採用選考フローとは？作る目的やメリット、設計のポイントを紹介

採用選考フローは、応募者の管理やスケジュールの進捗などを可視化するために欠かせないものです。しかし、どのように設計すればよいのか分からない担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこでこの記事では、採用選考フローの設計手順やポイント、注意点などを詳しく紹介します。

採用選考フローとは

採用選考フローについて、言葉の意味を理解している方は多いでしょうが、具体的に何をするのかは分からない方もいるのではないでしょうか。ここでは、採用選考フローとは何かを詳しく解説します。

企業による採用活動の流れ

採用選考フローとは、募集から入社までの採用活動の一連の流れを可視化したものを指します。新卒・中途、人数、役職などによって流れが変わることはありますが、一般的には次のフローをたどります。
 
・求人掲載
・応募
・書類選考
・適性検査
・面接
・内定／内定者フォロー
・入社
 
進捗が遅れないよう、選考の流れを事前に把握しておきましょう。

採用計画に沿って進行する

企業の採用活動の指標となる計画を「採用計画」と呼びます。経営方針や事業計画にもとづき、「いつまでに」「どのような人材を」「何人」採用したいのか、まずは計画を立てましょう。採用計画に沿って進行しないと目的が曖昧になり、必要な人材の確保ができなくなる可能性があります。
 
少子高齢化によって労働人口が減少している昨今、採用難が続いている企業もあるでしょう。理想の人材を効率よく採用するためにも、採用計画は入念に作成しなければなりません。

採用選考フローを作るメリット

採用選考フローを立てるのは簡単ではありません。さまざまな業務で忙しい人事担当者であれば、なおさらでしょう。しかし、採用選考フローは手間をかけてでも作るメリットがあります。ここでは、その代表的なメリットを2つ紹介します。

採用プロセスを確認しやすい

採用選考フローを作れば、選考状況や進捗を細かく確認しやすくなります。採用選考フローがない状態で選考を進めると、「書類選考通過者は誰なのか」「何人が面接を受けたのか」といった情報をうまく共有できないことがあります。
 
経営層や各部署ともスムーズに連携するために、採用選考フローは書かせません。伝達ミスを防げる他、採用に関わる全ての人の負担を軽減する役割も果たします。 

採用の質を高められる

採用選考フローを作成し、各工程の状況やデータを取ることで、採用の質を高められます。採用現場では思うような人材が集まらないことも珍しくありませんが、データさえ取っていれば、どのフローに問題があったのかを検証できます。
 
逆もしかりで、スムーズに人材を確保できた場合は、なぜうまくいったのかを分析可能です。採用活動の始めから終わりまでを俯瞰できれば、見直しや再構築がしやすくなり、次の採用活動にも生かせるでしょう。

採用選考フローの設計手順

採用選考フローの設計手順を間違えると、かえって採用管理が難しくなってしまう恐れがあります。ここで紹介する採用選考フローの設計手順を押さえておきましょう。

採用スケジュールを考える

まずは、「いつまでに」「何人欲しいか」を決めるスケジュールを立てます。時期や社内のリソースなどを加味しながら、具体的に計画を練っていきましょう。
 
ゴールから逆算して考えるのも良い方法です。内定式や入社式の日時は事前に決まっているでしょうから、それまでに終えなければいけないことを洗い出してみるとよいでしょう。
 
採用活動に関わるのは人事担当者だけではないため、経営層や各部署と調整しながらスケジュールを組んでみてください。 

採用したい人材の策定

どのような人材を採用したいのか、ターゲットの明確化も重要です。採用したい人材象が明確でないと、入社後のミスマッチが発生してしまいます。入社してほしい人材像を明らかにすれば、ミスマッチが起きない広告を打てるようになります。社内全体でよく話し合い、上層部とずれが生じないよう、擦り合わせておきましょう。 

採用の最終目標を決める

採用活動後にどのような結果が欲しいのかも明確にしておきましょう。例えば、「人材の穴を補填して生産量を維持したい」「新規事業の一員として結果を出してもらいたい」といった具合です。
 
ゴールが曖昧だと、採用活動中に迷いが生じるだけでなく、効果測定も難しくなる傾向があります。前述の「採用したい人材の策定」とも似ているため、同時に決めるのもよいでしょう。 

募集チャネル選定・運用

採用チャネルにはオフラインとオンラインが存在します。オフラインとはチラシや雑誌などで、オンラインは求人サイトや自社のホームページなどが該当します。
 
近年ではオンラインが主流ではありますが、年齢層によってはオフラインで情報を集める層もいるため、リーチしたい人物像に応じて使い分けることが大切です。あるいはどちらも利用するなど、社内でよく話し合いましょう。

採用選考フローの例

ここでは、採用選考フローの例を4つ紹介します。よくある例が自社の採用に役立つこともあるでしょう。取り入れ可能なものは取り入れ、スムーズに選考を進めてください。

標準型

標準型の採用選考フローは以下のとおりです。
 
1.企業情報・求人情報を公開
2.プレエントリー
3.企業説明会
4.本エントリー受付・応募書類の提出
5.選考開始
6.試験実施（筆記試験・適性検査など）
7.面接
8.内定・定者フォロー
9.入社
 
一般的にはプレエントリー後に企業説明会を実施し、書類選考、筆記試験、面接と順に進めていきます。面接は一次面接、二次面接と、段階を分けて進めることが多いです。

説明会・選考一体型

説明会・選考一体型は、企業説明会と一次選考を同日に行うことから、スピーディーに選考を進めたい場合におすすめです。採用選考フローは以下のとおりです。
 
1.企業情報・求人情報を公開
2.プレエントリー・応募書類提出
3.企業説明会・一次選考
4.本エントリー受付
5.試験実施（筆記試験・適性検査など）
6.面接
7.内定・内定者フォロー
8.入社
 
応募者にとっても、企業説明会と一次選考を同日に行う分、会場までの交通費や出向く労力を軽減できるメリットがあります。ただし、応募者の数が多い場合は会場のキャパシティが追いつかない可能性があり、注意が必要です。

筆記・面接試験一体型

筆記・面接試験一体型は、筆記試験と一時面接を同じ日に行う採用選考フローです。具体的には以下のとおりです。
 
1.企業情報・求人情報を公開
2.プレエントリー
3.会社説明会と選考
4.本エントリー受付・応募書類提出
5.試験・面接
6.内定・内定者フォロー
7.入社
 
筆記試験と一次面接の結果を総合的に見られるため、より柔軟な選考が行えるメリットがあります。採用工数や会場費用などのコスト・手間を短縮できる点も魅力でしょう。ただし、応募者の拘束時間が長くなるため、時間管理や休憩室を確保する必要があります。

試験選考型

採用フローにおいては、会社説明会を実施してから選考を行うのが一般的ですが、試験先行型は企業説明会の前に試験を先に行います。具体的には以下のフローで進みます。
 
1.企業情報・求人情報を公開
2.プレエントリー・試験実施
3.企業説明会
4.本エントリー受付
5.面接
6.内定・内定者フォロー
7.入社

試験先行型は企業説明会の前に応募者を絞り込めるため、応募者の数が多い場合に有効です。ただし、応募者側に「企業説明会にすら参加できない」といった印象を与えてしまう恐れがあるため注意しましょう。企業説明会の前に選考が行われることをあらかじめ伝えておくことが大切です。

採用選考フローを活用する際のポイント

苦労して採用選考フローを作成しても、それが採用活動に生きなければ意味がありません。ここで紹介する、採用選考フローを活用する際のポイントを押さえておきましょう。代表的なものを3つ紹介します。

採用者が安心して入社できる環境を整える

理想の人材と巡り会えて内定を出したのに、辞退されては本末転倒です。しかし応募者にも選ぶ権利があるため、内定辞退を受けないように注意する必要があります。内定辞退を防ぐために、以下を心がけてみてください。
 
・採用面接で自社の魅力を伝える
・内定通知は早めに送る
・内定者の悩みや不安をヒアリングしておく 

新卒と中途では選考フローを変える

選考の内容も含め、採用選考フローは新卒と中途では異なるものにすることが大切です。なぜなら一般的に新卒・中途では、募集するターゲットや目的が異なるためです。新卒は将来性やポテンシャルを見込んで採用することが多いですが、中途採用は即戦力を求めるのがセオリーでしょう。効率的に採用活動を実施するためにも、採用選考フローはターゲットに応じて柔軟に変更しましょう。 

採用要件の見直しを視野に入れる

採用選考フローは定期的に見直すことも大切です。計画どおりに採用が進まない場合、どこかの工程で問題が発生しているといえます。どの工程で問題が発生しているのか見直し、場合によっては内容を変更する決断も必要になるでしょう。
 
例えば、書類選考を通過する応募者が少ない場合は、採用要件が厳しすぎる可能性があります。内定辞退が多い場合は、内定者フォローが適切ではない可能性があるでしょう。このように、どの段階で歩留りが起きているのか把握し、対処することが大事です。

採用活動における注意点

採用活動にはいくつかの注意点があります。気をつけて進めないとミスマッチが発生したり、内定辞退が多かったりと、問題が残ることも少なくありません。ここでは、採用活動における注意点を5つ紹介します。

企業と採用者のマッチングを重視する

自社と応募者とのマッチングは必ず重視しましょう。入社後のミスマッチは早期退職につながり、採用コストや教育コストが無駄になってしまいます。双方にとって良いことは一つもありません。
 
また、ミスマッチが起こりうる人材の応募が多かった場合、どのような点で認識のずれが生じていたのかをチェックすることも大切です。そうして応募要件をまとめていけば、よりターゲットにマッチした訴求ができるでしょう。

評価基準を明確にする

公平に選考を行うためには評価基準を明確にすることが大切です。面接官によって評価基準がバラバラだと公平な選考が行われず、ミスマッチが発生しやすくなります。また面接官の意見が食い違うことで、採用可否の判断に時間がかかってしまう恐れもあるでしょう。
 
このような事態を防ぎつつ、誰が面接してもマッチ度が高い人材を確保するためには、評価基準を擦り合わせる必要があります。評価基準を明確化することは、属人化を防ぐ上でも重要です。

応募者管理を徹底する

応募者が多いと、その分だけ人事担当者の不安が増えます。そもそも、人事担当者は応募者対応だけでなく、各部署や経営層とも調整する業務もあり、多忙でしょう。
 
とはいえ、忙しいからといって応募者対応を疎かにすれば不信感を与えてしまい、応募・内定辞退につながりかねません。応募者管理を徹底するためにも、何らかのシステムを導入して管理したほうがよいでしょう。

入社前に採用者の不安を取り除く

内定辞退を防ぐためには、内定者フォローをして不安を取り除くことが大切です。社会人経験がない方は特に、自分が会社で働いているイメージがつきにくいものです。「入社したらどのように働くのか」「期待どおりに活躍できるのか」「上司とうまくやれるだろうか」など、さまざまな不安を抱える人もいるでしょう
 
そういった不安や悩みは事前にヒアリングし、できるだけ取り除いてあげしましょう。具体的には、「内定者懇親会」「社員との懇親会」「オフィス見学」「先輩社員との個人面談」などを実施してコミュニケーションを取ることです。 

人が対応する業務と対応しない業務を分ける

採用活動にかかる工数の削減にも目を向けるようにしましょう。やるべきことが減れば、人事担当者の負担が軽減できるだけでなく、コア業務に注力できる余裕が生まれます。
 
おすすめは、採用管理システムを導入することです。多くの採用管理システムでは、応募者の情報を一元管理でき、応募者対応を自動化できます。タスク管理機能やアラート機能なども備わっていれば、業務の漏れを減らせるでしょう。

まとめ

採用活動の一連の流れを可視化する選考フローは、プロセスを確認しやすくなるだけでなく、採用の質を高める効果があります。「標準型」「説明会・選考一体型」などいくつか種類があるため、自社の目的や求める人材像に合わせて選んでみてください。

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