採用業務の工数実態調査2026

なぜ「見えない」のか ── 小さくて種類の多い作業の積み重なり

採用の仕事は、候補者への連絡、面接官の予定確認、日程の再調整、面談後の記録、社内でのすり合わせ——一つひとつは数分でも、種類が多く、相手も候補者だけではありません。

面接官、現場、上長、ときには紹介会社。相手の数だけ窓口があり、一度では終わらず往復も重なります。個々は小さく、あとから測りづらく、記憶にも残りにくい。だから、まとめて振り返ると「そんなにかかっていない」と感じてしまいます。

対策の第一歩は、感覚ではなく工程ごとに分けて「測る」こと。本調査でも、まとめて答えた時間は約10分でしたが、工程に分けて聞くと日程調整だけで14分、面談後の記録で21分。

本調査でも、まとめて答えた時間は約10分でしたが、工程に分けて聞くと、日程調整は14分、面談後の記録は21分となりました。工程ごとに分けて見ることで、ひとまとめの回答では捉えにくかった時間が見えてきます。

時間がかかる工程には、定型化しやすい作業が多い

工程別に見ると、日程調整や面談後の記録、連絡の往復に長い時間がかかっていました。これらには、進め方を定型化しやすい作業が多く含まれます。一方、応募者を見極める書類確認は中央値4分。合否判断や社内でのすり合わせには、人が担うべき判断も含まれます。

ただし「4分」を単純に軽い作業と見るのは早計です。書類選考は、経歴の一貫性を読み、要件との距離を測り、面接で確かめる点を洗い出す——本来は判断の密度が高い工程です。だからこそ、はっきり要件を満たす人・明らかに外れる人は自動で出し分け、人は「迷うライン」に集中する。

その見極めは、追加で聞きたいことをチャットボットでたずねたり、応募後すぐのAI面接で判断の材料を足したりして支えられます。ここでの自動化は、候補者をふるい落とすためではなく、判断の材料を増やすために働きます。（AI面接は、公平性や候補者体験に配慮した設計が前提です。）

滞るのは社内工程、積み上がるのは反復作業 ── 決まった作業は仕組みに任せる

選考が滞る要因として最も多かったのは、社内の合否判断・条件調整でした（40.2％）。次いで、日程調整が37.3％となっています。また、応募者対応を工程別に見ると、ひとまとめの回答を上回る時間が示された工程もありました。1名分の負荷が小さく見えても、応募数を掛ければ総量は膨らみます。

まずは自社で工程ごとに測り、応募数を掛けて試算すると、見えていなかった総量を捉えやすくなります。また、回答者全体の45.9％は、ATSを導入していても管理が中心で、連絡や日程調整は手動でした。導入の有無だけでなく、どこまで自動化しているかを見る必要があります。

進め方の決まった作業——応募直後の初動対応、日程調整、連絡、リマインド——は、採用フロー全体を自動化する仕組みに乗せれば、担当者の手から離れます。

段取りが自動で回るからこそ、生まれた時間を、返信の速さや面接前のひと言、ご縁がなかった人への丁寧な連絡——候補者一人ひとりの体験に振り向けられます。