保険業界×採用管理システム導入事例
（導入企業：株式会社保険見直し本舗グループ）
保険代理店事業を軸として事業展開をされている『保険見直し本舗グループ』。全国360店舗以上の保険ショップと全国7拠点の保険コールセンターを展開し、業界トップクラスの規模を誇っています。6社の事業会社を傘下に置き、グループ全体の経営管理機能を担われている同社。今回は、グループ内の採用管理システムをRPMへ統一された経緯と、オプションの追加導入によって採用成果を改善できた取り組みについて、藏本様にお伺いしました。
導入事例サマリー
課題
グループ各社の採用を担う部署内で、2つの採用管理システムが併存していた。
「手動おいかけ連絡」「複数ツールへの入力」など煩雑な応募者対応により、面接案内までのプロセスが停滞してしまうことも。ヒューマンエラーも起きやすい構造になっていた。
初回連絡までのタイムラグにより、勤務アンケートの回答率が伸び悩み、面接数や採用数の伸長に課題があった。
決め手
「使いやすさ」と採用数・応募者対応の規模が大きい領域での「運用実績」から、RPMへの統一を決定。
- 応募者対応の一連の流れを自動化でき、自社フローに沿ったシステム調整がしやすかった。
- より早い初回接点を持つため『リアルタイム連携』を追加導入。応募直後の接点確保により、歩留まり向上が見込めた。
導入効果
採用管理システムをRPMに統合。会社として採用管理がしやすい体制に。
「オンライン面接URL自動生成」「カレンダー連携」も取り入れ、工数削減とヒューマンエラーの防止、応募から自動で面接案内ができる運用を定着させられた。
勤務アンケートの回答率は25%から50%へ倍増、面接設定率は約15%改善。面接・内定単価も大幅に削減。応募から面接設定までのリードタイムも1〜2日短縮できた。
導入前の課題｜採用管理の分散と、大量応募がもたらす壁
私たちの部署では、グループ各社の採用を一手に引き受けています。
業務範囲は、求人選定から「月700名を超える」応募者対応、採用後の受入まで。採用チャネルは求人12媒体・人材紹介会社45社と多岐にわたり、採用活動の運用にはいくつかの課題がありました。
1.採用管理システムが分かれ、一元管理が必要だった
部署内ではグループ各社の採用を担うチームが分かれており、一方のチームではRPMを、もう一方のチームでは別の採用管理システムを利用していました。
設定・運用が分断され、ノウハウも集約されないため、会社として採用を見渡しにくく、管理負荷も大きい状態でした。
2.応募者対応に工数がかかり、本来注力すべき業務に時間を割けなかった
返信がない応募者へのおいかけ連絡は2回目以降すべて手動で、手作業やメールのやりとりに時間をとられ、書類選考が応募翌日になってしまうことも。
「オンライン面接URLの生成」「面接官のスケジュール登録」もツールをまたいだ入力が多く、対応漏れが起こりやすい構造になっていました。
3.連絡スピードが、勤務アンケート回答率・採用数の障壁に
応募から初回連絡までにタイムラグが生じ、応募者の意欲が高い「応募直後」のタイミングで接点を持てずにいました。
結果、応募後にお送りする勤務アンケート（「勤務可能な曜日」「接客経験」等のヒアリング）回答率は数か月にわたり伸び悩んでおり、面接数・採用数の伸長にも課題が生じていました。
導入の決め手｜一元管理と運用にあわせて拡張できる自動化
分かれていたシステムを1つにまとめること、そして運用に合わせてオプション追加もしながら改善をしていくこと。その判断を後押ししてくれたのが、次の3つのポイントでした。
1.「使いやすさ」と「運用実績」からRPMへ統一
多くの応募者に日々対応するうえで、直感的な操作性は担当者の負担を大きく左右します。
加えて、採用人数・応募者数が多い領域ですでにRPMを運用し、大規模運用でも問題ない実績がありました。実績のあるRPMに合わせれば、移行リスクも抑えられると判断しました。
2.応募者対応を自動化し、工数とミスを削減
おいかけ連絡から面接案内、日程確定まで一連の流れを自動化できる点が大きな魅力でした。メールのラリーが減れば、その分書類選考をスピーディーに進められると判断しました。
自動処理は、自社の選考フローに合わせて細かく設計できます。当時のRPM担当者の方と相談しながら無理なく定着させられるイメージが持てたこと、連絡漏れや遅れを防ぎやすくなることも後押しになりました。
3.最速60秒の応募者取り込みで初回接点スピードを高められる
応募当日中の対応ができる体制は整っていましたが、応募者の意欲が最も高いのは「応募直後」。そこで注目したのが『リアルタイム連携』です。
応募から最速60秒で応募者情報を取り込めるため、意欲の高いタイミングで初回連絡ができ、勤務アンケートの回答率や面接設定率といった歩留まり改善が見込めることから追加導入を決めました。
導入後の変化｜一元管理・工数削減・リードタイム短縮で採用成果を最大化
RPMとオプションを導入してから、日々の業務は大きく変わりました。特に、応募者への対応がスムーズになり、採用管理全体も見通しやすい状態になったことを実感しています。具体的な変化は、次の3つです。
1.採用管理を一元化し、会社として管理しやすい体制に
RPMに統合したことで、応募者情報や各種設定、運用ノウハウを一つに集約。
グループ各社の採用を、同じ環境で見渡せるようになりました。
2.自動化で工数を削減し、ヒューマンエラーが起きにくい体制に
おいかけ連絡・面接案内・追加質問・オンライン面接URLの生成などの作業を自動化し、大幅な工数削減を実現。『Officeカレンダー連携』機能により、応募者が面接予約を行った時点で、担当者のカレンダーに自動的に面接日程が登録され、キャンセル時も自動で削除されます。
これにより、転記漏れや見落としが減少し、当日中に対応を完了できる運用体制が定着。結果として、時間を有効活用できるようになり、選考プロセスの改善や歩留まり向上に向けたPDCAサイクルを回す土台を築くことができました。
3.『リアルタイム連携』でリードタイム短縮、勤務アンケート回答率は倍増
追加導入した2媒体では、応募から面接設定までのリードタイムが1〜2日短縮。勤務アンケートの回答率が伸び悩んでいた媒体では、回答率が25%から50%へ倍増し、書類選考合格者の面接設定率も約15%改善しました。
結果として、面接・内定単価はいずれも大幅に削減。「30分連絡が遅れるだけで他社へ流れてしまう方もいらっしゃる中、会える人数が増えたことが大きな成果です」。今後は対象媒体をさらに広げる予定です。
サポート体制｜「困っていることを一緒に解決してもらえる」伴走支援
初めてRPMに触れる状態からの移行でしたが、データ登録方法やテスト運用の進め方まで丁寧に教えてもらい、エラーなく移行できました。
導入後も、定期的に状況を確認いただき、知らなかった機能やオプションの提案を受けながら運用ができています。困っていることを一緒に解決していただいている実感があります。
RPMはどんな企業に向いているか
採用管理システムの導入・入れ替えを考えていて、「自社できちんと運用できるか」に不安がある企業にこそ向いていると思います。「ミスなく移行できるか」は誰もが不安になるもの。私たちも同じでした。
一つずつ確認しながら進め、わからないことにもすぐに回答いただけたおかげで、問題なく移行できました。少しでも不安があるなら、まずは話を聞いてみてほしいと思います。きっと自社に合った運用体制を整えていけるはずです。
