人材紹介(エージェント)管理システムとは？導入効果とおすすめサービス

人材紹介会社（転職エージェント）とのやりとりや情報共有の効率化には、採用管理システム（ATS）に搭載されたエージェント管理機能を活用するのがベストです。

メールやExcelでの煩雑な連絡を一元化し、応募数や決定率の自動集計も可能。複数のエージェントと同時に進行する採用活動をスムーズにし、情報共有の精度向上と工数削減を実現します。

本記事では採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、人材紹介会社の管理システム（機能）について解説します。

人材紹介管理システムとは、採用管理システム（ATS）に搭載されている「エージェント管理機能」を指す場合がほとんどです。単体で独立したシステムではなく、人材紹介会社（転職エージェント）との情報共有や候補者管理を効率化する機能群を意味します。

メールやExcelで行っていた紹介会社ごとの進捗・連絡を一元化し、複数のエージェントと同時にやりとりする企業の負担を大幅に軽減します。

エージェント管理機能は、エージェントが自ら候補者情報を登録・更新し、採用担当者とリアルタイムで共有できる仕組みです。

システム上でステータスの変更やコメント入力ができるため、メール往復やファイル添付が不要になります。また、紹介会社ごとの進捗・応募数・成約率が自動で集計されるため、成果の可視化とパートナー評価の精度を上げることが可能です。

各ATSによって人材紹介会社との連携機能の充実度は異なるため、どのシステムがどの程度エージェント対応に強いかは、ATSを選定する際の重要な判断基準になります。

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従来は、人材紹介会社ごとに異なるExcelフォーマットやメールで候補者情報を受け取り、担当者が手作業で整理していました。この方法では、情報の重複や更新漏れ、連絡ミスが発生しやすいのが課題です。

一方で、採用管理システム（ATS）の人材紹介管理機能を活用すれば、エージェントが登録した候補者データが自動で集約・更新され、常に最新の情報を共有できます。これにより、連絡漏れを防ぎながら、迅速かつ正確な対応が可能になります。

エージェント管理機能では、採用担当者が人材紹介会社（転職エージェント）とのやり取りを一元化し、日々の業務を効率化できます。具体的な機能について解説していきます。

エージェント管理機能では、人材紹介会社ごとに専用アカウントを発行し、アクセスできる求人や候補者情報を細かく設定できます。

これにより、担当していない案件や他エージェントの情報が閲覧されるリスクを防ぐことが可能です。「誰がどこまで見られるか」を明確に管理することで、情報共有の透明性とセキュリティを両立できます。

製品によっては、エージェントごとの特徴を「得意業界」「紹介料率」「過去の採用実績」などのタグで整理できる機能を備えているものもあります（RPM、HRMOS採用など）。

最適なエージェントを素早く検索できるため、確度の高いエージェントに絞って依頼することが可能に。定量的な評価ができ、パートナー選定や契約交渉の根拠にもなります。

エージェント連携機能では、エージェントがシステム上に応募者情報を直接登録することが可能です。通常はエクセルでの管理が一般的ですが、これによって書類添付のミスや更新漏れを防ぎます。

常に最新の応募状況を全員が共有できる環境が実現されるため、複数のエージェントを利用していても、候補者データを重複なく正確に管理できるのが大きなメリットです。

エージェント連携機能では、エージェントとのやり取り（メール・コメント・案件情報）をすべてシステム内に記録できます。

過去の経緯をメール検索で追う必要がなく、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎ可能です。「誰が・いつ・どんな連絡をしたか」を一目で確認でき、対応の抜け漏れを防げます。

エージェント連携機能では、エージェントごとの応募数・通過率・決定率などを自動で集計できます。どの紹介会社が採用成果に貢献しているかを数値で比較でき、成果に基づくパートナー評価や予算配分が可能です。

感覚的な対応から、根拠に基づいた戦略的な運用へと改善できるのが魅力です。

採用管理システムのエージェント管理機能の活用で、スピーディーでミスのない採用活動が実現します。システムの導入、そしてエージェント管理機能を活用するメリットを3つ紹介します。

社内外の関係者が同じ情報をリアルタイムで確認できるため、伝達ミスや対応漏れが減少します。担当者交代や休暇の際も、システム上の履歴を見ればすぐに状況を把握できるのが大きなメリットです。

メールやExcelに依存した運用でありがちな「誰がどこまで対応したか分からない」という状態がなくなり、チームで採用を進められる体制が整います。

人材紹介会社とのやり取りを自動化・標準化できるため、エージェント対応に割く工数を削減できます。面接案内や結果連絡などの定型業務が効率化され、他に判断すべき重要な業務に集中できる環境が生まれるのが大きなメリットです。

1人あたりの担当案件数を増やしても品質を保ったまま運用でき、費用対効果としても大きなプラスとなります。

エージェント別に成果を可視化することで、慣習的な関わりではなく戦略的なパートナー管理が可能になります。

紹介経路ごとの決定率や応募単価を比較すれば、投資すべきチャネルが明確に。成果データをもとにした改善サイクルを回せることこそ、システム導入の最大の利点です。

エージェント管理機能を備える主要な採用管理システム（ATS）を7製品紹介します。

どのシステムも基本的な機能を備えているものの、やりとりするエージェント数が多い企業はタグ管理機能を備えるRPMやHRMOSがおすすめです。

• エージェント用の個別ID・パスワードを発行し、求人情報の公開から候補者確認、選考管理まで直接操作可能
• 権限設定によりエージェントに面接日程の設定・変更を許可でき、あらかじめ用意された面接枠への予約入力で日程調整が可能
• 応募者だけでなく、エージェント宛の連絡も「自動配信」が可能
• 応募者ステータスの更新時に自動通知を送信でき（追いかけも可）、対応遅れや情報ギャップを防止

RPMは株式会社ゼクウが提供する採用管理システムです。400以上の求人媒体と連携でき、主要サイトから地域媒体まで約95%を網羅する豊富な媒体連携と、24時間365日対応の自動化機能による効率化が強みです。

• 複数の人材紹介エージェントへ求人案件をワンクリックで一括共有し、候補者の推薦依頼が可能
• 各エージェントからの紹介人数や選考進捗をシステム上で可視化し、紹介実績データを分析できる
• エージェントの得意分野などに応じてラベリング管理でき、やり取りしたメールの履歴も蓄積して確認可能

HRMOS採用は株式会社ビズリーチが提供する採用管理システムです。ダイレクトリクルーティングサービス「ビズリーチ」と強固に連携し、WantedlyやGreenなど複数サービス経由の候補者とのメッセージもHRMOS上で一元管理が可能。直感的なUIと他HRMOSシリーズ連携による高い効率化が強みです。

• 採用企業がエージェント専用のログイン画面を発行し、契約エージェントが自社求人を直接確認・操作可能
• エージェント経由の推薦応募をATS上で受け付け、紹介候補者の情報と選考状況を企業側で一元管理し共有
• 複数エージェントとのコミュニケーション履歴をタイムライン表示で管理し、過去のやり取りも含め円滑な情報共有が可能

sonar ATSはThinkings株式会社が提供する採用管理システムです。新卒・中途採用を統合管理できる国内トップクラスのATSであり、複数システムを使わず一つのプラットフォームで採用プロセス全体を可視化・自動化できる柔軟性が強みです。

• 転職サイトや人材紹介会社、自社採用ページなど様々な経路から集まる応募者情報を一つの画面で一元管理可能
• 採用担当者・面接官・エージェント間でチャットベースの「ユーザトーク」機能を使い、リアルタイムに情報共有しながらコミュニケーションできる
• 求人媒体別・エージェント別など多角的に応募・採用データを集計できるクロス集計機能を備え、紹介会社経由の実績分析も可能

AOLC（アクセスオンライン キャリア）は株式会社マイナビが提供する採用管理システムです。利用ユーザ数や応募者数に応じて料金が増加しない定額制を採用しており、複数人で利用しても追加費用が発生しない高いコストパフォーマンスが強みです。

• エージェントに企業側システムのアカウントを発行して求人情報を共有し、ジョブカン上で候補者を登録・推薦してもらうことが可能
• エージェント経由で紹介された候補者の情報は応募と同時に自動でシステムに取り込まれ、重複入力の手間なく共有
• エージェントとの連絡もジョブカン上のメッセージ機能（メールやLINE連携）で一元管理され、選考日程の調整連絡も含めスムーズに行える

ジョブカン採用管理は株式会社DONUTSが提供する採用管理システムです。必要な基本機能を無料で利用できるフリープランを提供しており、初期費用ゼロから導入できる点が大きな強みです。

• 紹介会社（エージェント）がシステム上で候補者情報を推薦登録でき、推薦と同時に企業側へ自動共有
• エージェントとのチャット機能を備え、オンライン上で書類送付などのやり取りをスピーディーに行いコミュニケーションを円滑化
• どのエージェントからの推薦かひと目で分かる管理画面により、紹介経由の候補者を含む選考状況の把握が容易

採用一括かんりくんはHRクラウド株式会社が提供する採用管理システムです。各選考プロセスにおける評価データや歩留まり、紹介会社経由の効果などを詳細に分析できるため、自社の採用活動上の課題を可視化して改善につなげられる点に優れています。

• エージェント連携機能により、人材紹介会社との求人票共有・公開設定や合否連絡など一連のやり取りをシステム上で完結可能
• 人材紹介会社経由の応募データも自社サイト経由や求人媒体経由と同様に自動取り込みされ、候補者情報を一元化して管理できる
• 紹介会社ごとの紹介数や選考通過率などのデータをレポートで確認でき、エージェント別の成果を可視化して効果測定に活用可能

HITO-Linkリクルーティングはパーソルイノベーション株式会社が提供する採用管理システムです。大手からニッチまで40種類以上の求人媒体と連携し、新卒・中途を問わずあらゆる経路の応募者データを自動集約できる業界最大級の連携力を備えている点が強みです。

導入効果は今の運用との相性で決まります。エージェント数や体制、自動化の必要度、既存ツールとの連携、そして権限設計や監査要件を事前に整理しましょう。要件が固まっていれば、比較・選定がぶれません。

まずは現状で連携している紹介会社の数や対応体制を踏まえて検討する必要があります。加えて、1人でエージェント対応を担っているか、複数名のチームで対応しているかによっても、求められる機能は異なります。

たとえば複数チームで多くのエージェントとやりとりをしている場合、操作ログ記録や担当エージェントのタグ管理機能があれば、チームでの分担もしやすくなります。実際の運用フローを可視化し、どの機能が自社にとって必須かを明確にしておきましょう。

利用中の求人媒体、面接ツール、カレンダー（Google/Outlook）、人事労務システムと連携の必要があるかを確認し、必要システムと連携できるシステムを選びましょう。API/CSVのどちらで連携するか、取り込む項目や更新頻度まで定義しておくと安心です。

また、将来の追加媒体にも拡張できるかも確認しておくとベストです。

エージェント別に、閲覧／編集／エクスポートといった権限を細かく制御できるかが肝心です。監査ログ、IP制限、2段階認証、退職者の一括無効化などの基本要件は必ず確認しましょう。

案件単位のアクセス制御や、個人情報のマスキング運用が可能かも評価ポイントになります。

エージェント管理機能だけでなく、採用の運用自体を効率化できるシステムを選ぶことも重要です。たとえば「合否確定→即時通知」「不合格→○日後送信」など、応募者への連絡の自動化機能が備わっていることで業務が格段に効率化されます。

また、メールだけでなくSMSや社内通知（Slack/Teams）も要件化すると運用上の漏れを削減できます。再送条件、休日判定、文面テンプレの管理単位まで確認しておくと安心です。

最後に、エージェント管理に関するよくある質問をまとめます。

エージェントコントロールとは、企業と人材紹介会社との間で適切な情報提供やコミュニケーションを取り、自社の採用ニーズに合致する候補者を効率的に紹介してもらう運用手法を指します。

そのための仕組みとして、システム上ではアカウント権限制御、案件別アクセス管理、ログ取得・通知機能などが用いられます。

採用管理システム（ATS）の費用は、機能範囲や導入規模によって大きく異なります。一般的には月額2〜5万円の中小企業向けプランから、月額10万円以上の大企業向けプランまで幅広く存在します。

無料プランもありますが、エージェント管理や自動化・分析など高度な機能を使う場合は有料版が主流です。

• 人材紹介会社（エージェント）との情報共有と進捗管理を一元化するには、ATSに搭載されたエージェント管理機能を活用するのがおすすめ
• 導入によってメールやExcelによる属人的な運用を脱し、応募数・決定率などを自動集計して成果の可視化が可能
• 導入時は、エージェント数や体制、他ツールとの連携性、権限設計を整理し、自社に最適なシステムを選定することが重要

エージェント管理機能の活用は、採用業務の効率化だけでなく、データに基づく戦略的な採用運用への第一歩です。導入・活用を通じ、精度の高い採用活動を実現しましょう。

「もっと効率的に、かつ精度の高い採用を進めたい」と考える企業様には採用管理システム「RPM」がおすすめです。

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