選考管理における課題とは？選考管理システム導入のメリットと注意点

選考管理とは企業が新たな人材を採用する「選考プロセス」を管理することで、企業の発展に関わる重要な仕事です。しかし、選考管理では「リソースが足りない」「選考状況を把握できない」といったさまざまな問題と直面します。この記事では、選考管理における課題と解決方法について解説します。

選考管理とは？

選考管理とは、企業が新たな人材を採用する選考プロセスを管理することです。選考プロセスには「求人広告の作成」「応募書類の受け付け」「試験や面接の実施」「内定や不採用の通知」といった業務が含まれます。
 
自社にマッチした人材を採用するには、隅々まで行き届いた選考管理が必要です。選考管理が不適切だと、ミスマッチが発生したり、かかる時間やコストが増大したりする恐れがあります。

選考管理における課題

選考管理は作業量が多く、責任の重い仕事です。しかし、人的リソースを割けなかったり、予想外の事態が起きたりと、問題や課題は数多くあります。ここでは、選考管理に携わる採用担当者が抱えやすい課題を押さえておきましょう。

リソースが不足している

「採用コストがかけられない」「人手不足」といった理由で、採用リソースが不足している企業は数多く存在します。採用コストがかけられないと、求人広告や採用イベントの開催、採用後の研修は最低限となるでしょう。また、売り手市場の場合や採用人数が多い場合、母集団の形成が難しくなります。
 
採用に関する業務量は多いため、選考が集中する時期は人的リソースが不足しやすくなるのも問題です。採用担当者の負担が増えるとミスが発生しやすくなり、選考の質が落ちる恐れがあります。

応募・内定を辞退される

応募や内定を辞退されると、選考にかけたコストや時間は無駄になります。辞退する原因は、応募者の個人的な事情もあるでしょう。一方、企業に問題がある場合、以下の理由が考えられます。
 
・企業のイメージや風土が合わないと感じた
・面接時の対応が悪かった
・レスポンスが遅かった
 
他にもさまざまな理由が考えられますが、応募者に丁寧に対応すれば、応募や内定の辞退を防げる可能性があります。

新しい取り組みは工数がかかる

採用の質や効率を上げるために新しい取り組みをする場合、想定以上にコストや時間、工数がかかるかもしれません。新しい取り組みの例は以下の通りです。
 
・新しい採用手法や採用プロセスの導入
・採用に関するデータ分析ツールやAIの活用
・採用に携わる社員の教育やトレーニング
 
上記の取り組みによって、優秀な人材の確保や採用プロセスの効率化が図れる場合があります。しかし、予算や人的リソースに余裕がないと、取り組みの導入や継続は難しいでしょう。

選考状況を把握できていない

選考状況を把握していないと、応募者が不安になって内定を辞退したり、企業イメージが低下したりする恐れがあります。選考状況の把握が難しい理由として、以下の問題が考えられるでしょう。
 
・選考プロセスが長期化・複雑化している
・人的リソースが不足している
・応募者の問題
 
選考状況が分からないという事態に陥らないためには、人員を増やす、選考管理システムを導入するといった対策が必要です。

選考管理システムを導入する7つのメリット

選考管理における課題を解決できるおすすめの方法は、選考管理システムの導入です。選考管理システムとは、採用活動に必要な選考プロセスや応募者の情報を管理するシステムです。ここでは、選考管理システムを導入するメリットを7つ紹介します。

採用担当者の負担を減らせる

選考管理システムを利用することで、面接日程の調整や選考プロセスの進捗管理を自動化できます。採用担当者は手動でスケジュール管理や進捗管理を行う必要がなくなり、時間や手間の節約が可能です。
 
採用担当者の負担を軽減すれば、余裕を持って仕事を進められるようになり、人的ミスも防げるでしょう。さらに、求人募集の企画や設計、応募者の選考、採用計画の改善といったコア業務に専念できます。

選考状況を瞬時に把握できる

選考管理システムを導入すると、選考に関する情報を一元管理でき、選考状況の把握に必要な時間や手間の大幅な削減が可能です。
 
応募者の情報や面接結果、選考状況に関する最新情報が一目で分かれば、タスク管理しやすいでしょう。また、「誰がどの媒体から応募したか」を分析することで、次回以降の採用計画の立案に役立ちます。

応募者対応を自動化できる

採用担当者の業務で苦労しがちなのが応募者対応です。応募者に対する連絡が疎かだと応募や内定の辞退につながるため、細心の注意を払ってコミュニケーションを取る必要があります。
 
選考管理システムを使えば、応募者対応を自動化し、素早いレスポンスが可能です。例えば、応募者の問い合わせに自動で返信する機能や、面接日程をWebで予約できる機能があります。採用担当者の負担も大幅に軽減できるでしょう。

さまざまな求人媒体と連携できる

多くの選考管理システムは、求人媒体との連携機能を備えています。求人媒体ごとに応募者の情報を手動で管理すると、採用担当者の負担は膨大です。応募者の情報を自動で取り込んで一元管理すれば、求人媒体を全て巡回して確認する必要はありません。
 
さらに、求人媒体ごとの応募率や採用率を分析できるため、採用施策の見直しや改善にも役立つでしょう。

自社のホームページから応募者を増やせる

一部の選考管理システムには、求人情報や企業情報を掲載したホームページを作成できる機能があります。Web制作会社に作成を依頼しなくとも、企業独自の個性的な採用サイトを簡単に作成できるでしょう。情報を自由に掲載できるのもメリットです。
 
自社のホームページから応募者が増えれば、求人媒体を利用しなくて済むため、広告費の削減につながります。

人為的ミスを防止できる

採用担当者が応募者の情報を手動で入力したり社内調整したりするのは、人為的ミスが発生する原因のひとつです。
 
選考管理システムはシステム上で応募者情報を一元管理し、リアルタイムで更新・共有するため、入力ミスや伝達ミスを防げます。選考管理業務を一部自動化すれば、採用担当者の負担も減り、ケアレスミスも予防できるでしょう。

採用課題を明確にできる

選考管理システムを利用することで、応募から採用に至るまでのデータが残ります。データを分析して採用における課題を可視化すれば、改善のための施策を打ち出せるでしょう。
 
例えば、「応募者数に対する採用者数の割合」「採用に至るまでにかかる時間やコスト」「求人媒体ごとの採用率」といった数値が明確になります。課題を浮き彫りにして解決すれば、選考プロセスの短縮や採用効率の向上につながるでしょう。また、ノウハウを伝承しやすいため、教育面でも生かせます。

選考管理システムを導入する際の注意点

採用業務に選考管理システムを利用することはメリットばかりではありません。以下の点を把握した上で、導入を検討する必要があります。
 
・初期費用やランニングコストがかかる
・自社が求める機能を備えていない場合がある
・操作に慣れるまで時間がかかる場合がある
 
選考管理システムを導入する際は、導入目的や必要性を明確にしなければなりません。費用対効果を高めるためにも自社に合った選考管理システムを選びましょう。

選考管理システムを選ぶ際にチェックするポイント

いまでは多くの会社が選考管理システムを発売しており、それぞれ備えている機能や料金、サービス内容が異なります。そのため、どの選考管理システムを選べばよいか分からないという方もいるのではないでしょうか。ここでは、選考管理システムを選ぶ際にチェックするポイントを6つ紹介します。
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自社にマッチした機能を備えているか

選考管理システムを導入する目的のひとつは、選考プロセスをスムーズかつ効率的にすることです。自社の採用プロセスとシステムがマッチしていないと、選考の遅れや情報の漏れといった問題が生じて本末転倒になります。
 
例えば、選考で面接を重視する場合、面接スケジュールを作成する機能や面接官の評価を記録する機能がなければ、採用業務の改善にはつながりません。システム導入前に自社の選考プロセスを正確に把握し、選考管理システムに求める機能を明確にすることが大切です。

コストパフォーマンスが高いか

選考管理システムの導入・運用にはコストがかかります。システムの導入が業務の効率化や応募者の増加につながらず、コストが負担となれば、最適な選考管理とは言えないでしょう。
 
選考管理システムを選ぶ際は機能や性能だけでなく、導入コストや運用コスト、メンテナンスコストも考慮しなければなりません。無料や低価格のシステムもありますが、セキュリティが十分ではなかったり操作性に難があったりする恐れがあるため注意が必要です。

操作性に優れているか

選考管理システムは、選考プロセスの自動化や情報の一元管理といった多くの機能を備えています。しかし、その機能が複雑で使いにくい場合、選考管理の改善ができず運用に負担がかかるでしょう。
 
選考管理システムは採用担当者だけでなく、上層部や管理職が利用する機会もあるため、誰でも簡単に操作できることが大事です。トライアル期間を設けているシステムであれば、実際に使ってみて操作性を確かめるとよいでしょう。

セキュリティ対策は万全か

選考管理システムは応募者の個人情報や会社の機密情報を扱うため、情報漏えいや不正アクセスといったセキュリティリスクを最小限に抑えることが重要です。
 
特にクラウド型の選考管理システムはインターネットを介してデータをやり取りするため、不正アクセスに対して対策が取られているかチェックする必要があります。万が一、セキュリティ事故が発生した際のサポート体制も確認しましょう。

導入・運用のサポートがあるか

選考管理システムの導入・運用におけるサポート体制も重要なポイントです。システムの導入方法や手順、設定の仕方を分かりやすく説明してもらえれば、スムーズに運用を開始できるでしょう。
 
導入後もシステムの利用方法や機能の使い方、エラー解決といった疑問に対してサポートを受けられるケースがあります。導入の際はサポート内容が自社のニーズにマッチしているかご確認ください。

自動取り込みに対応する媒体数が豊富か

自動取り込みとは、さまざまな求人媒体から応募者の情報を自動的に取り込む機能です。手動で情報を入力する必要がなくなり、入力ミスや処理時間を削減できます。自動取り込みに対応する媒体数が豊富であれば、自社で利用する媒体や自社サイトの情報が全て取り込めるだけでなく、応募者の利便性も向上するでしょう。
 
選考管理システムの取り込み媒体数は20〜30程度が一般的ですが、ゼクウの「RPM」は400以上（約95％の媒体をカバー）の取り込み実績があります。実績のある選考管理システムをお探しの企業は、ぜひご利用ください。

まとめ

選考管理とは、企業が新たな人材を採用する選考プロセスを管理することです。選考プロセスでは、求人広告の作成や試験の実施、内定者フォローとさまざまな業務があり、「人的リソースが足りない」「選考状況を把握できない」といった問題に直面する恐れがあります。
 
選考管理システムを導入すれば、応募者対応を自動化できる他、求人媒体との連携も可能です。選考管理におけるさまざまな課題を改善できるでしょう。どのような選考管理システムを選べばよいか分からない方は、ゼクウの採用管理システム「RPM」をご検討ください
 
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