久貝様・元吉様：
我々ハイヤー採用課では、ハイヤー乗務員の中途採用を行なっています。年間200名以上の入社を目指しており、採用では求人媒体と人材紹介を併用。実務については主に2名で担当しており、求人媒体だけで年間4200名の応募に対応しています。毎月の面接数は紹介をあわせて約140名～180名にのぼります。

管理体制が整っていなかったこと、担当者に負担のかかるフローだったことがきっかけです。

システム導入を検討し始めた当時はハイヤー採用課がまだなく、各営業所で採用管理を行なっていました。歩留まりはすべてExcel管理であった上に、Excelフォーマットも営業所によってバラバラ。このような管理体制のもとでは、正確な数字を把握できていませんでした。

さらに、面接予約を自動化できるシステムを利用していましたが、応募者の過去の履歴を調べたり、応募者への後追い連絡をしたり、といった機能はありませんでした。そのため、手動で行なわなければならない対応が多かったんです。そういったフローだからか、面接設定・実施率も高くありませんでした。

採用管理システム『RPM』を選んだ理由は、工数削減を行なうためです。求人応募や人材紹介への対応は多くの時間を費やしており、担当者の負担になっていました。

さらに、応募者・候補者を一元管理しておらず対応に時間がかかってしまうことで、面談設定・実施率にも影響が出ていたため、『RPM』の導入に至りました。

工数削減を行なえたことが、『RPM』導入の最大の成果だと思っています。特に役立ったのが、エージェント機能です。人材紹介会社に候補者情報を入力してもらうことができるこの機能。これまで候補者の情報はメール等をさかのぼって確認しないといけなかったのが、システム上ですぐに確認することが可能です。

さらに、面接予約や合否連絡なども、システム内で完結できます。多数の人材紹介会社を利用する当社では、これまで紹介会社とのやり取りを電話で行なっていました。『RPM』ではチャットでやり取りを行なうことができるため、紹介会社とのやり取りを約80%減らすことができました。具体的には、部署全体で月100時間程度の工数削減となっています。

役員や上司から「採用関連の数字を見たい」といった話があった等、一元管理が必要な企業に向いているのではないでしょうか。特に、当社のように、大量の求人媒体・人材紹介サービスを利用している企業におすすめしたいです。応募者・候補者情報を安全に扱いながら、一つのシステムで管理できるのは工数削減につながります。

また、デジタル系に抵抗のある担当者にも向いていると思います。最初は私も「自動処理」と聞いて何だか難しそうだと思ったんです。でも、『RPM』では担当営業からのサポートもあり、簡単に自動送信メールや面接前日アラートの設定ができました。