労働条件明示書とは？2024年改正後の記載事項と変更の範囲の実務ポイント
「2024年の法改正に、自社のフォーマットが対応できているか不安だ」
「追加された『変更の範囲』を、どこまで具体的に書けばいいのか分からない」
従業員の雇入れ時や契約更新時に交付が義務付けられているのが「労働条件明示書」です。
一般的には労働条件通知書とも呼ばれます。
これは、企業が労働者に対して賃金や労働時間などの労働条件を明示するための重要な書面です。
特に2024年4月の労働基準法施行規則の改正により、記載すべき事項が追加されたため、多くの企業でフォーマットの見直しや運用フローの再設計が求められています。
労働条件明示書と雇用契約書の法的な違い
2024年改正で追加された「変更の範囲」などの正しい書き方
記載不備による罰則や雇止めトラブルなどの実務リスク
本記事では、新しい労働条件明示書の必須項目から、実務で迷いやすい「変更の範囲」の設計方法までを構造的に解説します。
また、法改正に伴う書類のアップデートや契約更新時の管理を効率化する方法として、採用管理システム（ATS）「RPM」などのシステム活用についても触れています。
実務の負担軽減に向けたヒントとして、ぜひ参考にしてください。
目次[非表示]
労働条件明示書とは？
はじめに、労働条件明示書という書類が持つ法的な性質と、よく混同される雇用契約書との違いを整理します。
労働基準法第15条に基づき全ての労働者に明示が義務づけられている
労働条件明示書とは、労働基準法第15条に基づき、企業が労働者を採用する際に賃金や労働時間などの労働条件を明示するための書面です。
労働基準法では、労働契約の締結時に使用者が労働条件を明示することが義務付けられており、この義務は正社員・契約社員・パート・アルバイトなど、すべての労働者に適用されます。
この制度は、賃金や勤務条件に関する労使間の認識のズレによるトラブルを未然に防ぎ、労働者を保護することを目的としています。
雇用契約書との違いと「通知」という法的性質
この2つの書類は法的な性質が異なります。
- 労働条件明示書：企業が労働条件を労働者に明示するための書面です。労働基準法に基づく明示義務を満たすための書類であり、必ずしも労働者の署名や押印が必要とされているわけではありません。
- 雇用契約書： 企業と労働者の双方が労働条件に合意したことを示す契約書であり、通常は双方の署名や押印によって成立します。
実務上は、明示義務を満たした「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を1枚で作成し、署名捺印を取り交わす運用が一般的です。
2024年改正により「変更の範囲」の明示が追加された
2024年（令和6年）4月の法改正により、労働条件の明示事項が拡充されました。
従来は雇入れ直後の就業場所や業務内容のみを明示すれば足りるとされていましたが、改正後は将来的な配置転換などを想定した「変更の範囲」についても明示することが求められるようになりました。
具体的には、労働契約の締結時に、就業場所や業務内容について「雇入れ直後の内容」と「変更の範囲」を区分して明示する必要があります。
労働条件明示書はいつ・誰に交付する必要があるか
対象となる労働者の範囲と、交付すべき正しいタイミングを確認します。
労働契約締結時および有期契約更新時が原則
労働条件の明示は、労働契約の締結時に行うことが原則です。実務上は、内定承諾時や遅くとも入社日までに交付する運用が一般的とされています。
また、契約社員やパートなどの有期雇用労働者については、契約更新の際にも更新後の労働条件を明示する必要があります。
そのため、契約更新のタイミングごとに、現在の条件を明示した書面を交付する運用が一般的です。
正社員・契約社員・パート・アルバイトなど全ての労働者が対象
労働条件の明示義務は、雇用形態や労働時間を問わず、企業に雇用されるすべての労働者が対象です。たとえば次のような雇用形態であっても対象となります。
正社員
契約社員
パート
アルバイト
学生アルバイトや試用期間中の社員であっても、労働契約が成立する以上、労働条件の明示を省略することはできません。
そのため企業側では、採用形態に関わらず全員に交付できるよう、採用手続きの中で明示書を交付するフローを整備しておくことが重要です。
書面交付が原則だが電子交付も可能
労働条件の明示は書面による交付が原則とされています。ただし、労働者が希望した場合には、電子メールやSNSメッセージ、PDFファイルなどによる電子交付も認められています。
電子交付を行う場合は、労働者が内容を保存でき、必要に応じて出力できる形式であることが求められます。
近年はペーパーレス化の進展に伴い、採用とあわせて雇用契約書や労働条件通知書を作成できる採用管理システム（ATS）や派遣管理システム、電子契約ツールを利用して労働条件通知書を交付する企業も増えています。
労働条件明示書に必ず記載すべき事項【改正対応】
労働条件の明示事項は、必ず書面等で明示しなければならない「絶対的明示事項」と、会社に制度がある場合に明示する「相対的明示事項」に分かれます。
【労働条件の主な明示事項一覧】
区分 | 記載事項の概要 |
|---|---|
絶対的明示事項 （※必ず書面等で明示） |
|
相対的明示事項 （※制度がある場合に明示） |
|
絶対的明示事項（契約期間・就業場所・労働時間・賃金・退職）
労働契約の期間、就業場所、業務内容、労働時間、賃金、退職に関する事項は、働く上での基本となる条件です。
これらは必ず書面等で明示することが求められます。
これらの事項が明示されていない場合、労働基準法違反となる可能性があります。
また、賃金については基本給と各種手当を区別して記載することが望ましいとされています。
固定残業代を含む場合には、固定残業時間や金額の内訳、超過分の支払い方法などについても明確にしておくことが重要です。
相対的明示事項（退職金・賞与・休職など制度がある場合）
退職金や賞与などの制度は、会社に制度がある場合に限り明示義務が生じます。
すべての詳細を書面に記載することが難しい場合には、「詳細は就業規則第〇条による」といった形で記載し、労働者が就業規則を閲覧できる状態にしておくことで明示義務を満たす運用が一般的です。
有期契約で追加される事項（更新基準・更新上限・無期転換）
契約社員などの有期契約労働者については、上記に加えて、契約更新に関する事項の明示が必要です。
具体的には、次の事項を明示することが求められています。
契約更新の有無
契約更新の判断基準（勤務成績、能力、会社の経営状況など）
さらに2024年の法改正により、次の事項も追加されました。
更新上限の有無およびその内容
無期転換申込機会および無期転換後の労働条件
これらの情報を事前に明示することで、契約更新や無期転換をめぐる労使間のトラブルを防ぐことが目的とされています。
2024年改正で実務上もっとも重要なポイント
今回の法改正で、人事担当者が特に対応に迷いやすい3つのポイントについて、実務上の考え方を整理します。
就業場所・業務内容は「雇入れ直後」と「変更の範囲」を分けて記載する
2024年の改正により、就業場所および業務内容について「変更の範囲」を明示することが求められるようになりました。
そのため、労働条件通知書では次のように、雇入れ直後の内容と変更の範囲を分けて記載することが必要です。
雇入れ直後：東京本社 / 法人向け営業活動
変更の範囲：会社の定める全ての営業所 / 会社の定める全ての業務
このように現在の条件と将来の可能性を分けて記載することで、「転勤はないと思っていた」といった労使間の認識のズレを防ぐことができます。
更新上限の有無と内容を具体的に明示する
有期契約労働者については、「通算契約期間は最大〇年まで」「更新は最大〇回まで」といった更新上限を設ける場合には、その内容を明示する必要があります。
また、これまで更新上限がなかった契約に新たに上限を設けたり、既存の上限を短縮したりする場合には、あらかじめその理由を労働者に説明することが求められています。
無期転換申込機会と無期転換後の労働条件を更新時ごとに明示する
有期労働契約が反復更新され、通算契約期間が5年を超えると無期労働契約へ転換できる権利（無期転換申込権）が発生します。
2024年の法改正により、この権利が発生する契約更新のタイミングでは、次の事項を書面等で明示することが必要となりました。
無期転換を申し込める旨
無期転換後の労働条件
これにより、無期転換をめぐる認識の違いやトラブルを未然に防ぐことが目的とされています。
変更の範囲はどこまで具体的に書くべきか
「変更の範囲」の記載方法については、トラブルを防ぐための適切な粒度と表現の考え方を整理しておく必要があります。
「会社の定める業務」だけでは足りないケース
総合職のように将来的にさまざまな部署へ異動する可能性がある場合は、「会社の定める全ての業務」といった包括的な記載でも問題ないとされています。
一方で、実態として異動の可能性が特定の職種やエリアに限られている場合には、「営業部門における業務全般」などと一定の範囲を示して記載することが望ましいとされています。
このように実態に合わせて記載することで、後のトラブルを防ぐことにつながります。
勤務地限定・職務限定型の設計上の注意点
エリア限定社員や職務限定型社員など、特定の条件に限定して採用する場合には、変更の範囲を明確に制限して記載する必要があります。
このような場合には、変更の範囲の欄に次のような形で記載することが一般的です。
変更なし
雇入れ直後と同じ
他の社員と同じフォーマットを流用して包括的な記載にしてしまうと、限定社員としての契約の前提と矛盾する可能性があるため注意が必要です。
テレワーク・出向・転勤を想定した記載例の考え方
テレワークを恒常的に認めている場合には、就業場所の記載に労働者の自宅を含める形で明示することが一般的です。
また、将来的にグループ会社への出向の可能性がある場合には、「出向規程の定めにより出向を命じることがある」などと記載し、出向先も変更の範囲に含まれる可能性があることを示しておくことが望ましいとされています。
有期契約で特に注意すべき実務リスク
契約社員やパート・アルバイトの雇用においては、労働条件の明示が不十分だと深刻な法的トラブルにつながる可能性があります。
更新基準が曖昧だと雇止め紛争に発展する
有期契約を更新せずに雇止めをする際、更新基準が「会社の経営状況による」などと曖昧すぎる場合、労働者側から不当な雇止めと主張されるリスクが高まります。
そのため、契約更新の判断基準については、できるだけ客観的な判断要素を示しておくことが重要です。たとえば次のような項目が考えられます。
業務量
勤務成績
勤務態度
能力
会社の経営状況
このように複数の判断要素を明示しておくことで、更新の判断が恣意的に行われたと受け取られるリスクを抑えることにつながります。
更新上限の新設・短縮には事前説明が必要
無期転換を回避する目的で、契約途中に急遽「更新は通算4年まで」といった上限を新設する行為は、労働条件の不利益変更に該当する可能性があります。
そのため、更新上限を新設したり短縮したりする場合には、あらかじめその理由を労働者に説明することが求められています。
実務上は、事業の縮小見込みなどの合理的な理由を示しながら、慎重に対応することが重要とされています。
無期転換後の待遇設計は同一労働同一賃金と連動する
無期転換後の労働条件を明示する際には、正社員との待遇バランスをどのように設計するかが重要になります。
無期転換によって、必ず正社員と同じ待遇にする法的義務はありません。
一方で、業務内容や責任の程度が正社員と同程度である場合には、同一労働同一賃金の原則に照らして、不合理な待遇差が生じないよう条件を設計する必要があります。
労働条件明示義務に違反した場合のリスク
法律で定められた明示義務を怠った場合、企業には複数のリスクが生じる可能性があります。
明示義務違反は30万円以下の罰金対象
労働条件の絶対的明示事項を書面等で交付しなかった場合、または虚偽の条件を記載した場合には、労働基準法第120条の規定により30万円以下の罰金に処せられる可能性があります。
また、労働基準監督署による臨検調査が行われた際には、労働条件の明示状況が確認されることがあります。
記載内容が事実と異なる場合は労働者が即時解除できる
労働基準法第15条第2項では、次のように定められています。
明示された労働条件が事実と相違する場合、労働者は即時に労働契約を解除することができる。
つまり、事前に示された条件と実際の労働条件が異なる場合には、労働者は就業規則に定められた退職申し出期間に関係なく、即時に労働契約を解除できる可能性があります。
求人票との不一致は是正指導や信用低下につながる
ハローワークや求人媒体に掲載した求人票の条件と、交付した労働条件明示書の内容が大きく異なる場合には、労働局から是正を求められるケースがあります。
また、事前に提示した条件と実際の業務内容にズレがあると、入社後のミスマッチが生じやすくなり、早期離職の原因になることもあります。
初期離脱を防ぎ定着率を改善する具体的な運用ルールについては、以下の記事で解説しています。ご参照ください。
【関連記事】派遣社員の定着率とは？平均・計算方法・30日定着率の改善策を解説
電子交付と保存期間の実務対応
ペーパーレス化が進む中、適法に電子交付を行い、書類を正しく管理するための実務要件を整理します。
労働者の希望がある場合に電子交付が認められる
労働条件の明示は書面による交付が原則とされていますが、労働者が希望した場合には電子交付も認められています。
電子メールやPDFなどによる交付は完全に自由化されているわけではなく、労働者の希望を前提として行う必要があります。
実務上は、内定通知や入社手続きのフローの中で「労働条件通知書を電子データで受け取ることに同意しますか」といった確認項目を設け、同意の記録を残したうえで送信する運用にすることが望ましいとされています。
出力可能形式での交付が要件
電子交付を行う場合には、労働者が内容を保存し、必要に応じて出力できる形式で提供することが求められます。
そのため、メール本文に条件を直接入力する形式よりも、PDFファイルを添付する方法や、電子契約サービスからダウンロードできる形式で提供する方法が一般的です。
このような形式で交付することで、労働者が後から書面として保存できる状態を確保することができます。
保存期間は原則5年（当面3年の経過措置）
労働条件通知書や雇用契約書は、労働基準法に基づく労働関係書類として保存義務があります。
法改正により、保存期間は原則5年間とされています。
ただし現在は経過措置として、当分の間は3年間の保存でも差し支えないとされています。
そのため企業側では、退職後も一定期間、労働条件通知書を検索・出力できる状態で管理できる体制を整えておくことが重要です。
労働条件明示書の適切な運用とあわせて、派遣会社が整備・保存しなければならない「派遣元管理台帳」の記載ルールについては、以下の記事で詳しく解説しています。
【関連記事】派遣元管理台帳とは？記載事項・保存期間と実務対応を解説
労働条件明示書に関するよくある質問
現場の採用・労務担当者からよく寄せられる、実務レベルの疑問にお答えします。
雇用契約書と兼用しても問題ないか
問題ありません。実務上も広く行われている運用です。
「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として1つの書面を作成し、会社からの労働条件の通知要件を満たしつつ、労働者からも署名・捺印を受けて合意の証跡を残す形は、多くの企業で採用されています。
内定時に交付すべきか
内定承諾のタイミングで交付する企業も多く見られます。
一般的に、採用内定を出し労働者が承諾した場合には、始期付・解約権留保付の労働契約が成立すると解されることが多いため、このタイミングで労働条件を明示しておくことが望ましいとされています。
就業規則で代替できるか
絶対的明示事項は就業規則で代替することはできません。
賃金や労働時間など、労働者個人に関わる絶対的明示事項については、労働条件通知書などで直接明示する必要があります。
一方で、退職金や休職制度など全社員に共通する制度については、「詳細は就業規則第〇条による」といった形で記載し、就業規則を周知している場合には、相対的明示事項として対応することが可能です。
既存社員に再交付は必要か
原則として、法改正のみを理由に既存社員へ一斉に再交付する義務はありません。
ただし、有期契約労働者については、契約更新のタイミングで改正後のルールに基づく明示を行う必要があります。
そのため、契約更新の際には、新しい明示事項（変更の範囲や更新上限など）を反映した労働条件通知書を交付する必要があります。
【まとめ】労働条件明示書は「法令対応」ではなく「人事設計」
労働条件明示書の作成は、単に法律で決まっているからフォーマットを埋めるという事務作業ではありません。
変更の範囲の設定：将来の組織再編や異動の柔軟性を左右する
更新上限・無期転換の明示：今後の非正規雇用の活用方針に関わる
曖昧な表現の排除：労使トラブルや早期離職の予防につながる
労働条件の明示とは、「自社が従業員とどのような条件で雇用関係を築くのか」を整理する、人事制度の重要な設計プロセスの一つです。
2024年の法改正を機に、単なる書類作成として対応するのではなく、自社の雇用ルールを改めて見直す契機とすることが求められています。
一方で、法改正のたびにフォーマットを更新し、対象となる従業員を確認しながら個別に交付・管理する作業は、担当者にとって大きな負担となる場合があります。
そのため近年では、採用管理システム（ATS）や派遣管理システムなどを活用し、契約情報の管理や書類交付の運用を効率化する企業も増えています。
たとえば採用管理システム「RPM」などでは、応募者情報や契約情報と連動した書類管理や電子交付の運用を行うことで、労働条件通知書の管理業務を整理しやすくなるケースもあります。
自社の採用規模や雇用形態に応じて、適切な運用方法やシステム活用を検討することが、安定した雇用管理体制の構築につながります。
