採用業務の工数実態調査2026
応募者1名にかかる記録・調整・連絡の時間を、1,002名の採用担当者に聞きました。
応募者1名への対応時間（ひとまとめで質問）
10 分
日程調整だけで（中央値）
14 分 対応全体（約10分）より長い
選考の滞留主因
40.2 % 社内の合否判断・条件調整
求人広告費が上がり続けるなか、母集団を広げるだけの採用は難しくなりました。次の焦点は、集めた応募者をどれだけ早く、丁寧に選考へ進められるか――つまり歩留まりの改善です。
歩留まりを改善するには、候補者体験を損なうことなく、選考を滞りなく進められる運用が欠かせません。そのためには、担当者が各工程にどれだけ時間を費やしているのかを把握し、改善の余地がある業務を見極めることが重要です。
応募者対応には、応募受付後の連絡や日程調整、面談後の記録、社内での合否確認など、多くの作業があります。
一つひとつは短時間で終わるものの、日々繰り返されるため、応募者1名にどれだけ時間を使っているのかを正確に把握することは容易ではありません。こうした作業は日常業務に埋もれ、担当者自身も気づきにくい「見えない工数」となっています。
そこで本調査では、応募者対応全体の所要時間だけでなく、各工程の作業時間を個別に尋ねることで、担当者自身も把握しづらい「見えない工数」の実態を明らかにしました。
3つの発見でわかる、採用の「見えない工数」
応募者対応では、どの工程に時間がかかっているのか。工程ごとに見ると、工数の捉え方はどのように変わるのか。さらに、応募が増えると工数はどのように積み上がるのか。本調査で見えてきた3つの発見を紹介します。
応募者1名への対応時間は、ひとまとめで約10分 ──工程ごとに聞くと、それを上回る結果に
10分
応募者1名への対応時間を全体として質問したところ、中央値は約10分でした。一方、工程ごとに見ると、日程調整だけでそれを上回る結果となりました。
その約10分は、工程ごとに見ても同じなのか？
時間がかかるのは記録・調整・連絡 ── 選考が滞る主な原因は社内の調整
14分
候補日の提示や面接官の空き確認、日程変更への対応、確定連絡まで含めた日程調整だけで、応募者対応全体をひとまとめに答えた時間（約10分）を上回ります。
応募が増えると、この工数はどこまで膨らむのでしょうか。
応募が増えるほど、見えない工数も積み上がる ── 月1,000件規模では担当者ほぼ1人分に相当
167時間担当者ほぼ1人分
応募者1名への対応時間 約10分 × 1,000件 ÷ 60 ＝ 約167時間。
※ひとまとめの回答（中央値：約10分）を基準に試算した保守的な目安です。
ここからは、各設問の結果を詳しく見ていきます。
02調査概要
全国の企業の採用担当者・人事責任者1,002名を対象に、PRIZMAによるインターネット調査として実施しました。応募者1名にかかる工程別の作業時間を中心に、採用の「見えない工数」を把握することを目的としています。
項目 | 内容 |
|---|---|
調査名 | 採用業務の「見えない工数」実態調査（主要工程別の作業時間） |
調査期間 | 2026年3月3日（火）〜3月4日（水） |
調査方法 | PRIZMAによるインターネット調査 |
調査人数 | 1,002人 |
調査対象 | 全国の企業の採用担当者・人事責任者（正社員） |
調査元 | 株式会社ゼクウ |
モニター提供元 | サクリサ |
回答者の属性
全国の企業の採用担当者・人事責任者 1,002名に聞きました。
■ 回答対象の採用タイプ（各社で最も工数がかかる採用活動）
■ 月間応募者数（採用の規模）
参考：ATSの活用状況
採用管理システム（ATS）を「導入しているか」と、導入企業が「連絡・日程調整まで自動化しているか」を分けて見ます。
■ ATS導入状況
■ どこまで自動化しているか（全体比）
「ATSを導入したかどうか」だけでは、工数は減っていません。
※レンジ回答の数値は代表値（中央値・加重平均）で算出。重複する連絡対応は、二重計上を避けるため合算していません。
※中央値：回答者全体の真ん中あたりの回答を示す値です。平均よりも、一部の極端に長い・短い回答の影響を受けにくいため、本調査では中央値を使用しています。
03応募者1名への対応時間は、ひとまとめで約10分
応募者1名の調整・連絡・記録などにかかる時間を、担当者に全体として質問しました。まずは全体の水準を示します。
応募者1名あたりの見えない工数（ひとまとめの回答）
設問：応募者1名あたりの対応（調整・連絡のやり取り・判断・事務など）にかかった作業時間の合計（面接実施時間は除く）
n=1,002／中央値 約10分
FINDING
最も多かった回答は「5〜10分未満」（27.5%）でした。半数の担当者は約10分以内と回答しています。一方で、1時間以上と回答した担当者も約1割おり、企業によって負担に差があることがうかがえます。
04応募者対応全体より、日程調整だけの時間が長いケースも
本調査では、同じ担当者に「応募者対応全体の時間」と「日程調整だけの時間」の両方を質問しました。工程ごとに分けて質問すると、応募者対応全体として回答した作業時間を上回るケースが見られました——こうした差が、本調査でいう「見えない工数」です。
面談日程調整にかかる時間
設問：応募者1名の面談日程調整（候補日提示・面接官の空き確認・日程変更対応・確定連絡）に要した作業時間
n=1,002／中央値 約14分
FINDING
面談日程調整だけを質問したところ、最も多かった回答は「10〜20分」で、中央値は約14分でした。約半数（47%）の担当者では、日程調整だけで、応募者対応全体として回答された時間を上回っていました。応募者対応全体を振り返るだけでは、実際の業務負担を過小に見積もる傾向があることがうかがえます。
※「約10分」は対応全体をまとめて答えた数値、日程調整14分などの各工程は工程ごとに個別に質問した数値で、設問が異なります。だからこそ「1名あたり約10分なのに、日程調整だけで約14分」という逆転が起こります。いずれも担当者の申告値（実測ではありません）です。
05最も時間がかかるのは「記録・調整・連絡」
工程ごとの作業時間（中央値）を比較しました。応募者を見極める書類確認より、その前後の段取りに時間が偏っています。
工程別の作業時間（応募者1名あたり・中央値）
設問：各工程（書類確認・面談日程調整・連絡往復・面談後の記録・合否/社内すり合わせ・採否連絡）について、応募者1名あたりに要した作業時間を工程ごとに質問。下表は各工程の中央値。
n=1,002
FINDING
時間がかかっていたのは、書類確認のような判断業務ではなく、記録・調整・連絡などの定型的な作業でした。これらは応募者ごとに繰り返し発生します。
※工程は範囲が一部重なるため、単純には合算できません。仮に全工程を足すと 21＋14＋13＋12＋10＋4＝74分 になりますが、これは定義の重なりを含む「天井」の目安で、実際の合計ではありません。応募者1名に実際にかかっている時間は、ひとまとめの回答（約10分）以上であり、単純合算した74分未満と考えるのが自然です。
06選考が滞る主な原因は、社内の合否判断・条件調整
選考が滞る主な原因を質問しました（最大3つ）。滞る主な原因は、応募者側ではなく社内側にありました。
選考が滞る主な原因
設問：選考フローの中で「滞留（ストップ）」が発生している主な原因（最大3つまで）
n=1,002（最大3つ選択）
FINDING
選考が滞る主な原因として最も多かったのは、「社内の合否判断・条件調整」（40.2%）でした。続いて、「日程調整」（37.3%）、「面接官・現場からの評価回収」（35.3%）、「応募者対応（連絡・フォロー）」（35.1%）。選考が滞る要因は、応募者側ではなく、社内の判断や調整にあることが分かりました。
07業務量の増加は、候補者対応の質にも影響しやすい
業務量が増えたときに、応募者対応の品質（スピード・丁寧さ）が落ちると感じることがあるかを聞きました。
業務量の増加による応募者対応の品質低下の実感
n=1,002
実感 | 割合 |
|---|---|
ない | 11.0% |
まれにある | 35.5% |
時々ある | 38.8% |
頻繁にある | 11.5% |
常態化している | 3.2% |
FINDING
候補者対応の質が落ちると感じることが「時々」またはそれ以上の頻度であると回答した担当者は53.5%でした（「まれに」を含めると約9割）。業務量が増えると候補者対応の質が落ちやすいと、半数以上が実感しています。
※本設問は担当者の主観的な実感を尋ねたものです。品質の変化には、業務量以外の要因も関与し得ます。
08応募が増えるほど、工数は積み上がる
見えない工数は、応募が増えるほど積み上がります。少なく見積もった、月あたりの目安です。
応募数別の見えない工数（月・目安）
計算：応募者1名への対応時間（約10分）× 月間応募者数 ÷ 60分。応募者1名を約10分と置いた、シンプルな目安です。
月間応募者数 | 計算 | 見えない工数（月） |
|---|---|---|
100件 | 10分 × 100 ÷ 60 | 約17時間 |
1,000件 | 10分 × 1,000 ÷ 60 | 約167時間（担当者ほぼ1人分） |
FINDING
応募が集中する企業ほど、作業が積み上がります。月1,000件規模では、担当者1人分に近い稼働時間になります。
※中央値ベースの単純換算です。実際の工数は、運用体制や自動化の状況によって変わります（テンプレートや一括処理で圧縮される場合もあります）。
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- 工程別の作業時間（全設問の分布）
- ひとまとめの回答と工程別の回答の差（過小評価の検証）
- 「測る・仕分ける・任せる」の実装ステップ
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見えない工数は、「仕組みに任せられる作業」と「人が担うべき判断」に分かれる
ここまでの数字は、採用担当者の時間の多くが、判断そのものより「判断を届けるための作業」——記録・調整・連絡——に割かれている可能性を示しています。その構造を、調査データと実務の視点から読み解きます。
見えない工数の多くは、「定型的な作業」です。
まずは工程ごとに測ること。そして、作業と判断を仕分け、決まった作業は仕組みに任せる。担当者は、本来時間をかけるべき判断と候補者対応に集中できます。
見えない工数を読み解く3つの視点
なぜ「見えない」のか ── 小さくて種類の多い作業の積み重なり
採用の仕事は、候補者への連絡、面接官の予定確認、日程の再調整、面談後の記録、社内でのすり合わせ——一つひとつは数分でも、種類が多く、相手も候補者だけではありません。
面接官、現場、上長、ときには人材紹介会社。相手の数だけ窓口があり、一度では終わらず連絡の往復も重なります。一つひとつは小さく、あとから測りづらく、記憶にも残りにくい。そのため、まとめて振り返ると「そんなにかかっていない」と感じてしまいます。
対策の第一歩は、感覚ではなく工程ごとに分けて「測る」ことです。本調査でも、応募者対応全体として振り返ると約10分でしたが、工程ごとに聞くと、日程調整だけで約14分、面談後の記録は約21分となりました。
ひとまとめでは見えなかった工数も、工程ごとに分けて見ることで初めて実態が見えてきます。
「忙しいのに、何をしていたか思い出せない」——採用業務は、一つひとつは短時間でも、積み重なると想像以上の負担になります。
今回の調査でも、工程ごとに分けて見ると、「思っていたより時間がかかっていた」と感じる場面が多いことが分かりました。まずは仕事を細かく分けて見てみることが、改善の第一歩だと思います。
時間がかかるのは「判断」でなく「作業」 ── だから仕分けられる
工程別に見ると、時間がかかるのは日程調整・面談後の記録・社内すり合わせ。いずれも判断というより、手を動かす「作業」です。一方、応募者を見極める書類確認は中央値4分でした。
ここから、見えない工数は「仕組みに任せられる作業」と「人が担うべき判断」に仕分けられることが見えてきます。
ただし「4分」を単純に軽い作業と見るのは早計です。書類選考は、経歴の一貫性を読み、要件との距離を測り、面接で確かめる点を洗い出す——本来は判断の密度が高い工程です。
だからこそ、はっきり要件を満たす人・明らかに外れる人は自動で出し分け、担当者は「判断に迷う応募者」に集中できます。
その見極めは、追加で聞きたいことをチャットボットでたずねたり、応募後すぐのAI面接で判断の材料を足したりして支えられます。
ここでの自動化は、候補者をふるい落とすためではなく、判断の材料を増やすために働きます。（AI面接は、公平性や候補者体験に配慮した設計が前提です。）
同じ「4分」でも、落ち着いて見極められた4分なのか、周りの作業に追われて短くなった4分なのかで、意味は変わってきます。応募者対応には判断が必要な仕事もありますが、その前後には、決まった手順で進められる作業も多くあります。
そうした作業を仕組みに任せられるようになると、担当者は応募者との対話や選考の判断など、本当に時間を使うべき仕事に集中しやすくなります。書類選考とじっくり向き合う余白を取り戻すことが、「追われた4分」を「選べる4分」に変えていくのだと思います。
滞るのも、増えるのも「作業」側 ── 決まった作業は仕組みに任せる
選考が滞る主な原因は、応募者側ではなく社内側でした（社内の合否判断・条件調整40.2%、日程調整37.3%）。
しかも見えない工数は応募が増えるほど積み上がり、月1,000件規模では担当者ほぼ1人分に近づきます。
ATSを導入していても、連絡や日程調整は手動という企業が45.9%。「導入した」だけでは、作業は減っていません。
進め方の決まった作業——応募直後の初動対応、日程調整、連絡、リマインド——は、採用フロー全体を自動化する仕組みに乗せれば、担当者の作業から切り離せます。
段取りが自動で回るからこそ、生まれた時間を、返信の速さや面接前のひと言、ご縁がなかった人への丁寧な連絡——候補者一人ひとりの体験に振り向けられます。
業務量が増えてくると、一人ひとりの頑張りだけでは対応しきれなくなる場面があります。だからこそ、決まった作業は仕組みで支え、担当者が候補者の見極めや面接官の調整といった「人にしか担えない仕事」に時間を使える状態をつくることが大切だと思います。
その積み重ねが、結果として採用の質にもつながっていくのではないでしょうか。
見えない工数への対処は、「測る・仕分ける・任せる」の順で考えると整理しやすくなります。まず工程で測り、作業と判断を仕分け、決まった作業を仕組みに任せる。
ツールを「入れて終わり」にせず、作業を減らし、その先の成果——候補者体験の向上や、担当者が判断と学びに使える時間——まで見据える。
本調査は、その出発点が「見えない工数を、まず分けて見ること」にあることを示しています。
数字で振り返る、本調査の要点
本調査のキーナンバー
- 応募者1名への対応時間（中央値）
10分→工程ごとに見ると、より長い
- 日程調整だけの時間（中央値）
14分→応募者対応全体（約10分）より長い
- 選考の滞留主因
40.2%→社内の合否判断・条件調整
- 応募1,000件規模の見えない工数（月）
約167時間→担当者ほぼ1人分
決まった作業を仕組みに任せると、現場はこう変わる
応募の集約から、要件確認・連絡・面接予約までを自動化した場合の動きを、動画で紹介します。積み上がる「見えない工数」を仕組みに渡し、担当者が候補者一人ひとりに向き合える状態を、実際の画面イメージで確認いただけます。
- 応募対応が積み上がっていく採用現場の様子
- 応募〜要件確認〜面接予約を自動で回す仕組み
- 空いた時間を、候補者一人ひとりの対応に向ける流れ
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CITATION GUIDE調査結果の引用について
本調査結果は、出典元の明記とリンク設置をいただける場合に限り、ご自由にご利用いただけます。
https://rpm.zeku.co.jp/research/2026-recruitment-workloadSUPERVISOR本調査の監修者
HR業界15年以上。採用の「集める」から「決める」までを、現場で一貫して支援してきました。新卒・中途採用支援、求人広告運用、採用管理システムの導入、歩留まり改善など、採用領域全般の課題解決に従事。
現在は株式会社ゼクウにて営業・マーケティングを統括し、調査レポート・RPMサイト・コラム記事の企画・監修を担っています。
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