応募受付から面談確定までに4名が携わっており、採用面談は各事業所が担当している状況です。月1500件前後の応募に対応しており、有効応募に対してはいち早く的確にコミュニケーションを取るために、電話やSMSで対応しています。
 

導入以前は、各事業所で一気通貫で採用活動を行なっていたことから、対応の仕方などの品質が一定でない、という課題がありました。それぞれの事業所で求人掲載から面談、採用まで進めていたので、そのノウハウにばらつきが出てしまっていました。

そこで、複数媒体の一元管理、応募者情報の一覧化を行ないたいというのが、システム導入検討のきっかけです。導入以前は各媒体の管理画面に逐一ログインして管理を行なっており、かなり煩雑な作業になっていました。RPMを導入した当時「管理画面を統一できてから、かなり便利になったな」と感じたことを覚えています。
 

理由は2つで、まず一つは、連携媒体求人数の多さです。400以上の媒体と連携可能な点に魅力を感じました。実は以前にも採用管理システムを使用していたのですが、連携できる媒体数が少なくて。今では「運用フローが乱れてしまうので、RPMと連携できない媒体は利用したくない！」と感じているほどです。

もう一つの理由は、最もシンプルなプランであっても、できることが多いと感じたからです。以前利用していたシステムは運用にあたって不便だなと感じる場面もあり、実際に採用フローの6割程度でしか利用していませんでした。そのため、他は手作業で進めなければならない状況でした。RPM導入後は完全にシステム上で一元化されたので、これは嬉しい変化でした。

RPMを利用している中で、「当社はまだまだ活用できていない機能があるんだろうな」と思うほど、多機能性を実感しています。担当の方に話を聞く度に、「これも無料の範囲内でできるの！？」と毎回驚くほど、RPMはできることが多いと感じています。
 

シナリオ設定は少し苦労しましたが、大変だったことは特にないです。応募者・選考進捗ステータスを自社仕様にカスタマイズして、シナリオを作成していく作業があり、個人的にはここは少し難しいと感じました。

RPMのサポート体制について話すと、歴代の営業担当の方々は、非常に丁寧に対応してくださっています。「会話が成り立つ」という印象が強く、システムに対する造詣が深いので、ストレスなく疑問を解消できています。システム会社の営業担当に連絡しても、開発担当に確認します、という回答が返ってくることも少なくないですから。RPMの担当者からは、すぐに回答をもらえる印象です。
 

20～30ほどあった各事業所で1名ずつ応募受付担当を立てていたのが、本社で一括して行なえるように。 RPMの導入で応募者情報の一元化ができたことで、人件費や工数の削減につながりました。当時は営業であった私も、応募者への連絡や、登録スタッフからの連絡への対応を行なう必要があり、1本電話に出れば10分ぐらいはかかっていました。採用時期は特に事業所に常駐し、事務員さんのフォローなども行なっていたので本当に大変でした。

以前利用していた別の採用管理システムによる効率化は、全工程の6割程度にとどまっており、まだまだ手作業で行なわなければいけない部分も多い状況でした。その点、RPMを導入してからはすべての工程を完全にシステム上で一元管理できているので、RPM導入が人件費・工数削減に大きくつながったと考えています。
 

本来注力すべき「どうやったらより多く良い人材を採用できるか」という課題に注力していくことができるようになったのも、RPM導入によるメリットだと感じています。現在の当社の課題について話すと、年平均だと月1500名前後の応募が来ていますが、繁忙期は2倍～2.5倍もの応募をいただいており、人手不足で有効応募への架電が追い付いていないという状況です。

そのためAIツールや、メール以外の連絡ツールの導入など、より効率的な方法を模索しているところですが、より効率的な方法を考える余裕ができたのも、RPM導入の成果だと考えています。
 

当社のように、大量採用を短期スパンで行なっている企業や、利用媒体や拠点数が多い企業に向いていると思います。限られた人数で対応していくには自動化が必須となってくるので、RPMの自動化機能には非常に助けられました。例えば、応募者の面接希望日を第1希望から第3希望まで回収してくれる「チャットボット」機能もその一つです。採用業務の自動化によって、短期の大量採用や、拠点連携をスムーズに進めたい企業にはピッタリだと思います。