【例文あり】選考辞退メールの送り方｜送るタイミングや注意点も紹介

選考を辞退する際は、企業の採用担当者へメールか電話で伝える必要があります。しかし、どのように伝えたらよいのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。この記事では、選考を辞退する際のメールや電話の例文、注意点を紹介します。選考辞退はビジネスマナーを守って伝えましょう。

【就活・転職】選考辞退のメールは必要？

選考を辞退する際は、採用担当者へ早めに伝えましょう。無断で選考を辞退することは、社会人としてマナー違反である上に、企業や採用担当者にとって迷惑な行為です。
 
選考を辞退して別の会社へ入ったとしても、どこかのタイミングで選考辞退した会社と取引で関わる可能性も少なくありません。選考を辞退したいと考えたときは、将来起こり得るあらゆるケースを想定し、応募した企業に対して丁寧な対応を心がけることが重要です。

選考の途中辞退に対して企業が思うこと

選考の途中辞退を考えているものの、「嫌な顔をされるのではないか」「悪い印象を与えてしまうのではないか」などと不安になっている方もいるでしょう。実際のところ、企業側は選考の途中辞退についてどのように思っているのでしょうか。ここでは、求職者の選考途中辞退について企業側が抱く印象について詳しく解説します。

選考辞退するのは仕方がない

選考の途中辞退は珍しいことではありません。そのため、選考の途中辞退は「仕方がない」と考えている企業は多い傾向にあります。また、選考辞退や内定辞退を想定した上で採用計画を立てている企業が多いため、選考を辞退されて「裏切られた」「せっかく採用したのに」といったネガティブな印象を持たれる心配もないでしょう。
 
むしろ応募者の意思決定を尊重し、選考プロセスに改善の余地がないかを前向きに検討し直すケースが大半です。選考を辞退するのは悪いことではないため、きちんと丁寧に伝えることが大切です。

選考辞退の連絡は早めに欲しい

選考を辞退するのであれば、早めに連絡が欲しいと企業側は考えています。選考辞退は企業の採用活動に大きな影響を及ぼす恐れがあるためです。
 
選考を途中で辞退されたら、企業側は面接の日程や選考フローを変更しなくてはいけなくなる可能性があります。また、採用活動は時間と労力が必要であるため、選考辞退が早めに分かれば、企業側も無駄な時間や費用をかけずに済むでしょう。選考辞退の連絡を早めにすることは、企業にとっても応募者にとっても有益です。

選考辞退の連絡はメールのみで大丈夫？電話はするべき？

選考辞退を伝える方法は主にメールや電話があり、どちらが正しいとは一概にいえません。選考を辞退する時期（タイミング）に合わせて、適切な連絡手段を選びましょう。ここでは、選考辞退の時期に応じたおすすめの連絡手段について解説します。

選考1週間前であればメールでOK

辞退が選考の1週間前であれば、基本的にメールのみで構いません。メールであれば選考辞退を伝えたことが記録に残るだけでなく、要件を整理して伝えられるメリットもあります。また、採用担当者の好きなタイミングでメールを確認できるため、メールを送る時間を気にしなくてもよいでしょう。
 
ただし、採用担当者がメールを見落としてしまう可能性がある点には注意が必要です。メールを送って返信がなければ、再度メールを送るか、電話をして直接選考辞退の旨を伝えたほうがよいでしょう。 

選考直前であれば電話

選考が1週間を切っている場合は、電話で選考を辞退する旨を伝えましょう。メールの場合は、そもそも確認してもらえない可能性もゼロではありません。
 
その点、電話であれば確実性が高く、スピーディーに要件を伝えられます。電話をする前に、何をどのように伝えるのかを事前に整理しておき、簡潔に伝えられるように心がけましょう。一方、メールであれば選考辞退を伝えた記録が残りますが、電話の場合は「言った」「言わない」のトラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

確実なのはメールと電話の両方

選考を辞退する旨をメールと電話の両方で企業の採用担当者へ伝えれば、両者のデメリットを補完できてより確実です。メールでは採用担当者に見落とされる可能性がありますが、電話であれば口頭で直接伝えることが可能です。
 
また、電話に加えてメールでも選考辞退の旨を連絡することで記録が残るため、辞退後のトラブルを防止できるでしょう。メールと電話の両方で伝えることは、応募者と企業側双方にとって有益です。

選考辞退を伝えるタイミングは？

選考辞退を伝えるタイミングに頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。選考辞退を伝える時期が遅くなれば企業や採用担当者に迷惑がかかるので、なるべく早めに連絡を入れる心がけが重要です。ここでは、選考辞退を伝えるタイミングについて解説します。

選考辞退を決めたら早めに連絡する

選考辞退の連絡は早いに越したことはありません。企業側も他の候補者とのスケジュールを調整しながら選考プロセスを管理しているため、連絡が遅れれば、他の候補者の面接日程にも影響を与える恐れがあります。
 
選考辞退を伝えるタイミングは、一般的に面接前と面接後の二つです。面接前の早い段階で選考辞退を伝えれば、企業側も採用スケジュールの再調整が可能です。面接後は他候補者の採用の可否に関わる恐れがあるため、早急な連絡が求められます。

電話で伝える際は企業の都合を考慮する

選考辞退を電話で伝える際は、企業の営業日や営業時間などを考慮しましょう。始業直後や終業直前、お昼休憩前後などの忙しい時間帯はできる限り避けることが大切です。
 
営業時間は企業によって異なりますが、9時始業の会社であれば10時〜11時頃、またはお昼休憩後の14時頃を目安に連絡するとよいでしょう。企業によっては土・日・祝日も営業している場合があるため、電話で連絡する前に企業の営業時間や休日について確認しておくことをおすすめします。

選考辞退メールを送る5つのポイント

選考辞退メールを送るのが初めての場合、どのように送ったらよいのか悩んでしまうのではないでしょうか。メールは電話よりも感情が伝わりにくい方法であるため、言葉足らずだったり読みにくかったりすれば採用担当者に悪い印象を与えてしまうでしょう。ここでは、選考辞退メールを送るポイントを5つ紹介します。ポイントを押さえて丁寧で分かりやすいメールを送りましょう。

選考辞退の理由は細かく伝えなくてもOK

選考辞退の理由について、細かく伝える必要はありません。知られたくない理由であれば「一身上の都合」と伝えれば大丈夫です。
 
ただし、企業側は選考プロセスの改善のために、選考辞退の理由を聞いてくる場合があります。その際も辞退の理由を無理に答える必要はありませんが、答えられるのであれば誠実に理由を伝えたほうが親切です。何かしらの縁で企業側と関係性を持つことになった際に、良好な関係を保てるでしょう。

件名に選考辞退する旨を記載する

選考辞退メールの件名には、一目でメールの内容が分かるよう簡潔で明確な件名を付けましょう。以下がその例です。
 
・選考辞退のご連絡／（自分の名前）
・面接辞退のご連絡／（自分の名前）
・応募辞退のご連絡／（自分の名前）
 
NGなのは、「面接について」「選考について」といった内容が不明瞭な件名です。また、メールの件名に会社名を入れる必要はありませんが、自分の名前を入れると誰が辞退したのか把握してもらいやすくなります。

メールの本文は簡潔にする

忙しい担当者の負担も考慮して、選考辞退メールの本文は簡潔にしましょう。選考辞退を伝えるケースで多いのは、お詫びの気持ちや感謝の気持ちを伝えるあまり、文章が長くなってしまうことです。遠回しな文章や長い文章は、内容が伝わりにくくなるため要注意です。以下の内容を盛り込み、簡潔な選考辞退メールを作成しましょう。
 
・選考辞退する旨とお詫びの言葉
・自分の名前や学科
・選考（面接）を受ける予定だった日程 

メールの最後に署名を記載する

メールの最後には、ビジネスマナーとして自分の名前や学部、学科などを記載します。以下が例文です。
 
〇〇 〇〇（自分の名前）
〇〇大学　〇〇学部　〇〇学科
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇-〇〇
 
苗字や名前が複雑な場合は、フリガナを添えると丁寧です。また、会社名や採用担当者の名前を記載する際は、誤字脱字がないように気を付けましょう。 

感謝の気持ちを伝える

選考辞退は、企業側に迷惑がかかる行為であると意識することが大切です。これまでのやり取りや選考に時間・労力を割いてくれたことに対して、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。そうすることで、お互いが気持ちを切り替えて前へ進めます。今後、何かしらの縁で選考を辞退した企業と関わる可能性もあるため、良好な関係を築けるようにしましょう。

選考辞退メール・電話の例文と注意点

選考辞退メールの書き方が分かっても、具体的にどのように書いたらよいのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。ここでは、選考辞退メールと電話の例文・注意点を紹介します。テンプレートとして参考にしてみてください。

メールの場合

件名: 選考辞退のご連絡
 
〇〇株式会社
採用担当者様
 
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇　〇〇（自分の名前）です。
 
〇月〇〇日〇時から貴社で一次面接の予定でしたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
 
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたことに感謝いたします。
またご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
 
今後も〇〇株式会社が一層の発展を遂げられますよう、心よりお祈り申し上げます。
 
〇〇 〇〇（自分の名前）
〇〇大学　〇〇学部　〇〇学科
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇-〇〇
 
上記が選考辞退の例文です。注意点としては、「社名は略さない」「件名で要件を明記する」「シンプルに記載する」などが挙げられます。要件と感謝・お詫びの気持ちが伝わるように丁寧に作成してみてください。

電話の場合

自分：お世話になっております。〇月〇日に面接のご予約をさせていただいている〇〇 〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
 
採用担当者：お電話変わりました、人事の〇〇です。
 
自分：お世話になっております。お忙しい中、急な連絡で申し訳ございません。〇月〇日に面接のご予約をさせていただいたのですが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくお電話いたしました。
 
採用担当者：かしこまりました。よろしければ理由をお聞かせいただけますか。
 
自分：はい。他の企業で内定をいただき、そちらのほうが自分のスキルや経験を生かせると感じたためです。貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、申し訳ございません。
 
採用担当者：そうですか。こちらこそ、自社に興味を持っていただきありがとうございました。またの機会があればよろしくお願いいたします。
 
自分：ありがとうございます。今後とも御社のご発展を心よりお祈り申し上げます。失礼いたします。
 
上記が選考を辞退する際の電話の例文です。注意点としては、選考を辞退する旨を簡潔に伝えること、丁寧な言葉遣いを意識することです。担当者が不在だった場合や忙しくて電話に出られない場合は、都合の良い時間帯を確認して掛け直しましょう。
 
また、電話を切る際は相手側が先に切るのを待つか、「失礼します」の後に2秒〜3秒経ってから切るようにすると好印象を与えられます。

選考辞退のメールに返信が来ない場合は？

選考を辞退するメールを採用担当者へ送った際に返信が来ないと不安になってしまうでしょう。メールの返信が来ない理由としては、採用担当者がメールを見落としているか、返信することを忘れているかの2つが考えられます。ここでは、選考辞退のメールに返信が来ない場合の対応方法について解説します。

何度も連絡する必要はない

選考辞退のメールを採用担当者に対して適切なタイミングで送信していれば、何度も送る必要はありません。選考を辞退するメールを何度も送信すれば、不快感を与えてしまう可能性があります。一度メールを送っていれば記録として残っているため、問題はありません。
 
ただし、メールアドレスが間違っていたりエラーで送信できていなかったりする可能性がある点には注意が必要です。返信がない場合は、採用担当者のメールアドレスが間違っていないか、送信エラーになっていないかなどを確認しましょう。

電話連絡をしておくと丁寧

採用担当者がメールを見落としている可能性もあるため、メールを送信した後に電話で連絡を入れると親切です。電話をする際は「〇月〇日の〇時頃に、メールを差し上げたのですが」と伝えましょう。相手がメールに気付いていれば、その後の話はスムーズにいきます。気付いていなければ、再度選考を辞退する旨を伝えましょう。
 
電話にも出ない場合は、「お忙しいところ何度もご連絡して申し訳ございません」と、着信を残した旨もメールで伝えてみてください。

選考辞退が正しい判断か冷静に考えてみよう

選考辞退の連絡を入れれば、基本的には取り消せません。再応募は可能ですが、「また選考を辞退されるのではないか」と思われる可能性は高いでしょう。
 
選考辞退すべきか迷っている場合は、家族や友人に相談してみるのも一つの手です。とはいえ、選考を辞退する際はできる限り早めに連絡するほうがよいため、早めに決断しましょう。

まとめ

選考を辞退する際は、基本的にメールでその旨を伝えれば問題ありません。しかし、選考が1週間を切っている場合は、電話で伝えたほうがよいでしょう。丁寧なのは、電話とメールの両方で伝えることです。選考辞退のメールを送る際は、時間を割いてくれたことへのお詫びと感謝の気持ちを述べつつ、シンプルで読みやすい文面を心がけましょう。

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