採用管理システム（ATS）とは？機能やメリット、導入事例を解説

採用管理システム（ATS）とは、求人情報や応募者情報、選考状況などを一元管理し、応募者への連絡や面接日程の調整といった採用業務を効率化するシステムです。

ATSは「Applicant Tracking System」の略称です。

応募の管理をExcelや求人媒体ごとの管理画面で続けていると、採用管理システムを導入すべきか、導入するなら何を基準に選べばよいのかで迷うことがあるでしょう。

導入提案の際には、「何ができて何が変わるのか」を説明する材料も必要です。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、採用管理システムの主な機能と導入のメリット・デメリットを実際の導入事例とあわせて解説します。

選ぶ前に決めておくことや料金の決まり方、導入の手順も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

採用管理システム「RPM」サービス概要資料

採用管理システム「RPM」の特徴や機能、導入メリットをまとめたサービス概要資料です。

約400媒体との自動連携や応募者対応の自動化、進捗管理・分析機能など、採用業務を効率化し成果につなげる仕組みをわかりやすく紹介しています。

採用業務の一元管理や歩留まり改善を検討している方、RPMの機能や活用イメージを知りたい方はぜひご活用ください。

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採用管理システムは、求人媒体・人材紹介会社・自社の採用サイトから届いた応募を受け付け、選考の進み具合や応募者とのやり取りまでを記録するシステムです。

ATSは「Applicant Tracking System」の略称で、日本語では「採用管理システム」と呼ばれます。

株式会社ゼクウが2026年3月に月間応募50名以上の企業の人事・採用担当者1,008名に聞いた調査では、採用管理システムを「利用している」と答えた人が83.6％でした。

利用していないと答えた人（15.1％）は、表計算ソフトやメールなどで応募を管理しています。

※出典：採用管理システムRPM「採用管理システム（ATS）利用実態調査2026（株式会社ゼクウ調べ）」

Excelでは担当者が応募の情報を手で集めて記録し、採用管理システムでは、連携している媒体からの応募をシステムが集めて記録します。

以下は一般的な機能の比較です。自動連絡や求人媒体との連携など、利用できる機能は製品によって異なります。

応募が少なく、使う求人媒体も限られているうちは、Excelでも管理できるでしょう。媒体や拠点が増えると、応募のたびに転記と連絡の手間が重なり、対応の遅れや漏れが起きやすくなります。

Excelで採用管理表を作る手順と注意点は、エクセルで採用管理表を作成する方法と、注意したいデメリットで解説しています。

採用管理システムが受け持つのは、求人の公開から内定・入社までの採用業務です。

採用管理システムは、主に入社前の応募者と選考業務を管理するものです。

入社後の従業員情報を扱う労務管理・タレントマネジメントシステムや、顧客との関係を管理するCRM・SFAとは、管理対象や利用目的が異なります。

人材派遣管理システムとは、派遣スタッフを登録する段階で受け持つ範囲が重なります。

図のオウンドメディアATSは、採用サイトの作成と求人の公開を中心にした採用管理システムです。隣り合うシステムの主な役割と、採用管理システムとの違いは次のとおりです。

それぞれのシステムの機能は、次の記事で解説しています。

• 労務管理システムとは？機能と費用相場、選び方やおすすめ5選を比較
• 勤怠管理システムとは？機能やメリット・デメリット、選び方と事例を解説
• タレントマネジメントシステムとは？機能や導入効果、種類別の費用
• 【比較表】人材派遣管理システムおすすめ14選｜タイプ別の選び方
• SFAとCRMの違いとは？目的・機能の比較とMAとの関係、選び方を解説

採用管理システムの主な機能は、採用業務の流れに沿って、求人管理・応募者管理・連絡の自動化・選考管理・採用分析の5つに分かれます。

採用管理システム「RPM」の機能は下記で紹介しています。
▶︎採用管理システムRPMの機能一覧

求人管理は、職種や勤務地ごとの求人票を作成・更新し、どの求人をどの媒体に掲載しているかを一覧で管理する機能です。掲載先を一覧で確かめられるため、媒体ごとの更新漏れに気付きやすくなります。

一度の修正を複数の媒体の求人にまとめて反映できる製品や、自社の採用サイトに載せた求人を求人検索エンジンに連携できる製品もあります。

応募者管理は、さまざまな経路から届いた応募を、応募者ごとの情報にまとめて管理する機能です。応募の経路には、求人広告・求人検索エンジン・人材紹介・スカウト・社員の紹介（リファラル）・説明会などがあります。

連携している求人媒体からの応募は自動で取り込まれ、履歴書などのファイルや選考の進み具合も応募者ごとに記録されます。応募者の情報が一か所にそろうので、媒体の管理画面を1つずつ開いて確かめる手間が減るでしょう。

同じ人が複数の経路から応募したときに、1人分にまとめられる製品もあります。

【関連記事】

• 応募者管理とは？主な管理項目や手法、おすすめのシステムを紹介
• 【採用手法10選】特徴を把握して求める人材に適した方法を選ぼう
• 求人媒体連携とは？応募管理を一元化し対応スピードを改善

連絡の自動化は、応募直後の返信や面接日程の案内、面接前日のリマインドをあらかじめ決めた文面で自動的に送る機能です。

メールのほかSMSやLINEで送れる製品や、媒体・職種・拠点ごとに文面を分けられる製品もあります。

自動で送る設定にしておけば、担当者が対応できない夜間や休日に届いた応募にも、最初の連絡がすぐに送られます。

返信のない応募者へ時間を置いてもう一度連絡する機能を持つ製品もあるので、候補の製品にこの機能があるかを確かめましょう。

採用管理システム「RPM」の自動化機能は下記をご覧ください。
▶︎採用管理システムRPMの応募対応の自動化機能

選考管理は、面接の日程調整と、面接ごとの評価の記録をまとめて扱う機能です。面接官の予定と連携する製品では、空いている枠を応募者に示し、応募者が選んだ日時でそのまま予約を確定できます。

面接の評価は画面に記録され、次の面接官や人事が同じ情報を見て判断できます。書類選考や一次面接、最終面接といった段階ごとに、応募者の進み具合を一覧できるのも選考管理の特徴です。

日程の確定から評価の共有までを同じ画面で進められるため、メールや電話の往復が減ります。内定者フォローや、入社手続きに使う情報の連携まで扱える製品もあります。

【関連記事】

• 面接自動予約とは？日程調整を自動化する方法
• 面接管理機能がある採用管理システム｜機能の詳細やメリット、選び方を解説

採用分析は、応募数や選考段階ごとの通過率（歩留まり）、採用までにかかった日数を媒体別・職種別などに分けて集計する機能です。媒体ごとの費用を登録すると、1名の採用にかかった費用まで出せる製品もあります。

どの媒体から採用につながり、どの段階で応募者が離れているかを数字で示すのが、採用分析の役割です。

採用管理システム「RPM」なら、応募への対応や面接の記録に使うのと同じシステムで、通過率・媒体別の成果・採用までの日数を集計できます。

採用データで見るべき指標と分析の手順は、下記でも詳しく解説しています。

採用管理システム「RPM」で集計できる指標は、採用管理システムRPMの採用データ分析機能で紹介しています。

採用管理システムを導入すると変わるのは、担当者の作業時間・応募者への連絡の速さ・社内での情報共有・採用活動の見直し方の4つです。

採用管理システムで応募の取り込みと定型の連絡、面接日程の予約を自動にすれば、転記や連絡にかけていた時間を減らせます。

面接官が評価を画面に直接記録すれば、後からまとめ直す手間も少なくて済みます。

株式会社ゼクウが2026年3月に採用担当者・人事責任者1,002名に聞いた調査によると、作業時間（中央値）が長かった工程は次のとおりでした。

• 面談後の記録（面談1回当たり21分）
• 日程調整（応募者1名当たり14分）
• 連絡の往復（同13分）

応募者を見極める書類確認よりも、面接の前後にある日程調整・連絡・記録のほうが長くかかっています。

転記や連絡の作業が減る分、面接や応募者との対話に時間を充てられるでしょう。

※出典：採用管理システムRPM「採用業務の「見えない工数」実態調査2026（株式会社ゼクウ調べ）」

採用管理システムで応募直後に連絡が届くようにしておけば、面接の予約に進む前の辞退を防ぎやすくなります。返信と面接の候補日を応募の受付と同時に送れる製品なら、その設定にしておきましょう。

株式会社ゼクウが2026年2月から3月にかけて、月50応募以上の企業で中途採用を担当する793名に聞いた調査では、初回対応が速い企業ほど面接予約率が高い傾向が出ています。

初回対応が5分未満の企業の面接予約率は平均67.5％で、3日以上かかる企業（45.8％）を21.7ポイント上回りました。

※出典：採用管理システムRPM「「採用における歩留まり・直近の変化・運用の実態」に関する調査（株式会社ゼクウ調べ）」

採用管理システムで選考の進み具合と評価を共有しておけば、担当者が休んだときや交代したときにも応募者への連絡が途切れにくく、対応の漏れを防ぎやすくなります。誰がいつ連絡したかの履歴も残ります。

対応が止まっている応募者を一覧で確かめられる製品なら、連絡の漏れにも気付きやすいでしょう。

応募者とのやり取りが、特定の担当者の記憶やメールの受信箱の中だけにとどまらないので、担当者によって対応の速さが変わりにくくなります。

採用管理システムで集計した数字から、どの工程で応募者が離れているかが分かれば、どこから改善するかを決められます。

株式会社ゼクウが2026年2月から3月にかけて月50応募以上の企業の人事・採用担当者1,496名に聞いた調査では、歩留まりが最も悪い工程として「面接予約（初回接触から日程確定まで）」を挙げた割合が49.2％でした。

2番目に多い「有効応募の獲得」は25.7％です。

媒体別の応募数・採用数と選考段階ごとの通過率が自動で集計されれば、媒体を見直すのか初回の連絡を早めるのかを数字で判断できます。

※出典：採用管理システムRPM「「採用における歩留まり・直近の変化・運用の実態」に関する調査（株式会社ゼクウ調べ）」

メリットとデメリットをさらに詳しく知りたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

採用管理システム「RPM」を導入した4社では、応募者情報を担当者に渡す速さ（人材派遣）・1人で対応できる応募の数（フードサービス）・紹介会社とのやり取り（ハイヤー）・面接の件数（物流）に変化が出ています。

製造業界向けの人材派遣を手掛けるエヌエス・テック株式会社は、以前、他社の採用管理システムを使っていました。

掲載している20〜30の媒体の管理画面からそのシステムへ手で入力していたため、応募があってからコーディネーターに応募者情報を渡すまでに1〜2時間かかり、応募者を待たせていたそうです。

採用管理システム「RPM」の導入後は長くても10分以内に渡せるようになり、同社はこの速さを「0秒対応」と呼んでいます。

同社では、コーディネーターごとの応募者対応を画面で確かめ、その記録を指導にも使っています。誰が担当しても同じ対応ができるようになり、面接の設定率と実施率は共に10％以上向上しました。

介護施設に給食を提供するシップヘルスケアフード株式会社では、採用管理システム「RPM」の導入前、3名で年間1,000名程度の応募に対応していました。

媒体の管理画面・電話・メール・カレンダーアプリ・Excelを行き来しながら対応していたといいます。

導入後は自動化の機能を使い、ほぼ1人で年間2,200名程度の応募に対応しています。面接の設定率は導入前の2.2倍、採用率は3倍になりました。

日本交通株式会社のハイヤー採用課では、契約している数十社の人材紹介会社と、電話でのやり取りを繰り返していました。採用管理システム「RPM」のチャットに切り替えたところ、紹介会社とのやり取りは約80％減っています。

部署全体では月100時間程度の工数が減り、応募者への対応も早まったことで、面接の設定率・実施率も上がりました。

センコー株式会社の埼玉業務センターでは、月120名ほどの応募への対応に時間がかかっていました。面接当日に辞退の連絡をしてくる応募者も、月52名程度いたといいます。

採用管理システム「RPM」で、応募時と面接前日にメールを自動で送るようにしたところ、当日の辞退は月45名程度に減っています。

面接の件数は年間205件から282件に増え、社員の採用は年間35件から50件になりました。集計した採用データを求人媒体と共有し、媒体側から改善の提案を受けられるようになったことも、選考の見直しに役立っています。

採用管理システムには、費用・初期設定の手間・現場に定着するまでの時間という3つの負担があります。3つとも、製品の選び方と導入の進め方で軽くできるでしょう。

応募の少ない時期が続いたり、使わない機能まで含む製品を選んだりすると、かけた費用に見合う効果が出にくくなります。応募が少ない月にも決まった月額がかかる製品があり、製品によっては初期費用も必要だからです。

導入しても、歩留まりの改善を実感できていない担当者は少なくありません。

株式会社ゼクウは2026年2月から3月にかけて、月50応募以上の企業で中途採用を担当する793名に、採用管理システムの活用で歩留まりの改善ができていると感じるかを聞いています。

「あまり感じない」が32.0％、「まったく感じない」が7.9％で、合わせて約4割でした。

※出典：採用管理システムRPM「「採用における歩留まり・直近の変化・運用の実態」に関する調査（株式会社ゼクウ調べ）」

費用の負担を抑えるには、自社の応募の数と採用区分に合う製品を選び、料金の決まり方を事前に知っておきましょう。

採用管理システムを自社の採用の進め方どおりに動かすには、契約後に、選考の段階の分け方・応募者に送る文面・自動で送る条件・求人媒体との連携を設定する必要があります。

これまでExcelで管理していた応募者の情報を移す場合は、その作業も加わります。

設定を担当者だけで日々の採用業務と並行して進めると、使い始めるまでに時間がかかりがちです。ベンダーの導入支援をどこまで受けられるかを、契約の前に確かめておきましょう。

面接官や現場の責任者が入力の手順に慣れるまでは、メールや紙での連絡が残り、システムとExcelを二重に使う状態が続くこともあるでしょう。評価や日程が入力されて初めて、採用管理システムに情報がそろいます。

入力する人と手順が決まらないうちは、導入の効果を実感しにくくなります。

製品を比べる前に、採用区分・連携先・自動化したい範囲を整理しましょう。

さらに、導入支援・セキュリティ・費用対効果も確認すると、比較の抜け漏れを防げます。

• 採用区分：新卒・中途・アルバイト・派遣のどれに使うか。採用区分によって、求められる機能が変わります（例：新卒は説明会や内定者との連絡、中途は応募直後の素早い連絡、アルバイトは多くの応募への対応、派遣は登録者と案件の照合が重要）
• 連携先：今使っている求人媒体・人材紹介会社・社内のシステムとつなげられるか。連携していない媒体の応募は、手で取り込む必要があります
• 自動化したい範囲：応募の受付から面接予約の確定までの、どの工程を自動にしたいか
• 導入支援： 初期設定や既存データの移行、操作説明など、提供会社からどこまでサポートを受けられるか

• セキュリティ： 応募者の個人情報を適切に管理できるか。閲覧権限の設定やアクセス制御、データの保護体制が自社の基準を満たしているか

• 費用対効果： 初期費用・月額料金・オプション料金を含めた総額が、削減できる作業時間や期待する採用成果に見合うか

人材派遣や人材紹介の会社では、登録者の希望条件と求人の案件を照合する機能があるかも、製品を選ぶ基準の1つです。

採用区分ごとの選び方は、次の記事で詳しく解説しています。

• 新卒採用に強い採用管理システム10選｜重要機能や選び方を解説
• 中途採用向けの採用管理システム10選。重視すべき機能や選び方、料金
• 【比較表つき】アルバイト採用に強い採用管理システム7選｜選び方や機能を解説
• 【比較表】人材派遣管理システムおすすめ14選 タイプ別の選び方

製品ごとの比較ポイントや料金、おすすめの製品を知りたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

採用管理システムの費用は、クラウド型なら毎月の利用料が中心で、製品によっては初期費用もかかります。金額は製品と使い方によって変わるため、見積もりを取る前に料金の決まり方を押さえておきましょう。

月額料金が追加する機能で変わる製品もあれば、毎月登録する応募者の数で決まる製品もあります。

例えば採用管理システム「RPM」は、基本機能の月額に、使うオプション機能（自動化やSMS・LINE連携など）の月額が加わる料金体系です。

一方で、毎月新しく登録した応募者の数に応じて月額が段階的に上がり、利用するアカウントの数では料金が変わらない製品もあります。

採用管理システム「RPM」の料金は、採用管理システムRPMの料金プランをご覧ください。

初期費用を設けている製品もあれば、初期費用が0円の製品もあります。

採用管理システム「RPM」の場合は、基本プランに初期費用がかかります。

製品を比べるときは、月額だけでなく、初期費用とオプションの料金を含めた総額で見ましょう。

採用管理システムには、インターネット経由で使うクラウド型と、自社のサーバーに導入するオンプレミス型があります。

一般に、クラウド型は月額の利用料が費用の中心で、オンプレミス型は導入時にサーバーやシステムの構築費用がかかります。

クラウド型とオンプレミス型の違いは、「クラウド型の採用管理システムとは？オンプレミス型との違いやメリットを解説」をご覧ください。

費用の内訳ごとの相場や、費用を抑えるコツは、次の記事で解説しています。

採用管理システムの導入は、目的の整理から運用後の見直しまで、次の4ステップで進めます。

最初に、採用管理システムで何を解決したいかを決めましょう。応募から最初の連絡までの時間や面接予約率など、今の数字を書き出しておくと、導入後の数字と比べて効果を確かめられます。

そのうえで、必ず要る機能と、なくてもよい機能を分けましょう。機能の多さで選ぶと、使わない機能の費用まで払いかねません。

面接官や現場の責任者が使う画面もあるため、要件を決める段階で現場の意見も聞いておくと、導入後に使われない状態を防ぎやすくなります。

候補を数製品に絞り、資料やデモで、決めた要件を満たすかを確かめましょう。無料のトライアルを用意している製品なら、実際の求人と応募の流れで試せるでしょう。

見積もりは、月の応募数と使いたい機能をそろえて各社に依頼すると、総額を同じ条件で比べられます。

導入支援の範囲（初期設定を代わりに進めてもらえるか、現場向けの説明会を開いてもらえるかなど）も、併せて比べましょう。

契約したら、初期設定を進めます。設定の前に、自社の採用フローを工程ごとに書き出しておくと、選考の段階を決めやすくなります。

ベンダーの導入支援を受ける場合、準備は例えば次の図のような段階を踏んで進みます。図の要件定義は、ステップ1で決めた要件を基に、ベンダーと使い方の大枠を決める段階です。

初期設定を済ませたら、応募の取り込みや通知が想定どおりに動くかを試しましょう。準備にかかる期間は、連携する媒体の数や自動化の範囲、移すデータの量によって変わります。

使い始める前に現場向けの説明会を開き、誰がいつ何を入力するかを決めて共有しておきましょう。

使い始めた後に見るのは、ステップ1で書き出した数字がどう変わったかです。応募から最初の連絡までの時間や面接予約率、担当者の作業時間を媒体別・選考段階別に見ていくと、変化が出ていない工程が見つかります。

数字が動いていない工程では、入力されていない項目や、まだ使っていない自動化の設定がないかを確かめましょう。

採用管理システム（ATS）の基本的な用語や、導入を検討する際によくある疑問に回答します。

応募の数や使っている求人媒体の数によっては、中小企業でも使う意味があります。企業の規模よりも、この2つで判断しましょう。

複数の媒体で募集していて、担当者が採用以外の業務も兼ねている場合は、連絡の自動化だけでも負担を減らせるでしょう。

月額の料金と、減らせる作業の時間を比べると、導入するかどうかを決めやすくなります。

中小企業に向く製品と選び方は、「中小企業向けの採用管理システム9選。選び方や「不要」な機能、料金を解説」で紹介しています。

応募が少なく、求人媒体からの自動取り込みが要らないなら、無料の採用管理システムで足りる場合もあるでしょう。

ただし無料のプランには、毎月新しく登録する応募者の数に上限があるものがあります。使える機能やデータを残せる期間が限られるものもあります。

応募が増える見込みがあるなら、有料のプランに切り替えたときの料金も確かめておきましょう。無料で使える採用管理システムの選び方と製品は、次の記事で解説しています。

• 無料の採用管理システム（ATS）おすすめ10選。有料との違いも解説
• engage（エンゲージ）とは？特徴・他ATS／Airワークとの違い、メリットを実務者が解説

ATSとは何の略ですか？採用管理システムとの違いはありますか？

ATSは「Applicant Tracking System」の略で、日本語では「採用管理システム」と呼ばれます。基本的に同じものを指しており、応募者情報や選考状況を一元管理するためのシステムです。

製品によっては、求人管理や面接日程の調整、応募者への自動連絡、採用データの分析などの機能も備えています。

• 採用管理システムは、求人の掲載から入社までの情報と進み具合を一か所で管理し、連絡や日程調整の手間を減らすシステムです
• 転記や連絡の時間が減り、応募直後に連絡できるようになる一方で、費用・初期設定の手間・現場に定着するまでの時間という負担もあります
• 選ぶ前に採用区分・連携先・自動化したい範囲を決め、導入後は数字を見て使い方を見直しましょう

連絡を自動にして空いた時間は、応募者との対話や、数字を見ながらの採用活動の見直しに充てられます。

採用管理システム「RPM」は、400以上の求人媒体と連携し、オプションを組み合わせれば応募の受付から面接予約までの連絡をメール・SMS・LINEで自動化できるサービスです。

中途・アルバイトの採用や人材派遣・紹介業の登録者募集のように応募の多い場面で、連絡と集計の手間を減らしたい場合は、サービスの概要もあわせてご覧ください。

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