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採用におけるチャットボット活用完全ガイド!メリットと成功事例、選び方まで解説

採用におけるチャットボットとは、求職者や応募者からの質問への回答、応募の受付、面接の日程調整といった採用のやりとりを、チャット画面上で自動化する仕組みです。

応募者への一次対応や面接の日程調整に時間を取られて、候補者の見極めや動機づけまで手が回らないという採用担当者は多いのではないでしょうか。

担当者を増やせないまま応募数だけが増えると、どの業務から手放してよいのかも判断しづらくなります。

そこで打ち手の一つになるのが、採用活動へのチャットボットの導入です。定型的なやりとりを自動で受け止められるようにしておくと、担当者が対応できない時間帯でも応募者との接点が途切れません。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、採用チャットボットの仕組みと活用方法、導入のメリットと注意点、自社に合うサービスの選び方を解説します。

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  • 応募受付から面接予約までの自動化フロー
  • 未返信者への自動追客の設定例
  • 24時間365日止まらない面接予約の仕組み
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目次[非表示]

  1. 採用業務でのチャットボット活用とは?仕組みと注目される背景
    1. ルールベース型とAI型の仕組みの違い
    2. 採用でチャットボットが注目される背景
  2. 採用チャットボットの主な活用方法
    1. 採用サイトでの問い合わせ対応
    2. 応募受付と希望条件のヒアリング
    3. 面接の日程調整とリマインド
    4. 会社説明会・採用イベントの案内
    5. 外国語での一次対応
  3. 採用活動にチャットボットを導入するメリット
    1. 定型対応の自動化で業務工数を減らせる
    2. 面接予約率と歩留まりを改善できる
    3. 入社後のミスマッチを防げる
    4. 質問ログが蓄積し採用改善に使える
  4. 導入前に知っておくべき注意点と対策
    1. 複雑な質問には答えられない
    2. シナリオとQ&Aの整備・更新に手間がかかる
    3. 応募数によっては費用対効果が合わない
  5. 採用チャットボットの選び方
    1. 採用特化型か汎用型か
    2. 応募者の接点に合うチャネルに対応しているか
    3. 応募者管理や面接日程調整と連携できるか
    4. 運用と改善を続けやすいか
  6. 採用活動でおすすめのチャットボットサービス5選
    1. サポートチャットボット
    2. RICOH Chatbot Service
    3. さっとFAQ
    4. リクター
    5. TalkQA for Recruit
  7. 採用チャットボットの導入事例
    1. 学生との接点を増やした事例
    2. 新卒採用サイトの情報提供を強化した事例
    3. 学生ごとに情報を出し分けた事例
  8. 採用チャットボットの導入から運用までの5ステップ
    1. ステップ①:目的とKPIを決める
    2. ステップ②:ツールを選定する
    3. ステップ③:シナリオを設計する
    4. ステップ④:動作確認をして公開する
    5. ステップ⑤:ログを見ながら改善する
  9. 採用チャットボットに関するよくある質問
    1. アルバイト・パートの採用でもチャットボットは使えますか?
    2. 応募者の個人情報をチャットボットで扱っても問題ありませんか?
    3. チャットボットを導入すれば応募数は増えますか?
    4. 導入から公開まではどのくらいかかりますか?
  10. まとめ

採用業務でのチャットボット活用とは?仕組みと注目される背景

チャットボットは、Webサイトやアプリ、LINEなどのチャット画面で、利用者の質問に自動で応答したり、手続きを案内したりするプログラムの総称です。

問い合わせ対応や予約受付、資料請求の受付など、業種や部門を問わず使われています。

採用におけるチャットボットの用途は、求職者や応募者とのやりとりです。担当者が対応できない夜間や休日でも、募集要項への質問や日程調整のやりとりが止まりません。

ルールベース型とAI型の仕組みの違い

チャットボットの仕組みは、あらかじめ用意したシナリオに沿って回答するルールベース型と、入力された文章の意味を解析して回答するAI型に大きく分かれます。

種類

仕組み

得意な場面

ルールベース型

事前に設定したシナリオどおりに回答する。用意された選択肢を選んで会話を進める

面接の日程調整や応募受付のように、手順が決まっている定型業務

AI型

自然言語処理で自由入力の文章を解析し、意味を判断して回答する

表記ゆれのある質問や、想定しきれない幅広い問い合わせ

AI型のなかには、生成AIを組み合わせた製品もあります。募集要項や社内文書を読み込ませておき、質問に応じて該当箇所を探して回答を作る方式で、想定問答を大量に用意しなくても運用を始められるのが特徴です。

辞書型とシナリオ型を組み合わせたハイブリッド型や、Q&A型と生成AI型をプランで選べる製品もあります。

採用で寄せられる質問はある程度パターンが決まっているため、まずルールベース型で運用を始めるのもおすすめです。答えきれない質問が見えてきた段階でAI型を組み合わせれば、初期の設定量を抑えられるでしょう。

採用でチャットボットが注目される背景

採用におけるチャットボット活用が広がった背景には、応募後の初動対応が採用成果を左右するようになったことがあります。

株式会社ゼクウは2026年2月27日〜3月2日、月50応募以上の大量採用を行う企業の人事・採用担当者1,496名に調査を実施しました。

採用プロセスのなかで最も歩留まりが悪い工程として「面接予約(初回接触〜日程確定)」を挙げた企業は49.2%と、全体の約半数を占めています。

同じ調査で、中途採用担当者793名の回答を初回対応にかかる時間別に見ると、面接予約率は5分未満の企業で67.5%、3日以上かかる企業で45.8%と、21.7ポイントの差がついています。

応募から最初の連絡までにかかる時間と、面接まで進む割合が連動しているという結果です。

初回対応にかかる時間別の面接予約率を示した横棒グラフ。5分未満67.5%、5分〜30分未満59.4%、30分〜3時間未満56.2%、3時間〜24時間未満51.5%、24時間〜3日未満49.0%、3日以上45.8%と、対応が早いほど予約率が高い。5分未満と3日以上の差は21.7ポイント

※出典:株式会社ゼクウ「採用における歩留まり・直近の変化・運用の実態に関する調査

一方で、応募者側にも電話や形式ばったメールでのやりとりを負担に感じる層があり、待遇や残業などの質問を採用担当者に直接ぶつけにくいという事情もあります。

24時間いつでも疑問を解消でき、その場で面接日程まで決められる導線は、企業側の初動の遅れと、応募者側の聞きにくさの両方を埋める手段といえるでしょう。

採用チャットボットの主な活用方法

採用チャットボットは、応募前の情報提供から面接の設定までの幅広い場面で使われています。なかでも問い合わせや連絡の件数が多く、担当者ごとに対応がばらつきやすいのは次の5つの場面です。

採用チャットボットの5つの活用場面を並べた図。応募前は採用サイトの問い合わせ対応と説明会・採用イベントの案内、応募時は応募受付と条件ヒアリング、面接設定は面接の日程調整とリマインド、全体にかかるものとして外国語での一次対応を挙げている

採用サイトでの問い合わせ対応

着手しやすいのは、採用サイトに設置して募集要項に関する質問へ自動で答える使い方でしょう。勤務地や勤務時間、選考の流れ、服装の指定といった頻出質問は、あらかじめ回答を用意しておけば大部分を自動化できます。

募集要項に書いてある内容でも、応募者が探し当てられなければ疑問は残ります。質問に答える形で必要な情報だけを返せる点が、ページに掲載しておくこととの違いです

応募受付と希望条件のヒアリング

応募フォームの代わりにチャット形式で受け付ける方法もあります。項目を1つずつ質問していく形にすると、長いフォームより入力の負担が軽くなるでしょう。

このとき、勤務開始の希望時期や勤務可能な曜日、通勤手段などをあわせて聞いておくと、面接前に条件のすり合わせができます。

ただしチャットボットで確認するのは条件の事実関係までにとどめ、選考の合否は人が判断しましょう

聞く項目そのものにも注意が必要です。厚生労働省は、採用選考は求人職種の職務遂行上必要な適性・能力があるかどうかで行うものとしています。

本籍地や家族の職業のように本人に責任のない事項、宗教や支持政党のように本来自由であるべき事項は、応募用紙に書かせたり面接でたずねたりするだけでも就職差別につながるおそれがある、というのが同省の考え方です。

チャットボットの質問設計でも同じことが当てはまります。

※出典:厚生労働省「公正な採用選考の基本

面接の日程調整とリマインド

日程調整は、応募者との往復が発生しやすい工程です。チャットボットが候補日を提示して応募者がその場で選ぶ形にすれば、確定までのやりとりを1回で終えられます

前述のゼクウの調査では、初回対応が30分以内の中途採用担当者を対象に見ると、応募者が自分で面接日時を選んで確定できる仕組みを導入している企業の面接予約率は64.9%、導入していない企業は52.9%でした。

連絡を早めるだけでなく、その場で予約まで完結できるかどうかが分かれ目になっています。

面接前日のリマインド送信まで自動化しておけば、当日の連絡漏れも防げるでしょう。RPMでは面接の自動予約機能で、候補日の提示から確定、リマインドまでを一連の流れとして設定できます。

会社説明会・採用イベントの案内

説明会やインターンシップの日程案内、申し込み受付、開催前の連絡もチャットボットで扱えます。開催が近づく時期は同じ質問が重なりやすく、自動化の効果を実感しやすい業務でしょう。

イベント当日に会場やオンラインの接続方法を案内する導線を用意しておくと、直前の電話問い合わせを減らせます。参加者からの質問ログは、次回の告知内容を見直す材料にもなるはずです。

外国語での一次対応

外国人材の採用を行う企業では、多言語対応が選定理由になることもあるでしょう。日本語のシナリオをもとに他言語の回答を用意できる製品もあり、募集要項や選考の流れといった基本的な質問への一次対応を任せられます。

ただし契約条件や在留資格の個別事情にかかわる説明は、自動応答で完結させず担当者につなぎましょう。誤解が生じたまま選考が進むと、入社後のトラブルにつながります。

採用活動にチャットボットを導入するメリット

チャットボットの導入で得られる効果は、工数、歩留まり、ミスマッチ、データ活用の4つに整理できます。企業側だけでなく、応募者側にも及ぶ点が特徴です。

定型対応の自動化で業務工数を減らせる

導入効果が分かりやすいのは、繰り返し発生する対応の自動化です。会社説明会の日程や当日の服装といった頻出質問、日程調整の往復といったやりとりは、チャットボットに任せられる部分でしょう。

担当者の空いた時間を、候補者の見極めや動機づけといった人でなければできない業務に振り向けられます。件数が増えても対応にかかる時間が比例して増えない形をつくれる点も、人手で回す運用との違いです。

  • 問い合わせ対応にかかる時間の削減
  • 日程調整の連絡ミスの防止
  • 夜間・休日に届いた応募への対応漏れの防止

面接予約率と歩留まりを改善できる

応募直後の対応スピードは、その後の選考参加率に大きく影響します。チャットボットなら応募完了の直後に日程調整の案内まで自動で行えるため、応募者の関心が高いうちに次のアクションへつなげられるでしょう。

ゼクウの前掲調査で中途採用担当793名の回答を集計したところ、有効応募から面接予約に進む割合の平均は55.4%でした。

なお、全回答者1,496名の採用ファネル全体では、応募100件のうち面接予約に至るのは約33件です。選考が始まる前の段階で多くが離れています。

応募数を増やす前に、すでに集まっている応募の取りこぼしを減らすほうが、着手しやすく成果も確認しやすいでしょう

入社後のミスマッチを防げる

給与体系や残業時間、休日の取りやすさは、面と向かっては聞きにくい話題です。選考前にこうした論点を確認できると、応募者は期待値をすり合わせたうえで選考に進めます。

企業側にとっても、どの論点に質問が集中するかが見えるため、募集要項や採用サイトの記載を補強できるでしょう。応募段階で情報がそろっているほど、選考途中の辞退や入社後の認識のずれは起きにくくなります

質問ログが蓄積し採用改善に使える

チャットボットを通じたやりとりは、すべてログとして残るのが利点です。どの質問が多いか、どの選択肢で会話が終わっているか、面接予約まで到達した割合はどれくらいかといった情報を数値で確認できます。

たとえば給与に関する質問の直後に離脱が集中していれば、掲載している条件の書き方に検討の余地があると分かります。日程の候補が少なく予約に至っていないのであれば、提示する枠を増やす判断ができるでしょう。

どこで詰まっているかを数値で確認できると、改善に着手する順番を決めやすくなります

導入前に知っておくべき注意点と対策

導入すれば自動的に成果が出るわけではありません。事前に押さえておきたい注意点は次の3つです。

複雑な質問には答えられない

ルールベース型は、事前に設定したシナリオの範囲でしか回答できません。AI型でも、個別の事情を踏まえた相談や、社内で判断が分かれるような質問には答えられないことがあります。

解決しない質問の受け皿として、有人チャットへの切り替えや担当者へのメール送信の導線を必ず用意しましょう。答えが返ってこないまま会話が終わると、かえって印象を損ないます。

シナリオとQ&Aの整備・更新に手間がかかる

設置しただけでは機能せず、想定質問と回答を用意する初期作業が必要です。募集要項や選考フローが変わったときの更新も発生します。

  • 公開前に頻出質問を洗い出して回答を用意する
  • 募集条件の変更にあわせて回答を修正する
  • 答えられなかった質問を定期的に確認して追加する

更新の担当者と頻度を決めないまま運用すると、内容が古いまま放置されてしまいます。募集要項の改定とあわせて見直すルールにしておきましょう。

応募数によっては費用対効果が合わない

導入には初期費用や月額費用がかかります。年間の採用が数名程度で問い合わせ件数も限られる場合、削減できる工数に対して費用が見合わないこともあるでしょう。

自社の年間応募数と、応募対応にかけている時間を人件費に換算したうえで判断しましょう。

判断の目安になるのは応募の絶対数と、対応にかかっている時間の合計です。無料トライアルのある製品なら、実際の応募で検証してから決められます。

採用チャットボットの選び方

採用で使えるチャットボットは、採用専用のものから汎用のものまでさまざまです。ルールベース型とAI型のどちらにするかは前述のとおり用途で決まります。それ以外に候補を絞り込むときの観点は、次の4つです。

採用特化型か汎用型か

採用特化型には、応募受付から面接設定までの流れが組まれているものと、応募者からの質問対応に絞ったものがあります。求人媒体との連携を備える製品もありますが、担える範囲は製品ごとに差が大きいところです。

汎用型は、顧客対応や社内ヘルプデスクにも使えるものが中心で、1つの契約で複数のボットを運用できる製品もあります。用途は採用に限られませんが、採用向けのシナリオは自社で用意する前提です。

採用単体で使うなら特化型、全社の問い合わせ対応もまとめて自動化したいなら汎用型が候補になります

応募者の接点に合うチャネルに対応しているか

応募者と接点を持てる経路は、Webサイトに設置するウィジェットのほか、LINE、SMS、メールなどさまざまです。

新卒採用向けの製品にはLINEでの情報配信と組み合わせられるものがあり、アルバイト・パートや中途採用では、電話やメールに反応しにくい層へSMSで届ける設計も選ばれているところです。

自社の応募者が普段使っている連絡手段に届くかどうかで、同じ機能でも到達率が変わります

応募者管理や面接日程調整と連携できるか

チャットボットで受け付けた内容が、そのまま応募者管理に反映されるかどうかを確認しましょう。連携がないと、チャットのログを見ながら別のシステムへ転記する作業が残ります。

面接の日程調整まで自動化したい場合は、カレンダー連携や面接枠の管理まで含めて対応できるかを見ておきましょう。問い合わせ対応だけの製品と、応募受付から面接設定までを担う製品では、担える範囲が大きく違います。

運用と改善を続けやすいか

公開後の改善のしやすさは、回答精度に直結します。回答の編集がどの画面からできるか、Excelでの一括更新に対応しているか、答えられなかった質問を一覧で確認できるかを見ておきましょう。

導入初期の構築支援や、公開後の改善提案といったサポートの範囲も製品ごとに違うところです。社内に運用の担当を置きにくい場合は、構築代行や定期的な改善提案まで含むサービスを選ぶと立ち上げが安定します

採用活動でおすすめのチャットボットサービス5選

採用業務におすすめのチャットボットサービスを、汎用型と採用特化型の2つに分けて紹介します。

汎用型の3製品は採用専用ではありません。問い合わせ対応の仕組みを、採用サイトにも設置できるという位置づけになります。前章の判断軸にあたるタイプ、主な用途、対応チャネル、料金は次のとおりです。

サービス

タイプ

主な用途

対応チャネル

料金の目安

サポートチャットボット

汎用型

社内外の問い合わせ対応全般

Webサイト、LINE、Teams、Slackなど

初期費用と月額費用のみ(従量課金なし)

RICOH Chatbot Service

汎用型

社内外の問い合わせ対応全般

Webサイト、Teams、LINE WORKS、kintone

月額18,000円(税別)から

さっとFAQ

汎用型

問い合わせ対応・社内ヘルプデスク

Webサイト、ビジネスチャット

月額10,000円(税別)から

リクター

採用特化型

応募受付から面接設定まで

SMS、メール

月額27,000円(税別)から

TalkQA for Recruit

採用特化型

新卒採用の質問対応

Webサイト、LINE

初期220,000円・月額33,000円(税込)

表の料金は、公式サイトに金額が掲載されているものだけを記載しています(2026年8月時点)。

サポートチャットボット

サポートチャットボットの公式サイト。顧客・社員からの問い合わせを削減すると訴求している

ユーザーローカルが提供する、顧客や社員からの問い合わせ対応を自動化する法人向けのクラウドサービスです。

言語処理に特化したAIを搭載しており、表記ゆれを吸収して曖昧な質問にも回答の候補を提示します。管理画面からQ&Aをいつでも修正でき、質問内容を分析するダッシュボードで改善点を確認できる設計です。

生成AIを使ったQ&Aの自動生成、アップロードした文書を検索して回答を作る機能にも対応しています。

URL: https://chatbot.userlocal.jp/

  • 表記ゆれに強いAI:言語処理に特化した独自AIで、自由入力の曖昧な質問にも回答候補を出す
  • 生成AI機能:Q&Aの自動生成、アップロード文書の検索、一般情報の検索モードに対応
  • 追加料金なしで使える機能が広い:有人チャット切り替え、シナリオの出し分け、画像や動画の添付、多言語対応、自動レポート作成、API連携(FAQページ作成はオプション)
  • 専任チームの支援:構築代行、シナリオ改善、運用トレーニング、勉強会などのサポートを提供

RICOH Chatbot Service

RICOH Chatbot Serviceの公式サイト。月額1.8万円(消費税別)からと表示されている

社内外の問い合わせ対応を自動化するAIチャットボットです。月額18,000円(税別)からのプランが用意されています。

ExcelのテンプレートをもとにQ&Aを作成する従来型のQ&Aシリーズと、社内ドキュメントを読み込ませて回答を生成する生成AIシリーズがあり、目的に応じて選べます

Q&Aシリーズは辞書型とシナリオ型のハイブリッド式で、表記ゆれのある質問にも対応できるのが特徴です。

30日間の無料トライアルがあり、期間中もすべての機能を試せます。

URL: https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-chatbot-service

  • 目的で選べるプラン:Q&Aシリーズと生成AIシリーズがあり、用途に応じて選択できる
  • 運用しやすい管理画面:会話シナリオをドラッグ&ドロップで作成でき、Q&Aの一括更新はExcelで行える
  • 連携機能:kintone、Microsoft Teams、LINE WORKSなどと連携できる(連携できる範囲はサービスによって異なる)
  • ユーザー課金がない料金設定:利用部門や利用者が増えても費用が変わらない

さっとFAQ

さっとFAQの公式サイト。5分でデータ登録、月額1万円から、生成AI連携も無料の3つの特長を掲げている

サンソウシステムズが提供する、Webサイトや社内ポータルに設置して問い合わせ対応を自動化するクラウド型のチャットボットです。

月額10,000円(税別)のエントリープランから利用でき、申し込みから即日での公開もできます。ルールベース型は一問一答形式からシナリオ形式まで4種類あり、用途に応じて選べる仕様です。

生成AIと連携してファイルやURLから会話データを作成する機能を、従量課金なしで利用できる点も特徴です。

URL: https://www.satfaq.jp/

  • 料金プランが明確:エントリー10,000円、ベーシック30,000円、アドバンス50,000円(いずれも月額・税別)で、設問数とボット数が異なる
  • 生成AI連携が無料:ファイルやURLの指定で会話データを作成でき、従量課金は発生しない
  • 複数のボットを運用できる:1つの契約で顧客向けのQ&Aから社内ヘルプデスクまで使い分けられる
  • セキュリティと運用基盤:不正アクセス・不正ログイン・脆弱性への対策、障害や災害時の復旧体制を公開

リクター

リクターの公式サイト。24時間365日・10分以内の応募者対応を訴求している

リードパスが提供する、応募者対応から面接設定までをSMSとチャットボットで自動化する採用特化型のサービスです。

複数の求人媒体から応募者情報を自動で取得し、応募から10分以内に面接案内のSMSとメールを自動送付します。面接の候補日はチャットボットが収集し、日時と場所の案内、前日のリマインドまで自動で送られる仕組みです。

主にアルバイト・パートや派遣スタッフの募集向けのサービスですが、中途採用や新卒採用でも利用できます。

URL: https://recctor.leadpath.co.jp/

  • 媒体応募の自動取り込み:複数の求人媒体から応募者情報を自動で取得する
  • 初動連絡の自動化:応募から10分以内にSMSとメールで面接案内を送付する
  • 未入力者への自動追跡:面接日程が未入力の応募者に3回まで自動でフォローする
  • 料金が公開されている:シングルプラン月27,000円、トータルプラン月48,000円から(いずれも税別)

TalkQA for Recruit

TalkQA for Recruitの公式サイト。学生からの質問に24時間答えるAIチャットボットと表示されている

エクスウェアが提供する、学生からの質問に24時間自動で応答する新卒採用向けのAIチャットボットです。

会社概要や募集要項などの質問テンプレートが用意されており、企業側は各質問への回答を用意するだけで導入できます。1つの回答に5~10通りの言い換えを登録しておくと、聞き方の違いをAIが吸収する仕組みです。

やりとりはログとして蓄積され、管理画面からリアルタイムでの閲覧とダウンロードができます。

URL: https://www.talkqa.com/talkqa_for_recruit/

  • 新卒採用向けのテンプレート:会社概要や募集要項の質問テンプレートが用意されている
  • 精度改善の仕組み:誤った回答にフィードバックを行い、学習させて精度を上げられる
  • LINE連携:LINEでの問い合わせ対応、就活生への一斉配信、ログの収集ができる
  • 料金が公開されている:初期費用220,000円、月額33,000円(税込)で、最低利用期間は3か月

5つのサービスはいずれも、問い合わせ対応や日程調整といった個別の業務を自動化するものです。一方で応募数や利用する求人媒体が増えてくると、初動連絡や追客、面接設定を応募者ごとに追いきれなくなる場面も出てきます。

採用管理システム(ATS)のなかには、チャットボット機能を備え、応募者情報の集約から選考状況の管理までを同じ画面で扱えるものもあります。

自社の採用規模と業務量に応じて、チャットボット単体で対応するか、応募者管理まで含めて見直すかを判断しましょう。

採用チャットボットの導入事例

各社が公開している事例で語られているのは、応募数のような直接の成果よりも、接点の増加や情報提供の改善といった変化です。

学生との接点を増やした事例

システム開発を手がけるティービーケー・システムエンジニアリングは、地元以外の大学で知名度が高くないことを課題としていました。

採用担当者が他業務と兼任で、採用に十分な時間を割けない事情も重なっていたそうです。同社は採用サイトのリニューアルにあわせて、RICOH Chatbot Serviceを導入しました。

公開後は比較的早い段階から問い合わせが入るようになり、内容は面談では聞きづらい給与面や待遇面が中心でした。直接話すことが得意ではない学生にとって、気兼ねなく質問できる接点になっているのではないかと同社は述べています。

応募数への影響までは追えていないとしながらも、学生の反応は前年より良好だったとのことです。

※出典:RICOH Chatbot Service「チャットボット導入で採用ブランディング強化に挑戦

新卒採用サイトの情報提供を強化した事例

空調熱源機器などを手がける昭和鉄工は、新卒採用サイトの立ち上げにあわせてさっとFAQを導入しました。入社1年目から2年目の若手社員がプロジェクトメンバーとなり、キャラクターとQ&Aの内容を企画しています。

公開後1か月間で、質問と回答の対にあたるコール数が1,000件を超えました。

採用そのものへの効果検証は難しいとしながらも、チャットボットを設置した採用サイトは社内外の評判がよく、企業イメージの向上につながったと同社は評価しています。

※出典:さっとFAQ「昭和鉄工株式会社様の導入事例

学生ごとに情報を出し分けた事例

セプテーニ・ホールディングスは、説明会での理解度や採用サイトで伝えられている情報が把握できないことを課題として、さっとFAQを導入しました。

採用サイト上に置いた誰でも使えるチャットボットと、応募者のマイページ内に置いたチャットボットを分け、提供する情報の粒度を変えています。

本番運用の開始から2か月で、コール数は3,400件を超えました。同社は今後、説明会への参加を促す使い方や、選考途中の離脱を減らす使い方まで広げたいとしています。

※出典:さっとFAQ「株式会社セプテーニ・ホールディングス様の導入事例

掲載した内容は、各社が公開している取材時点のものです(昭和鉄工は2020年4月、セプテーニ・ホールディングスは2019年3月の取材)。

採用チャットボットの導入から運用までの5ステップ

導入は、目的の設定からツール選定、シナリオ設計、公開、改善という5つのステップで進めます。応募者の体験を損なわずに工数削減と歩留まり改善を両立させるには、公開前の準備と公開後の見直しの両方が必要です。

ステップ①:目的とKPIを決める

最初に「応募率を上げたい」「日程調整の工数を減らしたい」といった目的を1つに絞り、初動の返信率、面接設定率、辞退率などの指標を決めましょう。

目的が曖昧なままだと、導入後に成果を評価できず改善も進みません。現在の数値を記録してから始めると、公開後の比較がしやすくなります。

ステップ②:ツールを選定する

目的が決まったら、必要な機能を洗い出して製品を比較しましょう。問い合わせ対応までで足りるのか、面接の日程調整まで自動化したいのか、生成AIで社内資料を参照させたいのかによって、候補は変わります。

選定の判断軸は前述の4つ(特化型か汎用型か、チャネル、連携、運用のしやすさ)にそろえて、同じ観点で各製品を比べましょう。候補を3つ程度に絞ってから詳細を確認すると、比較が長引きにくくなります。

ステップ③:シナリオを設計する

会話の流れは、応募者ができるだけ迷わない形に整えることが基本です。初期は設置箇所を絞り、必要な情報だけを無理なく回収できる設計にしましょう。

  • 応募者が実際に寄せてきた質問から着手する
  • 選択肢は1画面に収まる数にとどめる
  • 答えられない質問の受け皿として有人対応への導線を置く

想定質問をゼロから考えるより、過去のメールや電話で実際に聞かれた内容を集めるほうが精度は上がります

ステップ④:動作確認をして公開する

公開前には、社内で一度動かして確認する時間をとります。言い回しの違いや略称、想定外の質問で回答がずれないかを見て、違和感があれば選択肢や文言を調整しましょう。

つまずきやすい箇所は、導線を短くするか説明を補うと改善します。採用担当以外のメンバーにも試してもらうと、社内用語で書いてしまっている箇所に気づけるでしょう。

ステップ⑤:ログを見ながら改善する

公開後は、ログを見ながら改善を重ねるほど精度が上がっていきます。公開直後は確認の頻度を上げ、答えられなかった質問を追加しながら内容を整えましょう。

運用が安定してきたら、週次や月次で指標を振り返り、次の改善テーマを決めて継続的に見直します。募集要項や選考フローが変わったタイミングでは、必ず回答内容を更新しましょう

採用チャットボットに関するよくある質問

アルバイト・パートの採用でもチャットボットは使えますか?

使えますが、想定している採用区分は製品ごとに違うのが実情です。

アルバイト・パートや派遣スタッフの募集を主な対象とし、その領域の求人媒体との連携をそろえている製品もあれば、新卒の学生向けに機能を寄せている製品もあります。

自社が使っている求人媒体と連携できるか、検討中の製品の提供元に確認しましょう。

応募者の個人情報をチャットボットで扱っても問題ありませんか?

基本の考え方は応募フォームと同じです。応募者本人が入力画面に記入する形で個人情報を取得する場合、個人情報保護法では原則として利用目的を明示することが求められます。

氏名や連絡先、勤務希望条件をチャットボットで受け取るなら、何に使う情報かを取得の前に示しておきましょう。

あわせて、ログの保存期間、保存先、社内で閲覧できる範囲も決めておくと運用が安定するでしょう。アクセス制限やログイン管理といったセキュリティ機能の有無も、選定時の確認項目に加えることをおすすめします。

※出典:個人情報保護委員会「ガイドラインに関するQ&A Q4-17(直接書面等による取得)

チャットボットを導入すれば応募数は増えますか?

応募数そのものを増やす仕組みではありません。チャットボットが担うのは、応募を検討している人の疑問をその場で解消することと、応募後の対応を早めることです。

母集団が足りていない場合は、求人媒体の選び直しや求人票の書き方の見直しが先になります。すでに一定の応募がありながら面接設定まで進まずに終わっているのであれば、効果を確認しやすい状況といえるでしょう。

導入から公開まではどのくらいかかりますか?

製品と準備の進み方によって幅が出ます。回答データを用意すれば即日で公開できるものから、設定内容によって1週間から1か月程度かかるもの、本番稼働まで1か月程度を標準としているものまでさまざまです。

実際の期間を左右するのは、システムの設定よりも想定質問と回答の準備でしょう。募集要項の確定と回答の作成をいつまでに終えるかを先に決めておきましょう。

まとめ

  • 採用チャットボットは、問い合わせ対応、応募受付、面接の日程調整とリマインド、イベント案内、外国語の一次対応といった定型的なやりとりを自動化する仕組み
  • 導入で得られるのは工数削減だけではなく、応募直後に次のアクションへつなげられることによる歩留まりの改善や、質問ログを使った運用改善も期待できる
  • 選ぶときは、採用特化型か汎用型か、応募者の接点に合うチャネルか、応募者管理や日程調整と連携できるか、運用と改善を続けやすいかの4点で比較する

採用チャットボットの導入は、単なる効率化ではなく、定型的な対応を自動化して採用担当者が候補者の見極めと動機づけに時間を使うための取り組みです。

応募数や対応量が増えてくると、チャットボット単体では対応しきれない場面も出てきます。自社の採用規模と課題に応じて、業務の一部を自動化するのか、採用プロセス全体を見直すのかを見極めましょう。

判断の分かれ目になるのは応募の量です。月間100名以上の応募がある企業では、一元管理と自動化で減らせる手間も大きいでしょう

採用管理システム「RPM」は、チャットボットによる自動対応に加えて、400以上の求人媒体からの応募受付、SMS・メールによる初動連絡、面接予約までを一つの基盤で扱えます。

採用に関連する管理業務を自動化し、採用の質を高めたい企業様は、以下より詳細をご確認ください。

月100名以上の応募対応をチャットボットを含めて自動化する方法
「チャットボット単体では対応しきれない応募数になってきた」そんな方向けに、RPMの応募対応・自動化機能の詳細をまとめた資料を無料で公開しています。
  • 応募受付~面接予約までの自動化フロー
  • 未返信者への自動追客の設定例
  • 24時間365日止まらない面接予約の仕組み
採用業務の改善を検討されている方はぜひご活用ください。
RPM応募対応の自動化機能の図
髙田輝之
髙田輝之
エン株式会社(旧・エン・ジャパン)およびゼクウで営業部長を歴任。 15年以上にわたりHR業界に携わり、企業の新卒・中途採用支援を中心に、採用戦略設計・広告運用・採用管理システム(ATS)導入・歩留まり改善など、採用領域全般の課題解決に従事。現在はゼクウにて、採用管理やHRテクノロジーをはじめ、人材採用から定着・育成までをカバーするHR全体の仕組み最適化をテーマに、記事企画・監修・執筆を行っている。現場で培った知見を活かし、複雑な人事課題を構造的に整理し、読者が正しく判断できる情報発信を心がけている。

RPMの導入前に知っておきたいポイントをご紹介

目次[非表示]

  1. 採用業務でのチャットボット活用とは?仕組みと注目される背景
    1. ルールベース型とAI型の仕組みの違い
    2. 採用でチャットボットが注目される背景
  2. 採用チャットボットの主な活用方法
    1. 採用サイトでの問い合わせ対応
    2. 応募受付と希望条件のヒアリング
    3. 面接の日程調整とリマインド
    4. 会社説明会・採用イベントの案内
    5. 外国語での一次対応
  3. 採用活動にチャットボットを導入するメリット
    1. 定型対応の自動化で業務工数を減らせる
    2. 面接予約率と歩留まりを改善できる
    3. 入社後のミスマッチを防げる
    4. 質問ログが蓄積し採用改善に使える
  4. 導入前に知っておくべき注意点と対策
    1. 複雑な質問には答えられない
    2. シナリオとQ&Aの整備・更新に手間がかかる
    3. 応募数によっては費用対効果が合わない
  5. 採用チャットボットの選び方
    1. 採用特化型か汎用型か
    2. 応募者の接点に合うチャネルに対応しているか
    3. 応募者管理や面接日程調整と連携できるか
    4. 運用と改善を続けやすいか
  6. 採用活動でおすすめのチャットボットサービス5選
    1. サポートチャットボット
    2. RICOH Chatbot Service
    3. さっとFAQ
    4. リクター
    5. TalkQA for Recruit
  7. 採用チャットボットの導入事例
    1. 学生との接点を増やした事例
    2. 新卒採用サイトの情報提供を強化した事例
    3. 学生ごとに情報を出し分けた事例
  8. 採用チャットボットの導入から運用までの5ステップ
    1. ステップ①:目的とKPIを決める
    2. ステップ②:ツールを選定する
    3. ステップ③:シナリオを設計する
    4. ステップ④:動作確認をして公開する
    5. ステップ⑤:ログを見ながら改善する
  9. 採用チャットボットに関するよくある質問
    1. アルバイト・パートの採用でもチャットボットは使えますか?
    2. 応募者の個人情報をチャットボットで扱っても問題ありませんか?
    3. チャットボットを導入すれば応募数は増えますか?
    4. 導入から公開まではどのくらいかかりますか?
  10. まとめ