【採用担当者必見】応募者とメールでやりとりするコツを例文とともに紹介

応募者とのメールや電話といったコミュニケーションは、採用担当者が行う業務の中でも非常に重要です。応募者対応の質が悪いと、企業のイメージダウンになり、応募辞退や内定辞退につながりかねません。応募者にメールを送る際には、好印象を与えられるような文章を心がけましょう。 この記事では、採用担当者に向けて応募者へメールを送る際のコツや注意点、応募者対応メールの例文を紹介します。

採用担当者がメールを送信する主なシーン

採用担当者は応募者を含め、社内外のさまざまな人とメールでコミュニケーションを取る機会があります。具体的にはどのようなシーンでメールを活用するのでしょうか。ここでは、採用担当者がメールを送信する主なシーンを5つ紹介します。

応募があったとき

採用担当者は、応募者から求人情報に応募があった際にメールを送信します。応募プロセスは企業によって異なりますが、応募者が求人情報に応募する際は、応募フォームや応募先のメールアドレスに履歴書や職務経歴書などを添付して送信する形が一般的です。
 
その後、採用担当者は応募者とメールや電話でコンタクトを取り、面接の日程調整や書類提出の指示、選考の進捗状況の連絡などを行います。

面接の日程を決めるとき

応募者と電話で話をすることが難しい場合や、日程調整が複雑な場合にはメールで日程調整を行います。面接日程は、採用担当者から応募者へ面接日程の候補を提案し、応募者からの返信に基づいて調整を進めるケースが一般的です。
 
面接日程が確定したら再度メールで確認の連絡をし、面接当日に必要な書類や持ち物、面接場所などの情報を伝えます。

選考結果を通知するとき

採用が決定した場合には内定通知メール、不採用となった場合には不採用通知メールを送信します。選考結果を通知する際は口頭での確認や電話による連絡が先行することもあり、メールはあくまでも書面による確認としての役割を担うことが一般的です。

入社日を決めるとき

入社日は重要な契約となるため、通常は口頭での確認や書面による契約書の作成が必要であることがほとんどです。入社日の調整が完了した後に、応募者に対して確定の連絡をするためにメールを送信することがあります。
 
入社日が近づいたらフォローメールを送るのも大切です。入社前に企業からの連絡があれば応募者は安心感を抱き、入社に向けての準備や手続きについても不安を感じることが少なくなります。

応募者からメールが届いたとき

応募者から応募に関する問い合わせや面接日程の変更依頼などのメールが届く場合があります。その際はメールで返信するか、重要な内容であれば電話で説明します。応募者からのメールに迅速かつ丁寧に対応することで、応募者に対して好印象を与えられます。

採用担当者がメールを送るときに注意したいポイント

メールは電話や対話とは違い、相手に感情が伝わりにくいものです。そのためビジネスマナーを踏まえた適切な文面を送らないと、相手に悪い印象を与えかねません。ここでは、採用担当者がメールを送る際に注意したいポイントを4つ紹介します。

営業時間内にメールを送る

メールを送る際には送信する時間帯にも注意が必要です。一般的な営業時間に送らないと、「深夜まで残業しているのか」「土日も出勤するのか」など、応募者に不安感や不信感を与えてしまう恐れがあります。営業時間は企業によってさまざまですが、基本的には平日の日中に送信するとよいでしょう。

タイトルで内容が分かるようにする

メールのタイトルが明確かつ具体的であれば、応募者はメールの内容を簡単に理解できます。例えば、以下のようなタイトルがおすすめです。
 
・面接日時変更のお知らせ
・求人募集についての返信
・履歴書不備についての確認
 
一方で、以下のようなタイトルは応募者にとって理解しづらく、見落とされる可能性があるため避けたほうが無難です。
 
・お知らせ
・確認事項について
・面接について

基本的な設計を意識して簡潔に記載する

メールが長く複雑な場合は応募者に意図が伝わらない恐れがあるため、基本的な設計を意識して簡潔に記載することが大切です。ビジネスメールの基本的な設計は以下の通りです。
 
・件名
・宛名
・あいさつ
・本文
・締めのあいさつ
・署名

 メールに対応できる時間を記載する

企業の営業時間や担当者がいる時間などをメールに記載すると親切です。採用に関して問い合わせをする応募者は、不安や緊張を感じていることが多くあります。返信までの時間や対応可能な時間帯などを明確に伝えることで、安心感を与えられるでしょう。また、営業時間や対応時間を明確に示すことで、応募者が返信のタイミングや待ち時間を計画でき、メールのやりとりがスムーズに進むことも期待できます。

【テンプレート4選】採用担当者の応募者対応メールの例文

応募者対応メールは採用担当者と応募者のファーストコンタクトとなることが多いため、丁寧に対応することが重要です。応募者対応メールを適切に作成することで、応募者に良い印象を与えられます。
 
しかし人事としての経験が少なく、どのようにメールを作成したらよいのかが分からない方もいるでしょう。その場合は、ここで紹介する応募者対応メールの例文を参考にすることをおすすめします。

応募者に選考書類を送付してもらうとき

【例文】
件名:【選考書類送付のお願い】
 
〇〇様
 
お世話になります。○○株式会社採用担当の△△と申します。
このたびは、当社の求人にご応募いただきありがとうございます。
 
早速ですが、選考に進んでいただくために、以下の選考書類をメールに添付してお送りいただけますでしょうか。ご確認の程、よろしくお願いいたします。
 
・履歴書（写真添付）
・職務経歴書
 
なお、5日以内の提出をお願いできればと存じますが、期限内の提出が難しい場合は採用担当までご一報ください。
 
また、お送りいただく個人情報は弊社のプライバシーポリシーに従い厳重に管理いたします。
 
ご不明点がありましたら、何なりとお問い合わせください。今後ともよろしくお願いいたします。

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○○株式会社　採用担当
△△　花子
〒123-4567　東京都渋谷区○○町1-2-3
TEL: 03-1234-5678　FAX: 03-1234-5679
E-mail: hanako@example.com
URL: https://example.com/recruit/
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【ポイント】
ポイントは件名で要件を伝えること、そして求人情報を見て応募してくれたことに対して感謝の気持ちを表明することです。また、個人情報を厳重に扱う旨を記載することで応募者に安心感を与えられます。

面接の日程を調整するとき

【例文】
件名:面接日程のご案内
 
〇〇様
 
お世話になっております。○○株式会社採用担当の△△と申します。
このたびは、当社の求人にご応募いただきありがとうございました。
 
お送りいただいた書類を拝見し、ぜひ面接に進んでいただきたくご連絡いたしました。
 
面接日程について、以下の候補をご提案いたします。
可能であれば、ご都合の良い日時をお知らせいただけますようお願い申し上げます。
 
【面接候補日】
・5月10日(水) 13:00～
・5月11日(木) 10:00～
・5月12日(金) 15:00～
 
※面接時間は約60分を予定しています。
 
【面接場所】
　○○ビル　○階　○○会議室
　（住所）
　※近隣に有料駐車場がございます。
 
【持ち物】
　・履歴書（写貼）
　・職務経歴書
　・免許証等の身分証明書
　・筆記用具
 
【注意点】
　・面接前にご自身で体調管理を行ってください。
　・遅刻される場合は、必ずお電話にてご連絡ください。
 
ご希望の日程がございましたら、ご連絡いただけますようお願いいたします。また、その他のご要望がございましたら、遠慮なくお申し付けください。

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○○株式会社　採用担当
△△　花子
〒123-4567　東京都渋谷区○○町1-2-3
TEL: 03-1234-5678　FAX: 03-1234-5679
E-mail: hanako@example.com
URL: https://example.com/recruit/
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【ポイント】
ポイントは、候補となる面接日程をいくつか提示し、応募者の都合を考慮することです。また返信を促すために、希望の日程がある場合は連絡するようお願いする文面を入れるとよいでしょう。

選考結果を通知するとき

【例文】
件名:採用通知のご連絡
 
〇〇様
 
お世話になっております。○○株式会社採用担当の△△と申します。
先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を当社の社員として採用することに決定いたしましたことをお知らせいたします。
 
下記の通り、勤務開始日や入社手続きに関する情報をご案内申し上げます。
 
勤務開始日：〇〇年〇月〇日
勤務地：〇〇〇
 
入社手続きに必要な書類などは、添付ファイルにてご確認ください。
入社にあたりましては、社員証の発行などいくつかの手続きがございます。そのため入社前日までに一度弊社へお越しいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
 
社員一同、入社日を心待ちにしております。何卒よろしくお願い申し上げます。

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○○株式会社　採用担当
△△　花子
〒123-4567　東京都渋谷区○○町1-2-3
TEL: 03-1234-5678　FAX: 03-1234-5679
E-mail: hanako@example.com
URL: https://example.com/recruit/
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【ポイント】
ポイントは、採用者に対して敬意を示す言葉を使うこと、採用の旨を明確に伝えることです。勤務開始日や入社手続きに関する情報はミスなく正確に記載しましょう。応募者が入社を楽しみにできるような文面を心がけることが大切です。

入社日を伝えるとき

【例文】
件名：入社日のご案内
 
○○様
 
お世話になっております。採用担当の〇〇と申します。
このたびは、弊社にてご活躍いただけることを大変嬉しく思います。
先日ご連絡を差し上げました入社日についてお知らせいたします。
 
【入社日】
YYYY年MM月DD日（曜日）
 
【集合時間】
9時30分
 
【集合場所】
〇〇〇会社 本社ビル
 
【持ち物】
・筆記用具
・身分証明書
・履歴書
 
また、入社前に提出いただく書類などがございますので、メールに添付した添付ファイルをご確認いただき、ご準備いただけますようお願い申し上げます。
入社後の業務につきましては、当社の担当者より改めてご連絡を差し上げます。
 
ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
 
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○○株式会社　採用担当
△△　花子
〒123-4567　東京都渋谷区○○町1-2-3
TEL: 03-1234-5678　FAX: 03-1234-5679
E-mail: hanako@example.com
URL: https://example.com/recruit/
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【ポイント】
転職の場合は面接で入社可能日を尋ねるケースが一般的です。入社日程の詳細を記載し、採用者に不安や疑問が生じないように配慮しましょう。集合場所や時間、持ち物などの詳細を伝えることも大切です。

採用担当者がメールを送信する前にチェックしたいポイント

メールで間違った宛名や件名を送信してしまったり、誤った情報を伝えてしまったりすると、応募者に不信感を抱かれてしまうため注意しましょう。ここでは、採用担当がメールを送信する前にチェックしたいポイントを4つ紹介します。

言葉遣いに問題がないか

応募者にとって採用担当者は企業の「顔」でもあるため、言葉遣いや言い回しは企業の印象を左右します。不適切な言葉遣いをすると「応募者への対応が雑だ」「社会人としての品格がない」などと思われてしまうでしょう。
 
また、言葉遣いだけでなく、誤字脱字にも注意が必要です。メールに誤字脱字があると、誤った情報を応募者へ伝えてしまい、誤解を招く恐れがあります。コミュニケーションを円滑に取るためにも、作成したメールが適切かどうか読み返して確認しましょう。

誤解がないように情報を伝えられているか

応募者が誤解を招くような情報の伝え方はNGです。応募者と認識の相違が生まれると、採用プロセスに影響が出たり、ミスマッチにつながったりする恐れがあります。
 
例えば、選考で必要な書類の送付を依頼する際、いつまでに送ってほしいのかが記載されていなければ応募者は困惑してしまうでしょう。また、一つの文面で複数の解釈ができる書き方も応募者が戸惑ってしまう恐れがあるため、注意が必要です。
 
メールの文面はなるべく簡潔に、数字を用いて具体的に作成することを心掛けましょう。

記載事項に間違いがないか

採用担当者が送信するメールには、面接や試験の日時、場所、持ち物などの情報が含まれます。これらの情報に誤りがあると、応募者が面接や試験に遅刻するか、誤った場所に行ってしまうなどのトラブルが発生してしまうでしょう。
 
その結果、スムーズに選考が進まなくなったり、自社に対する信頼を損なったりしてしまいます。メールを送信する前に、重要な情報について間違いがないか確認しましょう。

宛先が正しいか

誤った宛先にメールを送信すると、応募者の重要な個人情報が別の人に送信され、情報漏洩につながる恐れがあります。情報漏洩が発覚した場合、企業の信用や評判を損ねるため注意しましょう。採用担当者はメールを送信する前に、宛先が正しいかどうかを再度確認することが必要です。誤送信を防ぐためのシステムを導入するか、誤送信防止機能を備えたメーラーを利用するのもよいでしょう。

採用管理システム「RPM」で応募者への連絡を効率的に

選考が集中する期間は、採用担当者は応募者との対応に追われがちです。忙しくなると余裕がなくなり、応募者とのコミュニケーションの質が落ちたり、ケアレスミスをしたりする恐れがあるため注意しましょう。
 
ミスをなくし、応募者対応の質を上げるためには採用管理システムの導入がおすすめです。クラウド採用管理システムの「RPM」は、システム上で応募者とメールやSMS、LINEなどでやりとりができます。応募や問い合わせに自動で返信する機能もあるため、応募者対応の遅れも防げます。
 
面接設定や進捗状況の一元管理もできるため、採用業務の効率化が可能です。企業に合わせて必要な機能のカスタマイズもできるため、ぜひご利用ください。

まとめ

採用担当者は応募者からの問い合わせや面接の日程を決める際などにさまざまなメールを送ります。メールを送る際には、簡潔かつ読みやすい文章を心がけることが大切です。また、応募者から営業時間外に問い合わせがあっても、企業の営業時間内に返信するようにしましょう。
 
「応募者対応を自動化したい」「採用業務を効率化したい」といった方は、採用管理システムの「RPM」がおすすめです。応募者情報の管理や自動対応だけでなく、数多くの求人媒体との連携や広告出稿の管理も可能です。業務効率を上げ、採用担当者の負担も大きく軽減できるため、ぜひご利用ください。

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