムーズになり、対応の質が向上するため、志望度アップにつながるでしょう。

採用担当者の人為的ミスを防げる

Excelなどを用いて、手作業で応募者管理を行なうと、入力ミスにより「本来とは違う応募者の連絡先に、面接案内メールを送信してしまった」などのトラブルが生じやすくなります。
 
また、採用担当者が多忙すぎることにより、応募者への対応漏れ・対応遅れなどのトラブルが生じ、選考辞退や内定辞退につながってしまうケースも多いでしょう。
 
採用管理システムで応募者管理を行なえば、こうした採用担当者の人為的ミスを防止しやすくなります。「採用担当者の作業負担の軽減」「情報管理の正確性の担保」「応募者対応の改善」これら3つを同時に叶えることが可能です。

ほかの方法よりもセキュリティ強度が高い

採用管理システムには、Excelやスプレッドシートで応募者管理する方法よりも、セキュリティ強度が高いという特徴があります。
 
たとえば、応募者情報へのアクセス権限を制御する機能や、求人媒体から取り込んだ情報を暗号化して保存する機能などがあるため、大量の個人情報を安全に管理することが可能です。
 
また、システムの提供会社によっては、「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているケースも多くあります。セキュリティ強度が高く、情報漏洩の心配が少ない方法で応募者管理を行ないたい場合は、採用管理システムを導入したほうがよいでしょう。

採用管理システムで応募者管理する際の注意点

続いて、採用管理システムで応募者管理する際の注意点を2つ解説します。

ランニングコストがかかる

採用管理システムは、基本的に有料であるためコストがかかります。採用管理システムにかかる平均的な費用は、下記の通りです。

「採用活動の予算が少なく、費用面が気になる…」という場合は、まず無料で使える採用管理システムを導入して機能を試し、便利だと感じたら有料のシステムを本格導入する方法もおすすめです。
 
無料で使える採用管理システムは、機能性では有料のシステムに劣りますが、「採用管理システムの基本的な機能を無料で試せる」というメリットがあります。無料の採用管理システムについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
 
▼無料で使える採用管理システムのメリット・デメリット、選び方を解説

本格導入するまでに手間がかかる

一般的に、採用管理システムは、本格導入するまでに下記のようなフローが必要です。

1. 自社に必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. 提供会社と打ち合わせ・契約を締結する
4. システムの初期設定を実施・テスト運用する
5. テスト運用の問題を改善・本格運用を開始する

 
採用管理システムを導入し、本格的に運用開始するまでには、一定の時間と労力がかかります。具体的なフローは、提供会社やプランなどにより異なりますが、なるべく期間に余裕をもって、導入したほうがよいでしょう。
 
しかし、導入までに手間がかかる分、提供会社からしっかりとしたサポートを受けることが可能です。採用管理システムの導入フローについては、以下の記事でより詳しく解説していますので、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

応募者管理できる採用管理システムの選び方

ここからは、応募者管理できる採用管理システムの選び方を解説します。数ある採用業務のうち、「応募者管理の工程を特に効率化したい」とお考えの方は、下記5つのポイントに注目して採用管理システムを選びましょう。

連携可能な求人媒体の種類や数を確認する

採用管理システムには、求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みできる機能が搭載されています。応募者情報を1件1件、Excelなどに手入力する必要がなくなるため、採用担当者の負担軽減につながります。
 
ただし、応募者情報を取り込むためには、採用管理システムと自社が利用中の求人媒体を連携させなくてはなりません。多数の求人媒体と連携可能なシステムを導入したほうが、応募者管理の効率化につながりやすいといえるでしょう。
 
導入前に連携可能な求人媒体の種類や数を確認し、「現在、利用中の求人媒体」や「今後、利用する可能性がある求人媒体」と連携できるシステムを選びましょう。

セキュリティ強度が高いか確認する

採用業務における応募者管理の工程では、応募者の氏名や住所、経歴など大量の個人情報を取り扱います。採用管理システムを選定するときは、セキュリティ強度にも着目したほうがよいでしょう。
 
下記のような事項を契約前に確認し、セキュリティ強度が高いシステムを導入するよう心がけましょう。

• 求人媒体から取り込んだ応募者情報を暗号化して保存できるか
• システム上に保存されたデータの閲覧権限や編集権限を制御できるか
• システムの提供会社が「プライバシーマーク」などの第三者認証を取得しているか

カスタマイズ性が高いか確認する

採用管理システムには、応募者の管理項目やステータスなどを、柔軟にカスタマイズできるものがあります。カスタマイズ性が高く、自社の選考フローに最適化できるシステムを選びましょう。
 
カスタマイズの方法は、「変更したい項目を自由に入力できるタイプ」や「特定の選択肢から該当する項目をプルダウンで選択するタイプ」など、システムによってさまざまです。
 
また、カスタマイズ可能な管理項目の数やステータスの種類なども、システムにより異なります。提供会社にカスタマイズしたい箇所の要望を伝えると、初期設定やテスト運用の際に該当箇所を最適化してもらえるケースもあるため、問い合わせしてみるとよいでしょう。

サポートが充実しているか確認する

採用管理システムの応募者管理機能は、提供会社やプランなどによって、できること／できないことが異なります。同様の機能が搭載されていても、操作方法が違う場合もあるため、カスタマーサポートが充実しているシステムを導入したほうが、安心して利用しやすいでしょう。
 
下記のような事項を導入前に問い合わせして確認し、カスタマーサポートが充実しているシステムを選びましょう。

• システムの導入サポートはどのような内容になっているか
• システムの導入後も手厚い運用サポートを受けられるのか
• カスタマーサポートをどのような方法で行なっているのか
  （チャット・メール・電話・オンライン会議ツール・直接訪問など）
• 採用成功を目指して「カスタマーサクセス」の部分までサポートしてもらえるか

費用と機能のバランスを確認する

採用管理システムには、初期費用や月額費用、オプション利用料などのコストがかかります。費用面と機能面をどちらも十分に確認し、費用対効果の高いシステムを導入することが大切です。
 
数多くの機能が搭載されていても、費用が高すぎると予算を圧迫してしまいます。しかし、逆に費用が安くても、自社に必要な機能が備わっていなければ導入する意味がありません。採用管理システムを選定するときは、費用と機能のバランスをよく見極めましょう。
 
なお、採用管理システムの費用については、以下の記事で詳しく解説しています。費用相場やコストを抑えるコツなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
 
▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

採用管理システムで応募者管理するなら『RPM』

最後に、応募者管理におすすめの採用管理システムを紹介します。応募者管理の工程で、「業務効率化」「正確性の担保」「応募者対応の改善」をすべて叶えたい方には、『RPM』がおすすめです。
 
RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMの応募者管理に関する機能を4つ抜粋して紹介しますので、ぜひシステム検討時の参考にしてください。

応募者一元管理機能

RPMの応募者一元管理機能とは、連携した求人媒体から応募者情報を自動で取り込み、一元管理できる機能です。システム内に取り込んだ応募者情報は、上記イメージ図のように、わかりやすく一覧表示されます。
 
RPMが連携可能な求人媒体は、業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な求人媒体も豊富なので、応募者情報の自動取り込みに最適な採用管理システムといえます。
 
また、Web媒体からきた応募者だけでなく、電話応募だった方の応募者情報も、手動入力により保存可能です。Web媒体からきた応募者に対しては、サンクスメール（応募受付メール）を自動配信することもできます。

応募者状況管理機能

RPMの応募者状況管理機能とは、応募者ごとに「面接調整中」「面接予約済み」「面接済み」などの選考ステータスをリアルタイムで付与する機能のこと。各ステータスの選択肢や色は、自由にいくつでも追加・並べ替え可能です。
 
上記イメージ図のように、応募者一人ひとりに選考ステータスがリアルタイムで付与されます。応募者の選考ステータスが、一定期間更新されない場合は、RPMが担当者に「対応漏れアラート」で通知します。
 
担当者が「どの応募者に対して・いつまでに・どのような対応をすべきか」が明確化されるため、応募者への対応漏れや対応遅れを防止しやすくなるでしょう。

簡単メール送信機能

RPMの簡単メール送信機能とは、メール文面のテンプレートを事前登録し、応募者へのメール送信を効率化できる機能です。メールテンプレート内に、応募者の氏名や面接日時、会場アクセス、注意事項などの情報を自動差し込みすることも可能です。
 
また、簡単メール送信機能は、過去の応募者を掘り起こす際に特定の条件で絞り込みをかけ、「条件に合う応募者へスカウトメールを一括送信する」といった業務にも活用できます。
 
応募者へのメール対応を効率化できるだけでなく、スカウト業務にも対応できるため、企業の人材確保に大いに役立つでしょう。

重複・ブラックリスト管理機能

RPMの重複・ブラックリスト管理機能とは、過去に応募があった人材から、再度応募された際に、システムが重複を自動チェックする機能です。重複応募者に対し、過去に「どの担当者が・どのような対応をしたか」といった対応履歴も簡単に確認できます。
 
また、過去に「面接無断キャンセル」などの問題行動があった要注意応募者に対し、わかりやすく目印をつけることも可能です。要注意応募者の入社を防止できるため、安心して採用活動を実施できるでしょう。
 
このほかにも、RPMには応募者管理に役立つ機能が多数装備されています。以下のURLから、サービスの資料を無料ダウンロードしていただけますので、応募者管理にお悩みの方はぜひご覧ください。
 
▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

応募者管理について、主な管理項目や代表的な手法、効率化におすすめのシステムなどを解説しました。応募者管理によく使われている手法には、以下の3つが挙げられます。

• Excel・スプレッドシート
• 応募者管理システム
• 採用管理システム（ATS）

 
上記のなかでも、採用業務の全体的な効率化に役立つツールは採用管理システムです。
 
採用管理システムならば、「採用担当者の負担軽減」「情報管理の正確性の担保」「応募者対応の改善」すべてが叶うため、採用業務の煩雑さにお悩みの場合は、導入を検討したほうがよいでしょう。
 
 
採用管理システムにご興味がある方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。RPMには、主に以下のような3つの強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

 
また、RPMは応募者管理だけでなく、求人管理や採用分析などの機能も充実しています。500社以上の導入実績があり、サポート体制も整っているため、採用管理システムの操作に不慣れな方にも安心してご利用いただけます。
 
応募者管理および採用業務全体の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

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