採用業務へのRPA導入で業務効率化！手順や具体ツールを詳しく解説

採用業務が忙しくなるほど、スカウト配信や日程調整、ATSへの転記、レポート作成といった作業が増え、本来注力すべき採用設計や候補者対応に時間を割けなくなりがちです。

こうした課題に対し、注目されているのがRPAによる業務自動化です。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、採用業務とRPAの相性、具体的に自動化できる業務、導入時の判断基準や手順、ツール選定の考え方までを整理します。

採用業務へのRPA導入とは

RPAツールとは、決まった手順で繰り返す作業をソフトウェアで自動実行させる仕組みです。

たとえば採用業務においては、下記のような手を動かす作業をツールに任せることが可能になります。

• 媒体やメールから応募情報を拾ってATSへ登録する
• 条件に合う候補者を抽出してスカウトを送る
• 面接確定後にリマインドを送る

上記をツールに任せることで、担当者は重要な判断やコミュニケーションに集中できます。

採用業務とRPAの相性

採用業務は例外対応もあるものの、基本的には定型業務が多い領域です。応募者情報の転記、ステータス更新、日程調整メール、媒体の更新、週次レポートなどは、手順が決まっていて発生頻度も高い一方、ミスが許されません。

一方でRPAは「同じ操作を正確に繰り返す」のが得意なため、連絡漏れ・転記ミス・更新遅れを減らすことが可能です。このことから、採用業務へのRPA導入は相性が良いと言えるでしょう。

RPAの種類（デスクトップ型／クラウド型／サーバー型）

採用業務へのRPA導入においては、誰がどう運用するかが重要です。採用担当が主体でまず1つの業務を自動化したい場合は、デスクトップ型やクラウド型が現実的です。

一方、採用規模が大きく、複数業務を安定して回したい場合や、セキュリティ・監査要件が厳しい場合はサーバ型が向いています。採用人数・人事体制・情シス関与の有無を基準に選ぶのが失敗しにくいです

RPAとATS（採用管理システム）との違い

ATS（採用管理システム）は、応募者情報や選考ステータスを一元管理するためのシステムです。

一方RPAは、ATSや求人媒体、メール、Excelなど複数のツールをまたいで発生する手作業の操作そのものを自動化します。たとえば「媒体から応募情報を取得してATSに入力する」「ATSのステータス変更をきっかけにメールを送る」といった処理です。

管理＝ATS、操作の自動化＝RPAと役割を分けて考えるのが基本です。

RPAで効率化・自動化できる採用業務の例

RPAによって効率化・自動化できる具体的な業務の例を紹介します。

• スカウト関連
• 日程調整やリマインド
• 求人掲載・更新
• ATSへの登録やステータス更新
• データ抽出、集計、レポート作成

スカウト関連（条件抽出／送信／反応データ集計）

RPAによって求人要件（職種・経験年数・居住地など）に合う候補者を媒体で抽出し、スカウト文面の作成・送信が可能です。

送信数や開封数、返信、面談化などの反応も自動集計でき、「誰に何通送ったか」を追いかける作業から解放され、ABテストや文面改善に時間を回せます。

日程調整やリマインド（候補日回収／自動リマインド／確定連絡）

RPAを使用することで、候補者に候補日フォームを送付→回収結果を一覧化→面接官の空き枠を照合→確定連絡・リマインド送信といった業務を自動化できます。

日程調整業務で多いのは返信待ちや催促漏れ、ダブルブッキングといったミスです。RPAで送信タイミングやチェックを定型化すると、調整スピードと候補者体験が安定します。

求人掲載・更新（複数媒体への反映、文面差し替え）

同じ求人を複数媒体・複数職種に掲載していると、修正のたびにログインしてコピペしていく作業が発生します。

RPAを使用すれば、基準となる原稿（マスター）を更新するだけで、各媒体へ順に反映、公開状況の確認や更新日時の記録まで自動化が可能です。表記ゆれや更新漏れが減り、運用の属人化も抑えられます。

ATSへの登録やステータス更新（応募情報の取り込み、進捗反映）

媒体・エージェント・紹介など入口が複数あると、応募者情報の転記とステータス更新が一気に重くなります。

RPAを使用することで、応募メール/フォームから必要項目を拾う→ATSに登録→ステータスを更新→関係者へ通知といった業務を一連で回せます。重要なのは入力項目のルール（表記、必須項目、重複判定）を先に固めることです。

データ抽出、集計、レポート作成（週次/月次の定型レポート）

採用KPI（応募数、書類通過率、面接設定率、辞退率、媒体別CPAなど）の集計は、毎週同じ作業の繰り返しになりがちです。

RPAを使用すれば各システムからデータを抽出し、スプレッドシートに転記、定型のグラフ/表を作成して共有するところまで自動化できます。数字づくりではなく「原因分析と打ち手」に時間を使える状態が作れます。

採用業務へのRPA導入で得られるメリット

採用業務にRPAを導入することで、単なる工数削減だけではなく、リスク回避や採用成果への影響をもたらすことが可能です。

工数削減・時間短縮（採用担当がコア業務に寄せられる）

RPAの最大の効果は、採用担当の時間を奪っている手作業を減らせる点です。下記のような業務は1件あたり数分でも、積み重なると大きな負担になります。

• 応募情報の登録
• 日程調整メール
• 定型レポート作成

RPAでこれらを自動化すれば、空いた時間を要件整理、面接設計、候補者フォローなど人がやるべき仕事に回せます。

ヒューマンエラーの抑制（転記ミス・連絡漏れを減らす）

採用業務では、転記ミスや連絡漏れがそのまま企業イメージの低下につながります。複数媒体やATS、メールを行き来する中で、「入れたつもり」「送ったつもり」が起きやすいのが現実です。

RPAは決められた手順を毎回同じように実行するため、操作の抜け漏れを防げます。ミスの不安が減ることで、担当者の心理的な負担も大きく軽減されます。

コスト最適化（外注/残業/機会損失）

RPAの効果は人件費削減だけではありません。採用業務が回らず残業が増えたり、外注に頼らざるを得なかったり、対応遅れで候補者を逃すこと自体がコストです。

RPAで定型業務を内製・自動化できれば、外注や残業に頼らずに処理量を増やせます。結果として今ある人員で回せる範囲が広がり、採用活動全体のコスト構造を見直すきっかけになります。

採用成果の改善（スカウト数の増加、日程調整の迅速化）

RPAは採用の量とスピードに直接影響します。たとえばスカウト送信や反応集計を自動化すれば、同じ工数で送信数を増やせます。また、日程調整やリマインドが滞らなくなることで、面接設定までのリードタイムが短縮され、辞退や取りこぼしを防げます。

RPAは単なる効率化ではなく、採用成果を安定して積み上げるための土台になります。

RPAで効率化できる業務かどうかの判断基準

RPAツールの導入によってすべての業務が自動化できるわけではありません。加えて、相性の良し悪しも検討する必要があります。下記4つを確認し、RPAで効率化させる業務を絞り込みましょう。

• ルールが明確か
• 頻度とボリュームがあるか
• 入力データの品質が一定か
• 関係者が少なく、承認が単純か

判断基準①：ルールが明確か（例外処理が少ないか）

「AならB、BならC」のように手順が固定され、担当者による判断の揺れが少ない業務ほどRPA向きです。反対に、候補者ごとに文面を考える・面接官の都合で都度調整するなど、人の判断が多い作業は自動化しても止まりやすくなります。

判断基準②：頻度とボリュームがあるか（週次や日次で発生するか）

毎日・毎週必ず発生し、件数も多い業務ほどRPA導入による効果は大きくなります。たとえば下記のような業務は1件あたり数分でも工数削減効果が大きい典型例です。

• スカウト送信→反応回収→集計
• 応募者情報のATS登録

反対に、月に数回しか発生しない業務は導入コストが回収しづらいでしょう。

判断基準③：入力データの品質が一定か（表記ゆれや欠損が少ないか）

RPAは「決められた入力」を前提に動くため、表記ゆれ（全角/半角、氏名順、日付形式）や未入力が多いと失敗が増えます。こういった業務は人が対応するか、もしくは入力ルールの統一、必須項目の設定、テンプレ運用などでデータを整えて運用する必要があります。

判断基準④：関係者が少なく、承認が単純か（手戻りが少ないか）

関係者が増えるほど確認待ちや差し戻し、例外対応が発生し、RPAが止まる原因になります。たとえば人事だけで完結する集計や登録、定型連絡は進めやすい一方、現場面接官の承認や役員判断が頻繁に入る工程はまず手順整理が先です。

採用業務へのRPA導入手順

採用業務にRPAを入れるときは、いきなり全自動化するのではなく、まずは手作業の業務を1つだけ自動化して、効果とリスクを見極めるのが堅実です。

ここでは、現場が混乱せずに進めるための4ステップに整理します。

業務の可視化と自動化候補の選定

まずは何に時間が割かれているかを見える化します。求人媒体→CSVダウンロード→Excel→ATS登録→候補者へメール、のように、画面遷移と手入力の流れを棚卸ししましょう。そのうえで、下記の条件で自動化する候補を絞ります。

• 手順が固定

• 毎日/毎週発生

• 例外が少ない

一部の業務でPoC（小規模テスト）を実施

候補が決まったら、いきなり本番ではなく「2週間だけ」「媒体Aだけ」「職種1つだけ」など範囲を切ってテストします。成功条件は、削減時間だけでなく下記のような項目まで含めて設定することが重要です。

• エラー率
• 止まった時に誰が直せるか
• 採用成果への悪影響が出ないか

テスト中は手作業のバックアップ手順も残し、止まっても回る状態で検証しましょう。

本格導入（運用ルール、手順書、権限、監査）

本格導入では、作った自動化フローを運用できる形に整えます。具体的には、下記を決定してマニュアルに落とし込みます。

• 実行タイミング（毎朝9時等）
• 例外時の扱い（該当行を別シートへ退避等）
• アカウント管理（共有ID禁止・権限最小化）
• ログ保存（いつ誰が何を実行したか）

採用は個人情報を扱うため、監査・証跡まで作っておくのが安心です。

効果測定と改善（KPI、停止ログ、改修の判断）

導入後は問題なく動いているかどうかではなく、業務効率が改善されたかで評価しましょう。KPIとしては、工数（分/週）、処理件数、エラー件数、手戻り件数、候補者対応スピード（初動までの時間）などが挙げられます。

また、停止ログを確認し、止まる原因が「画面変更」なのか「入力揺れ」なのかを特定し、改修または運用ルール変更で潰します。改善が回らない場合は、対象業務の選び直しを早めに決断するのも重要です。

採用RPAツールの選び方

採用業務にRPAツールを導入する際は、「どの手作業を、どの程度自動化したいか」を決めるのが近道です。ここでは、失敗しやすいポイントを避けるための選び方を整理します。

まず「何を自動化するか」を1〜2業務に絞り、その業務がツールの得意領域に入るか確認します。たとえば下記によってツールの適性が分かれます。

• ブラウザ操作中心（媒体更新・管理画面入力）か
• Excel/CSV加工が多い（応募データ整形）か
• メール/カレンダー連携がメインか

画面のログイン方式や二段階認証、操作の例外（候補者ごとの分岐）まで含めて「実際に動くか」を見ます。

bot／自動化フローは作成しやすいか

現場運用で効いてくるのは作成・修正のしやすさです。採用は媒体UI変更や運用変更が頻繁であり、軽微な修正（入力項目が1つ増えた、CSV列が変わった等）を担当者が自力で戻せるかが重要です。

録画型で手順を取り込めるか、分岐・例外処理をノーコードで書けるか、エラー時にどこで止まったかが分かるか（ログの読みやすさ）を確認すると、属人化を防げます。

拡張・連携は可能か

最初は「一部分のみの自動化」でも、次に必ず拡張を検討する場面が訪れます。拡張にあたっては、RPAツールと下記が連携できるかが肝です。

• Excel
• SharePoint
• Google Workspace
• メール（Outlook/Gmail）
• カレンダー
• チャット通知（Teams/Slack）

API連携が必要か、画面操作で代替できるか、複数担当者で同じbotを共有できるライセンス/実行環境かも、導入前に見ておくと後戻りが減ります。

サポート体制は十分か

RPAは、止まらないことよりも止まったときに復旧できることが成果を左右します。サポート窓口の対応時間、障害時の一次切り分け（ログ提出・原因特定）のしやすさ、学習コンテンツ（テンプレ、コミュニティ、導入支援）の厚さを確認しましょう。

あわせて、権限管理・監査ログ・端末管理などセキュリティ面の運用相談に乗ってくれるかも重要です。社内で回すなら、引き継ぎ用のドキュメント作成支援があると定着します。

採用業務で使用される代表的なRPAツール

採用業務の効率化にあたって代表的なRPAツールを4つ紹介します。

UiPath（大規模・本格運用向け）

UiPathは、複数の自動化処理を安定して運用することを前提に設計されたRPAツールです。作成した自動化フローは「ロボット」として実行され、これらのロボットを一元管理する仕組みが用意されています。

管理画面では、ロボットの実行状況やエラーの有無をまとめて確認でき、実行タイミングの制御も可能です。そのため、自動化対象の業務が多い場合や、部門をまたいでRPAを活用したい組織に向いています。

Microsoft Power Automate（Microsoft環境向け）

Power Automateは、Microsoft製品と連携して業務を自動化できるRPAツールです。メールの受信やファイルの更新などをきっかけに処理を実行する仕組みと、パソコン上の操作をそのまま自動化する仕組みを使い分けて利用できます。

OutlookやTeams、SharePoint、Excelなどと標準で連携できるため、Microsoft 365を業務で利用している環境では導入しやすいのが特徴です。
比較的シンプルな自動化から始められ、既存のMicrosoft環境を活かしながら業務効率化を進めたい企業に向いています。

Automation Anywhere（エンタープライズ向け）

Automation Anywhereは、RPAを全社規模で統制・運用することを前提に設計されたRPAツールです。複数の自動化処理を中央で管理し、実行スケジュールや稼働状況、エラーをまとめて把握できます。

権限管理やログ管理などの機能も標準で備えており、内部統制やセキュリティ要件が厳しい企業で採用されやすいのが特徴です。一方で、導入や運用には専門知識や情シス部門の関与が前提となるケースが多く、採用業務単体で小さく始める用途にはやや重い側面があります。

WinActor（国内企業での導入実績多数）

WinActorは、Windows上で行っている日常業務をそのまま自動化できるRPAツールです。画面操作を中心に自動化を作成でき、専門的なプログラミング知識がなくてもシナリオを組める点が特徴です。

日本語対応の画面やサポートが用意されており、現場担当者が主体となって使いやすい設計です。パソコン1台から導入できるため、小規模な業務の自動化から始めやすく、国内企業での導入実績が多いRPAツールです。

採用業務へのRPA導入に関してよくある質問

最後に、採用業務へのRPA導入についてよくある質問を取り上げます。

採用RPAとは何ですか？

採用RPAとは、採用業務の中でも「決まった手順で繰り返す作業」を、RPAツールが人の代わりに操作して自動化する仕組みです。

例としては、媒体やATSへの転記、スカウト配信、日程調整メールの送受信、レポート集計などが挙げられます。

RPAに向かない業務はありますか？

たとえば下記のような業務は自動化が不安定になりがちです。

• 例外が多い
• 判断基準が人によってブレる
• 候補者ごとに文章を作り分ける
• イレギュラー対応が頻発する

また、画面改修で手順が変わる業務も保守負荷が上がります。まずは定型・高頻度からが安全です。

採用管理システムがあってもRPAは導入すべきですか？

ケース次第ですが、併用する企業は多いです。ATSは応募〜選考〜内定の情報を管理する一方、周辺の「手作業」は残りがちです（媒体の操作、CSV加工、メール送付、カレンダー登録、レポート集計など）。

その隙間をRPAで埋めると、二重入力や連絡漏れを減らし、採用スピードを落とさずに運用を整えられます。

まとめ

• 採用業務は転記・更新・連絡・集計など、手順が決まった定型作業が多く、RPAによる自動化でミスと工数を同時に減らせる。
• ATSは情報管理、RPAはツール間の手作業を自動化する役割。併用することで採用オペレーション全体が安定する。
• ルールが明確で高頻度な業務からPoCを行い、効果測定と改善を回しながら段階的に広げるのが失敗しにくい。

採用業務へのRPA導入は、単なる工数削減ではなく、採用活動全体を安定させるための手段です。応募情報の転記や日程調整、スカウト配信、レポート作成などの定型作業をRPAに任せることで、採用担当者は判断やコミュニケーションといった本来注力すべき業務に集中できます。

重要なのは、すべてを一度に自動化しようとせず、業務の特性を見極め、小さく検証しながら進めることです。ATSとRPAを適切に使い分けることで、採用オペレーションの質とスピードを両立させましょう。