面接管理を効率化する方法｜管理項目やツール・システムなどを紹介

面接管理とは、人事採用で面接を行なう際に、面接日程・質問事項・評価項目などの面接にかかわる情報を一元管理する業務のことです。面接管理は、各項目を正確に管理でき、なおかつ採用担当者の業務負担を削減できる方法で行なう必要があります。

本記事では面接管理について、管理項目やよくある課題、効率化する方法などを解説します。面接管理を行なうにあたり、多くの企業から活用されている『採用管理システム』についても紹介しますので、管理方法にお悩みの方はぜひご覧ください。

面接管理とは？

面接管理とは、企業が採用活動で面接を実施する際に、面接のスケジュールや質問事項、評価項目など、面接にかかわる情報を一元管理する業務のことです。

面接管理には、主に採用管理システムや日程調整ツール、Excel、スプレッドシートなどが活用されています。面接管理をしっかりと行なうことによって、面接対応に関する業務が効率化されるため、採用担当者の負担軽減につながります。

面接管理の主な管理項目

まずは、面接管理の主要な管理項目について解説します。面接管理を行なうにあたり、「具体的にどんな情報を管理すべき？」とお困りの方は、ぜひ本章をお役立てください。

面談スケジュール

採用活動で面接を行なうためには、まずスケジュールに関する情報を正確に管理する必要があります。たとえば、下記のような項目を正確に管理したうえで、面接日程を関係者に周知徹底することが大切です。

• 面接日時
• 面接方法（Web面接／来社での面接）
• 面接会場（来社での面接の場合）
• 面接用URL・パスワード（Web面接の場合）　など

面接スケジュールを管理するときは、面接官側だけでなく、求職者側にも日時や会場などの情報を正確に共有できるよう考慮しましょう。

求職者や面接官の情報

面接管理では、求職者の情報も正確に管理する必要があります。たとえば、下記のような求職者の個人情報や、合否にかかわる情報などを正確に管理しましょう。

• 氏名・住所・連絡先
• 学歴・職歴・業務経験
• 保有スキル・保有資格　など

また、面接を担当する面接官の情報も、管理項目に含んでおいたほうがよいでしょう。「どの部署の・誰が・いつ面接を行なうのか」といった情報を明確化しておくと、面接官同士が適切な連携体制を構築しやすくなります。

面接の実施状況（進捗ステータス）

面接管理では、面接の実施状況や進捗状況を可視化して管理することも重要です。面接の実施状況を可視化することにより、「書類選考を通過した求職者のうち、何人が面接を完了しているか」という情報が明確になります。

また、面接の進捗状況を可視化すると、「どの求職者に対して・いつまでに・何の対応をすべきか」が明確になるため、選考を計画通りに進めやすくなるでしょう。選考に遅れが発生したときには、遅れている状況が可視化されるため、迅速に対策を講じられます。

面接管理の一環として、求職者一人ひとりに「日程調整中」「面接予約済み」「面接完了」などの進捗ステータスを付与し、選考の状況をリアルタイムで可視化できるようにしましょう。

面接の質問項目や回答内容

面接の質問や回答も、面接管理の項目に含まれます。面接で求職者にどのような質問をすべきか、面接官側が事前に方向性を定めておくことにより、面接の精度を一定以上に保ちやすくなるでしょう。

また、面接の内容をもとに求職者を評価するため、質問への回答や会話内容も記録を取る必要があります。各質問に対し、求職者がどのように回答したのか、なるべく時系列に沿って正確に記録しましょう。

面接の評価項目や評価基準

「どのような要素で求職者を評価するのか」という評価の軸が明確でなければ、自社に適性のある人材を見極めることが出来ません。面接管理では、面接の評価項目や評価基準も、正確に管理する必要があります。

たとえば、面接における代表的な評価項目には、下記のようなものが挙げられます。

• 志望理由や仕事への熱意
• 相手の話を傾聴するスキル
• 自分の意見を論理的に話すスキル
• 身だしなみや挨拶など一般的なマナー　など

面接の際に設定すべき評価項目や評価基準は、企業の採用要件によって大きく異なります。面接選考を開始する前に、採用要件を明確化し、自社の要件に適した評価項目・評価基準を設定しておくようにしましょう。

面接管理によくある課題や悩み

面接管理はスケジュールや質問項目、回答の内容、評価項目など、管理する情報が多岐にわたるため、煩雑になりやすい業務です。

面接管理の煩雑さを軽減するためには、業務上よく起こりがちな課題や悩みを把握し、対策を講じる必要があります。ここからは、面接管理によくある課題や悩みを4つ紹介します。

面接スケジュールの管理が煩雑になりやすい

面接管理によくある課題のひとつに、スケジュールの管理や調整が煩雑になりやすい点が挙げられます。たとえば、採用担当側と求職者側がお互いに多忙であるため、なかなか都合が合わず、日程調整が難航してしまうケースがあります。

また、「採用担当者が複数人いる」「複数の職種／拠点で同時に求人募集している」といった企業の場合、採用担当者と求職者全員のスケジュールを正確に管理するのが難しいケースもあるでしょう。

面接スケジュールの管理や調整がうまくいかなかった場合、ダブルブッキングや予定忘れによるドタキャン、求職者の選考辞退などが多発する可能性が高くなります。スケジュール管理の正確性が、採用活動の成果を左右すると言っても過言ではありません。

面接の実施状況が可視化されていない・わかりにくい

面接管理では、面接の実施状況や進捗状況も、わかりやすく管理する必要があります。たとえば、面接対象の求職者一人ひとりに「日程調整中」「面接予約済み」「面接完了」などの進捗ステータスを付与し、現状を明確化するなどの取り組みが必要です。

しかし、面接人数が多い場合や、採用担当者が他業務も抱えており多忙な場合は、進捗ステータスを正確に付与したり、管理したりすることが難しくなります。

面接の進捗状況が正確に可視化されておらず、わかりにくい状態だと、「求職者への対応漏れ」などのトラブルが起こりやすくなるでしょう。その結果、選考の進捗に大幅な遅れが生じる可能性があります。

面接の内容を正確に記録・共有することが難しい

面接を通して、自社に適した人材を採用するためには、「面接内容を正確に記録すること」「記録したデータを社内で適切に共有・参照できる管理体制を構築すること」の2点を両立させる必要があります。

しかし、面接管理がきちんと行われていない企業では、面接に関するデータを担当者ごとに独自で記録しているケースがあります。面接管理が属人化しているため、求職者の合否を決める際に必要なデータが、社内でバラバラに分散しているのです。

面接に関するデータが社内で分散している状態では、必要な時に・必要な情報を参照することができません。結果的に、面接で取得した求職者の情報を合否判定に活かせず、採用活動の成果が低迷する可能性があります。

面接質問・評価項目・評価基準などが属人化しやすい

面接の内容や評価の指標、結果などが属人化しやすい点も、面接管理によくある課題のひとつです。面接の内容や評価指標などが属人化している場合、下記のような問題が生じやすくなります。

• 面接の質問項目が担当者によって異なる
• 面接の評価項目や評価基準が担当者によって異なる
• 求職者への評価指標が異なるため、担当者によって合否判定にバラつきが出る

面接の内容や評価指標が属人化していると、面接で取得した情報をもとに、求職者を客観的に評価することが難しくなります。面接の質問項目や評価項目、評価基準などは、個人ではなく組織として、しっかりと一元管理する必要があるといえるでしょう。

面接管理を効率化する方法

ここからは、面接管理を効率化する方法を4つ紹介します。面接管理を効率化する主な方法には、下記のようなものが挙げられます。

・Excelやスプレッドシートを活用する

・採用管理システム（ATS）を導入する

・日程調整ツールなどのITツールを導入する

・AIスコアリングなどのAIツールを導入する

各方法の特徴やメリットなどを詳しく見ていきましょう。

Excelやスプレッドシートを活用する

Excelやスプレッドシートで「面接管理シート」を作成し、必要項目を入力していく形式で面接管理する方法があります。コストを抑えて活用できるため、「面接管理に費用をかけたくない」という場合におすすめです。

ただし、Excelやスプレッドシートで面接管理する場合は、面接にかかわる情報をすべて手作業で入力する必要があります。面接回数が多い企業や、面接管理の項目が多い企業は、入力ミスが発生しやすくなる点に注意しましょう。

また、求職者の進捗ステータスが更新されるたびに、ステータス名を入力し直す手間もかかります。手作業の工程が増え、情報を更新し忘れる可能性が高くなるため、「面接業務を行なったその日のうちに情報を入力する」などの更新ルールを定めたほうがよいでしょう。

採用管理システム（ATS）を導入する

採用管理システムとは、企業の採用業務を効率化するためのITツールです。求人作成から応募者管理、選考対応、内定・入社に至るまで、採用業務を全体的に効率化できる機能が多数搭載されています。

採用管理システムの代表的な機能には、下記のようなものがあります。

• 求人管理

• 応募者管理

• 面接管理

• 選考管理

• 内定者管理

• 採用分析　など

採用管理システムは、面接管理だけでなく、採用業務を全般的にサポートすることが可能です。採用管理システムの基本的な情報については、以下の記事でより詳しく解説していますので、ぜひ本記事と併せてご覧ください。

▼採用管理システム（ATS）とは？メリット・デメリットや選び方、導入事例など

日程調整ツールなどのITツールを導入する

日程調整ツールとは、スケジュールのすり合わせを自動化できるITツールのことです。ビジネスシーンでは、主に面接や会議、商談、イベントなどのスケジュール調整に活用されています。

詳細な使い方はツールにより異なりますが、一般的に日程調整ツールは、下記のような手順でスケジュール調整を自動化します。

1. 担当者がツール上にスケジュールを登録する。
2. 日程調整用のURLが、ツール上で自動発行される。
3. 日程をすり合わせたい相手に、メールなどでURLを共有する。
4. 相手がURLにアクセスし、都合の良い日時を選択する。
5. 日程が確定したら、両者に自動で共有される。

また、日程調整ツールには、「カレンダーアプリとの連携機能」や「リマインド通知機能」などの機能が搭載されているものもあります。面接日程の調整だけでなく、各担当者のスケジュール管理もやりやすくなるでしょう。

なお、日程調整ツールのように、採用業務を自動化できるツールについて知りたい方には、以下の記事がおすすめです。煩雑になりやすい採用業務を部分的に自動化し、採用担当者の業務負担を軽減する方法について紹介していますので、ぜひご覧ください。

▼採用業務を自動化する方法｜役立つツールやサービスを紹介

AIスコアリングなどのAIツールを導入する

数値的に評価をつけられる「AIスコアリング」が挙げられます。

AIスコアリングとは、AIが面接の録音・録画データから会話内容を自動解析し、あらかじめ設定した評価項目にしたがって、求職者をスコアリングするツールです。求職者を客観的かつ数値的に評価できるメリットがあります。

AIスコアリングを選考の補助として活用することで、採用担当者の主観やバイアスによる評価の偏りを防止できるでしょう。AIは解析スピードが早いため、自社が優先的にアプローチすべき人材に対し、迅速に次の選考案内や内定通知を送付することも可能となります。

なお、人事採用におけるAIの活用方法については、以下の記事で詳しく解説しています。「AIで採用に関するどのような業務を効率化できるのか知りたい」という方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼AI搭載の採用管理システム｜活用方法やメリット、注意点、選び方を解説

面接管理の効率化には『採用管理システム』がおすすめ

「面接管理以外の採用業務も効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムならば、採用業務を「求人作成～応募者管理～選考対応～内定・入社」まで全体的に効率化できます。

面接日程の調整や管理を行なうだけでなく、システム上に蓄積された面接に関するデータを分析し、面接対応の改善に活かすことも可能です。採用管理システムは、面接の精度や成果を向上させたい場合にも役立つツールといえるでしょう。

採用管理システムの面接管理機能

ここからは、採用管理システムに搭載されている面接管理機能を詳しく紹介します。システムの詳細は、提供会社や利用プランにより異なりますが、一般的に搭載されているケースが多い機能を紹介しますので、ぜひ導入検討の参考にご覧ください。

面接スケジュール管理機能

採用管理システムには、面接スケジュールを一元管理する機能が搭載されています。GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookカレンダーなど、外部のカレンダーアプリと連携し、面接スケジュールを正確に管理することが可能です。

採用担当者が複数人いる場合でも、採用管理システムにアクセスすれば、各担当者の面接予定をひと目で把握できます。ダブルブッキングや、スケジュール忘れなどのトラブルを防止しやすくなるでしょう。

面接スケジュール自動予約機能

一般的に、採用管理システムには、面接スケジュールの自動予約機能も搭載されています。たとえば、事前設定した配信条件にしたがって、面接対象の求職者に日程調整依頼メールを自動配信することが可能です。

チャットボットを活用し、求職者の面接希望日時を第1希望～第3希望まで、自動回収できる機能が装備されているものもあります。面接予約が完了次第、求職者に予約完了メールを自動送信できるケースもあるので、採用担当者の作業負担が大幅に軽減されるでしょう。

リマインド通知機能

リマインド通知機能が装備されている採用管理システムもあります。リマインド通知機能が装備されている場合は、面接予約が完了している求職者に対し、予約日の前日や当日にリマインドメールを自動送信することが可能です。

面接予約が完了していない求職者に対し、予約を促すためのリマインドを自動送信できるケースもあります。「日程調整依頼メールを送信後、〇日以上経過した求職者に予約リマインドを送信する」などのように、特定の条件に沿ってリマインド通知を送ることも可能です。

オンライン面談管理機能

採用管理システムには、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールと連携し、オンライン面接の管理を効率化できるものもあります。システム上で面接用URLやパスワードを発行し、求職者にメールやチャットツールなどで共有することが可能です。

また、オンライン会議ツールと連携し、システム上でオンライン面接を実施できるケースもあります。オンライン面接を実施しながら、システムの入力欄に面接内容や評価などをメモし、求職者情報とリアルタイムで紐づけて保存できます。

保存した面接内容を採用担当者間で迅速に共有・確認すれば、面接実施から合否判定までのスピードが向上するでしょう。

面接スコアリング機能

AIによる面接スコアリング機能を搭載した採用管理システムもあります。搭載したAIが面接の録画や音声を解析し、表情や声のトーン、発言内容、ボディランゲージなどの要素から、求職者を自動でスコアリングする機能です。

AIによる面接スコアリングは、あらかじめ設定した自社の評価項目や採用要件にしたがって、客観的に素早く実行されます。面接後の評価スピードを改善できるため、必要な人員を早く確保できるようになるでしょう。

面談に関するデータの分析機能

採用管理システムには、データ分析機能が搭載されているものもあります。たとえば、面接に関するデータを分析できるシステムの場合、下記のような数値の抽出や分析が可能となります。

• 面接設定率の算出
• 面接前後の辞退率の算出
• 応募から面接設定までのリードタイム計測
• 面接に関するアンケートの作成・回答集計　など

データ分析機能がある採用管理システムを導入すれば、面接の実施状況や採用状況などを客観的に分析できるようになります。面接管理を効率化するだけでなく、採用活動の成果向上にもつながるでしょう。

なお、採用管理システムの面接管理機能については、以下の記事でより詳しく解説しています。活用するメリットや注意点、面接管理機能がある採用管理システムの選び方などを知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

面接管理の効率化なら『RPM』がおすすめ

最後に、面接管理におすすめの採用管理システムを紹介します。面接管理を効率化するなら、株式会社ゼクウが提供する『RPM』がおすすめです。

RPMに装備されている機能のうち、面接管理に役立つものを抜粋して紹介します。ぜひ、システムを検討する際の参考にご覧ください。

面接スケジュール管理機能

面接スケジュール管理機能とは、Webの求人媒体や電話からきた面接予約を、システム上で一元管理する機能です。面接の予約状況が、カレンダー形式で一覧表示されるため、「面接可能枠」や「面接予定日」がひと目で把握できます。

また、RPMと連携可能なWeb求人媒体から応募があった場合は、応募者の情報を自動取り込みし、サンクスメール（応募受付メール）を自動送信することも可能です。採用担当者が、応募者の情報をシステムに手入力する必要がないため、事務負担の削減につながります。

面接自動予約機能

面接自動予約機能とは、面接の日程調整や予約を自動化できる機能です。採用担当者がRPMに面接可能枠を登録すると、その情報をもとに、システムが自動で応募者へ予約案内メールを送信します。

応募者が予約案内メールに記載された候補日から、都合の良い日時を選択すれば、すぐに予約完了する仕組みとなっています。面接の予約が完了し、日程が確定した応募者には、予約完了メールも自動送信されます。

また、チャットボットを活用し、応募者の面接希望日時を第1希望～第3希望まで自動回収することも可能です。応募者と採用担当者が、連絡のやり取りを繰り返すことなく、簡単に面接日程をすり合わせられます。

オンライン面接管理機能

RPMには、オンライン面接管理機能も搭載されています。ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールと連携し、面接用URLやパスワードを自動で発行することが可能です。

RPMを経由してオンライン面接を行なう場合は、連携可能な求人媒体から自動取り込みした応募者情報を、画面上で確認しながら面接できます。録画機能も装備されているため、面接の内容をあとから振り返ったり、採用チーム内で共有したりする作業も簡単です。

面接リマインド送信機能

面接リマインド送信機能とは、面接予約が完了している応募者に対し、面接の前日や当日にリマインドメールを自動送信する機能です。応募者のスケジュール忘れによるドタキャンや、選考辞退を防止しやすくなります。

また、RPMのメール送信機能には、文面テンプレートをいくつでも保存できるという特長があります。テンプレートを複数登録してくおくことで、各選考フローに適したメールやSMSをすぐに自動送信できるようになるため、応募者への対応スピードが飛躍的に向上するでしょう。

なお、本記事で紹介した機能のほかにも、RPMには採用業務を効率化するための機能が多数装備されています。以下のページから、RPMのサービス資料を無料ダウンロードしていただけますので、ぜひご利用ください。

▼『RPM』サービス資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

面接管理について、管理項目やよくある課題、効率化する方法などを解説しました。面接管理を効率的に行なう方法には、下記のようなやり方が挙げられます。

• Excelやスプレッドシートを活用する
• 採用管理システム（ATS）を導入する
• 日程調整ツールなどのITツールを導入する
• AIスコアリングなどのAIツールを活用する

採用活動にかけられる予算などを考慮しながら、自社に適したツールを活用するとよいでしょう。

なお、「面接管理だけでなく、採用業務を全体的に効率化したい」とお考えの場合は、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムにご興味がある方は、ぜひ『RPM』にご相談ください。

RPMには、本記事で紹介した面接管理機能のほかにも、下記のような強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

RPMの導入実績は、500社以上にも上ります。サポート体制も充実しているため、採用管理システムを初めて導入する方にもおすすめです。

面接管理および採用業務全般の効率化にお悩みの場合は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

▼RPMの企業様向けページ