保険業界×採用管理システム導入事例
共栄火災海上保険株式会社
1942年、農林水産業協同組合、信用金庫・信用組合、生活協同組合をはじめとする産業組合により、「農山漁村への保険普及」を目的に設立された同社。以来、「協同組合・協同組織を基盤とする保険会社」として確固たる立ち位置を築いてこられました。今回は採用管理システムを導入された経緯の詳細や、導入後の変化についてお伺いしました。
導入事例サマリー
課題
複数の媒体へ都度ログイン。応募者対応の工数が膨大、煩雑になっていた。
応募者へのメール送信を「誰がどこまで」対応したか管理がしきれず、対応進捗が不透明になってしまっていた。
さらなる母集団形成のために、募集媒体の追加を検討するも工数面から難しい状態だった。
決め手
複数媒体の応募を一か所でまとめて確認・返信ができる。
- 応募者への対応履歴もRPM上で一元管理ができ、ミスや抜け漏れを防止できる。
人材紹介会社との連携も見据えた採用チャネル拡大にも対応できる。
導入効果
- 応募者連絡にかかる時間を4分の1に短縮。月40〜50時間の工数削減を実現。
応募者への連絡状況が可視化できることで、抜け漏れを防ぎ、対応スピードも向上。
工数削減により生まれた余力で採用媒体を拡充し、より多くの候補者と接点がもてるように。
導入前の課題｜Excel管理と媒体分散が生んだ工数の壁
私たち共栄火災海上保険株式会社では、人事部 採用・人材開発グループの2名が中途採用の応募者対応から書類選考までを担当しています。
月間約300名の応募者対応を行うなか、採用管理システム（ATS）を導入しておらず、Excelを中心とした管理には複数の課題がありました。
1.各媒体へのログイン・確認対応による工数の肥大化
複数の採用媒体をそれぞれ個別に確認・操作する必要があり、応募者への書類選考結果送付だけで、1名あたり10分以上の時間を要していました。
月300名規模の応募対応のなかで、この作業が月間ベースで大きな負担となっていました。
2.対応状況の不透明さと案内漏れのリスク
各媒体のやりとりが分散しているため、「どちらの担当者がどの応募者にメールを送ったのか」が把握しにくい状態でした。
2名で多くの応募者を並行対応するなかで、連絡の管理が複雑化し、漏れが起きやすい構造になっていました。
3.採用手法を広げたくても工数が追いつかない
採用目標の達成に向けて媒体追加や人材紹介の活用など、採用チャネルの拡大を検討していました。
しかし、工数面の制約から新たな媒体追加には踏み出せず、採用強化の障壁となっていました。
RPMを導入した決め手｜一元管理と採用チャネル拡大にも対応ができる
採用業務の効率化を目的に、採用管理システムの検討を開始しました。
初めてのATS導入だったため、機能面を中心に選定しました。
1.複数媒体の応募・やりとりをRPM上で一元管理
各媒体からの応募情報をひとつの画面でまとめて確認でき、メールの送受信もRPM上で完結します。
媒体ごとのログイン作業が不要になり、応募者対応の流れを一元的に把握できる点が大きな評価ポイントとなりました。
対応履歴も残るため、案内漏れ防止にも直結します。
2.自社の採用フローに合わせた設計ができる
中途採用フローは、応募から面接フォーム送信・2回の面接を経て採用決定という流れです。
RPMでは管理項目を自社フローに合わせて柔軟に設計できるため、実際の運用に即したシステム構築が可能な点も選定の後押しとなりました。
3.人材紹介会社との連携も見据えた採用チャネル拡大への対応力
採用チャネルの拡大が必要不可欠な状況でした。
媒体だけでなく人材紹介会社との連携もRPM上で管理できる点が、将来的な運用を見据えた決め手の一つとなりました。
導入後の変化｜月40〜50時間の削減と採用体制の強化
RPM導入後、日常業務に大きな変化が生まれました。
特に応募者への連絡業務の効率化と、応募者管理の透明化に大きな改善が見られました。
1.応募者への書類選考結果の送付工数は約75%削減
1名あたり10分以上かかっていた書類選考結果の送付が、RPM導入後は約4分の1に短縮されました。
月間の応募数を踏まえると、月40〜50時間の工数削減に相当します。
テンプレートを活用した送信によりヒューマンエラーも減少し、ミスが生まれにくい仕組みが整ったことも大きな改善につながりました。
2.対応状況を可視化でき、連絡対応のスピードと確実性が向上
RPM上でメールのやりとりが完結するようになり、「誰がいつ何を送ったか」がチーム内で共有できるようになりました。
2名の採用担当者が並行して対応する状況でもリアルタイムで進捗を把握でき、連絡対応のスピードと確実性の向上につながっています。
3.削減した工数を活かして採用媒体を拡充
工数削減により生まれた余力を活かし、新たな採用媒体の運用を始められることになりました。
これまでリソース面から踏み出せなかった媒体追加が実現し、より多くの候補者にアプローチできる体制が整いました。
RPMはどんな企業に向いているか｜複数媒体を少人数で運用する企業に
複数の採用媒体を利用している企業には、特におすすめできます。
媒体ごとにログインして対応していると、どうしても工数がかかってしまいます。RPMで一元管理することで、その負担が大きく軽減されることを実感しています。
また、私たちのように少人数体制のチームにも向いています。対応状況をチームで共有できるので、「誰がどの応募者まで連絡ができているか」が一目でわかるようになります。
人材紹介会社との連携を考えている企業にも活用しやすいのではないでしょうか。私たちも媒体だけでなくエージェント経由の応募者も同じ画面で管理できるのは便利です。
採用数をあげるために、業務効率化を図りたい企業にとってはピッタリだと思います。また、初めてATSを導入する企業にとっても、手厚いサポートで安心して使い始められる点はおすすめできます。
