採用管理における課題とは？企業が抱えがちな問題や解決方法を解説

良い人材を確保するには適切な採用管理が重要ですが、人事担当者が忙しかったり、採用コストが膨らんだりと、さまざまな課題が生じることがあります。

一つひとつ解決するほかありませんが、とはいえ何から手をつければよいのか分からないケースもあるのではないでしょうか。 

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、採用管理における課題と解決策をあわせて紹介します。解決策となり得る採用管理システムについても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

採用管理で課題になりがちなもの

採用管理がうまく機能していないと感じる場面は、多くの場合いくつかの共通したパターンに当てはまります。

応募者の増加や採用媒体の多様化が進むなかで、これまでのやり方では対応しきれなくなり、情報の抜け漏れや対応の遅れが生じやすくなっているのです。

ここでは、企業の採用担当者が実際につまずきやすい代表的な4つの課題を取り上げ、それぞれがなぜ起こり、どのような影響を及ぼすのかを整理します。

応募者情報がExcelやメールに分散し一元管理できていない

応募者情報を媒体ごとのExcelやメールで管理していると、最新状況がどこにあるのか分からなくなります。

複数の採用媒体を使うほどデータは分散し、同じ応募者の情報を二重に入力したり、転記ミスが起きたりします。担当者が情報を探すだけで時間を取られ、本来注力すべき応募者対応に手が回らなくなる状況が生まれます。

媒体が増えるほど、管理の負担は次のように積み重なっていきます。

選考の進捗状況や対応漏れが可視化されていない

情報を集約できていたとしても、情報が「今どう動いているか」を把握できていなければ意味がありません。

応募者が今どの選考段階にいるのか、誰が対応すべきなのかが一覧で見えないと、対応漏れが発生します。書類選考の結果連絡が遅れたり、面接日程の調整が止まったまま放置されたりすると、応募者の志望度は下がります。

特に応募者が多い時期は、一人ひとりのステータスを記憶や個人管理に頼ることになり、優秀な人材を取りこぼすリスクが高まります。

採用担当者間や現場との情報共有・連携が遅れる

選考の進捗管理は、採用担当者一人で完結するものではありません。採用は人事担当者だけでなく、面接を担当する現場の社員や役職者も関わります。

しかし評価コメントや選考の判断材料が個別のメールや口頭で共有されると、情報が分断され、次の選考への引き継ぎが滞ります。

連携が遅れると、こうした影響が連鎖します。

• 評価コメントが集まらず合否判断が遅れる
• 面接担当者への情報共有が間に合わない
• 同じ質問や確認のやり取りが繰り返される
• 応募者への連絡スピードが落ち辞退につながる

採用データを蓄積・分析できず改善につなげられない

応募者数や媒体ごとの応募単価、書類通過率や面接通過率、内定承諾率といった採用活動の成果を示す数値を、Excelや個人の記憶に頼って管理していると、それらが一か所に蓄積されず後から振り返れる形で残りません。

その結果、どの媒体からの応募が実際の採用につながったのか、どの選考段階で応募者が多く離脱しているのかを分析できず、次の採用活動が毎回手探りになります。

特に分析できないまま放置されやすいのは、次のような指標です。

こうした数値を振り返れないまま感覚や経験だけに頼った採用が続くと、採用コストの無駄や同じ失敗の繰り返しに気づけないまま、改善の機会を逃してしまいます。

なお、採用全体の課題や解決策についてはこちらの記事でも解説しています。

採用管理の課題を解決するためのアイデア

ここまで見てきた課題は、いずれも情報が分散し、流れが見えず、振り返りができないという共通点を持っています。

裏を返せば、応募者情報を一か所に集め、選考の流れを見える化し、関係者で共有し、データとして蓄積するという仕組みを整えれば、多くの課題は連動して解消に向かいます。

ここでは前章で挙げた4つの課題に対応する形で、具体的な解決のアイデアを順に紹介します。自社で取り組みやすいものから検討してみてください。

採用管理システムで応募者情報を一元管理する

採用管理システムを利用することで、媒体ごとに分散していた応募者情報を一元管理できます。採用管理システムとは、求人媒体からの応募受付から書類選考、面接、内定までの一連の採用業務を一つのツール上で管理できるシステムです。

複数の求人媒体からの応募を自動で取り込めるため、転記や二重入力の手間がなくなり、入力ミスも防げます。

応募者の基本情報から選考履歴、やり取りの記録までを一画面で確認できるようになり、担当者が情報を探す時間を削減して応募者対応に集中できる環境が整います。

Excel管理と採用管理システムでは、情報の扱いやすさに次のような差が生まれます。

選考ステータスを可視化し対応漏れを防ぐ

情報を集約したうえで、各応募者が今どの選考段階にいるのかを一覧で見える化すれば、対応漏れを防げます。

書類選考中、面接調整中、結果連絡待ちといったステータスを色分けやリストで整理できれば、次のような対応漏れを防げます。

• 結果連絡が遅れたまま放置される
• 面接日程の調整が止まっている
• 対応すべき担当者が決まっていない
• 期日が近い応募者を見落とす

対応が滞っている応募者をすぐに把握できるようになり、結果連絡の遅れによる志望度の低下や、優秀な人材の取りこぼしを未然に防ぐことにつながります。

選考ステータスの可視化や管理方法については下記で詳しく解説しています。

評価・コメントを共有し関係者の連携を効率化する

選考に関わる人事担当者と現場の面接官が、同じ画面で評価やコメントを共有できれば、連携は大きく効率化します。

面接後の評価を所定のフォーマットで入力・蓄積する仕組みがあれば、判断材料が個人のメールや口頭に埋もれることなく、関係者全員がすぐに確認できます。

フィードバックが集まるスピードが上がることで合否判断が早まり、選考中に応募者が他社へ流れてしまうリスクを抑えられます。

フォーマットの作成方法については下記で解説しています。

歩留まりや媒体別成果を分析し採用活動を改善する

蓄積された採用データを分析できる仕組みがあれば、感覚に頼っていた採用活動を数値にもとづいて改善できます。

応募から内定までの各段階の歩留まりを可視化すれば、応募者が離脱しやすい選考段階を特定して対策を打てます。さらに媒体別の応募数や採用実績、費用対効果を比較できれば、成果の出ている媒体に予算を集中させ、採用コストの最適化を進められます。

分析によって、次のような改善アクションが取れるようになります。

なお、こうした応募者情報の一元管理から選考の可視化、データ分析までを一つのツールで完結できると、課題解決の効果はより高まります。

たとえば採用管理システム「RPM」では、歩留まりファネルの可視化や媒体別成果の比較、採用コストとROIの管理といった分析機能を備えており、分析から改善までを一体で進められる点が特徴です。

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採用管理システムの導入は課題の解決になる？

採用管理システムとはその名のとおり、採用管理ができるシステムで、人事担当者の仕事をサポートしてくれるツールです。ここでは採用管理システムとは何かを簡単に解説します。

採用管理システムとは？一般的な仕組み

採用管理システムとは、採用に関する情報を一元管理し、業務を効率化できるシステムです。

提供会社によって実装されている機能や種類は異なりますが、一般的には応募者の属性や選考状況、採用スケジュールなどをまとめて管理できます。

採用管理システムで実現できること

採用管理システムでは、以下の管理を行えるのが一般的です。

• 応募者の個人情報（名前・住所・年齢など）の管理
• メールの管理
• 求人媒体の管理
• 採用タスクの管理
• 採用ページの作成

システムによっては他にもたくさんの便利機能を備えています。「できることが多い＝使い勝手が良い」とは限らないため、どのような機能が必要かを見極めましょう。

なお、おすすめの採用管理システムは下記で紹介しています。

採用管理の課題解決のためにシステムを導入するメリット

採用管理システムの導入には費用がかかりますが、現場で抱える課題を改善・解決できる可能性は大いにあります。

「人事担当者の負担を軽減したい」「内定辞退を防ぎたい」といった課題が生じている場合は、導入を検討してもよいでしょう。ここでは、採用管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

採用業務の効率化を図れる

採用管理システムを導入する最大のメリットといえるのが、「採用業務を効率化できる」ことです。

また、応募者の情報をすぐに呼び出すことができる上、応募者対応を自動化してくれる機能が備わっている採用管理システムもあり、採用数の改善にもつながります。

人事担当者が人力で行っていた多くのことをシステムに任せれば、リソースに余裕ができ、採用活動全体を円滑に進められるでしょう。

データに沿った採用戦略を立てられる

採用管理システムなら、応募者数や選考状況、内定率などのさまざまなデータを記録・保管できます。過去数年分のデータを振り返ることで、応募者の傾向や自社の採用における課題も見えてくるでしょう。

そういったデータ分析によって、数値を根拠にした客観的な採用戦略が立てられます。データを管理・分析してPDCAサイクルを回すことで、精度の高い採用戦略が立てられるようになるでしょう。

求人サイトと応募情報を自動反映できる

「どの求人サイトから何人応募があったのかを把握できない」といった声をよく聞きますが、多くの採用管理システムは求人サイトと連携が可能です。

求人サイトと連携させれば、複数の求人サイトを利用していてもそれぞれの媒体から応募者情報を自動で反映できます。

求める人物像によってマッチする求人サイトが異なるため、各サイトの集客率を把握する意味でも、採用管理システムは大いに役立つといえるでしょう。

▶︎「RPM」の求人媒体連携機能を詳しく見る

採用ページの作成ができる

中には採用ページを作成する機能が備わっている採用管理システムもあります。採用管理システムで採用ページを作成すれば、Web制作会社などに外注するコストを抑えられるでしょう。

自社サイトだけで応募者を確保できるようになれば、求人サイトや人材紹介会社を利用するコストを抑えられるのも大きなメリットです。

採用ページの作成も見越して採用管理システムを選ぶ場合は、使いやすさはもちろん、デザインパターンの豊富さもチェックしましょう。

採用管理システムの選び方・ポイント

さまざまな採用管理システムが販売されている中、どのような点に注意して選べばよいのか分からないという方もいるでしょう。そこでこの項目では、採用管理システムのおすすめの選び方・ポイントを5つ紹介します。

自社の規模に合ったものを選ぶ

採用管理システムにかかる初期費用やランニングコストは製品によって異なります。多くの機能が搭載されている高額な製品を選んでも、使いこなせずにコストだけかかってしまえば意味がありません。

まずは自社が採用管理システムにかけられるコストがいくらなのか明確にし、予算に沿った無理のない価格帯のものを選ぶことが大切です。

解決したい課題に合ったものを選ぶ

採用管理システムによって特徴や強みが異なります。大切なのは、自社の採用課題が解決できるものを選ぶことです。

例えば応募者数を増やしたいのであれば、求人検索エンジンに対応したシステムや、採用ページを作成する機能が備わっているものを選ぶとよいでしょう。また、選考管理を効率化したい場合は、情報共有に特化したものが役立ちます。

このように、まずは自社の採用課題を明確にしてから採用管理システムを選ぶとスムーズです。

操作性に優れたものを選ぶ

社内全体で採用管理システムを使いこなすためにも、操作性に優れたものを選ぶことが大切です。操作方法が複雑なものは覚えるのに時間がかかる上、システムの定着を阻害する原因になります。

操作性に優れているかどうかは実際に使ってみないと分からないことが多いため、トライアル期間などを利用し、感触を確かめてみてはいかがでしょうか。

他のシステムとの連携ができるものを選ぶ

採用管理システムの多くは、他のシステムと連携可能です。すでに使っているシステムと連携できれば、スムーズにデータを引き継ぐことができるでしょう。

もし連携ができない場合は、人事担当者が人力で対応しないといけない場合もあります。仕方がないとはいえ、情報量が多いほど担当者にかかる負担が大きく、ミスの原因になりかねません。以上から、既存のシステムと連携ができるかは非常に重要といえます。

利用中・利用予定の求人媒体が連携できるかで選ぶ

採用管理システムには求人媒体との連携機能が備わっているのが一般的ですが、全ての媒体に対応しているわけではありません。製品によっては、「Aの求人媒体には連携できてもBはできない」といったケースも起こり得ます。

採用にかかる管理の工数を減らすためにも、利用中、あるいは利用予定の求人媒体と連携できるものを選びましょう。

また、求人媒体の連携に対して、どこまで自動化できるのかも大事なポイントです。手動連携だと手間がかかり、人事担当者の負担が軽減されにくいといえます。

採用管理システムを導入する際に注意すべきこと

採用管理システムには魅力的なメリットがある一方で、導入に際して注意すべき点がいくつかあります。導入した後で後悔しないよう、事前に注意点を知っておきましょう。

システムの定着に時間がかかる

採用管理システムを人事担当者以外が利用するケースも少なくないでしょう。社内全体で利用する場合、採用管理システムを使いこなせるかどうかが問題になりがちです。

システムそのものが定着するまでには一定の時間がかかることも予想できます。そのため、操作マニュアルの整備や研修の実施などが必要でしょう。

なお、採用管理システム導入のアフターサービスとして、さまざまなサポートをしてくれるシステム会社もあります。導入サポートを受けられるのであれば、フル活用したほうがお得です。

ランニングコストが発生する

初期費用だけでなく、月々数万円のランニングコストが発生します。固定費が増すくらいなら、エクセルを用いた採用管理のほうがよいという企業もあるでしょう。

初期費用やランニングコストはシステムによって異なるため一概にはいえませんが、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

求めている機能があるとは限らない

採用管理システムによって搭載されている機能や使い方が異なる以上、求めていることができるとは限りません。自社の採用課題を解決できる機能が備わっているのか、下調べをきちんと行いましょう。

なお、盛りだくさんの採用管理システムが「良い製品」かどうかは別問題です。必要のない機能が搭載された採用管理システムは、見方を変えればランニングコストの負担といえます。多くの採用管理システムを比較し、機能とコストのバランスが良いものを選んでください。

システムに振り回される可能性がある

自社が計画していた採用フローと、採用管理システムの処理フローが異なる場合があります。システムに従って採用管理をするのであれば、採用フローを再構築する必要があるでしょう。

とはいえ、採用管理システムによっては柔軟に採用フローをカスタマイズできるものもあります。システムを選ぶ際は、採用フローを変更する可能性も視野に入れるとよいでしょう。

まとめ

採用管理で課題になりやすいのは、「情報が散らばっている」「選考進捗のブラックボックス化」「現場との連携が遅れる」などです。採用管理における課題を明確化し、対策を練ることで、優秀な人材を効果的に迎えられるようになるでしょう。

課題の解決が難しい場合は、採用管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。採用管理システムなら、応募者のデータを一元管理でき、採用業務を効率化できます。

「使いやすい採用管理システムを導入したい」「多くの求人媒体と連携したい」といったご要望があれば、ぜひ採用管理システムの「RPM」のご利用をご検討ください。

400以上の求人媒体と連携でき、応募者管理や応募～採用までの自動化など、さまざまな機能を搭載。採用管理の課題を解決につなげるシステムです。