クラウド型の採用管理システムとは？ オンプレミス型との違いやメリットを解説

クラウド型の採用管理システムとは、インターネット上のクラウドサーバーに、企業が自社のアカウントを登録して利用する形式の採用管理システムです。導入すると、応募管理や面接日程の調整といった採用業務を、オンライン上で効率良く行えるようになります。

本記事では、クラウド型の採用管理システムについて、オンプレミス型との違いやメリット・デメリット、選び方のポイントなどを解説します。導入事例やおすすめのシステムなども紹介しますので、ぜひご覧ください。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、企業の採用業務を効率化する機能が多数搭載されたITツールのことです。「Applicant（応募者）・Tracking（追跡）・System（システム）」の頭文字を取り、ATSとも呼ばれています。

企業の人事・採用に関する業務のうち、採用管理システムがサポートする領域は、以下の図の通りです。

採用管理システムは、「母集団形成」「応募管理」「採用選考」「採用管理」に関する業務を効率化することが可能です。採用以降の業務内容は、人事管理システムのサポート範囲となります。

クラウド型の採用管理システムとは？

採用管理システムは、「クラウド型（SaaS型）」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。クラウド型の採用管理システムとは、オンライン上にあるクラウドサーバーに、企業が自社のアカウントを登録して利用する形式の採用管理システムです。

クラウド型を利用すると、応募管理や日程調整などの業務をオンライン上で効率良く実行できるようになります。特定のハードウェアを設置したり、特定のソフトウェアをインストールしたりする必要がないため、導入時の初期費用が比較的安いという特長があります。

また、クラウド型の場合は、システムのメンテナンスやアップデートなどを、基本的に提供会社が担います。ユーザーは自社のアカウントにログインするだけで、常に最新状態のシステムを利用できるようになっているため、導入後の運用負担も少ない傾向があります。

オンプレミス型との違い

オンプレミス型の採用管理システムとは、企業が特定のソフトウェアを購入・インストールしたり、特定のハードウェアを設置したりして利用する形式の採用管理システムです。製品の特性から「買い切り型」とも呼ばれています。

オンプレミス型はシステムの導入時に、ソフトウェアやサーバーなどの購入が必要となるため、クラウド型に比べると初期費用が高くなりやすい傾向があります。

また、インストールしたシステムの更新や、設置したハードウェアの保守点検などは、基本的にユーザー側が負担します。オンプレミス型は、初期費用だけでなく、導入後の運用負担も高くなりやすい傾向があるといえるでしょう。

クラウド型の採用管理システムの主な機能

システムの詳細は、提供会社や料金プランなどにより異なります。ただし、基本的にはクラウド型のほうが、初期費用や運用コストの面で、ユーザー側の負担が少ない傾向があります。

ここからは、クラウド型の採用管理システムの主な機能について解説します。クラウド型の採用管理システムに搭載されている基本的な機能は、下記の通りです。

• 求人情報の管理
• 応募者情報の管理
• 選考進捗の管理
• 内定者管理・フォロー
• 採用状況の分析

それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

求人情報の管理

多くのクラウド型採用管理システムには、自社の求人情報を一元管理する機能が搭載されています。たとえば、外部の求人広告サイトや求人検索エンジン、転職エージェントなどの求人媒体と連携し、下記のような情報をシステム上で一元管理することが可能です。

• 求人票の内容
• 求人ごとの応募人数
• 求人ごとの採用人数
• 求人ごとの広告単価　など

また、システムによっては、連携した媒体に掲載されている求人情報を、システム上で一括更新することも可能です。システム上で採用ページ（採用サイト）を作成し、採用ページの情報を管理できるケースもあります。

応募者情報の管理

一般的に、クラウド型の採用管理システムには、応募者情報を一元管理する機能も搭載されています。たとえば、連携した求人媒体から、下記のような応募者情報を自動取り込みし、一元管理することが可能です。

・氏名・住所・連絡先などの個人情報

・学歴・職歴など過去の経歴に関する情報

・保有スキル・保有資格など合否にかかわる情報

・応募時に経由した求人サイトや人材紹介サービスの名称　など

また、あらかじめ設定した配信条件や文面テンプレートにしたがって、応募受付メールや選考案内メールなどを自動送信できるシステムもあります。

選考進捗の管理

クラウド型の採用管理システムには、選考進捗を管理する機能が搭載されているものもあります。たとえば、システム上で選考対応にかかわる下記のような情報を可視化し、進捗状況をわかりやすく管理することが可能です。

上記のような選考管理機能があることで、採用計画に対する進捗の遅れや、各採用担当者のスケジュールなどがわかりやすくなります。採用チームが、適切な連携体制を構築しやすくなるでしょう。

内定者管理・フォロー

クラウド型の採用管理システムには、内定者の情報管理やフォロー機能などを搭載しているものもあります。たとえば、よくある内定者管理・フォロー機能には、下記のようなものが挙げられます。

・内定通知メールの自動送信

・内定者フォロー施策のスケジュールを自動調整

・内定者フォロー施策のスケジュールを一元管理

・内定者フォローメールを入社日まで定期的に自動送信　など

上記のような機能がある採用管理システムを活用すると、内定者を入社日まで適切にフォローしやすくなります。内定者を入社日まで定期的にフォローすることで、内定辞退を防止しやすくなるでしょう。

採用状況の分析

クラウド型の採用管理システムには、システム上に蓄積されたデータをもとに、自社の採用状況を分析できるものもあります。たとえば、システムを使って下記のようなデータを抽出・分析することが可能です。

• 求人媒体ごとの応募率
• 求人媒体ごとの選考通過率
• 求人ごとの応募数・面接数・採用数
• 応募から面接設定までの歩留まり率
• 応募から面接設定までのリードタイム　など

上記のようなデータを抽出すると、「費用対効果の高い媒体」や「採用活動のボトルネック部分」などを特定できます。採用管理システムの分析機能は、採用課題の特定や改善策の立案、利用媒体の見直しに役立つため、活用することで採用力強化につながるでしょう。

クラウド型の採用管理システムを導入するメリット

続いて、クラウド型の採用管理システムを導入するメリット・デメリットを解説します。まずは、メリットについて詳しく見ていきましょう。

採用管理をオンライン上で行なえる

クラウド型の採用管理システムは、オンライン上にあるクラウドサーバーに、企業が自社アカウントを登録して利用する形式です。クラウド型を導入すれば、応募者管理や選考管理など、採用にかかわる管理業務をすべてオンライン上で実行することが可能となります。

搭載されている機能を、すべてオンライン上で操作する形式なので、システムの導入にあたり、新しい設備などを用意する必要はありません。自社PCとインターネット環境さえあれば、比較的手軽に利用開始できます。

導入費用が比較的安い傾向がある

前述した通り、クラウド型の採用管理システムは、搭載されている機能をすべてオンライン上で操作し、利用することが可能な仕組みとなっています。

特定のソフトウェアを購入・インストールしたり、特定のハードウェアを設置したりする必要がないため、オンプレミス型に比べると導入費用が比較的安い傾向があります。

「採用管理システムを導入したいが、初期費用はなるべく抑えたい」とお考えの方に適したシステムといえるでしょう。

アップデートなどを提供会社が実施する

一般的に、クラウド型の採用管理システムは、システムのメンテナンスやアップデート、点検などの業務を提供会社が行ないます。

ユーザー側は、自社アカウントにアクセスすれば、いつでも最新状態の採用管理システムを利用することが可能です。ユーザー側の運用負担が少ないため、自社の採用活動に集中できるでしょう。

また、システム利用時に何かトラブルが発生した際は、提供会社のサポートセンターに気軽に相談できます。チャットボットなどAIを活用し、基本的な質問への回答ならば、24時間・365日対応可能なシステムもあります。安心して継続利用しやすいでしょう。

クラウド型の採用管理システムを導入するデメリット

次に、クラウド型の採用管理システムを導入するデメリットを2点紹介します。

カスタマイズ性が低い場合がある

クラウド型の採用管理システムには、オンプレミス型に比べて、導入後のカスタマイズ性が低いものがあります。入力項目や選考ステータス名などを自由に追加・変更できない場合があるため、導入前にカスタマイズの可否を確認したほうがよいでしょう。

提供会社によっては、システムの初期設定やテスト運用を手厚くサポートしてくれるケースがあります。システムを自社の採用業務に最適化するため、入力項目の変更など、カスタマイズに関する要望があれば、あらかじめ伝えておきましょう。

同意なくUIなどが変更される場合がある

基本的に、クラウド型の採用管理システムは、システムのアップデートやメンテナンスなどを提供会社側で実施します。その際、ユーザーに同意なく、操作画面（UI）や操作方法などが仕様変更されることがあります。

仕様変更の多くは、利便性の向上を目的に実施されるものであるため、不便になるケースはまれです。しかし、初めて採用管理システムを導入した企業や、システムを導入して間もない企業の場合は戸惑うこともあるでしょう。

提供会社側で実施した仕様変更により、操作上の疑問やトラブルなどが生じた場合は、サポートセンターへ相談するとよいでしょう。また、クラウド型の採用管理システムは、操作マニュアルもオンライン上で閲覧できる場合が多いため、確認してみるのもおすすめです。

クラウド型の採用管理システムの費用相場

クラウド型採用管理システムの費用は、主に「初期費用」「月額費用」「その他の費用（オプション料金など）」の3種類に分けられます。詳細な金額はシステムにより異なりますが、おおよその費用相場は下記の通りです。

クラウド型採用管理システムの費用は、システムの提供会社や料金プランにより大きく異なります。複数社から見積もりを取り、システムの費用面や機能面を総合的に比較検討したうえで、最終的に導入するものを決めるとよいでしょう。

なお、採用管理システムの費用については、以下の記事でより詳しく解説しています。費用相場だけでなく、コストを抑えるコツなども知りたい方は、こちらの記事もぜひ併せてご覧ください。

▼【2025年最新】採用管理システムの費用相場と料金を抑えるコツや選び方

クラウド型の採用管理システムの導入フロー

一般的に、クラウド型の採用管理システムは、下記のようなフローで導入されます。

1. 自社の採用課題と必要な機能を洗い出す
2. 複数社のシステムを比較検討する
3. 提供会社と打ち合わせし、契約締結する
4. 初期設定などを行ない、テスト運用する
5. テスト運用の問題を改善し、本格運用に移行する

採用管理システムの導入フローは、提供会社により異なります。システムを選定するときは、「初期設定サポートの有無」や「導入研修の有無」など、導入時のサポートについてよく確認したほうがよいでしょう。

なお、採用管理システムの導入フローについては、以下の記事でより詳しく解説しています。導入時の詳細な流れやポイントなどを紹介していますので、ぜひご覧ください。

▼採用管理システムの導入メリットとは？ 機能や選び方、導入事例も紹介

クラウド型の採用管理システムの選び方

ここからは、クラウド型採用管理システムの選び方のポイントを解説します。システムを選定するときは、下記の5点に着目すると、自社に適したものを選びやすいでしょう。

自社の用途や課題に適したものを選ぶ

クラウド型の採用管理システムは、搭載されている機能が、提供会社や利用プランにより異なります。なかには特定の雇用形態や、採用手法に特化して開発されているシステムもあるため、自社の用途や採用課題に適したものを選ぶ必要があります。

クラウド型の採用管理システムを選ぶときは、下記のような事項を明確化し、自社に適したものを導入するよう意識しましょう。

• 採用業務のうち、どの業務を特に効率化したいのか
• 自社の採用業務でボトルネックとなっている部分は何か
• 何の採用区分（新卒／中途／アルバイトなど）でシステムを活用したいのか
• 何の採用手法（求人サイト／リファラルなど）でシステムを活用したいのか　など

連携可能な求人媒体が多いものを選ぶ

一般的に、クラウド型の採用管理システムには、外部の求人媒体と連携し、応募者情報を自動取り込みする機能があります。連携可能な求人媒体が多いシステムを導入したほうがよいでしょう。

提供会社によっては、「○○という媒体と連携できるか？」と問い合わせると、連携の可否を無料で調査してもらえるケースがあります。自社が採用活動で利用している媒体や、今後利用する可能性がある媒体について、連携の可否を確認してみるとよいでしょう。

費用対効果が優れているものを選ぶ

クラウド型の採用管理システムには、初期費用や月額費用、オプション料金、サポート利用料などの費用がかかります。機能の種類や数だけでなく、費用についてもよく確認し、自社にとって費用対効果が優れているシステムを選びましょう。

おおよその費用対効果をチェックしたいときは、導入実績やユーザーからのクチコミ・評判などを確認するのがおすすめです。また、システムの詳細資料を請求したり、デモンストレーションが可能であれば試したりするのもよいでしょう。

サポートが充実しているものを選ぶ

クラウド型の採用管理システムを導入するときは、サポートが充実しているものを選ぶことも大切です。サポートの内容は、システムの提供会社や利用プランにより異なるため、導入前に下記のような事項を確認し、安心して継続利用できるものを選びましょう。

• 導入時のサポート内容
• 導入後の運用サポートの内容
• サポートセンターの対応可能時間
• サポートの実施方法（メール・チャット・電話・Webミーティング・直接訪問）など

セキュリティ強度が高いものを選ぶ

クラウド型の採用管理システムを選ぶときは、セキュリティ強度にも着目しましょう。採用管理システムには、応募者の個人情報や自社の採用戦略に関する情報など、さまざまな機密情報が蓄積されます。

情報漏洩や改ざんによるトラブルを防ぐため、セキュリティ強度が高いシステムを導入しなくてはなりません。導入前に、下記のような事項を問い合わせし、安全性の高いシステムを選べるようにしましょう。

• 保存されたデータの閲覧権限を制御できるか
• 保存されたデータの編集権限を制御できるか
• 応募者情報など取り込んだデータを暗号化して保存できるか
• 提供会社がセキュリティに関する第三者認証を取得しているか　など

なお、採用管理システムの選び方のポイントについては、以下の記事でより詳しく解説しています。「システム選びで失敗したくない」とお考えの方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

▼採用管理システムの選び方を徹底解説！ タイプ・種類・機能・料金体系など

クラウド型の採用管理システムの導入事例

続いて、クラウド型採用管理システムの導入事例を2つ紹介します。下記の事例は、株式会社ゼクウが提供する『RPM』を導入した企業の事例です。

クラウド型採用管理システムによって、どのような効果を得られるのか、具体的にイメージしやすくなりますので、ぜひ参考にご覧ください。

自動化機能を活用し、面接設定率2.2倍・採用率3倍を実現！

クラウド型採用管理システム『RPM』を導入し、年間約2,200名の応募者を社員ひとりで対応。なおかつ「面接設定率2.2倍／採用率3倍」を実現したシップヘルスケアフード株式会社の事例を紹介します。

同社は給食の委託事業やケータリング事業、OEM製造などを手がけている会社です。企業の成長にともない、採用業務をより効率化するため、採用管理システムの導入を検討していました。システム導入時の課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

同社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「採用業務を一部自動化し、面接設定率や採用率の向上につなげたい」とお考えの方は、ぜひご確認ください。

▼シップヘルスケアフード株式会社の導入事例はこちら

連携機能やメール送信機能により、月約100時間の工数削減に成功！

クラウド型採用管理システム『RPM』の人材紹介サービスとの連携機能や、メール送信機能を活用し、月約100時間の工数削減に成功。なおかつ面接設定率・面接実施率も向上した日本交通株式会社の事例を紹介します。

同社は2028年に創業100年を迎える、グループ売上高日本一のタクシー・ハイヤー会社です。今回、『RPM』を導入したのは、主要事業のひとつであるハイヤー事業において、人材採用を担当しているハイヤー採用課でした。

以前は他社の面接自動予約システムと、Excelで採用管理を行なっており、採用の成果や応募者管理などに複数の課題を抱えていました。システム導入時の課題や導入の決め手、導入後の効果は下記の通りです。

日本交通株式会社の導入事例は、以下のページで全文ご覧いただけます。「人材紹介会社との連絡を効率化したい」「応募者対応のスピードを改善したい」などのお悩みがある方は、ぜひ参考にご覧ください。

▼日本交通株式会社の導入事例はこちら

クラウド型の採用管理システムなら『RPM』がおすすめ

最後に、おすすめのクラウド型の採用管理システムを紹介します。クラウド型を導入したい場合は、株式会社ゼクウが提供する採用管理システム『RPM』がおすすめです。RPMの基本的な機能を紹介しますので、ぜひ検討時の参考にご覧ください。

応募者一元管理機能

RPMには、応募者管理に役立つ「応募者一元管理機能」「応募者状況管理機能」が搭載されています。各機能の概要は、以下の通りです。

RPMの連携可能な求人媒体数は、業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富であるため、応募者管理に最適な採用管理システムといえます。

重複・ブラックリスト管理機能

RPMの「重複・ブラックリスト管理機能」とは、過去に応募があった人材から、再度応募された場合に、システムが重複を自動チェックする機能です。

重複応募者に対し、過去に「どの担当者が・どのような対応をしたか」などの情報も、さかのぼって確認できます。

また、過去に「面接無断キャンセル」などの問題行動があった要注意応募者に対し、わかりやすく目印をつけることも可能です。

ダッシュボード機能

RPMの「ダッシュボード機能」とは、採用状況をひと目で把握できる一覧表示機能のことです。対象期間について、各選考フローに進んだ人数などを瞬時に把握できます。

RPMは連携可能な求人媒体が多いため、異なる媒体からきた応募者の採用状況をシステム上で一元管理することが可能です。また、システムの更新情報や未対応状況などの情報も、ひとつの画面でわかりやすく表示されます。

エージェント機能

RPMの「エージェント機能」とは、エージェントに対して専用のID・パスワードを発行する機能です。これにより、エージェントが直接RPMを操作することが可能となり、応募者情報の共有や更新などの業務が効率化されます。

エージェントユーザーとしてRPMにログインすると、そのエージェントユーザー自身が作成した応募者情報のみ操作・閲覧可能となります。媒体ごとに閲覧制限・編集制限を設けられるため、情報の漏洩や改ざんを防止しながら、エージェントとの連携体制を強化できます。

なお、選考に進んだ応募者については、エージェントが操作可能な応募者であったとしても、閲覧制限がかかるようになっています。

簡単メール送信機能

RPMの「簡単メール送信機能」とは、応募者へのメール対応業務を効率化する機能です。メール文面のテンプレートを事前に登録することで、応募者一人ひとりにかかっていたメール作成の手間を大幅に削減できます。

また、簡単メール送信機能は、過去の応募者を掘り起こしたい場合に、「特定の条件で絞り込みをかけ、その条件に適した人材へスカウトメールを一斉送信する」といった活用方法も可能です。

面接スケジュール管理機能

RPMの「面接スケジュール管理機能」とは、Web媒体や電話からきた面接予約をシステム上で一元管理できる機能です。面接日程がカレンダー形式で一覧表示されるため、「面接可能枠」や「面接予定日」がひと目でわかり、面接スケジュールの調整・管理に役立ちます。

RPMには、オプションとして「自動面接予約機能」も搭載されています。担当者がRPMに自身の面接可能枠を登録すると、その情報をもとに、システムが自動で応募者に面接予約メールを配信。応募者がメールに記載された候補日から、都合の良い日時を選択すれば、面接予約が自動で完了します。

また、オプションのチャットボットを活用すれば、応募者の面接希望日時を、第1希望から第3希望まで自動回収することも可能です。応募者と担当者が連絡をやり取りすることなく、簡単に面接日程をすり合わせられます。

分析データ表示機能

RPMの「分析データ表示機能」とは、システム上に保存された情報をもとに、採用状況を分析できる機能です。

分析データ表示機能を活用すると、応募から採用までの「歩留まり」「移行率」「平均リードタイム」などを可視化できるため、採用活動のボトルネック部分を特定しやすくなります。

また、「求人媒体ごと」「拠点ごと」などのように、特定の範囲を指定して採用状況を分析することも可能です。費用対効果の高い求人媒体を特定したり、拠点ごとの採用課題を洗い出したりする取り組みに役立ちます。

RPMの「ユーザー別 閲覧制限管理機能」とは、ユーザーごとに閲覧制限をかけられる機能です。「担当者ごと」「拠点ごと」など特定の範囲で、閲覧権限を細かく指定できます。

下記に閲覧制限管理機能の活用例をまとめました。この機能を活用すれば、本社・エリア・店舗ごとに閲覧権限を細かく指定し、各担当者が管轄の業務範囲に適したデータのみ閲覧する環境を構築できます。

なお、RPMの機能や費用についての詳細な資料は、以下のページから無料ダウンロードしていただけます。ぜひダウンロードし、社内での回覧にご活用ください。

▼RPMの詳細資料の無料ダウンロードはこちら

まとめ

クラウド型の採用管理システムについて、オンプレミス型との違いやメリット・デメリット、選び方のポイント、導入事例などを紹介しました。クラウド型の採用管理システムには、主に下記のようなメリットがあります。

• 採用管理をオンライン上で行なえる
• 導入費用が比較的安い傾向がある
• アップデートなどを提供会社が実施する

クラウド型の採用管理システムは、導入コストや運用コストを抑えながら、採用業務を効率化することに役立つといえるでしょう。

導入をご検討の場合は、ぜひ『RPM』にご相談ください。RPMは、株式会社ゼクウが提供するクラウド型の採用管理システムです。500社以上もの導入実績があり、サポート体制も充実しているため、採用管理システムを初めて導入する方にも安心してご利用いただけます。

また、RPMには、下記のような3つの大きな強みがあります。

• 連携できる求人媒体が業界最大400以上！ リアルタイム連携可能な媒体も豊富
• 応募者情報や選考の進捗状況など、採用に必要な情報を漏れなく一元管理
• あらかじめ設定した条件に沿って、応募者へのメール連絡や日程調整を自動化

採用業務の効率化にお悩みの方は、以下のRPMお問い合わせ窓口より、ぜひお気軽にご相談ください。

RPMのサービスの詳細はこちらで解説しています。ぜひご一読ください。

▼RPMの企業様向けページ