リファレンスチェックとは？やり方・質問例・違法にならないための注意点を解説

リファレンスチェックとは、採用選考で候補者の「実績」や「人柄」を、前職の上司や同僚といった第三者に問い合わせて確認する手法です。

面接だけでは、候補者の実際の働きぶりや人柄までは把握しきれません。採用のミスマッチや早期離職を防ぐ手立てとして、リファレンスチェックを導入する企業が増えています。

しかし、実際に導入するとなると「誰に何を聞けばいいのか」「個人情報の取り扱いは大丈夫か」など、運用面の疑問や不安も多いのではないでしょうか。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、リファレンスチェックの目的や前職調査との違い、実施フロー、質問項目の例、違法にならないための注意点を解説します。

煩雑になりがちな管理業務を効率化する方法にも触れていますので、ぜひ採用活動にお役立てください。

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リファレンスチェック（Reference Check）とは、中途採用などの選考プロセスで、候補者の以前の勤務先関係者に「働きぶり」や「人物像」を問い合わせる調査のことです。

なぜ今リファレンスチェックが必要とされているのか、その目的・法的な位置づけ・実施状況を見ていきましょう。

• 採用後のミスマッチを防ぐための第三者確認
• 前職調査との違いはネガティブではなくポジティブな確認
• 本人の事前同意を得て、適切な範囲で実施することが重要
• 実施企業の割合と導入が広がる背景

リファレンスチェックの主な目的は、書類や面接での評価と、実際の働きぶりとのギャップを確認することです。

応募書類や面接の場では、候補者はどうしても自分を良く見せようとします。

しかし、一緒に働いていた第三者の意見を聞くことで、以下のような客観的な事実を把握できます。

• 職務経歴書に書かれている実績は本当か
• 周囲と円滑なコミュニケーションが取れる人物か
• ストレス耐性やトラブル時の対応力はあるか
• 在籍期間や退職理由に偽りはないか

こうして評価と実態のずれを入社前に把握できることが、採用後のミスマッチを防ぐ土台になります。

リファレンスチェックと混同されやすい言葉に、「前職調査（バックグラウンドチェック）」があります。両者は目的や実施のスタンスが異なります。

リファレンスチェックは、あくまで「採用後の活躍」を見据えたポジティブな確認手段である点が特徴です。

「勝手に前職に連絡するのは違法ではないか」と心配される担当者の方もいるかもしれません。

結論から言うと、候補者本人の同意を得ずにリファレンスチェックを行うことは、個人情報保護法に抵触する可能性が高いため注意が必要です。

個人情報保護法第27条では、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならないと定められています。

前職企業が候補者の個人データを第三者に提供する場合も、原則として本人の事前同意が必要です。

そのため、リファレンスチェックを実施する際は、事前に本人の同意を取得し、書面等で記録を残しておくことが望まれます。

なお、同意を得た場合でも、調査してよい事項には制限があります。詳しくは後述の実施ポイントの章で解説します。

※出典：e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」

リファレンスチェックは、外資系企業だけの慣行ではなくなりつつあります。

マイナビは2024年4月、企業の中途採用担当者を対象に「中途採用・転職活動の定点調査（2024年3月度、企業調査の有効回答858名）」を実施しています。同調査によると、リファレンスチェックを実施している企業は36.6％、従業員301名以上の企業では56.5％でした。

実施企業の96.8％が（非常に＋やや）役立っていると回答しており、効果としてはミスマッチによる早期離職防止（63.1％）が最多です。

※出典：マイナビキャリアリサーチLab「採用のミスマッチを防ぐリファレンスチェック～実施状況や求職者の印象は？～」

リファレンスチェックを導入すると、応募書類や面接だけでは見えない情報を第三者から得られるため、採用の精度を高められます。

• 採用ミスマッチと早期離職リスクの低減
• 面接では見抜けない「人柄」や「スキル」の客観的評価
• 経歴詐称やトラブルリスクの回避

第一のメリットは、入社後のミスマッチを防げることです。

「面接では愛想が良かったが、現場では協調性がなかった」「即戦力と期待したが、スキル不足だった」といった事態は、企業・候補者双方にとって不幸な結果となります。

第三者の視点から「どのような環境で力を発揮するタイプか」「どのようなマネジメントが適しているか」を事前に把握できれば、配属先の検討やオンボーディング（受け入れ体制）の準備もスムーズに進むはずです。

結果として、早期離職のリスクを下げることにつながります。

面接は数十分から1時間程度の限られた時間で行われるため、候補者の本質的な「人柄」や、日々の業務での「素のスキル」まで見抜くことは困難です。

一緒に働いていた同僚や上司からの「現場の声」は、有力な参考情報です。

「締め切りを必ず守る」「後輩の面倒見が良い」「困難な状況でも逃げ出さない」といった具体的なエピソードを聞くことで、履歴書からは見えない候補者の強みを客観的に評価できるでしょう。

残念ながら、採用活動では経歴や実績を過度に盛って話す候補者も少なからず存在します。

中には、重大なトラブルを起こして退職した事実を隠している可能性もあるでしょう。リファレンスチェックを実施していることを伝えるだけでも、候補者への抑止力になります。

また、実際に調査を行うことで、重大な虚偽や懸念事項を事前に検知し、採用後のトラブルを未然に防ぐことができます。

リファレンスチェックは有効な手法ですが、運用方法を誤ると選考辞退や業務負担の増加につながる側面もあります。

メリットだけを見て導入すると、かえって採用機会を逃したり、担当者が疲弊したりしかねません。あらかじめ対処法とセットで理解しておきましょう。

• 候補者の選考離脱を招くリスク
• 担当者の工数と個人情報管理の負担

リファレンスチェックの依頼は、候補者にとって心理的な負担になり得ます。

「疑われているのではないか」と受け取られたり、推薦者への依頼を面倒に感じられたりすると、選考途中の辞退や他社への流出につながるおそれがあります。転職活動が現職に知られることを不安視する候補者も少なくありません。

対処法としては、次のような配慮が有効です。

• 依頼の前に、質問内容や回答にかかる時間の目安を具体的に案内する
• 現職に知られたくない事情には、依頼先の選び方やタイミングを相談して柔軟に対応する
• オンライン回答など、候補者と推薦者の負担が少ない形式を用意する

こうした丁寧なコミュニケーションは、選考辞退の防止全般に通じる考え方です。辞退対策を体系的に見直したい方は、次の記事も参考にしてください。

リファレンスチェックには、同意書の取り交わし、推薦者との日程調整、ヒアリング、レポート作成と、多くの実務工数がかかります。

回答内容や同意書には個人情報が含まれるため、保管・共有のルール整備も必要です。管理体制が曖昧なまま実施件数が増えると、情報の紛失や共有漏れといったトラブルを招きかねません。

負担を抑えるには、後述する外部の専門サービスや採用管理システム（ATS）を活用し、やり取りと情報管理を仕組み化することが有効です。

リファレンスチェックは、次の4つのステップで進めることが一般的です。

• Step1：候補者への説明と同意取得
• Step2：リファレンス先（推薦者）の選定依頼
• Step3：ヒアリング実施（Webフォーム・電話・オンライン会議）
• Step4：結果のレポート化と社内共有

候補者への説明・同意取得から結果の共有まで、各ステップの進め方を順に整理します。

まずは候補者に対し、リファレンスチェックを実施する旨を伝え、同意を得ます。

「なぜ行うのか（活躍してもらうためのポジティブな確認であること）」を丁寧に説明し、不安を取り除くことが大切です。

同意書などの書面で記録を残しておきましょう。

候補者に、リファレンス先（推薦者）となる人物を2名程度選んでもらうよう依頼します。

直属の上司と同僚など、異なる立場の人からの意見を集めると、より多角的な評価が可能になります。上司からは業務能力やマネジメントのしやすさ、同僚からはチーム内での動きや人柄というように、立場によって得られる情報が変わるためです。

候補者から推薦者の連絡先（メールアドレスや電話番号）を共有してもらうようにしましょう。

推薦者に対し、実際にヒアリングを行います。

方法は主に「オンライン会議」「電話」「WEBフォーム・メール」の3つがあり、求める情報の深さやスピードに応じて使い分けます。

それぞれの特徴を踏まえて、自社の選考スピードや体制に合った方法を選んでください。

専用のWebフォームやリファレンスチェックツールを使い、推薦者がオンラインで回答する方法です。

推薦者は自分の都合の良い時間に回答できるため、日程調整の負担が少なく、回答しやすくなります。

質問項目もテンプレート化できるため、人事担当者の工数削減にもつながるでしょう。

一方で、自由記述が少なく、深いニュアンスまでは把握しにくいというデメリットもあります。

直接対話することで、文章では伝わらない微妙なニュアンスや本音を引き出しやすいのが特徴です。

推薦者の言葉選びや声のトーンから、候補者に対する評価のニュアンスを把握しやすいです。

ただし、推薦者の時間を拘束するため事前のアポイント調整が必要であり、相手の負担も大きくなりがちです。

特に上司クラスの推薦者は多忙なケースが多いため、スケジュール確保に時間がかかる可能性があります。

質問事項をメールや書面で送付し、文書で回答をもらう方法です。

やり取りの記録が明確に残るため、後から内容を振り返りやすく、社内共有にも適しています。

しかし、推薦者が回答を作成するのに時間がかかるため、返信が遅れたり簡潔すぎる回答になったりするリスクもあります。

急ぎで選考を進めたい場合には、不向きな方法です。

回答が得られたら内容を整理し、採用担当者や面接官の間で共有します。

得られた情報を最終面接の質問に活かしたり、内定後の配属先決定の参考にしたりと、選考プロセス全体で活用していきましょう。

効果的なリファレンスチェックを行うためには、質問の設計が重要です。

ここでは具体的な質問例を、次の4つのカテゴリー別に見ていきます。

• 勤務状況と在籍期間に関する質問
• 業務実績とスキルに関する質問
• 人柄やコミュニケーションに関する質問
• 弱点や懸念点に関する質問

まずは基本的な事実確認から始めましょう。

この段階で候補者の申告内容と事実に相違があれば、履歴書の内容に信憑性がないことになりますので、最初に押さえておくべき項目です。

候補者本人が申告した情報と照合しながら確認することで、経歴詐称の早期発見にもつながります。

• 候補者との関係（上司・同僚・部下・プロジェクトメンバーなど）を教えてください
• 一緒に働いていた期間はいつからいつまでですか（年月）
• 当時の候補者の役職や担当業務について教えてください
• 候補者の勤務態度（遅刻・欠勤・勤勉さ）についてどのような印象をお持ちですか
• 在籍中にトラブルや問題行動はありましたか（差し支えなければ）
• 退職時の状況（引き継ぎは適切でしたか、円満でしたか）について教えてください

回答が候補者の申告内容と大きく食い違っている場合は、注意が必要です。

次に、候補者が実際にどのような成果を上げていたのかを確認します。

面接では自己申告に頼らざるを得ませんが、第三者の視点からの評価は客観性が高く、採用判断の精度向上につながります。

特に「チームでの貢献度」と「個人としてのスキル」の両面を聞くことで、ミスマッチを防ぎやすくなるでしょう。

• 候補者が担当したプロジェクトでの具体的な役割と成果を教えてください
• 業務遂行で、特に優れていると感じた点は何ですか
• 逆に、スキル面や仕事の進め方で課題だと感じた点はありますか
• 問題解決や新しい課題に対して、どのように取り組んでいましたか
• 新しい知識や技術を習得する意欲や学習姿勢についてはいかがでしたか
• もう一度一緒に働きたいと思いますか（その理由も含めて）

「もう一度一緒に働きたいか」という質問は、推薦者の本音が表れやすい重要な質問です。

技術的なスキルだけでなく、「この人とうまく働けるか」を見極めることも重要です。

いわゆるカルチャーフィット（組織への適合性）は、入社後の定着率に影響します。

特に、ストレス下での振る舞いや対人関係の築き方は、面接だけでは見抜きにくい情報です。

• チームメンバーとはどのような関係を築いていましたか
• 周囲とのコミュニケーションスタイル（積極的・受動的など）について教えてください
• ストレスがかかる状況下での振る舞いはどうでしたか
• 意見が対立した際、どのように解決しようとしていましたか
• どのようなタイプのメンバーや上司と相性が良い（または悪い）と思いますか
• 後輩や部下への指導・フォローはどのようにしていましたか

回答を面接での受け答えと照らし合わせると、人物像をより立体的に把握できます。

リスクを把握するための質問ですが、聞き方には配慮が必要です。

直接的に「弱点は？」と聞くと、推薦者は答えにくくなります。

「今後の成長のために」「マネジメントするなら」といったポジティブな切り口で聞くと、本音を引き出しやすくなるでしょう。

• もし再び一緒に働くとしたら、どのような点に注意してマネジメントしますか
• 候補者が今後成長していくうえで、改善が必要だと思う点はどこですか
• 仕事を任せる際に、フォローが必要だと感じた場面はありましたか
• 時間管理や優先順位付けについて、課題を感じたことはありますか
• 退職に至った経緯について、差し支えない範囲で教えてください

ネガティブな情報は採用判断に影響しやすいものですが、一人の推薦者の意見だけで判断せず、複数の情報源を総合的に評価することが大切です。

リファレンスチェックを適切に運用するには、法的な観点と倫理的な配慮が欠かせません。

運用を間違えると、就職差別や内定取り消しトラブルなど、企業の信頼を損なう問題に発展するリスクもあります。

トラブルを防ぐために、特に注意すべきポイントを3つ挙げます。

• 公正な採用選考の観点を守る
• 回答内容のバイアスを考慮する
• 内定取り消しの判断は慎重に行う

採用選考は、あくまで公正に行われるべきものです。

本籍・出生地や家族に関すること、宗教・支持政党・思想など、本人に責任のない事項や本来自由であるべき事項は、リファレンスチェックで調査してはいけません。

こうした事項の把握は、厚生労働省が示す公正な採用選考の考え方で、就職差別につながるおそれがあるとされています。職業安定法でも、求職者の個人情報の収集は業務の目的に必要な範囲内に制限されています。

※出典：e-Gov法令検索「職業安定法」、厚生労働省「公正な採用選考の基本」

リファレンスチェックの推薦者は候補者自身が選ぶため、基本的には「候補者と良好な関係にある人」が選ばれます。

そのため、回答内容には「良く言おう」とするポジティブなバイアスがかかりがちです。

回答をすべて鵜呑みにするのではなく、「具体的なエピソードに基づいているか」「過度に抽象的ではないか」といった視点で冷静に分析することが必要です。

特に、複数の推薦者から共通して挙げられる「強み」や「弱み」は、信憑性が高い情報と言えるでしょう。

リファレンスチェックの結果が悪かったからといって、安易に内定を取り消すことは法的リスクを伴います。

一度出した内定には法的効力（始期付解約権留保付労働契約）が発生し、取り消しには客観的に合理的な理由が必要になるからです。

「少し評価が低かった」程度で取り消すことは難しいため、可能な限り内定を出す前の最終選考段階で実施することをおすすめします。

リファレンスチェックの運用負担は、外部の専門サービスと採用管理システム（ATS）の活用によって軽減できます。

前述の通り、担当者の実務負担と個人情報の管理は、運用が本格化するほど重くなりがちです。仕組みで解決する方法を2つ紹介します。

• 外部の専門サービスを活用する
• 採用管理システム（ATS）で情報を一元化する

最近では、リファレンスチェックをオンラインで代行・支援する専門サービスが増えています。

候補者への依頼から回答回収までをシステム上で完結でき、質問テンプレートも用意されているため、担当者の工数を抑えられます。

代表的なサービスには、次のようなものがあります。

※出典：各サービス公式サイト（2026年7月時点）

機能やプランは変更される場合があるため、最新の情報は各公式サイトをご確認ください。

リファレンスチェックの結果だけでなく、応募書類や面接評価、適性検査の結果など、候補者に関する情報は多岐にわたります。

これらが紙やExcel、メールなどでバラバラに管理されていると、情報の紛失リスクや共有漏れが発生しやすくなるでしょう。

特に派遣会社のように多数の登録者や候補者を扱う場合、個人情報が含まれるリファレンスチェック結果（同意書含む）の管理は厳重に行う必要があります。

採用管理システム（ATS）「RPM」であれば、候補者ごとのステータス管理はもちろん、各種書類や評価データも一元管理できます。「セキュリティ」と「業務効率」の両立を目指すなら、こうしたシステムの導入を検討するのも一つの解決策です。

▶︎RPMの応募者管理機能を見る

最後に、リファレンスチェックの運用で人事担当者が抱えやすい疑問とその回答をまとめました。

拒否すること自体は候補者の権利ですが、その理由をしっかり確認しましょう。「現職に転職活動を知られたくない」という理由であれば、現職以外（前職）の上司に依頼するなどの代替案で解決できる場合があります。

一方で、明確な理由なく頑なに拒否する場合は、経歴詐称などのリスクも考慮し、採用判断を慎重に行う必要があります。

まずは理由を確認し、前々職の関係者や取引先の担当者など、依頼先の範囲を広げる代替案を提示しましょう。前職の倒産や職場の人間関係など、やむを得ない事情で推薦者を用意できないケースもあるため、それだけで不利に扱うのは適切ではありません。

そのうえで、適性検査や面接回数の追加など、別の客観的な評価手段で補完することも検討してください。評価手段の選択肢は適性検査サービスを比較した記事でも解説しています。

「最終面接の前後」かつ「内定を出す前」が一般的です。あまり早い段階（書類選考など）で実施すると、候補者や推薦者の負担になるほか、個人情報の扱いも煩雑になります。

また、内定を出した後では結果を選考に反映しにくいため、採用の確度が高まった段階で行うのが効率的です。

実施＝内定ではありません。リファレンスチェックはあくまで採用判断の一材料であり、結果次第で不採用になる可能性もあります。

ただし、候補者側は「実施されたのだからほぼ内定だろう」と期待しやすい点に注意が必要です。誤解によるトラブルを避けるため、実施時に「選考の一環であり、合否を確約するものではない」ことを候補者へ明確に伝えましょう。

• リファレンスチェックは、候補者の実績や人柄を第三者に確認し、採用ミスマッチと早期離職を防ぐ有効な手段
• 実施にあたっては候補者本人の事前同意を得ることが原則。公正な採用選考の観点から、調査する項目にも注意が必要
• 同意書ややり取りの管理負担は、外部の専門サービスや採用管理システム（ATS）の活用で軽減できる

リファレンスチェックを適切に運用すれば、採用のミスマッチを防ぎ、候補者のポテンシャルを引き出せます。一方で、実施には法的な知識や、候補者・推薦者への丁寧な配慮、そして煩雑なやり取りを管理する体制が求められます。

管理業務の負担を感じる場合は、採用管理システム（ATS）などのツールを活用し、本来注力すべき「候補者との対話」や「見極め」に時間を使える環境を整えてみてはいかがでしょうか。

採用管理システム「RPM」は、400以上の求人媒体・エージェントとの連携による応募者情報の集約に加え、選考状況の管理や応募者対応の自動化、歩留まり分析までを一つのプラットフォームで支援します。

リファレンスチェックの結果を含む選考情報を、セキュリティを守りながら効率的に管理したい方は、お気軽に資料をご請求ください。