面接管理を効率化する方法｜管理項目やツール・システムなどを紹介

面接管理とは、人事採用で面接を行なう際に、面接日程・質問事項・評価項目などの面接にかかわる情報を一元管理する業務のことです。

採用担当者が面接業務の中で感じる「連絡漏れへの不安」「日程調整の手戻り」は、多くの場合、個人の注意不足ではなく管理の仕組みが追いついていないことから起きています。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、面接管理の管理項目やよくある課題、効率化する方法などを解説します。

面接管理を行なうにあたり、多くの企業から活用されている『採用管理システム』についても紹介しますので、管理方法にお悩みの方はぜひご覧ください。

面接管理とは？

面接管理とは、採用活動における面接業務全体を、抜け・漏れなく一元的に把握・コントロールする業務です。

単に日程を記録するだけでなく、候補者ごとの選考状況をリアルタイムで把握し、関係者全員が同じ情報を見ながら動ける状態を作ることが本来の目的です。

面接管理には、主に採用管理システムや日程調整ツール、Excel、スプレッドシートなどが活用されます。面接管理をしっかりと行なうことによって、面接対応に関する業務が効率化されるため、採用担当者の負担軽減につながります。

面接管理に含まれる業務の全体像

面接管理の業務範囲は、「日程調整」だけではありません。具体的には、下記の一連のフローが面接管理の対象です。

• 候補者への面接案内・日程調整
• 面接官へのアサインと情報共有
• 当日のリマインド送信
• 面接後の評価シート回収
• 合否判定に向けた情報の取りまとめ
• 次選考への案内連絡

これらを採用担当者が手作業でメールとExcelを使って回している場合、1件あたりの調整工数は見かけ以上に大きく、面接件数が増えるほど管理の複雑さは急激に膨らみます。

採用担当者に求められる面接管理の水準

採用担当者が面接管理で維持すべき水準は、大きく3つに整理できます。

• 候補者の選考フェーズをいつでも即答できること
• 候補者・面接官の双方への連絡に漏れや誤りがないこと
• 面接での評価内容が担当者個人ではなくチーム全体で参照できる形で残っていること

件数が少ないうちは手作業でも維持できますが、管理限界を超えると漏れやミスが出始めます。

面接件数・関与部署数が増えると管理が難しくなる理由

面接管理が難しくなる本質的な理由は、情報の発生源が増えるにつれて「全体を把握している人間が誰もいない状態」が生まれやすいことにあります。

候補者からの日程変更連絡はメールで届き、面接官の都合はカレンダーで管理され、評価コメントは口頭で共有される、といった具合に情報の置き場所が分散すると、どれかひとつが更新されても他に反映されません。

その結果、誰かが全情報を手作業で突き合わせて「現状」を組み立てる役割を担うことになり、その作業が属人化します。

管理が煩雑に感じられるのは担当者の能力の問題ではなく、情報量と関与者数が一定の水準を超えたことによる構造的な問題です。

面接管理の主な管理項目

面接管理業務の改善において、まず必要になるのは「そもそも何を管理しなければならないのか」を正確に把握することです。

管理すべき項目が曖昧なままだと、運用を変えてもツールを導入しても、情報の抜け漏れは解消されません。ここでは、「何を管理すればいいのか」を整理します。

面談スケジュール

採用活動で面接を行なうためには、まずスケジュールに関する情報を正確に管理する必要があります。たとえば、下記のような項目を正確に管理したうえで、面接日程を関係者に周知徹底することが大切です。

• 面接日時
• 面接方法（Web面接／来社での面接）
• 面接会場（来社での面接の場合）
• 面接用URL・パスワード（Web面接の場合）　など

面接スケジュールを管理するときは、面接官側だけでなく、求職者側にも日時や会場などの情報を正確に共有できるよう考慮しましょう。

求職者や面接官の情報

面接管理では、求職者の情報も正確に管理する必要があります。たとえば、下記のような求職者の個人情報や、合否にかかわる情報などを正確に管理しましょう。

• 氏名・住所・連絡先
• 学歴・職歴・業務経験
• 保有スキル・保有資格　など

また、面接を担当する面接官の情報も、管理項目に含んでおいたほうがよいでしょう。「どの部署の・誰が・いつ面接を行なうのか」といった情報を明確化しておくと、面接官同士が適切な連携体制を構築しやすくなります。

面接の実施状況（進捗ステータス）

面接管理では、面接の実施状況や進捗状況を可視化して管理することも重要です。面接の実施状況を可視化することにより、「書類選考を通過した求職者のうち、何人が面接を完了しているか」という情報が明確になります。

また、面接の進捗状況を可視化すると、「どの求職者に対して・いつまでに・何の対応をすべきか」が明確になるため、選考を計画通りに進めやすくなるでしょう。選考に遅れが発生したときには、遅れている状況が可視化されるため、迅速に対策を講じられます。

面接管理の一環として、求職者一人ひとりに「日程調整中」「面接予約済み」「面接完了」などの進捗ステータスを付与し、選考の状況をリアルタイムで可視化できるようにしましょう。

面接の質問項目や回答内容

面接の質問や回答も、面接管理の項目に含まれます。面接で求職者にどのような質問をすべきか、面接官側が事前に方向性を定めておくことにより、面接の精度を一定以上に保ちやすくなるでしょう。

また、面接の内容をもとに求職者を評価するため、質問への回答や会話内容も記録を取る必要があります。各質問に対し、求職者がどのように回答したのか、なるべく時系列に沿って正確に記録しましょう。

面接の評価項目や評価基準

「どのような要素で求職者を評価するのか」という評価の軸が明確でなければ、自社に適性のある人材を見極めることが出来ません。面接管理では、面接の評価項目や評価基準も、正確に管理する必要があります。

たとえば、面接における代表的な評価項目には、下記のようなものが挙げられます。

• 志望理由や仕事への熱意
• 相手の話を傾聴するスキル
• 自分の意見を論理的に話すスキル
• 身だしなみや挨拶など一般的なマナー　など

面接の際に設定すべき評価項目や評価基準は、企業の採用要件によって大きく異なります。面接選考を開始する前に、採用要件を明確化し、自社の要件に適した評価項目・評価基準を設定しておくようにしましょう。

面接管理によくある課題と、その根本原因

面接管理の業務は、件数が少ないうちは大きな問題が起きにくいため、課題が見えづらい側面があります。

しかし運用を続ける中で、同じような場面で繰り返しミスや手戻りが発生しているとすれば、個別の対処では解消されにくい構造的な問題が潜んでいる可能性があります。よくある課題を4つ整理します。

日程調整のミスとダブルブッキングが起きやすい

面接の日程調整は、候補者・面接官・会議室という複数のリソースを同時に空き状態にする必要があります。

それぞれの空き情報がメール・カレンダー・Excelに分散していると、確認のたびに複数の場所を突き合わせる作業が発生し、その手間を省いてしまうとダブルブッキングや誤った日時案内が起きます。

根本にあるのは、関係者全員の空き情報が一箇所で確認できる仕組みがないことです。ツールが分散している限り、担当者がどれだけ注意を払っても、ミスをゼロにすることは構造上難しい状態が続きます。

面接の実施状況が可視化されていない・わかりにくい

候補者の数が増えると、「あの候補者は今どの段階か」を即答できない場面が増えてきます。Excelでステータスを管理していても、更新のタイミングが人によってまちまちであれば、ファイルを開いた時点での情報が正しいとは限りません。

問題の根本は、ステータスの更新が「誰かが思い出したときに手作業で行う」運用になっていることです。

更新作業が業務の合間に後回しにされやすい性質を持つ以上、リアルタイムで状態が反映される仕組みがなければ、可視化の精度は上がりません。

面接の内容を正確に記録・共有することが難しい

面接中は会話の流れに集中しながら同時にメモを取る必要があり、その場での記録はどうしても断片的になります。面接直後に清書する時間が確保できないまま次の業務に移ると、記憶は急速に薄れます。

さらに記録できたとしても、担当者個人のPCやメモアプリに保存されている限り、他のメンバーは参照できません。

この問題の根本にあるのは、記録する行為と共有する行為が別々の手作業として発生する運用構造です。記録と共有が切り離されている以上、どちらかが後回しになることは避けられず、担当者の意識や努力で補おうとしても限界があります。

面接質問・評価項目・評価基準などが属人化しやすい

面接官がそれぞれの経験と判断で質問を組み立てている場合、同じポジションの候補者でも聞かれる内容が面接官によって大きく異なります。

結果として評価の根拠がバラバラになり、複数の面接官の意見を突き合わせる際に「何を基準に比べるか」が定まらなくなります。

属人化が起きる根本的な理由は、質問項目や評価基準を組織として管理・更新できる場所がなく、採用要件が変わっても現場への反映が個人の裁量に委ねられていることにあります。

評価の精度を組織として高めるには、基準そのものを共有資産として扱える仕組みが必要です。

面接管理を効率化する方法

面接管理の課題は、ひとつの方法ですべて解消できるわけではありません。自社の採用規模や体制、使えるコストによって、取るべきアプローチは変わります。コストを抑えながら運用を整える方法から、システムによる一元管理まで、段階的に解説します。

面接管理を効率化する主な方法には、下記のようなものが挙げられます。

• Excelやスプレッドシートを活用する
• 面接評価をテンプレート化する
• AI面接などのAIツールを導入する
• 日程調整ツールなどのITツールを導入する
• 採用管理システム（ATS）を導入する

各方法の特徴やメリットなどを詳しく見ていきましょう。

Excelやスプレッドシートを活用する

追加コストをかけずに着手できる方法が、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った管理シートの整備です。ただし「とりあえずExcelに入力する」という運用では、件数が増えるにつれて破綻します。管理項目と情報の置き場所を最初に決めることが重要です。

最低限、以下の項目を1シートで管理できる形に整えておくと、情報の分散を防ぎやすくなります。

Excelでの管理が機能しなくなる主な原因は、シートの設計ではなく更新ルールの不在です。「面接当日中に入力する」「ステータス変更は担当者が即日反映する」といったルールを明文化し、チームで共有することが、Excelで管理を維持するための前提条件になります。

下記では具体的な作成方法を解説しているので、あわせてご確認ください。

面接評価をテンプレート化する

面接官ごとに評価の観点がバラバラになっている場合、評価シートのテンプレート化が有効です。テンプレートとは面接前に評価項目と評価基準を明文化したフォーマットのことで、全面接官が共通で使用することで、評価の属人化を防ぐことができます。

評価シートには下記の要素を盛り込むことが一般的です。

• 評価項目（例：志望動機の明確さ、論理的思考力、チームへの適応性 など）
• 各項目の評価基準（例：5段階の場合、各段階の状態を言語化しておく）
• 面接中に確認すべき質問項目
• 総合所見の記入欄

テンプレートを作成する際は、採用要件から逆算することが重要です。「自社が求める人材像」を先に言語化し、それを評価できる項目を設計する順序を守ることで、選考に一貫性が生まれます。

評価シートの作成方法は下記をご覧ください。

AI面接などのAIツールを導入する

AI面接とは、録画形式のビデオ面接をAIが自動解析し、候補者の回答内容・話し方・表情・声のトーンなどの要素をもとにスコアリングする仕組みです。

面接管理の課題のひとつに、面接後の評価情報の記録と共有があります。面接官が評価シートを手書きやExcelで記入している運用では、記入の粒度が人によってばらつき、情報の共有にも時間がかかります。AIツールはこの部分を補う手段として活用できます。

• 面接官がメモを取りながら面接する負荷が軽減される
• 評価データが面接終了後すぐにシステム上に記録される
• 評価結果をチームで即時共有できるため、合否判定までのリードタイムが短縮される
• AIが統一基準で評価するため、面接官による評価のばらつきが抑えられる

ただしAIによる評価はあくまで記録と補助の役割であり、最終的な合否判断は人が行う前提で設計する必要があります。AI面接サービスについては下記をご覧ください。

日程調整ツールとは、スケジュールのすり合わせを自動化できるITツールのことです。ビジネスシーンでは、主に面接や会議、商談、イベントなどのスケジュール調整に活用されています。

詳細な使い方はツールにより異なりますが、一般的に日程調整ツールは、下記のような手順でスケジュール調整を自動化します。

1. 担当者がツール上に面接可能な日時枠を登録する
2. 日程調整用のURLが、ツール上で自動発行される
3. 日程をすり合わせたい相手に、メールなどでURLを共有する
4. 相手がURLにアクセスし、都合の良い日時を選択する
5. 日程が確定したら、両者に自動で共有される
6. 面接前日・当日にリマインドメールが自動送信される

また、日程調整ツールには、「カレンダーアプリとの連携機能」や「リマインド通知機能」などの機能が搭載されているものもあります。面接日程の調整だけでなく、各担当者のスケジュール管理も進めやすくなるでしょう。

ただし日程調整ツールは、日程調整と通知の自動化には対応できますが、候補者ごとの選考ステータス管理や評価情報の蓄積には対応していません。部分的な効率化としては有効ですが、面接管理全体の課題解消には別の手段と組み合わせる必要があります。

日程調整を自動化できるツールについて、詳しくは下記をご覧ください。

採用管理システム（ATS）を導入する

採用管理システムとは、これまで挙げた方法で対処してきた課題を、ひとつのシステムで包括的に解消できるツールです。

日程調整の自動化にとどまらず、候補者情報の管理、選考ステータスのリアルタイム更新、評価シートの入力と共有、面接データの分析まで、面接管理に必要な機能が一元化されています。

採用管理システムの代表的な機能には、下記のようなものがあります。

• 求人管理

• 応募者管理

• 面接管理

• 選考管理

• 内定者管理

• 採用分析　など

採用管理システムは、面接管理だけでなく、採用業務を全般的にサポートすることが可能です。

おすすめの採用管理システムや選び方は下記をご覧ください。

ここからは、採用管理システムに搭載されている面接管理機能を詳しく紹介します。システムの詳細は、提供会社や利用プランにより異なりますが、一般的に搭載されているケースが多い機能を紹介しますので、ぜひ導入検討の参考にご覧ください。

採用管理システムには、面接スケジュールを一元管理する機能が搭載されています。GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーなど、外部のカレンダーアプリと連携し、面接スケジュールを正確に管理することが可能です。

採用担当者が複数人いる場合でも、採用管理システムにアクセスすれば、各担当者の面接予定をひと目で把握できます。ダブルブッキングや、スケジュール忘れなどのトラブルを防止しやすくなるでしょう。

一般的に、採用管理システムには、面接スケジュールの自動予約機能も搭載されています。たとえば、事前設定した配信条件にしたがって、面接対象の求職者に日程調整依頼メールを自動配信することが可能です。

チャットボットを活用し、求職者の面接希望日時を第1希望～第3希望まで、自動回収できる機能が装備されているものもあります。求職者に予約完了メールを自動送信できる機能が搭載されているものもあり、採用担当者の作業負担が大幅に軽減されるでしょう。

リマインド通知機能が装備されている採用管理システムもあります。リマインド通知機能が装備されている場合は、面接予約が完了している求職者に対し、予約日の前日や当日にリマインドメールを自動送信することが可能です。

面接予約が完了していない求職者に対し、予約を促すためのリマインドを自動送信できるケースもあります。「日程調整依頼メールを送信後、〇日以上経過した求職者に予約リマインドを送信する」などのように、特定の条件に沿ってリマインド通知を送ることも可能です。

採用管理システムには、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールと連携し、オンライン面接の管理を効率化できるものもあります。システム上で面接用URLやパスワードを発行し、求職者にメールやチャットツールなどで共有することが可能です。

また、システム上でオンライン面接を実施できるケースもあります。オンライン面接を実施しながら、システムの入力欄に面接内容や評価などをメモし、求職者情報とリアルタイムで紐づけて保存できます。

保存した面接内容を採用担当者間で迅速に共有・確認すれば、面接実施から合否判定までのスピードが向上するでしょう。

AIによる面接スコアリング機能を搭載した採用管理システムもあります。搭載したAIが面接の録画や音声を解析し、表情や声のトーン、発言内容、ボディランゲージなどの要素から、求職者を自動でスコアリングする機能です。

AIによる面接スコアリングは、あらかじめ設定した自社の評価項目や採用要件にしたがって、客観的に素早く実行されます。面接後の評価スピードを改善できるため、必要な人員を早く確保できるようになるでしょう。

採用管理システムには、データ分析機能が搭載されているものもあります。たとえば、面接に関するデータを分析できるシステムの場合、下記のような数値の抽出や分析が可能となります。

• 面接設定率の算出
• 面接前後の辞退率の算出
• 応募から面接設定までのリードタイム計測
• 面接に関するアンケートの作成・回答集計　など

データ分析機能がある採用管理システムを導入すれば、面接の実施状況や採用状況などを客観的に分析できるようになります。面接管理を効率化するだけでなく、採用活動の成果向上にもつながるでしょう。

なお、採用管理システムの面接管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。活用するメリットや注意点、面接管理機能がある採用管理システムの選び方などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

最後に、面接管理におすすめの採用管理システムを紹介します。面接管理を効率化するなら、株式会社ゼクウが提供する『RPM』がおすすめです。

RPMに装備されている機能のうち、面接管理に役立つものを抜粋して紹介します。ぜひ、システムを検討する際の参考にご覧ください。

面接スケジュール管理機能とは、Webの求人媒体や電話からきた面接予約を、システム上で一元管理する機能です。面接の予約状況が、カレンダー形式で一覧表示されるため、「面接可能枠」や「面接予定日」がひと目で把握できます。

また、RPMと連携可能なWeb求人媒体から応募があった場合は、応募者の情報を自動取り込みし、サンクスメール（応募受付メール）を自動送信することも可能です。採用担当者が、応募者の情報をシステムに手入力する必要がないため、事務負担の削減につながります。

面接自動予約機能とは、面接の日程調整や予約を自動化できる機能です。採用担当者がRPMに面接可能枠を登録すると、その情報をもとに、システムが自動で応募者へ予約案内メールを送信します。

応募者が予約案内メールに記載された候補日から、都合の良い日時を選択すれば、すぐに予約完了する仕組みとなっています。面接の予約が完了し、日程が確定した応募者には、予約完了メールも自動送信されます。

また、チャットボットを活用し、応募者の面接希望日時を第1希望～第3希望まで自動回収することも可能です。応募者と採用担当者が、連絡のやり取りを繰り返すことなく、簡単に面接日程をすり合わせられます。

RPMには、オンライン面接管理機能も搭載されています。ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールと連携し、面接用URLやパスワードを自動で発行することが可能です。

RPMを経由してオンライン面接を行なう場合は、連携可能な求人媒体から自動取り込みした応募者情報を、画面上で確認しながら面接できます。録画機能も装備されているため、面接の内容をあとから振り返ったり、採用チーム内で共有したりする作業も簡単です。

面接リマインド送信機能とは、面接予約が完了している応募者に対し、面接の前日や当日にリマインドメールを自動送信する機能です。応募者のスケジュール忘れによるドタキャンや、選考辞退を防止しやすくなります。

また、RPMのメール送信機能には、文面テンプレートをいくつでも保存できるという特長があります。テンプレートを複数登録してくおくことで、各選考フローに適したメールやSMSをすぐに自動送信できるようになるため、応募者への対応スピードが飛躍的に向上するでしょう。

なお、本記事で紹介した機能のほかにも、RPMには採用業務を効率化するための機能が多数装備されています。以下のページから、RPMのサービス資料を無料ダウンロードしていただけますので、ぜひご利用ください。

▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

面接管理について、管理項目やよくある課題、効率化する方法などを解説しました。面接管理を効率的に行なう方法には、下記のようなやり方が挙げられます。

• Excelやスプレッドシートを活用する
• 採用管理システム（ATS）を導入する
• 日程調整ツールなどのITツールを導入する
• AIスコアリングなどのAIツールを活用する

採用活動にかけられる予算などを考慮しながら、自社に適したツールを活用するとよいでしょう。

なお、「面接管理だけでなく、採用業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムにご興味がある方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。

RPMには、本記事で紹介した面接管理機能のほかにも、下記のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

RPMの導入実績は、500社以上にも上ります。サポート体制も充実しているため、採用管理システムを初めて導入する方にもおすすめです。

面接管理および採用業務全般の効率化にお悩みの場合は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

▼RPMの企業様向けページ