スタッフ管理を効率化する方法は？システムの種類や選び方を解説

スタッフ管理とは、企業に在籍するスタッフの労務管理を行う業務です。スタッフの採用や出退勤の管理、給与計算、人事異動といったさまざまな業務を担当します。そのため、多くのスタッフを抱える企業では、効率的なスタッフ管理が重要です。

この記事では、スタッフ管理を効率化する方法を紹介します。

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スタッフ管理の概要

スタッフ管理は、企業の生産性向上やスタッフのモチベーションアップに影響する重要な業務です。しかし、スタッフ管理の業務内容について詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。

ここでは、スタッフ管理とは何か詳しく解説し、一般的な管理職との違いを紹介します。

スタッフごとの労務管理を担当する仕事

スタッフ管理とは、企業に在籍する従業員やアルバイト・パートスタッフ、派遣スタッフといった人材を適切に管理する仕事です。スタッフの採用や教育、昇進、人事異動、健康管理に関わるさまざまな管理業務を行います。

スタッフ管理は人材の能力を最大限に発揮させ、労働力を最適化するために欠かせません。企業の業績向上に大きく影響する業務と言えるでしょう。

一般的な管理職との違い

スタッフ管理は従業員の労務管理を行う仕事ですが、管理職は主に人材と業務を管理する役目を担います。

スタッフ管理の業務は、スタッフの業務に対するアドバイスや改善提案など、指導・教育・労務管理を中心とした人材マネジメントがメインです。一方、管理職は会社の戦略的な視点や組織的なビジョンに基づいて目標達成に向けた業務全般を担当します。

スタッフ管理を効率化する方法

スタッフ管理を効率化することは、組織の生産性や業務効率を高める上で重要です。業務の合理化や自動化によって、時間とコストを削減できるのもメリットです。ここでは、スタッフ管理を効率化する方法を3つ紹介します。

管理工程を見直す

業務の合理化や効率化のためには、スタッフ管理の工程に無駄がないか見直すことが大事です。不必要な業務はコストを増やします。

管理工程を見直す際は、まずスタッフ管理の目的を明確にしましょう。フローを可視化することで、現状を分析できます。業務の優先順位付けもおすすめです。不要なタスクは削減するか、ITシステムやツールを用いた自動化を検討します。

スプレッドシートで管理表を作る

スプレッドシートで管理表を作るのもひとつの方法です。従業員の勤怠やタスクの進捗状況を管理できるだけでなく、データの分析にも役立ちます。運用体制が整えば、業務の効率化ができる上に共有しやすくなる点がメリットです。
 
スプレッドシートでは自由に列や行を追加し、自社に合った独自の管理表を作成できます。分析したデータに関しては、グラフやチャートを使って見やすさにもこだわってもよいでしょう。

管理システムを導入する

管理システムを導入すれば、従業員の情報や勤怠、タスクの進捗状況といったデータを簡単に一元管理できます。単純作業や繰り返し作業を自動化することで、担当者は別のコア業務に専念できる点がメリットです。

また、スプレッドシートやエクセルと比べて手作業でデータを入力する機会が減るため、ヒューマンエラーを減らせます。管理システムによって生産性の向上が期待できると判断したら、早めに導入を検討するとよいでしょう。

派遣スタッフの管理や採用の効率化が課題であれば、採用管理/人材派遣管理システム「RPM」がおすすめです。あらゆる自動化機能を備え、業務効率を大きく改善します。

スタッフ管理システムを使うメリット

スタッフ管理を効率化する方法のひとつにスタッフ管理システムの導入が挙げられます。ここでは、スタッフ管理システムを使うメリットを紹介します。

「業務を効率化したい」「スタッフ管理の質を向上させたい」と考えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

業務効率が向上する

スタッフ管理システムでは、単純作業や繰り返し作業など、一部の業務の自動化が可能です。

たとえば、従業員の勤怠や休暇申請をシステム上で管理することで、手動で時間を計算する手間が省けます。業務の手間やストレスが減り、効率化が図れるでしょう。

セキュリティが担保される

スタッフの個人情報やクライアントとの契約内容といった機密情報を紙やExcelで管理する場合、セキュリティに不安が生じます。最悪の場合、情報漏えいによる損害賠償のようなトラブルに巻き込まれるかもしれません。
 
スタッフ管理システムを導入・運用することで、セキュリティリスクをある程度は回避できます。アクセス権限の管理やパスワードポリシーの設定、アンチウイルスソフトウェアの導入によってリスクを最小限に抑えられるでしょう。

支払い管理に役立つ

スタッフ管理システムにはスタッフの勤務時間や出勤日数、給与の情報が登録されています。これらの情報を基に給与計算や支払い管理を自動化できるため、手作業による管理よりも簡単に正確な給与計算が可能です。
 
また、自動計算による請求書の処理で人件費を抑えつつ、確実な売上回収ができます。経営に関する資料も作成できるため、戦略を立てる際にも役立つでしょう。

進捗管理の手間が省ける

スタッフのタスクやプロジェクトの進捗状況をデータベースに集約することで、リアルタイムで確認できます。管理者はスタッフの仕事の進み具合を素早く把握し、必要に応じた適切な対処が可能です。
 
中には、タスクの優先順位や締め切りを登録する機能を備えるシステムもあります。スタッフは自身のタスクを明確に把握し、優先順位を付けて進められるでしょう。

取引先情報を可視化できる

取引先の企業や担当者、連絡先といった情報をシステム上で管理できる顧客管理機能を備えるシステムもあります。

取引先との取引状況や契約内容を記録し、一元管理できるため、スタッフや管理者は常に最新の情報を把握できます。案件に応じてスタッフを適切に配置でき、案件の進捗状況もリアルタイムで共有・把握が可能です。

スタッフ管理システムの種類

スタッフ管理システムは多種多様な種類があり、多くの会社からシステムが販売されています。それぞれ備えている機能や使い方が異なるため、企業のニーズや業種に合わせて選ぶことが大切です。

ここでは、スタッフ管理システムの主な種類を3つ紹介します。

採用活動を促進するシステム

スタッフの募集・採用のサポートに長けたシステムとしては採用管理システムが挙げられます。具体的な機能は以下の通りです。
 
・求人情報の作成や掲載
・応募者の情報管理
・面接スケジュールの調整
・選考フローの管理
・内定・入社手続きのサポート
 
従来の採用プロセスに比べて、採用活動の効率化や精度向上が期待できます。採用業務にかかる手間やヒューマンエラーを削減できるのもメリットです。採用データを蓄積すれば、過去の採用プロセスの分析や改善につなげられます。

下記では、採用管理システムの機能をより詳しく紹介しています。

派遣スタッフの管理に特化したシステム

派遣スタッフの案件マッチングや稼働管理に特化したシステムとしては、人材派遣管理システムが挙げられます。具体的な機能は以下の通りです。

・募集案件の条件・日程・単価などを管理
・登録スタッフのプロフィール、スキル、稼働状況を管理
・案件とスタッフを条件照合により自動／手動でマッチング
・労働契約書・覚書の作成、更新、締結状況の管理
・派遣先企業への請求書作成・発行・履歴管理

派遣会社が行う「スタッフ登録から契約・勤怠・請求まで」の一連の業務を一元的に管理でき、情報の正確性と業務効率を高めます。派遣法や労働基準法に基づく労使協定書、就業条件明示書といった法定帳票の作成も可能です。

下記では、派遣スタッフ管理を効率化する人材派遣管理システムを紹介しています。

案件管理に便利なシステム

案件の管理や進捗に特化したシステムとしてはCRMツールやSFAツールが挙げられます。具体的な機能は以下の通りです。
 
・案件の進捗状況やタスクの割り当てを管理
・案件に必要なリソース（人員・予算・設備など）を管理
・チーム内のタスクの割り当て、進捗状況、優先度を管理
・案件に費やされた時間を計測
 
資料が多い場合や複数のファイルを同時に管理する必要がある場合に便利です。案件管理システムを使うことで、業務の効率化や生産性の向上に期待できます。

労務管理に特化したシステム

労務管理に特化したシステムとしては人事管理システムや労務管理システムが挙げられます。具体的な機能は以下の通りです。
 
・スタッフの出退勤、勤務時間、休暇、残業などの労務情報を管理
・スタッフのシフト表を作成
・スタッフの勤務時間や出勤日数、残業時間から給与を自動的に計算
・発注の申請、勤怠管理の共有
 
スタッフの労務管理を自動化し、人的リソースを抑えられます。

スタッフ管理システムの選び方

スタッフ管理システムの導入・運用には費用がかかるため、自社にマッチしたものを選ぶことが大切です。ここでは、スタッフ管理システムの選び方を3つ紹介します。

自社の予算やリソースを見直して、生産性の向上が見込めるシステムを選びましょう。

低コストで導入できるものを選ぶ

スタッフ管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、導入費用は大きく異なります。オンプレミス型はカスタマイズ性が高いことやセキュリティ対策を強化できる点が強みですが、インフラの整備やシステムの導入に時間とコストがかかるのが難点です。
 
一方、オンラインで利用するクラウド型のサービスは毎月低コストで運用できるため、導入費用を抑えられます。早い場合には即時運用開始でき、短期間で導入できる点もメリットです。

利便性の高いシステムを検討する

導入してすぐに使える利便性の高いシステムは、業務の効率化に直結します。システムの利便性を見極めるポイントは以下の通りです。
 
・操作が簡単で、直感的なUIを備えているか
・自社の業務フローに合った機能を備えているか
・オンライン上でスタッフがいつでもどこでもアクセスできるか
・スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるか
 
上記の内容を踏まえて、実際に操作することも大事です。システムによっては無料のトライアル期間もあるため、試してみるとよいでしょう。

カスタマイズできるかどうか確認する

スタッフ管理システムは、「人事管理」「シフト管理」「給与計算」「勤怠管理」といった多岐にわたる機能を持っています。中には、自社の業務フローに合わない機能もあるでしょう。
 
不要な機能を省き、自社に必要な機能のみを搭載したスタッフ管理システムであれば、作業効率の向上や費用削減につながります。自社に合わせたカスタマイズが可能なシステムを選ぶのがおすすめです。

採用管理に役立つRPMの魅力とは

「派遣スタッフ管理を効率化したい」「採用業務を効率化したい」とお考えの企業には、導入実績No.1（※）の採用管理/人材派遣管理システム「RPM」がおすすめです。

RPMは派遣業界やコールセンター業界を中心に多くの企業が導入しています。
 
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最新のクラウド型採用管理/人材派遣管理システム

RPMは採用業務を一元管理できるクラウド型の採用管理/人材派遣管理システムです。採用管理をサポートする機能を多く備えており、採用業務の効率化や採用担当者の負担軽減に役立ちます。
 
クラウドサービスであるため、いつでも最新の機能を利用できる点がメリットです。数百社の顧客ニーズや要望に応え、これまで大小100回以上のバージョンアップを実施して利便性を追求してきました。今後も年に4回以上のペースでバージョンアップを予定しています。

外部システムやサービスと連携できる

RPMはカレンダーツールやオンライン面接ツール、LINEなど、さまざまな外部システムやサービスと連携できます。

面接のスケジュール調整や選考結果の共有など、採用に関する業務に他のシステムやアプリケーションを利用している企業もあるでしょう。外部システムやサービスと連携することで、情報を一元管理し、手動で入力する手間やヒューマンエラーのリスクを軽減します。

400以上の媒体のデータを自動取り込み可能

RPMは複数の求人媒体の応募者データを自動で取り込み、一元管理が可能です。定期的に媒体を巡回し、手作業で応募者データを入力する手間が省けます。
 
媒体連携機能は他システムにも搭載されますが、取り込める媒体数はおおよそ20媒体〜30媒体です。一方、RPMの取り込み実績は400媒体以上で（約95％の媒体をカバー）、取り込みの速度も業界最速級です。

まとめ

スタッフ管理は企業に在籍するスタッフの人事や労務、業務改善など、あらゆる管理を行う業務です。スタッフの勤怠管理、給与計算や社会保険の管理、研修や教育と業務範囲は多岐にわたります。
 
スタッフ管理の効率化や質の向上を目指すのであれば、株式会社ゼクウが提供する採用管理/人材派遣管理システム「RPM」をご検討ください。求人媒体との連携や応募者の一元管理機能、派遣スタッフのマッチング機能によって、スタッフ管理業務を効率化します。

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