リファレンスチェックとは？採用担当者が知るべき目的や実施の流れ、質問内容を解説

リファレンスチェックとは、採用選考で候補者の「実績」や「人柄」を、前職の上司や同僚といった第三者に問い合わせて確認する手法のことです。

面接だけでは見抜けない候補者の実態を把握できるため、採用のミスマッチや早期離職を防ぐ手立てとして、多くの企業で導入が進んでいます。

しかし、実際に導入するとなると「誰に何を聞けばいいのか」「個人情報の取り扱いは大丈夫か」など、運用面の疑問や不安も多いのではないでしょうか。

本記事では、リファレンスチェックの基本的な目的から、具体的な実施フロー、質問項目の例までを詳しく見ていきます。

また、煩雑になりがちな管理業務を効率化する方法についても触れていますので、ぜひ採用活動にお役立てください。

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リファレンスチェックとは？実施される理由と法的背景

リファレンスチェック（Reference Check）とは、中途採用などの選考プロセスで、候補者の以前の勤務先関係者に「働きぶり」や「人物像」を問い合わせる調査のことです。

ここでは、なぜ今リファレンスチェックが必要とされているのか、その目的と法的な位置づけについて見ていきましょう。

• 採用後のミスマッチを防ぐための第三者確認
• 前職調査との違いはネガティブではなくポジティブな確認
• 本人の同意があれば違法にはならず実施可能

採用後のミスマッチを防ぐための第三者確認

リファレンスチェックの最大の目的は、書類や面接での評価と、実際の働きぶりとのギャップを確認することです。

応募書類や面接の場では、候補者はどうしても自分を良く見せようとします。

しかし、一緒に働いていた第三者の意見を聞くことで、以下のような客観的な事実を把握できます。

• 職務経歴書に書かれている実績は本当か
• 周囲と円滑なコミュニケーションが取れる人物か
• ストレス耐性やトラブル時の対応力はあるか
• 在籍期間や退職理由に偽りはないか

これにより、企業は「採用したけれど、期待していたスキルがなかった」「社風に合わずすぐに辞めてしまった」といった採用後の早期離職リスクを減らすことができるはずです。

前職調査との違いはネガティブではなくポジティブな確認

リファレンスチェックと混同されやすい言葉に、「前職調査（バックグラウンドチェック）」があります。

両者は目的や実施のスタンスが異なります。

リファレンスチェックは、あくまで「採用後の活躍」を見据えたポジティブな確認手段である点が特徴です。

本人の同意があれば違法にはならず実施可能

「勝手に前職に連絡するのは違法ではないか？」と心配される担当者の方もいるかもしれません。

結論から言うと、候補者本人の同意を得ずにリファレンスチェックを行うことは、個人情報保護法に抵触する可能性が高いため注意が必要です。

個人情報保護法第27条では、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないと定められています。

前職の企業側も、本人の同意なしに在籍確認や評価を伝えることはできません。

そのため、リファレンスチェックを実施する際は、必ず事前に候補者から「実施の同意書」を取得することが法的リスクを防ぐための必須条件となります。

企業がリファレンスチェックを行うメリット

リファレンスチェックを導入することで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

応募書類や面接だけでは見えない情報を第三者から得ることで、採用の精度を飛躍的に高めることができます。

ここでは、企業が得られる主なメリットを3つ見ていきます。

• 採用ミスマッチと早期離職リスクの低減
• 面接では見抜けない「人柄」や「スキル」の客観的評価
• 経歴詐称やトラブルリスクの回避

採用ミスマッチと早期離職リスクの低減

第一のメリットは、入社後のミスマッチを防げることです。

「面接では愛想が良かったが、現場では協調性がなかった」「即戦力と期待したが、スキル不足だった」といった事態は、企業・候補者双方にとって不幸な結果となります。

第三者の視点から「どのような環境で力を発揮するタイプか」「どのようなマネジメントが適しているか」を事前に把握できれば、配属先の検討やオンボーディング（受け入れ体制）の準備もスムーズに進むはずです。

結果として、早期離職のリスクを大幅に下げることができます。

面接では見抜けない「人柄」や「スキル」の客観的評価

面接は数十分から1時間程度の限られた時間で行われるため、候補者の本質的な「人柄」や、日々の業務での「素のスキル」まで見抜くことは困難です。

一緒に働いていた同僚や上司からの「現場の声」は、何よりも信頼性の高い情報です。

「締め切りを必ず守る」「後輩の面倒見が良い」「困難な状況でも逃げ出さない」といった具体的なエピソードを聞くことで、履歴書からは見えない候補者の強みを客観的に評価できるでしょう。

経歴詐称やトラブルリスクの回避

残念ながら、採用活動では経歴や実績を過度に盛って話す候補者も少なからず存在します。

中には、重大なトラブルを起こして退職した事実を隠しているケースもあります。

リファレンスチェックを実施していることを伝えるだけでも、やましいところがある候補者への抑止力になるでしょう。

また、実際に調査を行うことで、重大な虚偽や懸念事項を事前に検知し、採用後のトラブルを未然に防ぐことができます。

リファレンスチェックの一般的な実施フロー

実際にリファレンスチェックを導入するには、どのような手順を踏めば良いのでしょうか。

ここでは、候補者への説明・同意取得から結果の共有まで、基本的なステップを見ていきましょう。

リファレンスチェックをスムーズに進めるための一般的な流れは、以下の通りです。

• Step1：候補者への説明と同意取得
• Step2：リファレンス先（推薦者）の選定依頼
• Step3：ヒアリング実施（書類・電話・オンライン面接）
• Step4：結果のレポート化と社内共有

Step1：候補者への説明と同意取得

まずは候補者に対し、リファレンスチェックを実施する旨を伝え、同意を得ます。

「なぜ行うのか（活躍してもらうためのポジティブな確認であること）」を丁寧に説明し、不安を取り除くことが大切です。

同意書などの書面で記録を残しておきましょう。

Step2：リファレンス先（推薦者）の選定依頼

候補者に、リファレンス先（推薦者）となる人物を2名程度選んでもらうよう依頼します。

直属の上司と同僚など、異なる立場の人からの意見を集めると、より多角的な評価が可能になります。

候補者から推薦者の連絡先（メールアドレスや電話番号）を共有してもらうようにしましょう。

Step3：ヒアリング実施（書類・電話・オンライン面接）

推薦者に対し、実際にヒアリングを行います。

方法は主に「オンライン」「電話」「書類・メール」の3つがあり、企業規模やコスト、求める情報の深さに応じて使い分けましょう。

それぞれの特徴を理解したうえで、自社に合った方法を選択することが大切です。

オンラインツールを活用したアンケート形式

近年主流となっているのが、専用のWebフォームやリファレンスチェックツールを使った方法です。

推薦者は自分の都合の良い時間に回答できるため、日程調整の負担が少なく、回答率が高い傾向にあります。

質問項目もテンプレート化できるため、人事担当者の工数削減にもつながるでしょう。

一方で、自由記述が少なく、深いニュアンスまでは把握しにくいというデメリットもあります。

電話やビデオ会議を活用した直接ヒアリング

直接対話することで、文章では伝わらない微妙なニュアンスや本音を引き出しやすいのが特徴です。

推薦者の言葉選びや声のトーンから、候補者に対する本当の評価を読み取ることもできます。

ただし、推薦者の時間を拘束するため事前のアポイント調整が必要であり、相手の負担も大きくなりがちです。

特に上司クラスの推薦者は多忙なケースが多いため、スケジュール確保に時間がかかる可能性があります。

書類・メールによる書面確認

質問事項をメールや書面で送付し、文書で回答をもらう方法です。

やり取りの記録が明確に残るため、後から内容を振り返りやすく、社内共有にも適しているでしょう。

しかし、推薦者が回答を作成するのに時間がかかるため、返信が遅れたり簡潔すぎる回答になったりするリスクもあります。

その点は理解しておきましょう。

急ぎで選考を進めたい場合には、不向きな方法と言えるでしょう。

Step4：結果のレポート化と社内共有

回答が得られたら内容を整理し、採用担当者や面接官の間で共有します。

得られた情報を最終面接の質問に活かしたり、内定後の配属先決定の参考にしたりと、選考プロセス全体で活用していきましょう。

リファレンスチェックの具体的な質問項目例

効果的なリファレンスチェックを行うためには、質問の設計が重要です。

ここでは具体的な質問例をカテゴリー別に見ていきましょう。

• 勤務状況と在籍期間に関する質問
• 業務実績とスキルに関する質問
• 人柄やコミュニケーションに関する質問
• 弱点や懸念点に関する質問

勤務状況と在籍期間に関する質問

まずは基本的な事実確認から始めましょう。

この段階で嘘や誤りがあれば、履歴書の内容に信憑性がないことになりますので、最初に押さえておくべき項目です。

候補者本人が申告した情報と照合しながら確認することで、経歴詐称の早期発見にもつながります。

• 候補者との関係（上司・同僚・部下・プロジェクトメンバーなど）を教えてください
• 一緒に働いていた期間はいつからいつまでですか（年月）
• 当時の候補者の役職や担当業務について教えてください
• 候補者の勤務態度（遅刻・欠勤・勤勉さ）についてどのような印象をお持ちですか
• 在籍中にトラブルや問題行動はありましたか（差し支えなければ）
• 退職時の状況（引き継ぎは適切でしたか、円満でしたか）について教えてください

回答が候補者の申告内容と大きく食い違っている場合は、注意が必要です。

業務実績とスキルに関する質問

次に、候補者が実際にどのような成果を上げていたのかを確認します。

面接では自己申告に頼らざるを得ませんが、第三者の視点からの評価は客観性が高く、採用判断の精度向上に直結します。

特に「チームでの貢献度」と「個人としてのスキル」の両面を聞くことで、ミスマッチを防ぎやすくなるでしょう。

• 候補者が担当したプロジェクトでの具体的な役割と成果を教えてください
• 業務遂行で、特に優れていると感じた点は何ですか
• 逆に、スキル面や仕事の進め方で課題だと感じた点はありますか
• 問題解決や新しい課題に対して、どのように取り組んでいましたか
• 新しい知識や技術を習得する意欲や学習姿勢についてはいかがでしたか
• もう一度一緒に働きたいと思いますか（その理由も含めて）

「もう一度一緒に働きたいか」という質問は、推薦者の本音が表れやすい重要な質問です。

人柄やコミュニケーションに関する質問

技術的なスキルだけでなく、「この人とうまく働けるか」を見極めることも重要です。

いわゆるカルチャーフィット（組織への適合性）は、入社後の定着率に大きく影響します。

特に、ストレス下での振る舞いや対人関係の築き方は、面接だけでは見抜きにくい情報です。

• チームメンバーとはどのような関係を築いていましたか
• 周囲とのコミュニケーションスタイル（積極的・受動的など）について教えてください
• ストレスがかかる状況下での振る舞いはどうでしたか
• 意見が対立した際、どのように解決しようとしていましたか
• どのようなタイプのメンバーや上司と相性が良い（または悪い）と思いますか
• 後輩や部下への指導・フォローはどのようにしていましたか

複数の推薦者から共通の評価が出てきた場合は、その情報の信憑性が高いと考えられます。

弱点や懸念点に関する質問

リスクを把握するための質問ですが、聞き方には配慮が必要です。

直接的に「弱点は？」と聞くと、推薦者は答えにくくなります。

「今後の成長のために」「マネジメントするなら」といったポジティブな切り口で聞くと、本音を引き出しやすくなるでしょう。

• もし再び一緒に働くとしたら、どのような点に注意してマネジメントしますか
• 候補者が今後成長していくうえで、改善が必要だと思う点はどこですか
• 仕事を任せる際に、フォローが必要だと感じた場面はありましたか
• 時間管理や優先順位付けについて、課題を感じたことはありますか
• 退職に至った経緯について、差し支えない範囲で教えてください

ネガティブな情報は採用判断に直結しますが、一人の推薦者の意見だけで判断せず、複数の情報源を総合的に評価することが大切です。

採用担当者が注意すべきリファレンスチェックの実施ポイント

リファレンスチェックは効果的な取り組みですが、運用を間違えるとトラブルや機会損失につながるリスクもあります。

公正な採用活動を行い、候補者との信頼関係を維持するためには、法的な観点や倫理的な配慮が欠かせません。

トラブルを未然に防ぐために、特に注意すべき3つのポイントを見ていきましょう。

• 公正な採用選考の観点を守る
• 回答内容のバイアスを考慮する
• 内定取り消しの判断は慎重に行う

公正な採用選考の観点を守る

採用選考は、あくまで公正に行われるべきものです。

人種、信条、社会的身分、家族の出身地など、本人に責任のない事項や本来の自由権に属する事項については、リファレンスチェックで調査してはいけません。

これらは、職業安定法や厚生労働省の「公正な採用選考」に関する指針で禁止されている「就職差別」につながる恐れがあります。

回答内容のバイアスを考慮する

リファレンスチェックの推薦者は候補者自身が選ぶため、基本的には「候補者と良好な関係にある人」が選ばれます。

そのため、回答内容には「良く言おう」とするポジティブなバイアスがかかりがちです。

回答をすべて鵜呑みにするのではなく、「具体的なエピソードに基づいているか」「過度に抽象的ではないか」といった視点で冷静に分析することが必要です。

特に、複数の推薦者から共通して挙げられる「強み」や「弱み」は、信憑性が高い情報と言えるでしょう。

内定取り消しの判断は慎重に行う

リファレンスチェックの結果が悪かったからといって、安易に内定を取り消すことは法的リスクを伴います。

一度出した内定には法的効力（始期付解約権留保付労働契約）が発生し、取り消しには客観的に合理的な理由が必要になるからです。

「少し評価が低かった」程度で取り消すことは難しいため、可能な限り内定を出す前の最終選考段階で実施することをおすすめします。

リファレンスチェックや採用管理を効率化する方法

リファレンスチェックは効果的ですが、同意書のやり取り、推薦者との日程調整、ヒアリング、レポート作成と、担当者の業務負担は決して軽くありません。

また、取得した個人情報の管理も厳重に行う必要があります。

こうした課題を解決し、リファレンスチェックや採用業務全体を効率化する主要な方法を見ていきましょう。

• 外部の専門サービスを活用する
• 採用管理システム（ATS）で情報を一元化する

外部の専門サービスを活用する

最近では、リファレンスチェックを代行してくれる専門のオンラインサービスが増えてきているのをご存知でしょうか。

候補者への依頼から回答回収までをシステム上で完結でき、質問テンプレートも用意されているため、担当者の工数を大幅に削減できます。

採用管理システム（ATS）で情報を一元化する

リファレンスチェックの結果だけでなく、応募書類や面接評価、適性検査の結果など、候補者に関する情報は多岐にわたります。

これらが紙やExcel、メールなどでバラバラに管理されていると、情報の紛失リスクや共有漏れが発生しやすくなるでしょう。

特に派遣会社のように多数の登録者や候補者を扱う場合、個人情報が含まれるリファレンスチェック結果（同意書含む）の管理は厳重に行う必要があります。

採用管理システム（ATS）「RPM」であれば、候補者ごとのステータス管理はもちろん、各種書類や評価データも一元管理できます。

「セキュリティ」と「業務効率」の両立を目指すなら、こうしたシステムの導入を検討するのも一つの解決策です。

リファレンスチェックに関するよくある質問

最後に、リファレンスチェックの運用で人事担当者が抱えるよくある質問とその回答をまとめました。

候補者への対応や実施タイミングなど、現場で迷いやすいポイントを解消しておきましょう。

ここでは、特に重要な3つの質問について見ていきます。

• 候補者からリファレンスチェックを拒否された場合は？
• 推薦者は誰に依頼すべきですか？
• どのタイミングで実施するのがベストですか？

候補者からリファレンスチェックを拒否された場合は？

拒否すること自体は候補者の権利ですが、その「理由」をしっかり確認しましょう。

「現職に転職活動がバレるのを避けたい」という理由であれば、現職以外（前職）の上司を依頼するなどの代替案で解決できる場合があります。

一方で、明確な理由なく頑なに拒否する場合は、経歴詐称などのリスクも考慮し、採用判断を慎重に行う必要があります。

推薦者は誰に依頼すべきですか？

直近の職場の「直属の上司」と同僚など、2名程度へ依頼するのが一般的です。

上司からは「業務能力やマネジメントのしやすさ」、同僚からは「チーム内での動きや人柄」といった異なる視点の情報が得られます。

候補者が選定に迷っている場合は、このようにアドバイスすると良いでしょう。

どのタイミングで実施するのがベストですか？

「最終面接の前後」または「内定出しの直前」が一般的です。

あまり早い段階（書類選考など）で実施すると、候補者や推薦者の負担になるほか、個人情報の扱いも煩雑になります。

採用の確度が高まった段階で行うのが効率的です。

【まとめ】リファレンスチェックを適切に運用し採用精度を高めよう

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぎ、候補者のポテンシャルを最大限に引き出すための有効な手段です。

一方で、実施には法的な知識や、候補者・推薦者への丁寧な配慮、そして何よりも煩雑なやり取りを管理する体制が求められます。

• 必ず事前の同意を得て、個人情報保護法を遵守する
• ポジティブな側面だけでなく、現場での課題も含めて客観的に情報を集める
• 得られた情報は厳重に管理し、選考や入社後の配置に活用する

これらを徹底することで、採用活動はより精度の高いものになるはずです。

また、管理業務の負担を感じる場合は、採用管理システム（ATS）などのツールを活用し、本来注力すべき「候補者との対話」や「見極め」に時間を使える環境を整えてみてはいかがでしょうか。

リファレンスチェックの運用をさらに効率化したい方、またはセキュリティと情報管理体制を強化したい方は、採用管理システム（ATS）「RPM」の導入をご検討ください。