【職種別例文】人材業界の掘り起こしメールのコツ｜休眠登録者へのアプローチ方法

掘り起こしメールは、過去に登録・応募した求職者へ再度連絡し、再応募や就業を促す施策です。

人材会社のなかには、過去に接点を持った登録者へ十分にアプローチできず、保有する人材データを活かしきれていないケースもあります。掘り起こしメールを活用すれば、新たな求人広告を出さずに、既存の登録者へ再アプローチできます。

採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、対象者のセグメント設計から件名や本文の書き方、職種別の例文、配信後の効果測定、送信前に確認すべき法的注意点までを解説します。

掘り起こしメールが対象にするのは、登録や応募をしたあと、こちらからも本人からも連絡がないまま一定期間が過ぎた求職者です。すでに接点がある相手のため、新しく募集をかける場合とは進め方が変わります。

既存の登録者を再び動かす掘り起こしは、人材業界で母集団を確保する手段のひとつとして使われています。

なお、本記事では求職者に関するステータスを下記のように定義して説明していきます。

• 休眠登録者：過去に登録・応募したまま、一定期間やり取りが止まっている方の総称
• 未稼働者：就業実績はあるものの、現在は稼働していない方
• 過去応募者：応募はしたが、就業に至っていない方
• 再稼働：主に未稼働者（過去に就業した方）に、再び働いてもらうこと
• 再応募：過去応募者に、再び応募してもらうこと

掘り起こしが効率的とされる理由は、大きく3つあります。

• 追加の求人広告費を抑えながら、自社が持つ既存の登録者リストへアプローチできる
• 過去の登録情報や希望条件が残っているため、初回の情報確認を効率化しやすい
• 一度接点を持っているため、新規の求職者に比べて、希望条件の再確認や応募手続きを進めやすい場合がある

一方で、休眠期間が長い登録者ほど状況が変わっている可能性が高く、全員に同じ条件を送っても反応は得にくくなります。

掘り起こしの手段は電話やDMなどもありますが、最初の一手としてメールが選ばれやすいのには理由があります。

• 1通あたりの配信コストが低く、大量の登録者へ一度に届けられる
• 開封率やクリック率を計測でき、反応をもとに次の施策を改善しやすい
• 希望職種や休眠期間などの条件でセグメントを分け、内容を出し分けやすい

ただしメールは開封されなければ意味をなさないため、後述する件名の設計と、送る相手の絞り込みが成否を分けます。

掘り起こしメールの成果を大きく左右するのが、誰にどの内容を送るかを決めるセグメント設計です。全登録者へ同じ文面を一斉配信しても、反応率は上がりにくいものです。

まず休眠期間の長さで区切ると、送るべきメッセージの方向性が整理できます。

期間が長いセグメントほど売り込み色を弱め、まず反応を得ることを目的にすると、配信解除を避けやすくなります。

過去に記録された希望条件や辞退理由、本人から得た回答をもとに文面を分けると、案内とのずれを減らせます。

• 通勤がネックだった層には、近隣案件や在宅可の求人を提示する
• 勤務時間が合わなかった層には、時短やシフト自由の求人を強調する
• 給与に不満があった層には、時給改定や手当の追加を具体的に伝える
• 職場環境が理由だった層には、受け入れ体制やチーム構成の変化を伝える
• 勤務地や勤務時間など、生活状況の変化によって希望条件が変わった層には、柔軟な働き方ができる求人を案内する

推定した理由が外れることもあるため、断定的な表現は避け、複数の選択肢を残す書き方にとどめます。

限られた工数で成果を出すには、反応が見込める順に優先順位をつけて配信するのがおすすめです。まずは、休眠期間が短く、過去にメールの開封や返信などの反応があった登録者を優先するとよいでしょう。

配信のタイミングは、自社の過去の配信結果から、反応が良かった時期や曜日を探ると精度が上がります。

配信条件を整理せずに全対象者へ同じ文面を送ると、どの層にどの訴求が効いたのかを判断しにくくなります。まず優先度の高い層から小さく配信し、反応を見て広げると失敗を抑えられます。

配信前に、送ってはいけない相手を除外リストで切り分けます。

• 過去に配信内容や頻度への苦情があった登録者
• 配信停止（オプトアウト）を申し出た登録者
• 直近で応募や辞退をしたばかりの登録者
• 短期間に複数のメールを受け取っている登録者

除外を怠ると、配信解除や苦情が増え、送信ドメインの評価低下にもつながります。

掘り起こしメールは、件名、本文、CTAの3要素で構成し、それぞれ役割を分けて設計します。

件名の役割は、過去の接点を思い出してもらい開封につなげることです。以前登録した職種や勤務地、前回の連絡内容など、本人が心当たりを持てる具体的な言葉を入れます。

例として、「以前ご登録いただいた〇〇職のお仕事について」のように、売り込みではなく、過去のやり取りの続きだと分かる表現が向いています。誇張した特典や煽り表現は、開封されても不信感につながりやすいため避けます。

本文では、過去のやり取りで把握できている希望条件や、前回合わなかった条件に変化があれば具体的に伝えます。

冒頭で過去の登録への感謝と近況を尋ね、そのうえで、「同じエリアで時短勤務の求人が増えています」のように、条件の変化を示します。離脱理由が明確でない場合は、理由を決めつけず、現在の希望を確認する内容にしましょう。

一度に多くの求人を並べると要点がぼやけます。伝える改善点は相手のネックに絞ると読みやすくなります。

CTAの役割は、読んだ人が迷わず次の行動へ進める導線を用意することです。「希望条件を30秒で入力」のように、行動のハードルを下げた文言を、目立つボタンや短いURLで一つだけ示します。

複数の行動を並べると、どれも選ばれにくくなります。リンク先が古い求人やエラーページだと反応を取りこぼすため、配信前にリンクの動作を必ず確認します。

掘り起こしメールは、一度で反応がなかった場合に、内容や間隔を変えて複数回送る方法もあります。近況確認、情報提供、求人案内という順で内容を変えながら、数日から数週間おきに送るステップ配信もよく使われます。

配信間隔に一律の正解はありません。休眠期間や過去の反応を踏まえ、配信停止率や苦情の発生状況も確認しながら頻度を調整します。反応がない相手には間隔を空け、反応した相手には早めに次の接点を作ります。

ここでは、人材業界で扱うことの多い3つの職種について、休眠期間別の掘り起こしメール例文を紹介します。自社の求人内容に合わせて調整してください。

なお、ここでの休眠期間は、最後に連絡や応募があった最終接触日を基準に数えています。自社では登録日・最終連絡日・最終応募日のうち、どれを基準にするかをあらかじめ決めておきましょう。

件名：以前ご登録いただいた方へ 事務・コールセンターのお仕事情報
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。その後、お仕事の状況はいかがでしょうか。
最近は、週3日から働ける求人や在宅勤務に対応した案件、残業が少ないお仕事が増えています。ブランクのある方を歓迎する求人も多く、以前より働きやすい条件が整ってきました。
気になる求人がございましたら、下記より現在の募集をご覧いただけます。
（CTA：現在の求人を見る）

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〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
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件名：【新着求人】ご希望に近い事務・コールセンター案件をお届けします
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。ご希望の条件に近い求人が入りましたのでご案内します。
土日休み、残業少なめ、研修が充実した案件を中心にお選びいただけます。ご希望と少し違う場合も、条件に合わせて求人をお探しします。
下記より、気になる求人をご確認ください。
（CTA：新着求人を見る）

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〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
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件名：以前ご登録いただいた方へ 軽作業・製造のお仕事情報
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。その後の状況はいかがでしょうか。
現在は、日勤のみの求人や送迎付きの案件、未経験歓迎の案件が増えています。一人で黙々と進められる作業や、短期のお仕事を希望する方に向いた求人もあります。
下記より、現在の募集をご覧いただけます。
（CTA：現在の求人を見る）

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〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
配信停止をご希望の方はこちら：https://example.co.jp/unsubscribe

件名：【新着求人】ご希望に近い軽作業・製造案件をお届けします
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。ご希望に近い求人が入りましたのでお知らせします。
即日勤務が可能な案件や、週払い対応、シフトを選べるお仕事を中心にご紹介できます。気になる求人があれば、その場でお申し込みいただけます。
下記より、求人をご確認ください。
（CTA：新着求人を見る）

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〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
配信停止をご希望の方はこちら：https://example.co.jp/unsubscribe

件名：以前ご登録いただいた方へ 医療・介護のお仕事情報をお届けします
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。その後、お仕事の状況はいかがでしょうか。
現在は、夜勤なし、残業少なめで働ける求人や、ブランクのある方も歓迎の案件が増えています。記録業務のICT化が進んでいる職場や、研修体制のある求人もあり、無理なく続けやすい環境が広がっています。
下記より、現在の募集をご覧いただけます。
（CTA：現在の求人を見る）

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〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
配信停止をご希望の方はこちら：https://example.co.jp/unsubscribe

件名：【新着求人】ご希望に合う医療・介護案件をお届けします
本文：
〇〇様
以前は当社にご登録いただき、ありがとうございました。ご希望に合う求人が入りましたのでご案内します。
日勤のみや勤務時間が固定された案件、職場見学が可能な求人などをご案内できます。勤務体制や職員配置を事前に確認できる求人もあります。ご希望を詳しくお聞かせいただければ、条件に合わせてお探しします。
下記より、求人をご確認ください。
（CTA：新着求人を見る）

――――――――――――――――――
〇〇株式会社（派遣元責任者：〇〇 〇〇）
住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
お問い合わせ：000-0000-0000 ／ mail@example.co.jp
配信停止をご希望の方はこちら：https://example.co.jp/unsubscribe

※実際に配信する際は、送信者名、会社名、連絡先、配信停止方法などの必要事項を、本文またはリンク先に記載してください。

掘り起こしメールは送って終わりではなく、配信後の数値を見て文面とセグメントを改善する運用が成果を左右します。

掘り起こしメールで確認する指標は、開封率やクリック率だけではありません。長期間連絡していないリストでは、到達状況や配信停止の動きも合わせて確認します。

• 到達率・不達率：宛先アドレスが有効か、リストが劣化していないかを示す
• 開封率：件名と配信タイミングが求職者に合っているかを示す参考値
• クリック率：本文とCTAが求職者の関心に合っているかを示す
• 返信率・希望条件の更新率：求職者が実際に動いたかを示す
• 配信停止率・苦情率：配信の頻度や内容が過剰になっていないかを示す
• 再応募・面談・就業への転換率：メールを受け取った登録者が、次の選考や就業へ進んだ割合を示す

開封率は件名や配信タイミングを検証する参考になります。ただし、メールサービスのプライバシー保護機能によって、実際の開封状況と数値がずれる場合があります。

開封率だけで判断せず、クリック率、返信率、希望条件の更新率、応募・面談・就業への転換率まで確認しましょう。

指標を見ずに配信を続けると、反応の悪い文面を送り続けることになり、母集団を消耗します。

測定した数値は、次の配信の改善に必ず反映させます。開封率が低ければ件名を、クリック率が低ければ本文やCTAを見直し、セグメントの切り方も併せて調整します。

求職者情報を表計算ソフトで管理していると、配信結果と登録データが分断され、改善の判断に手間がかかりがちです。

採用管理システム「RPM」のように、応募者データ、連絡履歴、選考・就業状況を一つの基盤で管理すると、どの対象者が再応募や就業に進んだかを確認しやすくなります。対象者の抽出から連絡、結果の確認までを一体で進めることで、担当者の工数を抑えながら次の配信を改善できます。

新規応募の件数だけでなく、既存の登録者が再応募や就業に進んだ割合も確認しましょう。休眠期間別の返信率、希望条件の更新率、再応募率、面談化率、就業率を比較すると、どの層へ優先的にアプローチすべきか判断しやすくなります。

自社のデータを分析すると、最終接触からの期間によって、返信率や希望条件の更新率、再応募率などに違いが見られる場合があります。期間ごとの反応を比較し、配信対象と内容を見直しましょう。

掘り起こしメールを送る前に、求職者の個人情報を目的の範囲内で使えるかを必ず確認します。

過去に応募・登録した求職者へ求人案内を送る際は、次の2点を確認する必要があります。

• 取得した個人情報を求人案内に利用することが、登録時に示した利用目的の範囲内かどうか
• 求人案内メールの送信について、特定電子メール法上の同意を得ているか、または同法上の例外に該当するかどうか

個人情報保護法では、本人の同意を得ずに、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことは原則として認められていません。

また、職業安定法に基づく指針でも、求職者の個人情報は業務目的の達成に必要な範囲で収集・保管・使用することが求められています。

登録時の利用目的に求人案内が含まれていても、それだけでメールの送信要件を満たすとは限りません。

配信前には、送信同意の取得状況と記録、配信停止の受付方法、送信者情報などを確認してください。適用関係は登録方法やメールの内容によって異なるため、最終的には自社の規約や法務担当者に確認しましょう。

個人情報の利用目的は、変更前の目的と合理的な関連性がある範囲で変更できる場合がありますが、個別判断が必要です。

※出典：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
※出典：厚生労働省「職業紹介事業に係る法令・指針」
※出典：総務省「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（国民のためのサイバーセキュリティサイト）」

配信前に、次の項目を確認しておくと運用上のトラブルを避けられます。

• 登録時の同意文言に、求人案内の送付が利用目的として含まれているか
• 配信解除（オプトアウト）の導線が分かりやすく用意されているか
• 苦情や配信停止の履歴を除外できる状態になっているか
• 送信者の氏名や会社名、連絡先が本文に明記されているか
• 配信記録と同意取得の記録を保管しているか
• 求人案内メールの送信について事前同意を取得しているか
• 同意を取得した日時・方法・同意文言を確認できるか
• 送信者の住所をメール本文またはリンク先で確認できるか
• 配信停止を受けたアドレスへ再送しない仕組みになっているか

これらは特定電子メール法や各社の登録規約とも関わるため、最終的な可否は自社の規約と法務で確認します。

掘り起こしメールをセグメント配信し、反応を追跡するには、専用のシステムを使うと効率的です。

本記事では、人材業界での利用可否、セグメント配信、複数チャネルへの対応、配信結果の確認、応募者・登録者情報の管理という観点から、代表的な5つを選定して紹介します。

※出典：各社公式サイト（2026年7月時点）

RPMは、400以上の求人媒体と連携し、応募者情報を一元管理できる採用管理システム（ATS）です。採用サイトやエージェント経由の応募も自動で取り込むため、過去の応募者情報が社内に蓄積されます。

掘り起こしでは、蓄積した応募者データベースから対象を絞り込み、メール・SMS・LINEで再アプローチできます。自動追客（ステップ配信）を使えば、連絡がつかない応募者や面接が未設定の応募者へのリマインド送信を自動化できます。

加えて、派遣マッチング検索やスタッフ管理も備えています。月間応募数100名以上の企業を主な対象としており、大量の登録者を抱える派遣・アルバイト領域の掘り起こしに向いています。

ポーターズは、人材紹介や人材派遣などの人材ビジネスに特化したクラウド型の業務管理システムです。求人情報や求職者データ、選考プロセスまでを一元化し、CRM・ATSとして運用できます。

掘り起こしでは、条件で抽出した求職者へ一斉送信メール（メルマガ配信）を送れます。メールを送信するだけで進捗と日付が自動で残るため、誰にいつ連絡したかを追いながら再アプローチを進められます。

有償のメール配信機能では、配信予約やクリック反応の確認にも対応しています。メールに加えて、LINE連携やSMS連携も用意されているため、複数の連絡手段を組み合わせたい企業に向いています。

マイリクは、人材業界に特化したLINEのマーケティングサービスです。希望条件や資格情報などをタグ付けして、求職者をセグメント分けできます。

掘り起こしでは、セグメントに合った求人案内をLINEやメールで自動配信できます。メールでの連絡を希望する求職者にも、求人情報のセグメント配信や応募意欲のスコアリングを行えます。

配信した求人案内の閲覧行動から応募意欲をスコアリングできるため、反応が出た求職者を優先して追いかけられます。料金は派遣向けが初期費用10万円から・月額5万円から、人材紹介向けが月額2万円から（いずれも税別）です。

キャスティングワンは、人材業界の掘り起こし採用（採用CRM）に特化したマーケティングシステムです。複数のシステムに散らばる過去応募者や未稼働者のデータを一意化して統合できます。

掘り起こしでは、行動履歴や希望条件から求職者の状況を可視化したうえで、メール・LINE・SMSでのアプローチを自動化できます。就業意欲の高い顕在層を見極めてから配信できる点が特徴です。

広告費に頼らない採用活動を目指す派遣・紹介会社向けのシステムです。導入事例では、Web広告と比較して応募単価を5分の1程度に抑えた企業も紹介されています。

配配メール Bridge

配配メール Bridgeは、株式会社ラクスが提供するメール配信をベースにした商談獲得特化型のMAツールです。

掘り起こしでは、複数の配信結果を横断して反応した相手だけを抽出できます。ホットリード抽出機能で、対象メールを何回開封・クリックしたかを条件に絞り込めるため、一度で反応がなかった相手も追いかけられます。

Web来訪通知機能では、メール配信をきっかけに指定したWebページへ来訪したタイミングで通知が届きます。BtoB向けで人材業界専用ではありませんが、メールを軸に掘り起こしを回す場合に活用できます。

いま接点が切れている登録者や過去応募者に、企業側から連絡を取り直す取り組みです。メールのほか、電話やDM、LINEなども使われます。

まずは自社の登録データを確認し、休眠層の規模を把握することから始めましょう。

業界共通の決まりはありません。まずは3ヶ月、6ヶ月、1年などの区切りで反応率を比較し、自社で反応が落ち始める期間を休眠の基準に設定しましょう。

過去に就業した登録者であれば再稼働率、就業経験のない過去応募者であれば再応募率や返信率を確認します。

まず件名と配信タイミング、送信対象の絞り込みを見直します。

過去の接点を想起させる具体的な件名や、除外条件の設定が開封率に影響します。件名を数パターン試し、反応の良い型を残しましょう。

少量なら手動でも始められますが、対象が増えるほどツールの効果が大きくなります。セグメント配信や効果測定、履歴管理を人手で回すには限界があります。

まず手動で試し、工数が増えたら採用管理システムやCRMの導入を検討しましょう。

• 掘り起こしメールは、休眠期間や離脱理由でセグメントを分け、誰に何を送るかを設計することが成果を左右する
• 送って終わりにせず、開封率やクリック率をもとに文面とセグメントを改善する運用が、再応募率や再稼働率を高める
• 配信前に、利用目的の範囲内かという法的確認と、除外条件やオプトアウトの整備を欠かさないことが重要

掘り起こしメールは、送る前の設計と送ったあとの検証で成果が変わります。一度で反応がなくても、対象と文面を見直しながら続けられるかが分かれ目になります。

採用管理システム「RPM」は、400以上の媒体と連携して応募者情報、配信履歴、選考進捗を一つの基盤で管理し、採用データを分析できます。メール・SMS・LINEでの自動フォローにも対応しています。

表計算ソフトなどで登録情報と連絡履歴を別々に管理している場合、対象者の抽出や配信後の確認に手間がかかります。

応募者情報の管理から連絡、選考状況の確認までを一つの基盤で進めたい場合は、ぜひRPMをご検討ください。

採用管理システム「RPM」サービス概要資料

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