【人材業界向け】掘り起こしメールのコツと例文｜休眠顧客へのアプローチ方法

掘り起こしメールは、過去に登録・応募した求職者へ再度アプローチし、再稼働や応募を促すための手法です。

近年、人材業界では「新規登録者の獲得」よりも「既存登録者の再活性化」が重要なテーマになっています。掘り起こしメールは広告費をかけずに即戦力人材を確保できるほか、母集団を有効に維持できる点が注目されています。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、掘り起こしメールの設計手順、配信時の注意点、活用システムまでを体系的に解説します。

人材業界における掘り起こしメールとは？

掘り起こしメールとは、過去に自社へ応募・登録した人材や、一定期間連絡が途絶えている求職者に再アプローチするためのメール施策です。

新規リード獲得に比べてコストを抑えながら、スキルや志向性を把握している人材との関係を再構築できる点が特徴です。人材業界全体で、母集団を維持しながら即戦力候補を再発見する手段として注目が高まっています。

掘り起こし施策が注目される理由

近年の人材市場は求人需要が高まり続ける一方で、新規登録者の獲得コストが上昇している状況です。そのため、多くの企業が「既に接点を持った求職者」への再アプローチに注目しています。

過去応募者や離職者は、企業文化や仕事内容を理解しており、再就業までのリードタイムが短いのが特徴です。また、掘り起こし施策は新規集客だけに頼らない安定的な採用基盤を築ける点でも評価されており、人材紹介・派遣を問わず導入が広がっています。

掘り起こしメール対象者の選定とセグメント設計

掘り起こしメールの成果を左右するのは、「誰に」「何を」届けるのかというセグメント設計です。過去登録者全員へ同じ内容を配信しても反応は得られません。休眠期間や離脱理由など、状態ごとの優先順位を整理し、リストの精度を高めることが重要です。

ここでは、反応率を上げるための基本的な切り口を紹介します。

休眠期間別セグメント（3〜6ヶ月／6〜12ヶ月／1年以上）

過去登録者の中でも、最後の接点からの期間によって反応傾向は大きく異なります。

上記のように休眠期間別にリストを分類し、リストごとに適した訴求を届けることが重要です。

離脱理由別セグメント

掘り起こしメールの反応率を高めるには、「なぜその人が離脱したのか」を前提にした文面設計が欠かせません。離脱理由をすべて正確に把握するのは難しいですが、採用管理システム（ATS）や顧客管理ツール（CRM）に蓄積されたデータから分類することは可能です。

また、行動ログからも傾向が読み取れます。

• 同じ勤務地の案件に応募している → 通勤条件を重視
• 時短案件のみ閲覧している → 勤務時間の制約
• 一度も給与交渉をしていない → 待遇・条件に妥協していた可能性

上記のような情報をもとにリストを分類し、適した訴求で掘り起こしメールを作成しましょう。

重要なのは、「何がネックだった人なのか」という仮説を立て、それに合わせた訴求を複数パターン用意しておくことです。

たとえば「通勤×時短」のように複数要因を掛け合わせると、より高精度な掘り起こし配信も可能になります。データ分析と現場の肌感の両面から仮説を立て、訴求軸を柔軟に検討しましょう。

除外条件の設定

掘り起こしメールは「数を送る」も大事ですがそれだけで成果が出るわけではありません。

むやみに多くの人へ配信すると、配信停止や苦情につながるリスクがあります。反応率を上げるためには、送らない判断も重要です。具体的には、以下のような条件は配信対象から除外しましょう。

• 苦情・クレーム履歴のある登録者
• 配信停止を希望した人、退会済みの人
• 直近で応募・辞退したばかりの人
• 短期間に複数回メールを受け取っている人

採用管理システム（ATS）や顧客管理ツール（CRM）で「除外リスト」を明確に設定し、配信前に必ずダブルチェックを行いましょう。必要な人にだけ届けるという姿勢が、長期的な母集団維持につながります。

掘り起こしメールの基本構成と文面設計の方法

掘り起こしメールは、件名からCTA（行動喚起）まで一貫して「過去の接点を前提にした再アプローチ」を意識することで、開封率・返信率が大きく変わります。以下では、その基本構成を順に解説します。

件名：登録・応募経験を想起させるキーワードを入れる

件名は開封率を左右する最も重要な要素です。人材業界では、求職者が「自分宛ての案内だ」とすぐに認識できる具体的なキーワードを入れることが効果的です。

たとえば「以前ご登録いただいた〇〇職のお仕事について」「〇〇駅周辺で新しい求人が出ています」など、登録時の職種・勤務地・担当者名を含めると、関係性を思い出してもらいやすくなります。休眠期間にもよりますが、求人感を過度に出さず、信頼できる案内メールとして受け取られるトーンを心がけましょう。

本文：離脱原因や前回就業時にネックだった条件の改善を伝える

本文では、前回就業や応募時にネックだった条件が改善されていることを中心に伝えます。

たとえば、「同エリアで時短勤務の求人が増えています」「以前より時給が上がっています」「残業が少ない案件が増えました」など、求職者の再検討理由になる具体的な変化を示すことがポイントです。複数案件を紹介する場合でも選びやすさを意識し、要件を簡潔にまとめて提示します。

また、導入文では過去に応募・面談をしていただいたことへのお礼や、近況への気遣いを一言添えるとよいでしょう。営業色を出さずに本文を読んでいただく土台を作れます。

CTA（行動喚起）：応募・面談につながる導線を明確に

最後のCTAでは、求職者がすぐに次の行動を取れるように導線を設計します。

「希望条件を30秒で入力」「LINEで担当者に質問」「再面談を予約」など、アクションをひとつに絞り、目立つボタンや短縮URLを配置しましょう。複数の選択肢を並べると迷いが生じ、返信率が下がる傾向があります。

何をすればいいかが一目でわかる構成が、返信率や応募率を左右します。

【例文】職種別の掘り起こしメールテンプレート

掘り起こしメールは、すべての登録者に同じ文面を送っても効果が出にくい施策です。職種によって働く目的や重視する条件が異なるため、文面のトーン・訴求ポイント・件名の切り口を最適化することが重要です。

ここでは、主要3職種に向けた掘り起こしメールの例文を紹介します。休眠期間ごとの使い分けや、求人添付メールとしての文面構成も参考にしてみてください。

• 事務職・コールセンター案件
• 軽作業・製造派遣案件
• 医療・介護派遣案件

事務職・コールセンター案件の例文

事務職やコールセンター案件は、他職種に比べて「安定した働き方」「残業の少なさ」「通勤のしやすさ」などを重視する登録者に人気があります。そのため掘り起こしメールでは、働きやすさや再スタートのしやすさを中心に訴求すると効果的です。

半年以上経過した登録者には近況確認を兼ねた穏やかなトーンを、3ヶ月以内の登録者には具体的な求人情報を提示し、即行動を促す構成にします。

半年以上休眠の登録者への例文

件名：

以前ご登録いただいた方へ｜事務・コールセンターのお仕事情報

本文：

〇〇様、以前はご登録いただきありがとうございました。その後、お仕事の状況はいかがでしょうか？

最近は【週3日／在宅あり／残業なし】など、柔軟に働ける事務・コールセンター求人が増えています。ブランクがある方や未経験の方でも安心して始められる環境です。

下記リンクに、現在募集中の事務・コールセンター求人をまとめました。ご希望に合うお仕事がありましたら、お気軽にご連絡ください。

登録から3ヶ月以内の方への例文

件名：

【新着求人】ご希望条件に近い事務・コールセンター案件をお届けします

本文：

〇〇様、前回ご登録いただいた条件に近い新着求人をまとめました。

最近は【土日休み／残業少なめ／研修充実】など、人気の条件での募集が増えています。添付の求人リストから、気になるお仕事をお選びいただけます。

「詳細を知りたい」「別の条件で探したい」などのご要望も、お気軽にご返信ください。

軽作業・製造派遣案件の例文

軽作業・製造系の求人は、「すぐ働ける」「シフトが柔軟」「未経験歓迎」といったキーワードで反応が高まりやすい傾向があります。

掘り起こしメールでは、詳細説明よりも動きやすさと安心感を重視した短い文面が効果的です。

半年以上経過した登録者には「久しぶりに働ける環境が整っている」ことを伝え、3ヶ月以内の登録者には「条件に合う新着案件が出た」ことを明確に示して、即アクションにつなげます。

件名：

以前ご登録いただいた方へ｜軽作業・製造のお仕事情報

本文：

〇〇様、以前はご登録いただきありがとうございました。

その後、お仕事の状況はいかがでしょうか？最近は【日勤のみ／送迎あり／未経験OK】など、働きやすい条件の求人が増えています。

黙々作業が好きな方や、短期間から始めたい方にもおすすめです。下記の求人一覧をご覧のうえ、気になる案件があればお気軽にご連絡ください。

件名：

【新着求人】ご希望条件に近い軽作業・製造案件をお届けします

本文：

〇〇様のご登録内容をもとに、条件に近い新着求人をまとめました。

【即日勤務OK／週払い可／シフト自由】など、人気の案件が多数ございます。「今すぐ働きたい」「まずは条件を相談したい」など、どちらでも大歓迎です。

添付の求人リストから気になる案件をお選びいただき、ご希望をお聞かせください。

医療・介護派遣案件の例文

医療・介護分野の求人は、「無理なく働ける環境」「人間関係の良さ」「夜勤なし・残業少なめ」など、負担の少ない働き方に関心を持つ登録者に響きやすい領域です。

掘り起こしメールでは、条件面の改善や職場環境の安心感を中心に伝えることが重要です。

半年以上経過した登録者には「復帰しやすい環境」「体制が整った職場」を、3ヶ月以内の登録者には「条件が合う新着求人」を具体的に紹介し、返信・再面談への動線を明確にします。

半年以上休眠の登録者への例文

件名：

以前ご登録いただいた方へ｜医療・介護のお仕事情報をお届けします

本文：

〇〇様、以前はご登録いただきありがとうございました。

その後、お仕事の状況はいかがでしょうか？

現在は【夜勤なし／残業少なめ／ブランクOK】など、負担を抑えて働ける求人が増えています。資格や経験を活かせる職場を中心に、環境改善が進んだ施設も多くございます。

「もう少し落ち着いて働ける職場がいい」「そろそろ復帰を考えている」といった方に合うお仕事をいくつかまとめていますので、ぜひお気軽にご覧ください。

登録から3ヶ月以内の方への例文

件名：

【新着求人】ご希望条件に合う医療・介護案件をお届けします

本文：

〇〇様のご登録内容をもとに、ご希望条件に近い新着求人をまとめました。【日勤のみ／シフト固定／人間関係の良い職場】など、長く続けやすい環境が整っています。

添付の求人一覧には、現在募集中の案件をいくつかご紹介しています。「勤務日数を相談したい」「施設の雰囲気を知りたい」など、ご希望をお聞かせいただければ個別にご案内いたします。

配信前に必ず確認すべき法的・運用上の注意点

掘り起こしメールは「既存データを活かす施策」である一方で、個人情報の再利用・再接触という観点から法令遵守が求められる領域です。ここでは、配信前に必ず押さえておくべき法的・運用面のポイントを整理します。

過去応募者への連絡はOKか

個人情報保護法では、応募者から取得した情報は「取得時に明示した利用目的の範囲内」でのみ利用可能とされています。したがって、登録フォームや同意文に「今後、求人情報や関連サービスのご案内を行う場合があります」といった記載がある場合は、過去応募者へのメール配信は問題ありません。

一方で、明示されていない場合や、長期間（概ね2年以上）連絡がない場合は、本人の想定外利用と見なされる可能性があり、再同意の取得や配信除外が望ましいとされています。また、厚生労働省の「職業紹介事業に係る法令・指針」でも、求人案内の提供は本人の意思を尊重することが求められています。

過去応募者への再アプローチは、同意の範囲と配信目的を明確にしたうえで、誠実に運用することが前提となります。

※参考：厚生労働省「職業紹介事業に係る法令・指針」

コンプライアンス対応チェックリスト

掘り起こしメールを配信する際は、個人情報保護法や職業安定法に基づく運用ルールを満たしているかを必ず確認する必要があります。特に人材会社では、過去応募者・登録者の情報を営業目的で利用することが誤解されやすく、慎重な対応が求められます。配信前には以下をチェックしましょう。

• 登録時の同意文に「求人案内・情報提供を行う」旨が明記されているか
• 配信停止（オプトアウト）手続きが明確か
• 苦情・退会者を除外できるリスト管理が行われているか
• 差出人・会社情報・連絡先が本文に明示されているか
• 配信履歴・同意履歴を記録・保管しているか

これらを整備することで、法令違反やトラブルを未然に防ぎ、安心して再アプローチ施策を実施できます。

掘り起こしメールを効率化するおすすめシステム5選

掘り起こしメールの配信を手作業で行うと、登録者リストの抽出や配信管理に多くの工数がかかってしまいます。特に派遣・人材紹介会社では、応募者・登録者数が多く、情報更新や配信リストの精査に時間を要するケースが少なくありません。

そのため、CRM（顧客管理）やATS（採用管理）といったツールを活用して、配信・分析を自動化する動きが一般的です。ここでは、掘り起こし施策を効率化できる代表的なシステムを5つ紹介します。

RPM

RPMは、派遣・アルバイト領域にも強い採用管理システムです。求人媒体との自動連携、応募者の自動取込、面接日程調整、メール・SMS・LINE一括連絡など、応募～稼働までを一気通貫で管理できます。

「勝手に★おいかけ君」機能では、未稼働者や途中離脱者への自動リマインドが可能で、掘り起こしメール施策を仕組み化できます。

応募データの整理に時間を取られている企業や、登録者フォローを自動化したい中堅以上の人材企業に適しています。

ポーターズ

ポーターズは、人材紹介・派遣領域で導入実績の多い業務管理システムです。求人・求職者・マッチング・進捗を一元管理し、ATSやCRMとして柔軟に運用できます。

メール配信機能はシンプルですが、API連携を通じて外部の配信ツールやMAと組み合わせることで、掘り起こし施策を強化可能。営業や管理部門が同一データベースで連携できるため、全社で登録者フォロー体制を構築したい企業に向いています。

マイリク

マイリクは、LINEを起点とした登録者フォローと再稼働支援に特化した採用CRMです。登録者ごとに条件をパーソナライズした求人配信ができ、アンケートを通じて応募意欲や離職兆候を自動で検知。配信はLINEベースながらメール同等の接点を作れるため、掘り起こし施策にも応用できます。

月額2万円から利用でき、低コストで既存データを活かした採用・定着施策を行いたい中小の派遣会社に向いています。

キャスティングワン

キャスティングワンは、人材業界における休眠登録者や未稼働者の再稼働を目的に設計された採用CRM／MAシステムです。過去応募者データを統合・可視化し、メール・LINE・SMSでのセグメント配信、就業意欲やニーズの見える化を通じて、広告依存を脱した採用活動を可能にします。

導入企業では月間応募数2,500件などの効果※も報告されています。特に「登録しているが動いていない」データを活用したい派遣・紹介会社に適しており、稼働率向上・採用コスト削減を目指す企業にとって有力な選択肢です。

※出典：掘り起こし採用・採用CRMならCastingONE｜株式会社CastingONE（2025年11月15日閲覧）

LINE WORKS

LINE WORKSは、社内外で利用できるビジネス版LINEで、候補者や登録スタッフとの連絡に活用されています。友だち登録後にチャットでやり取りでき、既読確認・ファイル共有・ビデオ通話・カレンダー調整など、採用担当の業務効率化に直結します。

掘り起こしメールの代替として、過去登録者への「個別フォロー」「近況確認」「求人案内」に活用する企業も増えています。メール開封率が低下している中で、LINEベースのコミュニケーションを強化したい企業に最適です。

掘り起こし施策で期待できる効果

人材業界では広告単価の高騰や求人媒体の競争激化により、「新規集客より既存接点の活用」が採用のカギとなっています。掘り起こしメールは、眠っている登録者を再びアクティブ層へ転換し、コストを抑えつつ稼働率を高める有効な施策です。

採用コスト削減と即戦力確保

過去に登録・稼働した人材は、業務理解や教育コストが低く、即戦力として再配置しやすい層です。新規採用に比べ、広告費・面接対応などの負担を大幅に削減できる点が大きなメリットです。求人広告のクリック単価や掲載料が上昇傾向にある中で、既存登録者の活用という選択肢が注目されつつあります。

CRM活用による母集団の最大化

登録者データをCRMで一元管理し、掘り起こしメールなどの再アプローチを継続することで、母集団の有効稼働率を高められます。単に登録者数を増やすのではなく、「いかに既存の登録者を再び稼働につなげるか」が重要です。

CRMを活用すれば、過去の応募履歴・希望条件・連絡履歴をもとにパーソナライズした配信が可能となり、反応率の向上と稼働人材の最大化につながります。

掘り起こしメールに関するよくある質問

最後に、掘り起こしメールに関するよくある質問を取り上げます。

掘り起こしとは何ですか？

掘り起こしとは、登録済みの人材のうち、しばらく連絡や稼働が途絶えている人に再度アプローチし、再応募・再稼働を促す施策を指します。派遣・紹介いずれの領域でも、新規集客に頼らず既存母集団を活用できる点が特徴です。

メールやLINEなどのチャネルを通じて近況を伺ったり、新着求人を案内したりすることで、再び関係を築き直すことを目的としています。

何ヶ月で「休眠」と定義すべきですか？

一般的には、3〜6ヶ月間連絡や稼働がない登録者を「休眠」とみなすケースが多く見られます。派遣や紹介の業種・職種によっても異なりますが、半年以上経過すると希望条件や勤務状況が変化している可能性が高いため、再確認の連絡を入れるのが望ましいタイミングです。

短期派遣や日雇い案件を扱う企業では3ヶ月、長期雇用中心の紹介会社では6〜12ヶ月を基準とするのが一般的です。

まとめ

• 掘り起こしメールは、新規集客よりも低コストで即戦力人材を再稼働させられる有効施策
• 対象者のセグメント設計や配信ルールを明確にし、信頼関係を損ねない丁寧な運用が重要
• 採用管理・顧客管理などのシステムを活用することで、配信効率と成果を大幅に向上できる

掘り起こしメールは、単なる「再アプローチ手法」ではなく、人材データを資産として活かすための仕組みづくりです。法令を守りつつ、登録者一人ひとりの希望や状況を踏まえた配信を行うことで、採用コストを抑えながら稼働率を高めることができます。

継続的なCRM運用を通じて、自社独自の母集団を長期的に育てていきましょう。