人事業務を効率化するには？課題別の進め方・具体策からツール活用まで徹底解説

人事業務を効率化するには、ツールを導入する前に「業務の棚卸し」と「優先順位付け」を行い、段階的に改善していくことが効果を出すための第一歩です。

採用・労務・勤怠管理など人事業務は範囲が広く、「どこから手をつければよいか分からない」「ツールを入れても思ったほど効果が出なかった」と感じるケースは少なくありません。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、人事業務が非効率になりやすい構造的な理由から、6つの効率化の方法、領域別のポイント、ツールや外部委託の選び方までを実務目線で解説します。

ツールありきではなく、業務そのものを見直す考え方から説明しますので、人事担当者・人事部門の方は参考にしてください。

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人事業務の効率化を進める前に、まずは自社の状況を整理しましょう。

人事業務は、自社の状況によって優先すべき打ち手が変わります。この診断では、現在の業務状況から、最初に取り組むべき人事業務の領域を整理します。

下記の設問で、改善の優先順位を整理しましょう（所要時間30秒）。

人事業務の効率化が求められる背景

人事業務は、ひとつの会社の中でも採用から退職まで人に関わるあらゆる手続きを担う守備範囲の広い仕事です。近年、働き方の多様化や法改正の頻発、人材不足を背景に、その業務量は増え続けています。

一方で、人事部門の人員を簡単に増やせる会社は多くありません。限られた人員で増え続ける業務を回すために、効率化が経営課題としても急務になっています。

人事の役割と業務範囲

人事の役割は、会社が人を採用し、働きやすい環境を整え、定着・成長を支える仕組み全般を運営することです。

実務としては大きく次の5領域に分かれ、月次・年次で発生する定型業務と、随時発生する非定型業務が入り混じります。

特に中小企業では、これらを数名の人事担当者で回すケースが多く、一人が複数領域を兼務するのが一般的です。

人事業務を取り巻く現状

ここ数年で、人事業務を圧迫する外部環境の変化が重なっています。

働き方の多様化により、勤怠ルールや契約管理のパターンが従業員ごとに分岐するようになりました。法改正も働き方改革関連法、育児・介護休業法、社会保険適用拡大、電子帳簿保存法と連続しています。

さらに人材不足で採用難度は上がる一方、人事部門の人員増は経営判断として通りにくい状況です。業務量だけが膨張する構造になっています。

人事業務の効率化が進まない理由

人事業務の効率化に取り組もうとしても、思うように進まないと感じる方は少なくありません。背景には、人事業務という仕事そのものが持つ構造的な特徴があります。

業務範囲が広く、属人化しやすい

人事業務は、採用・労務・給与・評価など幅広い領域を扱うため、特定の担当者に業務が集中しやすく、効率化が進みにくい傾向があります。

その結果、引き継ぎが難しく、担当者不在時に業務が滞るといった非効率が生まれやすくなります。

定型業務が多く、改善の優先順位が見えにくい

入社手続きや勤怠確認、給与計算など、人事業務には繰り返し発生する定型業務が多く存在します。

日々の対応に追われることで見直しが後回しになり、人事業務の効率化をどこから進めるべきか分からなくなるケースが少なくありません。

ミス・法対応・個人情報管理のプレッシャーが大きい

人事業務は、給与計算や社会保険手続きなど、ミスが許されない業務が多く、効率化の判断が難しい領域です。

法改正への対応や個人情報管理の負担も重なり、改善に手を付けづらくなりがちです。

人事業務を効率化する6つの方法と進め方

ここまで見てきたように、人事業務の効率化が進みにくい背景には、業務範囲の広さや属人化、定型業務の多さといった構造的な要因があります。

これらに対処するには、いきなりツール導入に飛びつくのではなく、業務全体を整理したうえで、課題に合った方法を段階的に取り入れていくことが効果的です。

前提：まず業務を棚卸しする

効率化を進めるうえで、最初に必要なのは現状の業務を可視化することです。「何に」「どれくらいの時間がかかっているか」を把握しなければ、優先順位はつけられません。

最低でも1か月分、できれば年間を通じて発生する業務をすべて書き出し、頻度・工数・関係者を整理しましょう。

棚卸しなしで進めると、感覚で「大変そう」な業務に手をつけてしまい、実際にはインパクトの小さい改善で終わることが少なくありません。

方法1.定型業務と非定型業務を振り分ける

棚卸ししたら、それぞれの業務を「定型業務」と「非定型業務」に振り分けます。

判断の負荷が低く、毎回同じ手順で進められる業務が定型業務です。給与計算、勤怠集計、入退社手続き、年末調整などが該当します。一方、ハラスメント相談、評価面談、採用要件の見直しなどは非定型業務にあたります。

この振り分けが効率化の方向性を決めます。

方法2.不要な業務を見つけて廃止する

棚卸しで業務を全部書き出すと、「実はもう必要ないが、慣例で続けている業務」が必ず見つかります。下記のチェックリストをもとに、廃止業務を見極めましょう。

• この業務の目的は何か、それは今も有効か
• この業務をやめた場合、誰が困るか
• 代替手段はあるか、あるいは別の業務で代替できているか
• 半年間やらなかったら、何か問題が起きるか

効率化というと自動化やシステム化を考えがちですが、最も効果が出るのは業務そのものをなくすことです。

方法3.業務を標準化・マニュアル化する

属人化の解消には、業務の手順を誰でも実行できる形に整える必要があります。

完璧なマニュアルを目指す必要はなく、後任者が見て同じアウトプットを出せるレベルで十分です。標準化が進めば、引き継ぎコストが下がり、担当者の休暇や産休育休にも対応しやすくなります。

マニュアル化の優先順位は次のように決めましょう。

方法4.年間スケジュールを立てて繁忙期の集中を防ぐ

人事業務は、特定の時期に業務が集中する性質があります。10〜12月の年末調整、4月の入社対応、6月の住民税切替、健康診断のシーズンなどが重なると、ひと月の工数が一気に跳ね上がります。

年間スケジュールを可視化しておけば、繁忙期の重なりを事前に把握でき、前倒しできる業務を平時に分散させられます。

「忙しくなってから対応する」ではなく「忙しくなることを前提に準備しておく」発想に切り替えることが大切です。

方法5.ペーパーレス化・オンライン化する

紙で運用している業務をデジタルに切り替えると、配布・回収・集計の工数が大幅に減ります。入社書類、勤怠申請、評価シート、健康診断の案内などが代表的な対象です。

Google フォームやGoogle スプレッドシートでもPDF配布より大きく効率化できるため、いきなり有料ツールを入れる必要はありません。記入漏れのチェックや過去データの検索もしやすくなり、属人化の解消にも効果的です。

方法6.ツールや外注を活用する

業務を整理し、不要なものを廃止し、標準化を進めた後でも、自社の人員だけでは賄いきれない業務が残ります。その部分にツール導入やアウトソーシングを活用しましょう。

▼各ツールや外注サービスの選び方を見る

現状の業務をそのままツールに乗せようとすると、二重入力や形骸化を招きやすくなります。ツールも外注も、整理された業務に対して投入するからこそ効果が最大化します。

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【領域別】人事業務で効率化できる主なポイント

人事業務は領域ごとに特性が異なるため、効率化の進め方も変わります。

ここでは、主要な4つの領域について、効率化のポイントと成果指標を整理します。

採用業務の効率化

採用業務は、関係者が多く、調整業務が発生しやすい領域です。

ポイント①｜応募者情報の一元管理

• 複数の求人媒体を使っている場合、応募者情報がバラバラに管理されがち
• 情報を一箇所に集約することで、対応漏れや二重対応を防ぐ
• スプレッドシートでも可。まずは「見る場所を1つにする」ことが重要

ポイント②｜面接日程調整の標準化・自動化

• 面接日程の調整は、応募者と面接官の予定を何度もやり取りする手間がかかる
• 候補日提示→選択→確定の流れを設計する
• 日程調整ツールを使えば、往復メールが大幅に減る

ポイント③｜選考進捗の可視化

• 「この応募者は今どの段階か」「誰が対応すべきか」が一目で分かる状態にする
• 担当者間の連携がスムーズになり、対応漏れを防ぐ

見るべき成果指標（採用）

• 応募→初回接触までの時間（目安：24時間以内）
• 日程調整にかかる往復回数（目安：2往復以内）
• 書類通過率、面接設定率、内定承諾率（各ステップの歩留まり改善）

採用業務の効率化では、個別の施策よりも「応募から採用までの業務フロー全体」を整理することが重要です。詳しくは以下の記事をご覧ください。

▼採用業務の効率化につながるツールを見る

労務・入社手続きの効率化

労務業務は、法律に関わる手続きが多く、正確性が求められる領域です。

ポイント①｜入社手続きのオンライン化

• 紙の書類を配布・回収する代わりに、オンラインフォームで情報を収集
• データ入力の手間が省け、記入漏れもチェックしやすくなる
• まずは「提出物リスト」と「提出期限」を可視化することから

ポイント②｜社会保険手続きの電子申請

• e-Govなどの電子申請システムを使うことで、役所への書類提出が不要に
• 手続きの履歴も残るため、対応漏れを防ぎやすい

ポイント③｜契約書・規程のデジタル管理

• 労働契約書や就業規則などをクラウド上で管理
• 改訂履歴の追跡や、必要な時の検索がスムーズになる

見るべき成果指標（労務）

• 入社手続きの回収漏れ率（目安：0%）
• 社会保険手続きの期限遵守率（目安：100%）
• 問い合わせ対応件数（手続きの分かりやすさ改善で削減）

▼労務関連業務の効率化につながるツールを見る

勤怠・給与関連業務の効率化

勤怠管理と給与計算は、毎月発生する定型業務であり、ミスが許されない領域です。

ポイント①｜勤怠データの自動集計

• タイムカードや紙の勤怠表を使っている場合、集計に時間がかかる
• 勤怠管理システムを導入すれば、データが自動で集計される
• 給与計算システムと連携できるケースも多い

ポイント②｜給与計算の自動化

• 給与計算ソフトを使うことで、計算ミスを防ぎ、明細書の作成も自動化
• 年末調整などの複雑な計算も、システムがサポート

ポイント③｜勤怠異常の自動検知

• 残業時間の超過や、打刻漏れなどを自動で検知する機能
• 担当者が目視でチェックする手間が減る

見るべき成果指標（勤怠・給与）

• 勤怠修正の発生件数（目安：月次で前月比削減）
• 給与計算のやり直し回数（目安：0回）
• 締め日から給与確定までの日数（目安：5営業日以内）

▼勤怠関連業務の効率化につながるツールを見る

評価業務は、評価シートの配布・回収・集計に時間がかかりやすい領域です。

ポイント①｜評価シートのオンライン化

• 紙やExcelで評価シートをやり取りする代わりに、オンライン上で入力・回収
• 集計が楽になり、評価結果の分析もしやすくなる

ポイント②｜評価基準の明文化

• 評価基準が曖昧だと、評価者ごとにバラつきが出やすい
• 基準を明確にすることで、評価の質が上がり、業務全体の効率も改善

ポイント③｜人材データの一元管理

• 評価結果、スキル情報、配置履歴などを一箇所で管理
• 人材配置や育成計画を立てやすくなる

見るべき成果指標（評価）

• 評価シート回収の遅延率（目安：期限内回収率90%以上）
• 評価面談の実施率（目安：100%）
• 評価データの活用率（配置・育成への反映状況）

▼人事管理業務の効率化につながるツールを見る

人事業務効率化に使えるツールと外部委託の選び方

人事業務の効率化を支えるツールや外部委託サービスは、領域ごとに専門化が進んでいます。「人事システム」とひとくくりに語られがちですが、解決したい課題によって選ぶべきカテゴリは異なります。

ここでは、人事業務効率化で活用される主要なツールと外部委託サービスを6つのカテゴリに分け、それぞれの特徴と選び方のポイントを解説します。

採用管理システム（ATS）

採用管理システムは、応募者情報の一元管理、選考進捗の可視化、面接日程調整、求人媒体との連携などを担うツールです。複数媒体を運用している企業や、応募から内定までのリードタイムを短縮したい企業に向いています。

代表的なサービスにRPM、HRMOS採用、sonar ATS、ジョブカン採用などがあり、機能の幅と料金体系が大きく異なります。選び方のポイントは次のとおりです。

• 自社が使う求人媒体の自動連携に対応しているか
• メール送信や日程調整の自動化範囲はどこまでか
• 媒体別効果、選考ステップ別の歩留まりが可視化できるか
• 料金や料金体系（月額固定/ユーザー数課金/応募者数課金）は自社に合致するか

なお、採用管理システムのおすすめ製品や詳しい選定ポイントは下記で紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

労務管理システム

労務管理システムは、入退社手続き、社会保険、契約書管理、年末調整、マイナンバー管理などを電子化するツールです。紙やExcelでの管理から脱却したい企業、e-Govによる電子申請を導入したい企業に向いています。

選び方のポイントは次のとおりです。

• 社会保険・雇用保険の電子申請にどこまで対応しているか
• 入社書類や年末調整をスマホから提出できるか
• 勤怠・給与システムとデータ連携できるか
• 改正時のアップデート頻度とサポート体制は十分か

労務管理システムのおすすめ製品や詳しい選定ポイントは下記で紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤の打刻、休暇申請、残業時間の集計、シフト管理などを電子化するツールです。

紙のタイムカードやExcel集計に時間を取られている企業、多様な勤務形態（フレックス、時短、リモート）が混在する企業に効果が出やすい領域です。

選び方のポイントは次のとおりです。

• PC、スマホ、ICカード、生体認証など打刻方法が自社運用に合うか
• フレックス、変形労働、シフトなど自社の制度に対応するか
• 集計データをそのまま給与計算に引き渡せるか
• 残業超過や打刻漏れを自動でアラートできるか

勤怠管理システムのおすすめ製品や詳しい選定ポイントは下記で紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

給与計算ソフト

給与計算ソフトは、毎月の給与計算、明細書発行、賞与計算、年末調整、社会保険料の計算などを自動化するツールです。

手計算やExcel運用ではミスのリスクが高く、法改正対応の負担も大きいため、効率化の優先度が高い領域です。選び方のポイントは次のとおりです。

• 導入形態（クラウド／オンプレミス）
• 改正時の対応スピードと追加費用の有無
• 他システムからのデータ連携で二重入力を防げるか
• 年末調整への対応まで一気通貫でできるか

人事評価・タレントマネジメントシステム

人事評価・タレントマネジメントシステムは、評価シートの運用、目標管理、1on1記録、スキル・経歴データの一元管理を担うツールです。

評価業務の集計負担を減らしたい企業、人材データを配置や育成に活用したい企業に向いています。評価運用に特化したものから人材データ全般を扱うものまで幅があります。

選び方のポイントは次のとおりです。

• 自社の評価フローやシート様式を再現できるか
• 評価だけか、配置・育成・後継者計画まで広げられるか
• 評価制度設計のコンサルティングが含まれるか
• 自社の従業員規模に対応しているか

タレントマネジメントシステムのおすすめ製品や詳しい選定ポイントは下記で紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

人事BPO・アウトソーシングサービス

人事BPO・アウトソーシングサービスは、人事業務の一部または全体を外部に委託する選択肢です。給与計算、社会保険手続き、年末調整、採用代行、評価運用支援などが対象になります。

社労士事務所への委託も同様の選択肢として位置づけられます。ツール導入が難しい場合や、繁忙期だけ業務を切り出したい場合に有効です。

選び方のポイントは次のとおりです。

• フル委託／一部委託／繁忙期のみのスポット委託など、契約形態の柔軟性
• 委託後も社内に業務知識が残る設計になっているか
• 個人情報の取り扱い体制、認証取得状況
• 自社で対応した場合の人件費・残業代と比較し、見合うか

人事効率化でよくある失敗パターン

人事業務の効率化に取り組んだものの、「思ったほど楽にならない」「かえって工数が増えた」というケースも少なくありません。

ここでは、人事効率化で特によく見られる失敗パターンをタイプ別に整理します。

既存のExcel運用を残したままツールを導入すると、二重入力が発生し、かえって忙しくなります。

【防ぐ方法】

• どの業務をシステムに寄せるかを事前に決める

• 移行期間後は旧方式を停止する

• 「念のため」でExcelを残さない

業務整理をせずにツールを選ぶと、現場で使われず形骸化しやすくなります。

【防ぐ方法】

• 事前に業務フローと必要機能を整理する

• 複数ツールを比較し、デモで使い勝手を確認する

• 高機能より「自社業務に合うか」を優先する

ツールを導入しても、現場が使わなければ工数は減りません。

【防ぐ方法】

• 面接官への事前説明と簡単な操作研修を行う

• 入力期限を明確にし、リマインドを設計する

• 入力しないと次に進めないフローにする

例外対応を放置すると、結局ベテランしか回せない状態が続きます。

【防ぐ方法】

• ツール選定時に例外対応の範囲を確認する

• 例外が多い業務はルール自体を見直す

• システム化できない部分はマニュアル化する

自動化が目的化すると、歩留まり改善につながりません。

【防ぐ方法】

• 応募〜面接設定などのKPIを定期的に確認する

• 文面や返信タイミングをテストし、改善する

• 自動化は「改善のスタート」と捉える

人事業務は連携しているため、部分最適では効果が出にくくなります。

【防ぐ方法】

• 業務全体を俯瞰して改善箇所を決める

• 優先順位をつけて段階的に進める

• データが連携する順に効率化する

効率化の目的が共有されないと、現場の協力が得られません。

【防ぐ方法】

• 効率化の目的を「本来やるべき仕事に集中するため」と明確にする

• 浮いた時間の使い道を具体的に示す

• 成果を共有し、「楽になった」実感を持ってもらう

採用業務の効率化を始めるなら採用管理システムの活用がおすすめ

ここまで人事業務全体の効率化について解説してきましたが、優先度を考えるうえで、採用業務は特に効率化の効果が出やすい領域です。

関係者の多さ、スピードが成果に直結する性質、情報が分散しやすい構造といった特徴から、ツール活用による改善幅が大きくなります。

ここでは、採用業務の効率化が投資対効果に直結する理由と、採用管理システムの導入効果が出やすい企業の特徴を整理します。

採用業務の効率化が投資対効果に直結する理由

採用業務は、応募者対応・面接調整・社内連絡・媒体運用など、関係者と工程が多く、ひとつの遅れが連鎖して内定承諾率に影響します。

応募から初回連絡までの時間が長引くだけで、他社に流れる候補者が出るため、スピードがそのまま採用成功率につながります。

さらに、求人媒体ごとに散らばる応募者情報を一元化するだけでも対応漏れや二重対応が減り、採用単価と工数の両方を圧縮できます。

採用管理システムの導入効果が出やすい企業の特徴

採用管理システムは、すべての企業に必要なツールというわけではありません。導入効果が出やすい企業の特徴は次のとおりです。

• 複数の求人媒体を利用しており、応募者情報の管理が煩雑になっている

• 採用担当者が複数名おり、情報共有や連携に課題がある

• 採用人数が多く、日程調整や応募者対応に時間がかかっている

• 採用データを蓄積し、継続的に改善していきたい

採用DXの推進に活用できるシステムは多種多様です。そのため、システムを選ぶ際は、自社の業務フローや運用体制に合ったものを選ぶことが重要です。

たとえば、採用管理を一元化し、応募対応や日程調整などの工数を下げたい場合には、ゼクウが提供する採用管理システム「RPM」も一例として検討対象になります。

特に、複数媒体運用や通年・大量採用など、採用オペレーションの負荷が大きい企業では、導入効果が出やすいでしょう。

【採用管理システムについてさらに詳しく知りたい方への関連記事】

• 採用管理システム（ATS）とは？機能やメリット、料金を比較し失敗しない選び方を解説

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人事効率化は「部分最適」ではなく「構造改善」

ここまで、人事業務の効率化について、進め方や具体策を解説してきました。

最後に、効率化を進める上で押さえておきたい考え方を2つ整理します。

業務を減らすのではなく、回る形にする

人事効率化というと、「業務を減らすこと」と捉えられがちですが、本来の目的は業務が回る形をつくることです。

単に業務を削減すると、必要な対応が漏れたり、質が下がったりするリスクがあります。

そうではなく、業務の進め方を見直し、無駄を省きながら、必要な業務が安定して回る仕組みを整えることが重要です。

たとえば、面接日程調整の自動化は、業務を減らすことが目的ではありません。

調整にかかる時間を減らし、その分を応募者とのコミュニケーションや、採用戦略の見直しといった価値の高い業務に振り向けるための施策です。

小さく始めて、成果指標で改善サイクルを回す

人事効率化は、一度に完璧を目指す必要はありません。

まずは小さく始め、効果を確認しながら段階的に広げていく方が現実的です。

小さく始めることでリスクを抑えつつ、自社に合った効率化の方法を見つけやすくなります。

また、現場の負担を考慮しながら進められるため、抵抗も起きにくくなります。

こうした改善を継続することで、人事業務全体が少しずつ楽になり、結果として組織全体の生産性向上につながっていきます。

【関連記事】

人事業務の効率化に関するよくある質問

人事業務の効率化について、検討段階の方からよく寄せられる質問をまとめました。記事の内容と併せてご確認ください。

人事業務の効率化は、何から手をつけるべきですか？

まずは業務の棚卸しから始めることをおすすめします。ツール導入や外部委託の検討よりも先に、「どんな業務に」「どれくらいの時間がかかっているか」を可視化することが重要です。

棚卸しなしで進めると、効果の小さい業務から手をつけてしまい、労力に見合った成果が出ません。1か月分の業務を書き出し、頻度・工数・関係者を整理することから始めましょう。

ツール導入とアウトソーシング、どちらを優先すべきですか？

業務の性質によって判断が分かれます。

毎月安定して発生する定型業務はツール導入が向いており、運用が定着すれば継続的に工数を削減できます。

一方、年末調整のように繁忙期だけ業務が集中するものや、社会保険手続きのように専門性が高いものはアウトソーシングや社労士活用が有効です。両者を組み合わせることで、年間を通じて無理のない体制が作れます。

まとめ：人事効率化の本質は業務が無理なく回る状態をつくること

人事業務の効率化は、「ツールを導入すれば解決する」という単純なものではありません。

まず業務を棚卸しし、標準化・ペーパーレス化を進めたうえで、必要な部分にだけツールや外注を活用することが、効果的な進め方です。

また、効率化は一度取り組んで終わりではなく、継続的に見直していくものです。

領域ごとに成果指標を設定し、定期的に振り返ることで、人事業務は少しずつ楽になり、結果として組織全体の生産性向上につながります。

人事効率化の本質は、業務を減らすことではなく、業務が無理なく回る状態をつくることです。

小さく始めて改善を積み重ねながら、自社に合った人事業務の効率化を進めていきましょう。

採用業務を無理なく回せる状態をつくるには、定型業務の自動化と情報の一元管理が第一歩です。

こうした課題を仕組みで解決したい方は、下記のRPMサービス概要資料を無料でダウンロードしてみてください。

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