選考辞退メールにどう返信する？ケース別のポイントと例文を紹介

人事担当者として採用活動に携わっていると、選考を辞退する応募者に遭遇することがあります。メールで選考辞退の連絡を受け取ったとき、どのように対処すればよいか分からない方もいるのではないでしょうか。この記事では、選考辞退メールへの返信方法と誤解を防ぐために押さえておきたいポイントを紹介します。

応募者が選考を辞退する主な理由

選考中に応募者が辞退する理由はさまざまです。よくある辞退理由には、以下のようなものがあります。
 
・オファーされた条件が合わなかった
・志望度が高い別の企業に採用された
・選考担当者の印象が良くなかった
・入社日が合わなかった
・求人情報の記載事項と異なる点があって不信感を抱いた
 
多くの場合、応募者が望む条件と企業がオファーした条件が合わないときに選考を辞退されます。辞退率を少しでも下げたいと考えているのであれば、募集段階で条件を明記し、誤解が生じないようにしましょう。
 
求人条件がマッチし志望度が高い場合でも、先に他社の採用が決まったことで、選考を辞退するケースも多くあります。複数の採用媒体を用いて、同時に多くの採用候補者とのやりとりをする事で、返信漏れや返信までに時間がかかってしまいます。
 
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選考辞退がよくあるタイミング

採用活動の中で、応募者に選考を辞退されやすいタイミングは以下の3つです。
 
・書類選考通過後
・面接実施中
・内定後
 
選考中だけでなく、選考を通過して内定が出た後に辞退する応募者もいます。企業にとってはいつ選考辞退メールが届くか分からないという不安もあるでしょう。必ずしも自社に過失があるとは限りませんが、適切に対処できるように準備しておくことが大切です。

【受諾する場合】選考辞退メールへの返信のポイント

応募者から選考を辞退するメールを受け取ったときは、適切に対応しなければなりません。選考辞退はそのまま受け入れるのが一般的です。基本的な返信方法として押さえておくとよいでしょう。ここでは、選考辞退を受け入れるメールを返信する際のポイントを紹介します。

了承したことを本文に簡潔に記載する

基本的なあいさつの後、選考辞退を了承したことを本文に明記します。「選考を辞退されるとのこと、承知いたしました」のように簡潔に記載するとよいでしょう。
 
ビジネスメールは、伝えたい情報を簡潔に盛り込んで相手が誤解しないように書くのが基本です。メールを書き終えたら読み直して、誰が見ても誤解がない文面になっているか確認してから送信することをおすすめします。

選考書類の取り扱いを記載する

書類選考や面接まで進んでいて、履歴書や職務経歴書を提出してもらっているケースでは、選考書類をどのように取り扱うかを伝えます。
 
選考書類は自社で処分するか返却するのが一般的です。メールには「選考書類は弊社で責任を持って破棄いたします」「選考書類は記載されている住所宛に返送いたします」のように取り扱いを明記しましょう。選考書類の処理方法を伝えることで、個人情報を取り扱う責任を重大なものと考えていることが伝わります。

できるだけ早く返信する

ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーです。選考辞退メールを受け取ったら、翌営業日までに返信することを心掛けましょう。早く返信することで、応募者はメールが届いたことが分かり、安心して次に進めます。
 
選考を辞退されても、応募者が自社と全く関わらないとは限りません。取引先として関わるケースや転職で再び検討してもらえるケースがあることを考えると、自社に対する良い印象を保つことは大切です。

【引き止める場合】選考辞退メールへの返信のポイント

企業が採用したいと熱望していた人材から選考辞退メールが届くと、引き止めたいと考えるケースもあるでしょう。そのようなときは、応募者に歩み寄る姿勢を見せるのがおすすめです。ここでは、引き止める場合の返信メールのポイントを紹介します。

辞退理由を教えてもらえるようにお願いする

選考辞退メールを受け取ったら、連絡をくれたことに感謝した上で、辞退理由を教えてもらえるようにお願いするとよいでしょう。
 
具体的には、「差し支えなければ辞退する理由をお伺いできますでしょうか」と応募者が答えやすい形で聞きます。辞退理由を教えてくれない場合や返信がない場合も考えられますが、そのようなときはしつこくメールを送らずに諦めたほうがよいでしょう。

面談の用意があることを伝える

どうしても採用したいという意思がある場合、面談の用意があると提案するのもひとつの方法です。条件面で譲歩する考えがあることを記載し、面談の機会を設けたいと率直に伝えるとよいでしょう。
 
自社で働いてほしいという気持ちやより良い条件を提示する意思が伝えられれば、再度検討してもらえるかもしれません。辞退理由を聞くときと同様、辞退の意思が固いことが分かったら、引き止めることはやめましょう。

選考辞退メールへの返信でありがちなNG対応

応募者から選考辞退メールが届いたときのNG対応も見てみましょう。ここで紹介する3つのNG対応をすると、応募者が自社に対して悪い印象を抱きかねません。ビジネスマナーを意識すれば問題ありませんが、最後まで適切に対処するために、どのような対応をしてはいけないのかを覚えておきましょう。

返信しない

受け取ったメールに返信するのはビジネスの基本であり、返信しないで放置するのはNGです。企業から返信がなければ、応募者はメールが届いたのか、きちんと読んでもらえたのかを判断できません。
 
応募者が次に進めるように、選考担当者は翌営業日までの返信を意識しましょう。「自分が応募者の立場だったらどのように対応してほしいか」を考えることが大切です。

しつこく引き止めメールを送信する

採用したかった応募者から選考を辞退された場合、何とかして引き止めたいと考えるでしょう。しかし、引き止めたいと思うあまり、しつこくメールを送ることはマナー違反です。
 
条件面の譲歩や面談のオファーに関するメールは問題ありませんが、拒否された場合や返信がなかった場合に何度も送信することは避けましょう。何度もメールを送信することは迷惑行為であり、自社の印象を悪くしかねません。

基本的なマナーを押さえていない

選考辞退メールに対する返信もビジネスメールのひとつです。基本的なマナーを守ってメールを作成しましょう。
 
長文メールや要点が伝わりにくいメール、無駄が多いメールのような基本的なビジネスマナーを押さえていないメールは応募者からの印象が悪くなります。将来的に取引先や顧客として関わる可能性や転職先として検討してもらえる可能性を考えると、マナーを軽視することは避けたほうが賢明です。

電話で連絡する

ビジネスにおいて、メールの返信はメールでするのが基本です。メールの返信で電話するのはマナー違反と考える方もいます。選考辞退メールに対して電話で連絡することは避けましょう。
 
特に、採用したいと考えていた応募者から選考辞退メールを受け取ると、引き止めるために電話で直接話したいという気持ちになるかもしれません。しかし、メールの返信はメールという基本を徹底し、感情に動かされないようにしましょう。

【ケース別】選考辞退メールへの返信例文

選考辞退メールに対する返信のポイントを把握した上で、具体的な例文を参考にしてメールの書き方をチェックしましょう。自社の状況に合わせてアレンジするのがおすすめです。ここでは、受諾する場合と引き止める場合の例文とポイントを紹介します。

受諾する場合

上記の例文では、選考辞退を承諾したことと応募書類を返送することを明記しており、必要な情報が過不足なく盛り込まれています。また、誤解を招くような表現もありません。
 
件名だけで選考辞退メールへの返信であることが分かるのも重要なポイントです。言葉遣いを含め、ビジネスマナーをきちんと押さえた好印象なメールと言えるでしょう。

引き止める場合

上記の例文では、辞退の理由を簡潔に質問しつつ譲歩する用意があることを伝えています。条件面が理由で辞退した応募者であれば、再考の余地があるかもしれません。メールが長すぎて読みにくいということもなく、視認性にも問題はありません。

応募者からの選考辞退を減らす方法！

応募者が選考を途中で辞退する理由はさまざまですが、中には「企業の連絡が遅かった」といった対応の悪さに不信感を抱くケースがあります。条件面が理由の辞退は防げなくとも、対応の悪さによる辞退は企業の取り組みによって大きく減らせるでしょう。
 
応募者に対するスピーディーな対応に役立つのが、ゼクウの採用管理システム「RPM」です。RPMを導入することで業務を効率化でき、選考の遅れやミスマッチによる辞退を防ぎやすくなるでしょう。

応募者の情報を一元管理

RPMで応募者の情報を一元管理すれば、連絡業務を効率化できます。メールやSMS、メッセージアプリと連携したスピーディーな連絡が可能です。
 
他にも、一人一人の選考進捗状況を自動で管理できるのも大きなメリットと言えるでしょう。採用活動に関する雑務の大部分を自動化し、対応の遅れや漏れを防げます。担当者間の情報共有もスムーズになるため、複数の選考担当者が業務に携わるときも効果的です。
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自動面接予約でスムーズな選考

採用活動では、面接日程の調整も手間がかかる仕事です。応募者と選考担当者のスケジュールをうまく合わせなければなりません。
 
RPMを導入すると、システムが自動で面接をスケジューリングします。営業時間外や休日でも選考担当者に代わって面接日程を調整するため、業務効率化という面で力強い味方になるでしょう。調整業務を自動化することで、選考担当者は面接の準備をはじめとしたコア業務に注力できます。

媒体連携で効率的な採用業務が可能

自社が利用している求人媒体から応募者の情報を自動で取得し、データベース化できるのもRPMの魅力です。この機能を実装しているシステムはいくつか存在しますが、RPMは400以上の求人媒体（約95％の媒体をカバー）に対応しています。対応する媒体は、全国展開する有名求人媒体から地方特化型の媒体までさまざまです。
 
取得スピードが速く、常に最新の情報にアップデートできます。手間がかかる応募者管理を効率化したいのであれば、ぜひRPMをご利用ください。

まとめ

採用活動では、さまざまな理由で選考を辞退する応募者がいます。選考辞退メールを受け取ったときは、基本的なビジネスマナーを押さえつつスピーディーな返信を心掛けましょう。
 
企業ができる対策をして選考辞退を防ぐことも重要です。選考辞退対策のひとつとして業務の効率化を目指すのであれば、RPMの導入をご検討ください。RPMを導入して採用業務を効率化することで、対応の遅れや漏れが原因の選考辞退を防げるでしょう。気になる方はゼクウまでお問い合わせください。

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