【採用通知メールの書き方と例文】送るタイミングと書面・電話の使い分け

採用通知は、採用が決まったことを応募者に伝え、入社までに必要な手続きや提出書類まで案内する連絡です。

採用を決めたあと、メールで送るか電話で伝えるか、書面まで出すべきかで迷うことがあるでしょう。文面をどこまで作り込めばよいのかも、社内に決まった型がなければ判断がつきません。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、採用通知を送る手段の選び方と新卒・中途・アルバイトのメール例文を解説します。

採用通知書と内定通知書・労働条件通知書の違いや、送る前に確認したい点までを扱います。

採用通知を送る手段は、メール・電話・書面の3つです。どれか1つに絞るのではなく、結果を早く届ける手段と条件を正式に伝える手段を分けて組み合わせましょう。

応募者が日中に電話へ出られるとは限らないため、届きやすい手段は人によって変わります。連絡がつかなかったときにどの手段へ切り替えるかまで決めておくと、担当者ごとに対応が変わりません。

メールなら、送った文面がそのまま応募者の手元に残ります。提出書類や返送期限のように後から見返す情報を伝えるのに向いた手段です。

企業側にも送信の記録が残るため、いつ誰に何を伝えたかを後から確認できます。応募が重なったときでも、誰へ連絡済みかを追えることは電話にはない利点です。

一方で、迷惑メールフォルダに振り分けられて気づかれない場合もあります。返送期限を設けた連絡では、反応がないときに電話へ切り替える手順を先に決めておきましょう。

電話では、応募者の反応をその場で受け取れます。応募者が他社の選考も受けているときは、入社の意思や検討の状況まで一度の通話で確かめられます。

口頭で伝えた内容は記録に残らないため、電話のあとに同じ内容をメールでも送りましょう。伝えた条件と、後から届く書面の記載が食い違うと、応募者は入社前に不安を抱えます。

つながらなかったときの手順も決めておきましょう。留守番電話に用件を残すか、メールで折り返しを依頼するかを事前に決めておけば、担当者によって対応が変わりません。

書面は、採用の決定と労働条件を会社の正式な通知として届ける手段です。入社日や賃金など、後から解釈が分かれると困る事項を、文書に残せます。

労働条件の明示には、書面の交付が求められる項目があります。メールや電話で結果を伝えたうえで書面を郵送するのが、実務に合った組み合わせです。

郵送では、書類が届いたかどうかを企業側で確認できません。返送期限のある書類は、書留など受け取りを確認できる方法で送りましょう。

採用の場面で使われる代表的な書類には、採用通知書・内定通知書・労働条件通知書があります。それぞれ、応募者に伝える内容や、法律上明示が求められる事項を含むかどうかが異なります。

名称が似ているため、社内で呼び分けを決めていないと、応募者へ渡す書類が採用のたびに変わります。

なお、採用通知書と内定通知書には、法律上の統一された定義や様式があるわけではなく、企業によって名称や運用が異なります。

労働契約が成立するかどうかは、書類の名称だけでなく、通知内容やその後の手続きなどを踏まえて個別に判断されます。

採用通知書は、選考の結果と採用を決めたことを応募者へ伝える書類です。応募へのお礼と採用の決定に続けて、入社までの手続きと問い合わせ先を書きます。

採用通知書だけでは、賃金や就業場所といった労働条件は確定しません。条件を伝えるには、労働条件通知書を別に用意しましょう。

アルバイトやパートの採用では、書面を出さずにメールと電話だけで完結させることもあります。ただし労働条件の明示は雇用形態を問わず必要なので、書面を省く場合でも明示の方法は決めておきましょう。

内定通知書は、企業が応募者に採用内定を伝えるために使われる書類です。入社予定日や承諾期限、内定取消事由などを記載することがあります。

採用内定の通知のほかに、労働契約を結ぶための意思表示を予定していない場合は、この通知によって労働契約が成立したと認められることが多いと考えられています。

労働契約が成立する場合は、内定に際して労働条件を明示しなければなりません。就業場所や業務をまだ特定できない段階であれば、就労を始める時点で想定される内容を包括的に示す方法も認められています。

一方で、内定通知だけでは労働契約が成立していないと判断された例もあります。企業側が入社に向けた手続きを行わず、応募者も入社の誓約をしていなかったケースです。

自社の内定がどちらに当たるかは、通知の文面とその後の手続きで決まります。

※出典：厚生労働省「採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について」

労働条件通知書は、賃金や労働時間、就業場所などの条件を応募者へ示す書類です。労働基準法第15条と同法施行規則第5条により、使用者は労働契約の締結に際して労働条件を明示しなければなりません。

契約期間・就業場所と業務・労働時間・賃金・退職に関する事項は、書面の交付による明示が必要です。労働者が希望する場合は、電子メールなどでの明示も認められています。

ただし、受け取った内容を出力して書面を作成できる方法である必要があります。

2024年4月からは、就業場所と業務の変更の範囲が明示事項に加わりました。将来の配置転換によって変わりうる範囲まで書く必要があるため、様式を更新していない場合は見直しましょう。

※出典：厚生労働省「スタートアップ労働条件「採用時には、どのような労働条件をどの程度明示しなければならないのですか？」」

採用通知を送る期限は、選考が終わってから1週間以内が目安です。応募者は複数の企業を並行して受けていることが多く、結果を待つ間に他社の選考が進みます。

連絡が遅れた分だけ、こちらが結果を伝える前に応募者が他社へ決めてしまう余地が広がります。

マイナビ転職が2025年9月に中途採用担当者352人へ実施したインターネット調査では、最終面接から結果を連絡するまでの期間について次の回答が集まりました（複数回答）。

• 当日中：5.7％
• 1〜3営業日：39.8％
• 3〜5営業日：34.7％
• 5〜10営業日：16.5％
• それ以上：3.4％

同調査は、多くの企業が1週間以内に合否を連絡している傾向があるとしています。回答が最も多かったのは1〜3営業日で、1週間かかる連絡は遅いほうに入ります。

社内の決裁に時間がかかる場合は、決裁を待つ間に中間の連絡を入れましょう。結果がまだ出ていないことと、いつまでに連絡するかの2点を伝えれば、応募者は他社の選考をどう進めるか決められます。

※出典：マイナビ転職「最終面接の結果はいつ？遅れる理由は？目安や問い合わせ方法も解説」

深夜や休日に届いた採用通知は、その企業の働き方への不安につながることもあるでしょう。

送信は、応募者から質問の電話が入っても受けられる時間帯にそろえましょう。採用の連絡では、入社日や提出書類について確認したい点が生じやすいためです。

夜間に文面を作った場合は、翌営業日の朝に予約送信で届けましょう。件名と宛名をもう一度確認できるため、誤送信も減らせます。

選考の場で連絡日を伝えているなら、その日より前に届けましょう。期限の当日に送ると、応募者は前日まで結果が分からないまま過ごします。

伝えた期限は、それより早く連絡するための上限として扱いましょう。

決裁が期限に間に合いそうにないときに伝えるのは、結果ではなく状況です。連絡がないまま期限を過ぎると、応募者が不採用と受け取ってしまうこともあります。

採用通知メールは、件名から署名まで8つの項目で組み立てます。応募者が知りたいのは、結果と次の行動です。そのため選考結果を先に書き、手続きの説明はその後ろにまとめます。

採用通知メールに置く項目と、そこへ書く内容は次のとおりです。

件名だけで用件と社名が分かるようにしましょう。「選考結果のご連絡」だけでは、応募者の受信箱で他社のメールに紛れます。

入社手続きの詳細や初日のスケジュールは、別のメールに分けて送りましょう。1通に情報を盛り込みすぎると、返送期限が本文に埋もれます。

テンプレートの文面には、選考で評価した点を1文だけ添えましょう。どこを評価されて採用に至ったのかが分かると、入社後に期待されている役割も伝わります。

採用通知メールの文面は、新卒・中途・アルバイトで書き分けます。書き分ける理由は、通知を受け取った応募者が次に取る行動が違うためです。

通知を受け取ったあとの行動は、次のように分かれます。

• 新卒：内定承諾書の返送
• 中途：入社日の調整
• アルバイト・パート：初日の出勤

新卒向けでは、内定承諾書の返送期限と、次にいつ連絡するかを書きます。労働条件通知書も内定承諾書とあわせて送ります。

内定から入社まで期間が空くため、次の連絡の予定を示しておくと、応募者は入社までの見通しを持てるでしょう。

件名：【〇〇株式会社】採用のご連絡

〇〇　〇〇様

〇〇株式会社　人事部の△△と申します。
先日はご多忙のなか、当社の最終面接にお越しいただきありがとうございました。

厳正な選考の結果、〇〇様を当社の社員として採用することに決定いたしました。
学生時代に取り組まれた〇〇のご経験と、課題に向き合う姿勢を高く評価しております。

つきましては、内定承諾書と労働条件通知書を本日郵送いたしました。
内定承諾書に記載の内容をご確認のうえご署名いただき、〇月〇日必着でご返送ください。

入社前研修の日程と入社手続きの詳細は、〇月上旬に改めてご連絡いたします。
ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。

〇〇様と一緒に働ける日を、社員一同楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇株式会社　人事部　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxx@example.com
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中途向けの文面では、入社日の調整が中心です。現職の引き継ぎがあるため、入社日は調整できることを添えて示しましょう。労働条件通知書は内定の段階で送り、入社日が変わった場合は改めて通知します。

件名：【〇〇株式会社】採用のご連絡

〇〇　〇〇様

〇〇株式会社　人事部の△△と申します。
先日はお忙しいなか、当社の最終面接にお越しいただきありがとうございました。

厳正な選考の結果、〇〇様を当社の社員として採用することに決定いたしました。
前職で〇〇を担当された経験と、チームの立ち上げに携わられた実績を高く評価しております。

つきましては、労働条件通知書と入社承諾書を本日郵送いたしました。
内容をご確認のうえ、〇月〇日までにご返送いただけますでしょうか。

入社日は〇月〇日としておりますが、現職の引き継ぎのご都合に合わせて調整できます。
ご希望がありましたら、本メールへのご返信にてお知らせください。

ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。
〇〇様のご入社を心よりお待ちしております。

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〇〇株式会社　人事部　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxx@example.com
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アルバイトとパートの採用では、初日の出勤に必要な情報をまとめます。労働条件通知書は初日ではなく、この連絡と一緒に渡しましょう。日時・場所・持ち物の3点を箇条書きにすると、応募者が当日に見返しやすいでしょう。

件名：【〇〇店】採用のご連絡

〇〇　〇〇様

〇〇店で採用を担当している△△と申します。
先日はお忙しいなか、面接にお越しいただきありがとうございました。

選考の結果、〇〇様を採用することに決定いたしました。
つきましては、初日の勤務を下記のとおり予定しております。

■日時：〇月〇日（〇）〇時〇分
■場所：〇〇店　スタッフルーム（〇〇区〇〇1-2-3）
■持ち物：印鑑、振込先の分かるもの、写真付きの身分証明書

勤務時間や時給などの労働条件は、労働条件通知書を本メールに添付しております。
初日までにご確認をお願いいたします。
ご都合が合わない場合は調整いたしますので、本メールへご返信ください。

〇〇様と一緒に働けることを、スタッフ一同楽しみにしております。

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〇〇店　店長　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxx@example.com
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不採用通知メールには、選考結果に加えて応募書類の取り扱いを書きます。応募者に手続きを依頼しないため、採用通知より項目は少なくなります。

• 宛名
• 差出人の所属と氏名
• 応募へのお礼
• 選考結果
• 応募書類の取り扱い（返送するか、企業で廃棄するか）
• 結びのあいさつ
• 署名

不採用の理由は、原則として記載する必要はありません。理由を記載する場合は、応募者から詳細を尋ねられる可能性もあるため、選考基準との整合性を確認したうえで対応しましょう。

今回は採用に至らなかった応募者が、数年後に再び応募することもあります。最後まで丁寧に対応しましょう。

書類選考の段階で企業が預かっているのは、応募書類だけです。応募書類を返送するのか企業で廃棄するのかを、この通知で明記します。

件名：【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

〇〇　〇〇様

〇〇株式会社　人事部の△△と申します。
このたびは当社の〇〇職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた応募書類をもとに慎重に選考を進めてまいりましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に沿えない結果となりました。

応募書類につきましては、当社が責任をもって廃棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

————
〇〇株式会社　人事部　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxx@example.com
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面接まで進んだ応募者には、時間を割いてもらったことへの感謝を先に書きます。応募書類を返送する場合は、送付先と到着の目安も添えましょう。

件名：【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

〇〇　〇〇様

〇〇株式会社　人事部の△△と申します。
先日はお忙しいなか、当社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討を重ねましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご提出いただいた応募書類は、ご記入いただいたご住所へ返送いたします。
〇月〇日ごろのお届けを予定しております。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

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〇〇株式会社　人事部　△△
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxx@example.com
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採用通知は、例文の差し込み項目を書き換えて送ります。事故が起きるのは文面を考えるときではなく、書き換えるときです。

送信前に確認する点は、次の4つです。

宛名の氏名と応募のあった職種を、応募者の登録情報と照らし合わせましょう。前の応募者の情報をテンプレートに残したまま送ると、採用者へ不採用の文面が届くこともあります。

氏名は旧字体や異体字まで登録どおりに書き写しましょう。応募書類とメールで氏名の表記が違うと、確認の手間を応募者に負わせます。

複数名へ同じ日に送るなら、応募者管理の画面を1件ずつ開いて文面を作るのが確実です。

入社日や手続きの日時は、配属先と社内の予定に突き合わせてから書きましょう。担当者が休みの日を指定すると、応募者へ再調整を頼む手間が生じます。

持ち物は、初日までに応募者が用意できるものかどうかで決めましょう。証明写真や住民票のように取得に時間がかかるものは、初日ではなく事前の提出に回します。

会場は、建物名と階まで書きましょう。同じ敷地に出入口が複数ある職場なら、どこから入るかまで書くと応募者を迷わせずに済みます。

条件と期限と依頼が1つの文に入っていると、読み手は何をいつまでにするのかを取り違えます。送信前に文面を読み直し、長い文が残っていないかを確かめましょう。

日時と期限は、文中に埋めず行を分けて書きます。返送期限や面接日時のように行動を決める情報は、目で拾える位置に置きましょう。

改行のない長文は、スマートフォンの画面ではいっそう読みにくくなります。1つの段落に入れる用件は1つに絞り、こまめに改行を入れます。

送った相手と日時を後から確認できる状態にしておきましょう。担当者の個人メールから送ると、その担当者が休んだ日に対応状況を誰も確認できません。

採用担当が複数いる場合は、送信済みかどうかを1か所で見られるようにしましょう。同じ応募者へ2通届くのも、誰も送っていない状態で数日過ぎるのも、記録が担当者ごとに分かれていることから起きます。

送信前に添付ファイルも確認しましょう。労働条件通知書を添付する運用では、別の応募者のファイルを付けると個人情報の漏えいになります。

採用通知を速く正確に送り続けられるかどうかは、担当者の注意力ではなく手順で決まります。応募が重なった週だけ遅れが出るのは、1件ずつ文面を作る運用が前提になっているためです。

自社に合う方法は、応募の件数と社内で通知にかけられる時間で変わります。

新卒・中途・アルバイト、採用・不採用のように、送る場面ごとに文面を用意しておきましょう。差し込む項目を〇〇や〇月〇日の形で残しておくと、書き換える箇所がひと目で分かります。

テンプレートは作って終わりではなく、書き換えた文面を上書き保存しない運用まで決めましょう。原本を残さずに使い回すと、前の応募者の情報が次の通知へ混ざります。

件数が少ないうちは、この方法で足ります。応募が月に数件であれば、システムを入れるより手を動かすほうが速いこともあるでしょう。

採用代行は、応募者への連絡や日程調整といった業務を外部へ委託する方法です。社内の人数を増やさずに連絡の速さを保ちたい企業に向いています。

委託する範囲は、連絡だけか、選考日程の管理まで含めるかで費用が変わります。ただし合否の判断そのものは自社に残るため、選考基準を外部に委ねることにはなりません。

自社に情報が蓄積しにくくなる点には注意しましょう。どの媒体からの応募が採用に至ったのかを社内で追えなくなると、翌年の募集計画を立てにくくなります。

採用管理システムは、応募者の情報と選考の進捗を1つの画面で管理し、連絡を自動で送れる仕組みです。

Excelや、自動化の機能が限定的な採用管理システムでは、媒体ごとに届いた応募を転記してから文面を作る手順が毎回発生しがちです。

採用管理システム「RPM」は、約400の求人媒体と連携し、応募の受付から面接予約までの連絡を自動化できます。

メール自動配信では応募受付や面接案内、結果連絡を自動で送れるため、初動が担当者の在席状況に左右されません。返信のない応募者には自動追客が働き、対応漏れを防げます。メールに反応がないときの切り替え先は、SMSとLINEです。

求人媒体連携で応募が1か所に集まるため、担当者が分かれていても誰へ連絡済みかを追えます。

もっとも、連絡を自動化すれば辞退がなくなるわけではありません。賃金や勤務条件が市場の水準と離れている場合は、通知の速さだけで応募者の判断は変わりにくいでしょう。

連絡の遅れが原因なのか、条件が原因なのかを分けて見る必要があります。

採用通知では、書類の要否や、返信が来なかったときの動き方で迷いが出ます。実務で相談の多い4点をまとめました。

発行の要否より先に、労働条件の明示ができているかを確認しましょう。採用内定によって労働契約が成立する場合は、内定の時点での明示が求められます。

明示の抜けを防ぐには、採用通知書に労働条件通知書を添えて送りましょう。採用通知書だけを先に送り、労働条件は入社の直前にまとめて渡す運用にすると、明示が遅れます。

送信から2営業日ほど待って、電話で連絡しましょう。メールが迷惑メールフォルダに入っている場合や、応募者が別のアドレスを日常的に使っている場合があります。

電話がつながらないときの切り替え先は、応募者が応募時に使った連絡手段です。返送期限のある書類を送っているなら、期限が近づいた時点で一度リマインドを入れると、期限当日の駆け込みを減らせます。

採用者から先に連絡する運用は珍しくありません。マイナビ転職の調査でも、結果連絡が遅くなる原因として「合格者から順番に連絡している」を挙げた担当者が22.7％いました。

ただし、不採用の連絡を何日も空けると、応募者は結果を待ち続けます。不採用の通知も、採用者へ伝えたのと同じ週のうちに送りましょう。

補欠として保留するなら、いつまでに結果を伝えるかを先に知らせておくと、応募者は他社の選考との兼ね合いを判断できます。

採用内定によって労働契約が成立したと認められる場合、内定の取り消しは解雇に当たります。

労働契約法第16条の解雇権の濫用に関する規定が適用され、客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当と認められない場合、その取り消しは無効です。

取り消せる事由は、内定した当時に知ることができず、知ることも期待できなかった事実に限られると考えられています。

新規学卒者の内定を取り消す場合は、所定の様式でハローワークへ通知することとされています。自社だけで判断せず、労働局や弁護士に相談しましょう。

※出典：厚生労働省「スタートアップ労働条件「内定や内々定を取り消す時また、内定や内々定を辞退された時は、どのような点に留意すればよいのでしょうか？」」

• 採用通知の手段は1つに絞らず、結果を早く届けるメールや電話と、条件を正式に残す書面を組み合わせる
• 採用通知書・内定通知書・労働条件通知書は役割が異なる。労働条件の明示は労働基準法が求める手続きのため、どの書類で何を伝えるかを社内で決めておく
• 選考が終わったら1週間以内、可能なら1〜3営業日で送付。決裁が間に合わないときは、結果ではなく状況を先に伝える

採用通知を送った時点では、応募者はまだ入社を決めていません。承諾書が返ってくるまでに何をいつ伝えるかも決めたうえで、通知の文面を組み立てましょう。

応募が増えるほど、速さと正確さを人手だけで両立させるのは難しくなります。

採用管理システム「RPM」は、応募の受付から面接予約までの連絡を自動で送れるサービスです。返信のない応募者への追客まで自動で行うため、担当者が1件ずつ状況を確認する手間を減らせます。

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