介護業界に適した採用管理システム5選。多職種採用や人手不足解消につながる選び方

介護業界では慢性的な人手不足が続き、応募の取り合いや早期離職が常態化しています。さらに、夜勤やシフト、資格要件、多職種対応といった条件の複雑さが採用業務の負担を増大させています。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが採用管理システムです。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、介護業界に適した機能や選び方、おすすめシステムまでを具体的に解説します。

介護業界でよくある採用課題

介護業界では慢性的な人手不足が続き、応募の取り合いや早期離職が常態化しています。

さらに夜勤や資格要件など条件が複雑で、採用業務の負担も大きくなっています。

慢性的な人手不足と採用競争の激化

介護業界では、求職者1人に対して介護事業所が複数の募集を出す「取り合い」の構図が常態化しています。介護関係職種の有効求人倍率は全職業平均を大きく上回り、直近でも約3.97倍と高水準です。

この背景には、介護需要の増加や離職率の高さ、給与・労働環境へのネガティブイメージがあり、介護職の人材自体が追いついていないといった問題があります。

応募が来ても他社施設に先に内定が出てしまい確保できないケースも多発しています。

派遣元企業では、登録者がいても案件に結びつく前に別社で決まってしまうことがあり、「集客できているのに稼働率が上がらない」といった悩みが増えています。

※出典：厚生労働省「介護人材確保の現状について」令和7年5月9日

さらに介護職での採用課題は「人が足りない」だけの問題ではありません。

夜勤可否、早番・遅番の固定希望、送迎の可否、初任者研修や介護福祉士の資格有無など、条件は細かく分かれます。さらに看護師やケアマネなど職種ごとに選考フローや給与体系も異なります。

「応募は来たが、条件が合わず採用できない」というケースもあり、条件管理の複雑さが採用難易度を押し上げています。

採用業務の属人化（紙・Excel・個人LINE/電話）

応募管理をExcelや紙で行い、候補者との連絡を個人のLINEや電話で対応していると、対応状況が共有されず属人化が進みます。

誰がどこまで連絡したのか分からなくなり、返信漏れや面接日程の調整ミスが起こりやすくなります。担当者が休職や退職をすると履歴が引き継げず、同じ候補者に重複連絡をしてしまうケースもあるでしょう。

複数拠点や派遣業務を行う場合、この分散管理はさらに深刻になります。

介護業界に適した採用管理システムとは

介護業界に適した採用管理システムとは、夜勤やシフト、資格要件、多職種対応といった複雑な条件を前提に、応募から入職までの流れを一元管理できる仕組みを有したシステムです。

採用管理システムでできること

採用管理システム（ATS）では、求人媒体や採用ページからの応募を取り込み、応募者情報・連絡履歴・選考状況を一画面で管理できます。

導入によって応募〜面接調整〜合否連絡〜入職準備までの抜け漏れを減らし、対応の遅れによる辞退も防ぎやすくなります。担当者が変わっても履歴が残るため、属人化の解消にも有効です。

介護業界でよくある運用

介護は拠点ごとに採用ニーズが異なり、介護職・看護師・相談員など職種も多様、正社員・パート・夜勤専従など雇用形態もバラバラです。

そのため職種・雇用形態ごとに選考フローや確認項目を変えつつ、全体の進捗は一元化して「どこが詰まっているか」を可視化・改善する運用が一般的です。

派遣元企業での活用イメージ

派遣元では、応募や登録から面談設定、希望条件のヒアリング、案件提案までを一元管理することで動きが速くなります。夜勤可否や通勤時間、経験施設形態などの条件でスタッフを検索できるマッチング機能により、案件に合う人材を即時抽出可能です。

つまり、就業決定の手前（応募/登録〜面談〜紹介/稼働の入口）を仕組み化する形で活用できます。

介護業界で活用できる採用管理システムの主な機能

介護業界に適した採用管理システムは、母集団形成から初動対応、条件確認、紹介・提案までを一つの仕組みで整えることで採用の取りこぼしやミスマッチを減らします。

求人ページ作成・求人媒体連携機能（母集団形成を強化）

採用管理システムには、自社の採用ページを作成でき、募集職種ごとに仕事内容・勤務時間・待遇を整理して掲載する機能が備わっています。

Indeedなどの求人検索エンジンや各求人媒体と連携し、応募はシステムに自動集約。媒体別の応募数や応募率も見えるため、効果の低い出稿を減らしやすくなります。

選考フローのカスタマイズ機能（多職種に対応）

介護職・看護師・ケアマネなど職種ごとに、面接回数や確認項目を変えたフローを設定できます。正社員／パート／夜勤専従など雇用形態別にステータスを分けることも可能。

拠点ごとの承認フローも統一でき、「誰待ちで止まっているか」を可視化できます。

自動返信・面接日程調整機能（初動スピードを改善）

応募直後に自動返信を送り、候補者へ安心感を与えつつ、面接候補日を即提示できます。LINEやメールで日程調整し、確定後はリマインドも自動化。

対応期限のアラートや担当者割当で返信漏れを防ぎ、連絡が遅れて辞退される取りこぼしを減らします。

資格情報の収集機能（職種要件の把握）

応募フォームで初任者研修・実務者研修・介護福祉士など資格を選択式で回収し、経験年数や夜勤可否、送迎可否も合わせて整理できます。

面接前に要件に合う候補者を絞り込めるため、ミスマッチ面接を削減。資格証の提出状況など、入職準備の管理にも使えます。

マッチング検索機能（紹介漏れ・提案漏れを防ぐ）

派遣元企業で使用できるマッチング機能を備えたシステムもあります。希望条件（夜勤可否、曜日固定、通勤手段、経験施設形態など）で候補者を検索し、該当者をすぐ抽出できます。

【案件→スタッフ】【スタッフ→案件】の双方向検索や通勤時間での絞り込みが可能で、提案漏れを防止。紹介後の進捗も一元管理でき、連絡遅れによる離脱を減らします。

派遣のマッチング業務については下記でも詳しく紹介しています。

採用管理システムの費用相場は月2万円〜10万円前後

一般的な採用管理システムの費用相場は、月額およそ2万円から10万円前後です。

基本機能のみのプランで 月額数万円台〜、機能や拠点数を拡張すると月額10万円台前後と、仕様と規模によって幅があります。

導入時は総利用コスト（初期設定・オプション含む）で比較することをおすすめします。

介護業界向け採用管理システムの選び方

採用管理システムは製品ごとに機能や得意領域が大きく異なります。介護業界のように条件が複雑で、対応スピードが結果に直結する分野では「何ができるか」だけでなく、「現場で本当に使いこなせるか」が重要です。

採用条件（夜勤・シフト・資格）を柔軟に管理できるか

介護採用は「夜勤可否」「早番・遅番のみ」「曜日固定」「送迎可否」など条件が細かく、資格も初任者・実務者・介護福祉士で要件が変わります。これらを項目として登録・検索できないと、結局Excel併用になりがちです。

応募フォームで条件を回収できるか、職種別に必須項目を分けられるかまで確認しましょう。

自動返信やLINE連携など連絡を効率化する機能が備わっているか

介護職は複数施設の同時応募が多く、連絡の遅れがそのまま辞退につながります。応募直後の自動返信、LINE/SMSでの一括送信、面接候補日の提示、リマインドまで自動化できると初動が安定します。

また、重要なのは担当者のみの端末に履歴が残る状態を避けることです。連絡履歴がシステムに残り、誰でも引き継げるかを確認してください。

連携可能な求人媒体が豊富か

求人媒体ごとに管理画面が分かれると、応募確認が遅れやすく、対応漏れも起きます。Indeedなどの求人検索エンジンや主要媒体と自動連携できれば、応募がシステムに集約され、対応スピードが上がります。

重要なのは、現在使用している求人媒体と連携できるかどうかです。介護職特化の求人サイトや地域特化の求人サイトなど、主要媒体以外にも豊富な媒体と連携できるかを確認しましょう。

派遣管理・マッチング機能が実務レベルで使えるか

派遣元だけでなく、派遣を併用する施設側でも「条件に合う人を早く見つける」力が重要です。案件⇄スタッフの双方向検索、夜勤可否や通勤時間での絞り込み、紹介後の進捗管理まで一元化できると紹介漏れを防げます。

実務レベルかどうかは、検索条件の保存やCSV出力、担当者別の実績分析までできるかで判断しましょう。

介護業界に導入実績のある採用管理システム5選【比較表】

実際に介護業界への導入実績がある採用管理システムを5つ紹介します。

※「ー」は要問い合わせ

RPM

• 400以上の求人媒体との自動連携機能
• 24時間365日対応可能なメール・SMS・面接予約の自動化
• 派遣業務に適したスタッフ検索・マッチング管理機能

「RPM」は、多くの応募者を抱える法人に適した、自動化に特化した採用管理システムです。

複雑な条件が絡む介護・派遣業界において、応募から面接設定までを自動化することで、対応の遅れによる離脱（歩留まり）を改善します。

媒体ごとの応募集約や拠点振分け、属性分析など多くの機能が搭載され、属人化した管理を解消し、最小限の工数で採用成果の最大化を実現できるのが特徴です。

さらに、派遣・紹介業務に特化したマッチング機能を備えている点も大きな強みです。

案件とスタッフの双方向検索をワンクリックで実現し、通勤時間等の詳細条件で即座に候補者を抽出。紹介後の進捗やフォロー状況まで一元管理することで、属人化を防ぎ、紹介漏れのない効率的な運用を強力に支援します。

【料金プラン】

• 月額費用：8.5万円〜
• オプション：月額1万円〜

クラウドハウス採用

• 応募者の手間を省き面接数を増やす自動日程調整機能
• デザインの自由度が高い自社採用サイトの制作・運用
• 大手・専門媒体を含む約20媒体との連携機能

「クラウドハウス採用」は、自社採用サイトの作成による集客力強化と、面接調整の効率化に強みを持つ採用管理システムです。

求職者が自ら面接日を選択できる仕組みにより、採用担当者の工数を削減しつつ、連絡待ちによる辞退を防ぎます。

自社サイト経由の応募を増やすことで採用単価を削減でき、「応募は来るが面接に繋がらない」「広告費を抑えて自社集客を強めたい」といった法人の課題を解決します。

【料金プラン】

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：3万円〜

ジョブカン採用管理

• 直感的に操作できるシンプルで使いやすい画面設計
• 新卒・中途・アルバイトなど全雇用形態の一元管理
• 応募から内定までの進捗を可視化する選考フローカスタマイズ

「ジョブカン採用管理」は低コストな料金形態と、誰でも簡単に使いこなせるUIが特徴の採用管理システムです。

応募情報を自動で取り込み、候補者とのやり取りや選考状況をカレンダー連携などで効率的に管理できます。

ITに不慣れな現場でも導入しやすく、バラバラになりがちな拠点・職種別の情報を集約することで、採用業務のブラックボックス化や対応漏れといった課題を解消します。

【料金プラン】

• 初期費用：0円
• 月額費用：8,500円〜

アットカンパニー

• 求人のプロが原稿作成や更新を代行する「丸投げ」サポート

• Indeed PLUSや求人ボックスなど、検索エンジンへの露出強化

• 最大100件まで案件掲載可能な多機能な採用ホームページ作成

「アットカンパニー」は、専任スタッフによる手厚い運用支援が特徴の伴走型システムです。

求人のプロが現場取材や原稿修正を代行するため、「時間がない」「求人の書き方がわからない」といった現場の負担を大幅に軽減します。

地域性や職種に合わせた原稿改善を継続的に行うことで、地方や不人気職種でも高い応募効果を実現し、採用コストの最適化を支援します。

【料金プラン】

要問い合わせ

ジョブメドレー採用管理

• 採用が決定するまで費用が発生しない完全成果報酬型
• 298万人以上の有資格者・専門職へ届く無料スカウト機能
• 入職後の早期離職に対する返金保証制度

「ジョブメドレー採用管理」は医療・介護に特化した、求人サイト一体型の採用管理システムです。

広告掲載料が無料のため、予算を気にせず長期間募集を出せるのが大きなメリットです。ターゲットとなる有資格者に直接アプローチできるスカウト機能により、待ちの姿勢では出会えない人材の確保が可能になります。

無駄な広告費を抑えたい、あるいは特定の資格職をピンポイントで採用したい事業所のコスト・ミスマッチ課題を解決します。

【料金プラン】

• 初期費用：0円
• 成果報酬型

介護業界で採用管理システムを導入するメリット

採用管理システムの導入は、単なる業務効率化にとどまりません。応募対応の精度やスピードが安定することで、採用率や定着率の改善、採用コストの最適化といった成果につながります。

応募要件を可視化でき、ミスマッチを減らせる

応募時点の条件や資格を一覧で確認できるため、面接後に「条件が合わない」と判明する無駄が減ります。

夜勤対応可否や経験領域で絞り込みができることで、現場に合う人材を優先的に選考でき、入職後の早期離職リスクも軽減できるでしょう。

応募〜面接調整の初動を早め、他施設・他社への流出を防げる

応募直後の自動返信や日程提示により、連絡待ちの時間を最小化できます。対応状況が共有されるため、担当者不在でも止まりません。

初動の安定化により「連絡が遅い施設」という印象を与えず、競合への流出を防ぎやすくなります。

紹介会社依存や広告費の増加を抑え、採用単価をコントロールできる

媒体別の応募数や採用率が見える化され、費用対効果を数字で判断できます。

過去応募者への再アプローチも仕組み化できるため、高額な紹介に頼りきらない採用体制を構築可能です。結果として、採用単価を計画的に下げていくことができるでしょう。

多職種・多拠点の採用状況を一元管理でき、現場との調整がスムーズになる

拠点別・職種別の進捗が可視化されることで、「どこが足りないか」「どこで止まっているか」が一目で判断できます。

施設長とのやり取りも感覚ではなくデータで共有でき、採用優先順位の判断や人員配置の調整がスムーズになります。

介護業界での採用管理システムの導入事例

介護事業を展開する株式会社ソーシエでは、手書きや別システムでの応募情報管理により、入力作業や進捗共有の負担が大きく、各事業責任者の業務が逼迫していました。

そこで、国内最大級の媒体連携（約400媒体）とカスタマイズ性を評価し「RPM」を導入。

応募情報の自動集約と初動対応の改善により、年間約100時間の工数削減と応募者接触率約20％向上を実現しました。採用業務の効率化と質の向上を両立しています。

※出典：RPM「『RPM』であれば、専門媒体を含む400媒体との連携が可能。多角的な事業展開においても効率的な採用運用を実現し、応募者接触率は約20％向上。」

介護業界での採用管理システムの導入に関するよくある質問

最後に、介護業界での採用管理システム導入にあたってよくある質問を取り上げます。

拠点ごとの管理は可能ですか？

多くの採用管理システムは拠点（施設）ごとに求人・応募者・選考フローを分けて管理できます。拠点別に担当者権限を設定し、他拠点の応募を見せない運用も可能です。

複数拠点の進捗を本部が一括で把握できるため、「どこが不足しているか」「どこで止まっているか」も共有しやすくなります。

人材紹介会社や求人媒体と併用できますか？

併用も可能です。紹介会社経由の応募も、媒体応募と同じように応募者として登録し、連絡履歴・選考状況を一元管理する運用が一般的です。

求人媒体は自動連携できるケースが多く、連携できない媒体でもCSV取り込みや手入力で対応可能です。重要なのは窓口を一本化して取りこぼしを防ぐことです。

派遣元企業でも活用できますか？

派遣元企業でも活用されています。派遣元では、応募・登録から面談設定、希望条件の整理、案件提案までを一元管理するのに有効です。

マッチング検索で条件に合うスタッフを抽出し、紹介後の進捗（連絡・面談・就業決定）も追えるため、紹介漏れや提案遅れを減らせます。まずは稼働開始までを仕組み化するイメージです。

まとめ：採用管理システムで再現性のある運用を

• 介護業界は人手不足・条件の複雑さ・属人化により採用難易度が高い
• 採用管理システムは応募〜入職までを一元化し、取りこぼしやミスマッチを防ぐ
• 派遣元企業でもマッチング機能により登録〜紹介の効率化が可能

介護業界の採用は、条件の複雑さや人材不足により難易度が高まっています。採用管理システムを活用すれば、応募から入職までを仕組み化し、対応の遅れやミスマッチを防ぐことが可能です。

施設・派遣元を問わず、採用活動を「属人的な運用」から「再現性のある運用」へと変えることが重要です。

介護業界におすすめの採用管理システム「RPM」

介護業界の「スピード勝負」と「条件の複雑さ」に対応できる採用管理システムとして、「RPM」がおすすめです。

• 400媒体以上と自動連携し、応募を一元管理。初動対応の遅れを防止
• 面接予約・リマインドの自動化で、辞退や無断キャンセルを抑制
• 資格・夜勤可否など細かな条件で検索・管理でき、ミスマッチを削減

慢性的な人手不足が続く介護業界では、応募後の初動スピードと条件管理の精度が採用結果を左右します。「RPM」なら応募取込から面接設定、進捗管理までを自動化し、取りこぼしと属人化を防止。

複雑な介護採用を仕組み化したい法人におすすめです。