採用組織には、集客から登録までを担当する3名、面談から求人紹介までを担当する6名が所属。私たちは2名で集客から登録までの実務を担当しています。

採用職種はグラフィックデザイナー、DTPオペレーター、編集ライター、WEB制作、動画制作が多く、年間採用数は登録まで至っている方で約900名です。
 

導入以前に採用体制の変更があり、集客～登録の担当者が4名から2名へ。人手不足が課題としてありました。イメージとしては、1日8時間勤務だとして、約半分の時間は有効応募へのおいかけ連絡、残り半分の時間は重複応募と通常応募の手動振り分けを行なっている状況だったんです。
 
そのような中でRPMの導入を検討し始めたのは、以前に利用していた採用管理システムに不便を感じていた部分があったためです。具体的には、システム上で細かな応募者情報…例えば応募経路、応募先案件、応募先拠点、重複応募を確認できず、確認工数が増えるため非効率的でした。また、有効応募に対して2～3回追いかけ連絡を行なっていたため、その対応工数にも悩んでいました。

応募者情報の自動取り込みを行なえることはもちろん、応募経路、応募先案件、応募先拠点、重複応募といった細かい情報もRPM上で確認できますし、取り込みスピードも速いです。
 
応募者への自動対応もRPMを選んだ理由の一つです。特にオプション「勝手に★おいかけ君」に満足しており、これまでは自分たちでおいかけ連絡をしていたところを「おいかけ君」が自動で送ってくれるため、大幅に対応工数を削減できています。
 

RPMで応募重複判定ができるように、設定登録するところは大変でしたね。自動処理の設定も他部署との会議で決める必要があったため、時間がかかった記憶があります。
 
RPMのサポート体制については、全体的に要望通りに対応してくれた印象がありますね。初期設定のサポートがあり、アドバイスも的確でした。応募者・選考進捗ステータスの設定は営業担当の方に「このように入れてください」と作成してもらえましたし、チャットボットの設定時にはシナリオのフローチャートも作成してもらえたため助かりました。
 

担当者としての負担が減ったという実感が大きいですね。例えば、当社では応募者情報のスクリーニング条件が7項目あるのですが、当社独自の条件である1項目以外はRPMが自動で判定してくれます。つまり、応募スクリーニングの約9割は自動化できているということです。
 
また、以前は応募対応の漏れがないか各媒体の管理画面で確認しなければいけませんでしたが、RPMではシステム上で一括管理ができ、ステータス名・カラーも自由に設定できるため、未対応にすぐ気付けるようになりました。別部署への確認時も、以前はチャットなどで応募者の経歴を送っていましたが、RPM上で共有できるためやり取りの負担も減りましたね。
 
そうした、これまで時間のかかっていた作業の大半を自動化できたため、担当者としての業務負荷が大幅に軽減されましたね。担当者が4名から2名となり、人手不足に悩んでいたところもRPM導入で対応できるようになりましたし、導入以前には着手できていなかったSNS運用などにも時間を割けるようになりました。

 

導入前後で登録率が約6～7割から約8割まで増えています。その要因の一つが、RPMでサンクスメールを自動配信し、チャットボットで電話可能日を自動収集できることで、有効応募への接触率が上がったためだと考えています。
 
例えば先月（2025年8月）は有効応募22名に対して登録17名と約77%が登録。先々月は、有効応募18名に対して登録17名と、約94%が登録に至っています。導入前後を比較すると、「有効応募のため登録に至りたかったのに至らなかった…」といった取りこぼしがかなり減った印象です。

 

実際に、当社が人手不足の状況でRPMを利用し始め、効果を得られたためそう感じています。導入以前の組織の動きとして、集客～登録の担当者が4名だったのが2名に減り、人手不足に悩んでいました。
 
その中でも、月1000名の応募に対応し、より多くの有効応募を獲得していくか―――いかに効率良く集客を行なっていくかを課題としていました。RPM導入後は応募者対応の多くを自動化できており、有効応募の取りこぼしも防ぐことが出来ています。担当者2名のみで何とか業務をまわせているのは、RPMがあるからこそだと思っています。