【採用担当者向け】応募者へのメール例文9選と書き方の基本

採用担当者が応募者へ送るメールでは、応募の受付から入社の案内まで、場面ごとに書くべき項目と送るタイミングが決まっています。

応募者へメールを送るとき、この書き方で失礼にならないか、伝え漏れがないかと迷うことがあるでしょう。

前任者が使っていた文面をそのまま流用しているものの、それが正しいのか確かめる相手が社内にいない、という状況もあるのではないでしょうか。

本記事では、採用管理システム「RPM」を提供する株式会社ゼクウが、応募受付から入社案内までの9場面のメール例文を紹介します。

あわせて、送るときのルールと送信前に確認したい項目、不採用の伝え方や返信が来ない応募者への再連絡といった判断に迷いやすい場面も扱います。

メールを送る場面は、選考がどこまで進んだかで決まります。応募の受付から入社の案内までを並べると、次の9場面です。

この9場面のうち、応募受付、面接日程の調整、選考結果の連絡の3つは、返信が遅れると辞退につながりやすくなります。応募者が次の行動を決めるために、企業からの返事を待っている場面だからです。

連絡手段をメールに限らないほうがよい場面もあります。往復が増えそうな日程調整では、電話のほうが短時間で済むでしょう。

勤務中で電話に出られない職種や、メールを日常的に使わない応募者には、SMSやLINEのほうが気づかれやすくなります。

応募者へのメールは、件名、宛名、書き出しの挨拶、本文、締めの挨拶、署名の6つで組み立てます。各要素に書く項目は次の通りです。

6つのうち、応募者宛てで間違えやすいのが宛名です。氏名は、応募書類に記載された表記に合わせます。旧字体を含む氏名や、外国籍の応募者の氏名表記を、こちらの都合で簡略化しないようにしましょう。

本文には、用件だけでなく、応募者に取ってほしい行動とその期限まで書きます。

書類を送ってほしいのか日程を選んでほしいのか、それをいつまでにしてほしいのかが読み取れなければ、応募者は返信を後回しにするでしょう。

締めの挨拶には、問い合わせ先を添えます。問い合わせ先がないと、質問がある応募者は連絡先を自分で探さなければなりません。

メールの構成が整っていても、届く時刻や件名の付け方で応募者の受け取り方は変わります。応募者対応で押さえたいルールは、次の5つです。

応募や問い合わせには、受け取った当日中に返すことを基本にしましょう。応募者は複数の企業へ同時に応募しているため、返信が遅れるほど他社の選考が先に進みます。

すぐに回答できない場合でも、受け取ったことだけは先に返しましょう。いつまでに回答するかを添えれば、応募者は待つ判断ができます。

社内の確認に時間がかかる用件ほど、最初に一報を入れておく意味は大きくなります。

返信が翌営業日を超えそうなときは、期限の目安を伝えたうえで待ってもらいましょう。

メールの送信時刻は、平日の営業時間内にそろえます。深夜や休日にメールが届くと、その時間も働いている職場だと受け取られます。

業務の都合で時間外に作成した場合は、送信予約を使い、翌営業日の朝に届くようにしましょう。多くのメールソフトに送信日時を指定する機能があります。

あわせて、企業側が対応できる時間帯を本文に書いておくと、応募者は返信のタイミングを決められます。

件名には、用件と社名を入れます。「〇〇株式会社／一次面接の日程について」のように用件と社名を並べると、応募者は開く前にどこからの何の連絡か分かります。

避けたいのは、「お知らせ」「ご連絡」「面接について」のように用件が絞れない件名です。応募者の受信箱では、他社からの連絡と並んで表示されます。

返信するときは、件名を変えずにRe:を残しましょう。やり取りが1つのスレッドにまとまり、過去の経緯を追いやすくなります。

メールの差出人は、部署名だけでなく担当者の氏名まで書きます。担当者名が分かれば、応募者は誰に連絡すればよいか迷いません。

採用担当が複数いる場合は、応募者ごとの担当を決めておきましょう。前回と違う担当者から連絡が届くと、応募者は経緯が引き継がれているのか判断できません。

担当者が休みに入るときは、代理を立てて連絡先を先に伝えておきましょう。

応募者が次の行動を取るために必要な情報は、1通にまとめます。日時、場所、所要時間、持ち物、当日の連絡先、返信の期限がそろっていれば、応募者が追加で質問する必要はありません。

情報が欠けると、そのぶん往復が増えます。往復が増えるほど日程の確定は遅れ、担当者の対応時間も延びるでしょう。

一方で、選考の全体像や入社後の手続きまで1通に詰め込むと、肝心の用件が埋もれます。1通につき用件は1つに絞りましょう。

場面ごとの例文は次の9つです。社名、担当者名、日時を差し替えれば、そのまま使えます。

どの例文でも、署名には会社名、部署、担当者名、住所、電話番号、メールアドレスを入れます。署名を載せているのは1つ目だけです。残る8本にも同じものを付けましょう。

件名：【〇〇株式会社】ご応募ありがとうございます

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△と申します。

このたびは、弊社の〇〇職の求人へご応募いただき、誠にありがとうございます。
応募内容を確認のうえ、書類選考の結果を〇月〇日（〇）までにご連絡いたします。

なお、弊社の営業時間は平日9時から18時までです。
この時間帯以外にいただいたご連絡には、翌営業日以降にご返信いたします。

ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇株式会社　人事部　採用担当
△△　花子
〒123-4567　東京都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：03-1234-5678
E-mail：hanako@example.com
採用サイト：https://example.com/recruit/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

応募受付のメールで欠かせないのは、次の連絡がいつ来るかを書くことです。結果を待つ期間が分からないと、応募者は他社の選考を優先します。

応募が集中する時期は、応募フォームの自動返信で受付だけを先に返し、選考結果は個別に送る形にすると初動が遅れません。

件名：【〇〇株式会社】選考書類ご送付のお願い

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

このたびは弊社の〇〇職へご応募いただき、ありがとうございます。
書類選考を進めるにあたり、下記の書類を本メールへの返信に添付してお送りいただけますでしょうか。

【ご提出いただく書類】
・履歴書
・職務経歴書

【提出期限】
〇月〇日（〇）18時まで

期限内のご提出が難しい場合は、ご返信にてお知らせください。提出期限を調整いたします。
お預かりした個人情報は、採用選考の目的にのみ使用いたします。

ご不明な点がございましたら、下記の連絡先までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。

依頼する書類は、選考に使うものだけに絞りましょう。戸籍謄本や本籍が記載された住民票の写し、現住所の略図を提出させることは、就職差別につながるおそれがあります。

応募用紙やエントリーシートを自社で用意する場合も、適性と能力に関係のない項目は含めないようにしましょう。本籍や出生地、家族の職業や収入、住宅の状況などが該当します。

※出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

件名：【〇〇株式会社】書類選考結果のご連絡と面接日程のご相談

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

このたびは応募書類をお送りいただき、ありがとうございました。
選考の結果、〇〇様には面接へお進みいただきたく、ご連絡いたしました。

面接の候補日時は下記の通りです。
ご都合のよい日時を、第3希望までお知らせください。

・〇月〇日（〇）10時〜
・〇月〇日（〇）14時〜
・〇月〇日（〇）18時〜

【所要時間】
60分程度

【場所】
〇〇株式会社　本社　〇階
東京都〇〇区〇〇1-2-3（〇〇駅から徒歩5分）

【当日お持ちいただくもの】
・筆記用具

【当日の連絡先】
人事部　採用担当　△△（03-1234-5678）

上記でご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。別途調整いたします。
〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。

候補日は3つ以上出し、時間帯を分散させましょう。在職中の応募者は日中に時間を取りにくいため、終業後にあたる時間帯を1つは入れておくと、日程が決まりやすくなります。

場所、所要時間、当日の連絡先を同じメールに入れておけば、日程が確定したあとに送る1通を減らせます。

件名：【〇〇株式会社】〇月〇日　オンライン面接のご案内

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

面接の日程が下記の通り確定いたしましたので、ご案内いたします。

【日時】
〇月〇日（〇）14時〜15時

【使用ツール】
〇〇（事前のインストールは不要です）

【参加URL】
https://example.com/meeting/xxxx

【当日の流れ】
・面接（面接官2名）
・質疑応答

【ご準備いただくもの】
・カメラとマイクが使用できる環境
・お手元に履歴書と職務経歴書

【接続できない場合の連絡先】
人事部　採用担当　△△（03-1234-5678）

開始5分前を目安にご入室ください。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

オンライン面接の案内では、接続できなかったときの連絡先を必ず入れましょう。通信が不安定なまま応募者が電話番号を探すことになると、面接の開始時刻に間に合いません。

参加URLは、日程確定の連絡と一緒に送っておけば、前日は同じ内容を再送するだけで済みます。面接の直前に発行する運用では、担当者の作業が当日に集中します。

件名：【〇〇株式会社】面接日程のご確認（〇月〇日ご連絡分）

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

〇月〇日にお送りした面接日程のご案内について、ご確認いただけましたでしょうか。
行き違いでしたら申し訳ございません。

ご都合がつかない場合や、選考の辞退をご希望の場合も、お知らせいただければ幸いです。

〇月〇日（〇）までにご返信をいただけない場合は、選考を終了とさせていただきます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

再連絡で必要なのは、返信がない場合の扱いと、返答の期限の2点です。期限を示さないまま送ると、担当者は同じ確認を何度も繰り返すことになるでしょう。

辞退という選択肢を一緒に示しておけば、応募者は断りの連絡を入れやすくなります。連絡が届けば、空いた枠を他の応募者に回せるでしょう。

メールで反応がないときは、SMSやLINEなど別の手段に切り替える方法もあります。迷惑メールフォルダに振り分けられ、気づかれていない場合があるためです。

件名：【〇〇株式会社】選考結果のご連絡

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

このたびは弊社の〇〇職の選考にご参加いただき、ありがとうございました。

選考の結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。
慎重に検討を重ねたうえでの結論であることを、ご理解いただけますと幸いです。

お預かりした応募書類は、弊社にて責任をもって破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

不採用の連絡は、結果が確定したらすぐに送りましょう。結果を待っている間、応募者は他社の選考に進むかどうかを決められません。

不採用の理由を伝えるかどうかは、社内で方針を決めておきましょう。伝える運用にする場合も、募集職種で求める適性と能力に照らした説明にとどめ、応募者の属性や生活環境には触れないようにします。

応募書類を返却するか破棄するかも書き添え、書いた通りに処理しましょう。

件名：【〇〇株式会社】採用内定のご連絡

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

先日は面接にお越しいただき、ありがとうございました。
選考の結果、〇〇様の採用を決定いたしましたので、ご連絡いたします。

労働条件を記載した書面をお送りします。
内容をご確認のうえ、〇月〇日（〇）までに入社のご意思をお知らせください。

ご不明な点や、条件についてご相談されたい点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
〇〇様と一緒に働ける日を、社員一同楽しみにしております。

採用の連絡で欠かせないのが、労働条件を記載した書面です。電話で先に伝えてからメールを送る運用も取られていますが、口頭の内容と書面の条件が食い違わないよう、電話をかける前に条件を確定させておく必要があります。

労働条件を書面に代えて電子メール等で明示する場合は、労働者本人が希望していることを確認し、出力して書面を作成できる形式で送ります

入社の意思をいつまでに知らせてほしいかも書いておきましょう。期限がないと、応募者は他社の結果が出るまで返事を保留しやすくなるでしょう。

件名：【〇〇株式会社】入社日と初日のご案内

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

入社にあたり、初日のご案内をお送りいたします。

【入社日】
〇年〇月〇日（〇）

【集合時間・場所】
9時30分／〇〇株式会社　本社　1階受付
東京都〇〇区〇〇1-2-3

【当日お持ちいただくもの】
・身分証明書
・印鑑
・筆記用具

【初日の予定】
・午前：入社手続き、社内のご案内
・午後：配属先での顔合わせ

【事前にご提出いただく書類】
添付のファイルをご確認のうえ、〇月〇日（〇）までにご返送ください。

当日は受付にて、人事部の△△をお呼び出しください。
お会いできることを楽しみにしております。

初日の案内では、集合の時間と場所に加えて、受付で誰を呼び出せばよいかまで書きます。呼び出す相手が書かれていないと、応募者は朝から受付で待たされるでしょう。

入社前に提出してもらう書類は、期限とあわせて一覧で示しましょう。入社日が近づいてから不足に気づくと、手続きが初日に間に合いません。

件名：Re:【選考辞退のご連絡】〇〇　〇〇

〇〇　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社　人事部　採用担当の△△です。

このたびはご連絡をいただき、ありがとうございました。
選考辞退のご意向、承知いたしました。

弊社の選考にお時間を割いていただきましたこと、あらためて御礼申し上げます。
お預かりした応募書類は、弊社の責任において破棄いたしますのでご了承ください。

〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

辞退の連絡には、当日か翌営業日までに返信しましょう。返信をしないままにすると、応募書類の扱いを伝える機会がなくなります。

引き止めの言葉を長く書かないほうが、応募者は次の行動に移りやすくなります。理由を尋ねる場合も、回答は任意であることを添えましょう。

辞退の理由を記録しておけば、選考のどの段階で離脱が起きているかを後から確認できます。

テンプレートは、差し替える箇所を書き換えて使います。書き換えの段階で起きやすい失敗と、送信前の確認は次の4つです。

宛名の誤りの多くは、送信前に応募情報と突き合わせれば防げます。直前に送った別の応募者宛のメールを複製して作ると、宛名や職種名だけが前のまま残る誤りが起きます。

確認するのは、応募者の氏名、応募職種、前回のやり取りの3点です。氏名は漢字だけでなく、漢字の字体や、ひらがな・カタカナを含む表記まで応募書類の表記に合わせましょう。

複製ではなく、毎回テンプレートの原本から作る運用にすれば、前の応募者の情報が残りません。

説明会の案内など、複数の応募者へ同じ内容を送る場面があります。宛先をToやCCに並べると、応募者のメールアドレスが他の応募者に見えます。

これは個人データの漏えいです。本来BCC欄に入力すべきメールアドレスをCC欄に入力して一括送信し、本人の数が1,000人を超えた場合は、個人情報保護委員会への報告が義務づけられています。

病歴や障害があることなどの要配慮個人情報が含まれていた場合は、人数にかかわらず報告の対象です。

そもそも応募者への連絡は個別送信を基本にし、一斉送信は説明会の案内など限られた場面に絞りましょう。

※出典：個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」

面接の日時と場所は、送信前に社内の予定と突き合わせます。会議室が押さえられていなかったり、面接官の予定が重なっていたりすると、日時を送ったあとで応募者に変更を頼まなければなりません。

持ち物と勤務条件は、掲載中の募集要項と一致させましょう。求人票と違う条件をメールで伝えると、応募者はどちらが正しいのか判断できません。

オンライン面接では、参加URLの有効期限も確認しましょう。日付は〇月〇日（〇）と曜日まで書くと、取り違えが減ります。

労働条件の明示は、募集の段階と労働契約を結ぶ段階の2つに分かれます。

募集の段階では職業安定法にもとづいて求人票や募集要項で明示し、契約の段階では労働基準法にもとづいて労働条件通知書などで明示します。どちらか一方で済ませることはできません。

求人広告のスペースが足りないなどやむを得ない場合は、「詳細は面談時にお伝えします」などと付したうえで、労働条件の一部を別のタイミングで明示できます。

この場合、すべての労働条件を明示する期限は、原則として面接など求職者と最初に接触する時点までです。

面接の過程で当初明示した条件が変わる場合は、その変更内容の明示が必要で、この明示は速やかに行うこととされています。

採用通知のメールに勤務地と入社日だけを書いて、条件の明示を入社の直前まで残さないようにしましょう。

※出典：厚生労働省「募集時などに明示すべき労働条件が追加されます」

テンプレートと運用ルールを整えても、応募が重なると初動が遅れます。1件ずつ手作業で送る運用では、応募が増えるほど担当者の作業時間も増えます。

Excelや、自動化の機能が限定的な採用管理システムでは、応募のたびに同じ作業が発生しがちです。媒体ごとに届いた応募を転記し、テンプレートを開き、差し込み項目を書き換える手順を毎回繰り返します。

採用管理システム「RPM」のメール自動配信では、応募受付や面接案内、結果連絡を自動で送れます。応募が届いた時点で受付の連絡が返るため、初動が担当者の在席状況に左右されません。

面接の日程調整では、面接自動予約により応募者が候補日から選べます。前日や当日のリマインドは面接リマインドメールが自動で送信するため、担当者の手作業は要りません。

メールに反応がない応募者には、SMS配信やLINE連携で連絡手段を切り替えられます。やり取りは応募者ごとにまとまるため、担当者が代わっても経緯を追えます。

もっとも、連絡の速さだけで辞退を防げるわけではありません。

給与や勤務条件が市場の水準と離れている場合は、メールの運用を整えても応募者の判断は変わりにくいでしょう。連絡の遅れが原因なのか、条件が原因なのかを分けて見る必要があります。

メールの文面が固まっても、電話との使い分けや、結果が遅れるときの伝え方は判断が分かれます。実務で相談の多い4点をまとめました。

判断の基準は、応募者に取ってほしい行動と、伝える情報の量の2つです。採用の連絡のように意思確認が必要で、条件の説明も伴う場面では、電話で意向を確かめてからメールで条件を書面として残す形が向きます。

不採用の連絡や候補日の提示のように、応募者が自分のタイミングで確認できればよい用件は、メールだけで足りるでしょう。

電話を選ぶ場合も、つながらなかったときに備えて、同じ内容をメールでも送っておくと行き違いを防げます。

遅れている事実と、いつまでに連絡するかの2点を先に伝えましょう。理由を詳しく説明する必要はありませんが、社内で選考が続いていることを添えると、応募者は待つ判断をしやすくなります。

示した期限をさらに超えることは避けたいので、余裕を持った日付を伝えておきましょう。

返信の要否は社内で統一しておけば足り、すべてに返さなければならないものではありません。ただし、辞退や日程変更のように応募者が判断を待っている内容には必ず返しましょう。

お礼のメールにも短く返す運用にするなら、一行の定型文を用意しておくと、担当者ごとのばらつきが出ません。

応募書類に記載された表記をそのまま使いましょう。読み方がわからなくても、漢字表記のフルネームに様を付ければ宛名として足ります。

旧字体や環境依存文字がメールで正しく表示されない場合は、本人に確認したうえで代替表記を使用すると、誤解を避けられます。

• 応募者へのメールは、件名には社名と用件が、署名には担当者名と電話番号が必要
• 返信は当日中を基本にし、送信は平日の営業時間内にそろえる。すぐに回答できないときは、いつ回答するかだけを先に返すと良い
• 送信前に確認するのは、宛名と応募職種、一斉送信時の宛先、日時・場所・持ち物、労働条件を伝える段階の4点

応募者へのメールは、書けば終わりという作業ではありません。誰が、いつまでに、どの内容を送るかを決めておけば、担当者が代わっても対応の質を保てます。

もっとも、応募が重なる時期には、決めたルール通りに動くこと自体が難しくなるでしょう。手作業の量を減らさないかぎり、初動の速さは担当者の在席状況に左右されます。

ゼクウが提供する採用管理システム「RPM」は、約400の求人媒体と連携し、応募の受付から面接設定までの連絡を自動化できるサービスです。メールに加えてSMSやLINEでも連絡でき、やり取りは応募者ごとにまとまります。

応募者対応にかかる時間を減らしたい場合は、RPMのメール自動配信機能をご覧ください。

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