無料で使える面談予約システムのメリットや注意点、選び方を解説

面談予約システムとは、PCやスマートフォンなどのデバイスから、オンラインで簡単に面談予約を一元管理できるITツールのことです。面談予約の受付だけでなく、予約ページを作成したり、予約者にリマインド通知を送信したりするなど、便利な機能が多数搭載されています。

本記事では、「なるべくコストを抑えて面談予約システムを使いたい」とお考えの方向けに、無料の面談予約システムについて解説します。無料で使える面談予約システムのタイプやメリット、注意点、選び方などを解説しますので、予約管理などにお悩みの方はぜひご覧ください。

面談予約システムとは？

面談予約システムとは、PC・スマートフォン・タブレットなどのデバイスから、オンラインで簡単に面談予約を一元管理できるITツールのことです。面談予約システムは、以下のように、さまざまなシーンで活用されています。

• 人事採用の面談
• 人事評価の面談
• 営業活動の顧客面談
• 医療機関のカウンセリング面談　など

面談予約システムを導入すると、予約ページの作成や予約受付、予約状況の管理、予約者へのリマインド通知など、面談にかかわる多くの業務を効率化することが可能となります。

無料で使える面談予約システムの主な機能

面談予約システムには、無料で使えるものと有料で使えるものがあります。詳細はシステムにより異なりますが、無料で使えるものに装備されている主な機能には、下記のような機能が挙げられます。

また、システムによっては、「予約者情報のCSV出力機能」や「アンケート作成・回収機能」などが装備されているケースもあります。自社に必要な機能が備わっているシステムを導入するとよいでしょう。

なお、面談予約システムの機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。主要な機能の詳細を知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面談予約システムとは？ 主な機能や導入メリット、選び方のポイントを解説

無料で使える面談予約システムのタイプ

無料で使える面談予約システムには、大きく分けて4つのタイプがあります。

• 完全無料で使えるタイプ
• 機能制限があるタイプ
• 件数制限があるタイプ
• 機能制限＋件数制限があるタイプ

まずは、無料で使える面談予約システムのタイプについて、詳しく見ていきましょう。

完全無料で使えるタイプ

完全無料で使える面談予約システムには、下記のような特徴があります。

• すべての機能を無料で使える
• 同時管理できる案件数に制限がない
• 同時受付できる予約件数に制限がない
• 同時アクセスできるユーザー数（管理者数）に制限がない　など

ただし完全無料で使えるタイプには、機能や件数の制限がない代わりに、ユーザーサポートの対象外となっているケースがあります。利用規約はシステムにより異なるため、導入前によく確認しましょう。

機能制限があるタイプ

無料の面談予約システムには、使える機能が制限されているタイプもあります。たとえば、機能が制限されているタイプには、下記のようなパターンが挙げられます。

• 予約ページの作成や予約受付は無料で行なえる。ただし、リマインドメールの自動送信など、さらに便利な機能を使うには追加料金が必要。
• 無料プランと有料プランがあり、一部機能のみ無料プランとして使える。有料プランに切り替えると、すべての機能を使えるようになる。

機能制限があるタイプには、有料プランに切り替えたり、追加料金を支払ったりすることにより、機能が拡充されるケースが多くあります。

機能制限があるタイプを利用する場合は、無料で使える機能をよく確認し、自社の面談関連業務にきちんと役立つかチェックしてから導入しましょう。

件数制限があるタイプ

無料の面談予約システムには、同時に管理できる件数が制限されているタイプもあります。たとえば、件数が制限されているタイプには、下記のようなパターンが挙げられます。

• 同時に受付できる予約件数が限られている
• 同時に管理できる面談の案件数が限られている
• システムに同時アクセスできるユーザー数（管理者数）が限られている　など

件数制限がある面談予約システムは、「面談の管理者が複数人いる企業」や「面談の予約人数が多い企業」などには不向きです。面談の実施状況に合わせて、最適なシステムを導入しましょう。

機能制限＋件数制限があるタイプ

無料で使える面談予約システムのなかには、機能と件数が両方制限されているタイプもあります。無料で使える機能の数が限られているだけでなく、同時受付できる予約件数なども限られているため、面談の機会が多い企業は利用を控えたほうがよいでしょう。

無料の面談予約システムを選ぶときは、「自社に必要な機能」や「面談にかかわる業務のうち特に効率化したい業務」を洗い出し、対応可能なシステムを導入するのがおすすめです。

無料で使える面談予約システムのメリット

続いて、無料で使える面談予約システムのメリットと注意点を紹介します。まずは、メリットから詳しく見ていきましょう。

日程調整や予約受付を無料で自動化できる

一般的に、面談予約システムには、面談の日程調整や予約受付を効率化する機能が装備されています。たとえば、代表的な機能には、下記のようなものが挙げられます。

• 面談の対象者に日程調整メールを自動送信する
• 予約ページ（予約サイト）を作成し、面談予約をオンラインで自動受付する
• 予約ページ（予約サイト）から、面談日程の変更やキャンセルを自動受付する

無料の面談予約システムにも、類似した機能が装備されているものは多くあります。面談の日程調整や予約受付を無料で自動化できるため、コストを抑えながら、面談担当者の業務負担を軽減できるでしょう。

営業時間外の予約対応を無料で行なえる

無料で使える面談予約システムのなかには、作成した予約ページ（予約サイト）から24時間・365日、面談予約を自動受付できるものがあります。営業時間外の予約対応を無料で行なえるようになるため、予約者と担当者、双方からの利便性が向上するといえるでしょう。

また、システムによっては、予約ページから面談日時の変更やキャンセルを自動受付できるケースもあります。利便性が向上することにより、面談を予約するハードルが下がるため、実施率の改善につながるでしょう。

予約対応の人的リソースを無料で削減できる

前述した通り、無料の面談予約システムには、面談の予約対応などを効率化する機能が複数装備されています。システムを活用することで、面談予約の対応にかかる人的リソースを削減できるでしょう。

また、システムで予約を自動化すると、予約時に必要な個人情報や日時などの情報を「手作業でPCに入力する／帳簿に書き込む」といった手間を削減できます。入力ミスや書き間違いによるダブルブッキングなどのトラブルを防止しやすくなるでしょう。

予約状況をリアルタイムで可視化・共有できる

無料の面談予約システムには、面談の予約状況をリアルタイムで可視化し、組織内で共有できるというメリットもあります。たとえば下記のような機能により、予約状況をリアルタイムで可視化・共有することが可能です。

• 面談の予約状況をカレンダー形式で一覧表示する機能
• 面談予約者の情報をシステム上で一元管理する機能
• カレンダーアプリと連携し、各担当者のスケジュールを一元管理する機能
• 面談の日時変更やキャンセルをリアルタイムで予約カレンダーに反映する機能　など

面談の予約状況をリアルタイムで可視化することにより、各担当者がお互いのスケジュールを正確に把握できるようになります。無料の面談予約システムは、組織の連携強化にも役立つといえるでしょう。

無料で使える面談予約システムの注意点

続いて、無料で使える面談予約システムの注意点を5つ解説します。無料のシステムは、有料のシステムに比べると、機能性や安全性に劣る場合があります。導入するときは、利用規約などをよく確認し、安心して使えるものを選びましょう。

機能に制限が設けられている場合がある

無料で使える面談予約システムのなかには、機能制限が設けられているタイプがあります。機能面が不十分だと、面談関連の業務を思うように効率化できず、不便を感じることになるでしょう。

無料の面談予約システムを選ぶときは、以下のようなポイントに注目し、機能制限の有無を事前に確認することが大切です。機能制限が厳しすぎるシステムは、利用を控えたほうがよいでしょう。

• 無料で使える機能の種類や数
• 蓄積されたデータの保存可能期間
• データの閲覧回数や編集回数の上限　など

予約件数に制限が設けられている場合がある

無料で使える面談予約システムには、予約件数に制限が設けられているものもあります。システムを同時利用できるユーザー数（管理者数）が制限されているケースもあるため、導入前に下記のような事項を確認したほうがよいでしょう。

• 同時に受付できる予約件数
• 同時に管理できる面談の案件数
• 同時にアクセスできるユーザー数（管理者数）　など

件数や人数などの制限があまりに厳しいと、予約対応などの業務をスムーズに進められない可能性があります。面談の機会が多い場合は、別の無料システムを利用するか、有料システムを検討したほうがよいでしょう。

十分なサポートを受けられない可能性がある

無料の面談予約システムには、ユーザーサポートの対象外となっているものがあります。システムの提供会社としては、無料サービスのユーザーサポートに人員や時間をかけるメリットがあまり無いためです。

利用中に操作方法がわからなくなったり、「エラー表示が消えない」などのトラブルが生じたりした際に、十分なサポートを受けられない可能性があります。

「必要なサポートをしっかりと受けられ、安心して継続利用できるシステムを導入したい」とお考えの場合は、有料の面談予約システムを検討したほうがよいでしょう。

セキュリティ強度が低い可能性がある

無料の面談予約システムを活用するときは、セキュリティ強度を確認しましょう。無料で使える面談予約システムのなかには、「不正アクセス対策が講じられていない」など、有料システムに比べてセキュリティ強度が低いものがあります。

セキュリティ強度が低いと、システム内に蓄積された予約者の個人情報を適切に保護することができません。自社で設定した「面談の評価項目」や「面談による選考結果」などの機密情報が外部に漏洩するリスクも高くなります。

無料の面談予約システムを導入するときは、セキュリティ強度をよく確認し、漏洩リスクが少ないものを選びましょう。

システムの安定性・信頼性が低い場合がある

無料で使える面談予約システムを活用するときは、セキュリティ強度だけでなく、システムの安定性や信頼性にも注意が必要です。

たとえば、システムの挙動が安定しない場合、「予約途中で画面が固まって動かなくなる」「操作中に画面がカクカクする」などの問題が発生し、面談予約を正確に受け付けられない可能性があります。

また、システムの信頼性を確認せずに利用開始すると、「予約時に取得した個人情報を知らない間に外部機関へ横流しされていた」などの重大な問題が発生し、予約者との訴訟トラブルにつながる恐れもあります。

無料だからといって、むやみに導入することはやめておきましょう。面談予約システムを導入するときは、システムの使用感や提供会社に関する情報などを事前に確認し、安定性・信頼性が高いものを選んだほうがよいでしょう。

無料で使える面談予約システムの選び方

次に、無料で使える面談予約システムの選び方を解説します。無料で使える面談予約システムを選ぶときは、下記6点に注意すると、自社に適した使い勝手の良いシステムを選定しやすいでしょう。

無料で使える機能や予約件数を確認する

無料の面談予約システムを選ぶときは、まず「自社に必要な機能」を洗い出したうえで、下記のような利用制限の有無を確認することが大切です。

• 無料で使用できる機能の種類や数
• 無料で受付できる予約件数
• 無料で管理できる面談案件数
• 無料でアクセスできるユーザー数（管理者数）　など

たとえば、「面談日程の管理が大変」という悩みがある場合は、カレンダーアプリと連携し、担当者の面談スケジュールを一元管理できる機能が無料で使えるシステムを導入するとよいでしょう。

面談の用途によって、必要な機能は異なります。「自社に必要な機能」を明確に洗い出し、該当の機能が無料で使えるシステムを探すことにより、コストを削減しながら業務効率化できるでしょう。

無料の面談予約システムを導入するときは、対応可能なデバイスを確認することも重要です。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスから利用できるシステムを導入しましょう。

対応可能なデバイスが多いほうが、面談予約や予約状況の確認といった作業を手軽に行なえます。予約者側と担当者側の双方にとって、面談を設定するハードルが下がるため、実施率が向上するでしょう。

操作方法が複雑でないか確認する

無料の面談予約システムを選定するときは、「操作方法が複雑でないか」「操作画面（UI）はわかりやすいか」といった点も確認しましょう。いくら機能面が充実していても、操作方法がわかりづらいと、面談を設定するハードルが高くなってしまいます。

予約者側と担当者側の双方から使いやすい面談予約システムを導入するため、操作性は事前に確認したほうがよいでしょう。システムによっては、導入前にデモサイトなどを使って操作感を体験できるものがあります。

• 操作画面（UI）はわかりやすいか
• 各機能の操作方法は複雑でないか
• 直感的に操作できる仕様になっているか

導入前に上記のような事項を確認し、予約者側と担当者側、双方の立場から簡単に操作できる面談予約システムを選びましょう。

十分なサポートを受けられるか確認する

無料の面談予約システムには、ユーザーサポートの対象外となっているものがあります。利用中に何らかのトラブルが生じた際、十分なサポートを受けられない可能性があるため、導入前に下記のような事項を確認したほうがよいでしょう。

• ユーザーサポートをどのような形式で実施しているか
  （チャット・メール・電話・Webミーティング・直接訪問など）
• ユーザーサポートの対応時間は何時から何時までか
• 無料プランで利用する場合でもユーザーサポートを受けられるか　など

セキュリティ強度が高いか確認する

面談予約システムには、予約者の個人情報が多数保存されます。企業によっては、自社の面談計画や面談の評価項目、面談による選考の結果など、さまざまな機密情報をシステムに保存するケースもあるでしょう。

無料の面談予約システムを選ぶときは、セキュリティ強度について確認し、情報漏洩の心配が少ないものを導入することも重要です。導入前に下記のような事項を確認し、セキュリティ強度が高いものを選びましょう。

• 入力された情報を暗号化して保存できるか
• 保存された情報の閲覧権限や編集権限を制御できるか
• 外部からの不正アクセスを防止する対策が講じられているか
• システムの提供会社が、セキュリティに関する第三者認証を取得しているか　など

安定性・信頼性があるシステムか確認する

無料の面談予約システムには、動作が安定していないものや信頼性に欠けるものもあります。利用を開始する前に、システムの安定性や信頼性についても確認し、安心して使えるものを選びましょう。

たとえば、無料で使える面談予約システムの安定性・信頼性を確認する方法には、下記のような方法が挙げられます。

• システムの導入実績を確認する
• システムの利用者から寄せられたクチコミを確認する
• 提供会社の規模や事業年数、第三者機関からの評価などを確認する
• システムの「プライバシーポリシー」など情報の取り扱いについて確認する　など

提供会社のホームページや比較サイトなどを使って、上記のような事項をチェックし、安定性・信頼性が高いシステムを導入しましょう。

有料の面談予約システムを導入すべきケース

無料の面談予約システムには、「コストを抑えて面談対応を効率化できる」などのメリットがあります。ただし、企業の状況や面談の用途によっては、有料システムのほうが適しているケースがあるため、どちらを活用すべきか慎重に検討しなくてはなりません。

ここからは、有料の面談予約システムを導入すべき4つのケースを紹介します。下記4つの状況に該当する場合は、有料システムの導入も検討したほうがよいでしょう。

自社に必要な機能が無料で使えない場合

面談予約システムには、面談予約や予約管理などを効率化するさまざまな機能が搭載されています。しかし、無料で使える範囲は限られているケースが多いため、自社に必要な機能が無料プランに含まれていない場合は、有料プランを導入したほうがよいでしょう。

有料の面談予約システムにも、多くの種類があります。初期費用や月額費用など、利用にあたって必要なコストも、システムによって大きく異なります。費用面が気になる場合は、複数社から見積もりを取り、比較検討したうえで導入するシステムを決めるのがおすすめです。

面談予約以外に効率化したい業務がある場合

面談はビジネスにおいて、人事採用や人事評価、キャリア面談など、さまざまなシーンで活用されています。面談の用途によっては、面談予約だけでなく「面談に付随する他業務も効率化したい」というお悩みを抱えているケースもあるでしょう。

面談予約以外に効率化したい業務がある場合は、有料システムの導入がおすすめです。たとえば、人事採用の選考の一環として面談を実施する場合は、有料の採用管理システムを導入すると、面談に付随するほかの採用業務も効率化できます。

面談を実施するからといって、安易に無料の面談予約システムを導入するのではなく、「ほかに効率化すべき業務はないか」という点も考慮し、最適なシステムを選定したほうがよいでしょう。

システムの運用ノウハウを組織内に蓄積したい場合

運用ノウハウを組織内に蓄積したい場合も、有料システムの導入がおすすめです。一般的に、有料の面談予約システムのほうが、導入サポートや運用サポートが充実しているため、適切なサポートを受けながらシステムの運用ができます。

手厚いサポートを受けられる状況であれば、面談予約システムを初めて利用する場合でも、効率良く着実に運用ノウハウを組織内に蓄積できるでしょう。

提供会社によっては、「面談対応のうち○○の業務に悩んでいる／○○を効率化したい」などの相談をすると、詳しい運用方法を提案してくれる場合があります。導入したシステムをより高精度に使いこなすことが可能となるでしょう。

充実したサポート体制を求めている場合

前述した通り、有料の面談予約システムは、無料のシステムよりもサポート体制が充実しています。導入時の初期設定やテスト運用の際に、手厚いサポートを受けられるため、システムを早く使いこなせるようになるでしょう。

また、有料の面談予約システムは導入時だけでなく、本格運用を開始したあとも手厚いサポートを受けられます。「利用中にエラーが発生した」「○○機能の使い方がわからない」など、何かお困り事が生じた際に、サポートセンターにすぐ相談できるため、問題の早期解決が可能となります。

人事採用の面談予約なら
『採用管理システム』がおすすめ

人事採用における選考の一環として面談を実施する場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。ここからは、採用時に行なう面談関連の業務および、採用業務全般の効率化が叶う採用管理システムについて紹介します。

「主に採用時の面談予約を効率化したい」

「面談以外の採用業務も効率化し、担当者の業務負担を軽減させたい」

このようにお考えの方は、ぜひ本章をシステム導入の参考にご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、企業の採用業務を「求人作成～応募管理～選考対応～内定・入社」に至るまで、全体的に効率化するためのITツールです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字から「ATS」とも呼ばれています。

採用管理システムには、主に下記のような機能が標準搭載されています。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 面接日程の調整・管理
• 選考進捗の可視化
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析　など

「面談予約だけでなく、採用にかかわる業務全般を効率化したい」とお考えの場合は、面談予約システムではなく、採用管理システムを導入したほうがよいでしょう。採用管理システムの基本情報は、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

採用管理システムの面談・面接予約機能

一般的に、採用管理システムには、選考の一環として実施する面談・面接の予約や管理を効率化する機能が搭載されています。

採用管理システムにある機能のうち、面談・面接に関するものを下記にまとめました。機能の詳細は提供会社や利用プランにより異なりますが、代表的なものを記載しましたので、導入検討の参考にご覧ください。

なお、採用管理システムの面談（面接）管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。機能の詳細やメリット、おすすめのシステムなどを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

まとめ

無料で使える面談予約システムのタイプやメリット、注意点、選び方などを解説しました。無料の面談予約システムには、主に以下のようなメリットがあります。

• 日程調整や予約受付を無料で自動化できる
• 営業時間外の予約対応を無料で行なえる
• 予約対応の人的リソースを無料で削減できる
• 予約状況をリアルタイムで可視化・共有できる

ただし、有料のシステムに比べると、機能やサポートなどの部分で劣るケースがあります。無料の面談予約システムを導入するときは、無料で使える機能の種類やサポートの有無などを確認し、安心して使えるものを選びましょう。

なお、人事採用における選考の一環として面談を実施する場合は、採用管理システムの利用がおすすめです。「面談に付随するほかの採用業務も効率化したい」とお考えの方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。

RPMは、株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。500社以上の導入実績があり、サポート体制も充実しているため、採用管理システムを初めて導入する方にも安心してご利用いただけます。

また、RPMには主に下記のような面談・面接管理機能が搭載されています。

• 面談・面接スケジュール管理機能
• 面談・面接の自動予約機能
• 面談・面接リマインド送信機能
• オンライン面談・面接管理機能

また上記のほかにも、採用業務を全体的に効率化する機能が多数用意されているほか、「求人媒体との連携」や「応募者情報の一元管理」にも大きな強みがあります。

RPMは面談予約以外にも、多くの業務をサポートすることが可能です。採用業務にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

▼RPMの特徴・強みをまとめたパンフレットは以下からダウンロードいただけます。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

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