採用人数が多い職種は販売・接客スタッフで、他にはコールセンタースタッフや軽作業スタッフを採用・派遣しています。リファラル採用やオウンドメディアも活用していますが、求人媒体での募集がメインです。

採用部門は2つの組織に分かれており、我々は採用マーケティングを担う部門です。5～6名で、集客から面談予約までを担当しています。月間1000～2000件ほどの応募に対応する組織です。KPIとしてはまず応募数を追っていますが、採用数も目標としています。 

当時の課題は2つあり、一つは応募者情報の手動入力による業務負荷、もう一つが応募者への連絡遅延による離脱です。前者について具体的にお話しすると、当時は応募者情報を自社HPの管理機能で一元管理していました。ただし、各求人媒体や自社HPからの応募をすべて手動で入力する必要があり、毎日午前中はこの作業に費やしてしまっていたんです。

また、応募者連絡が遅れていたことも、この管理体制に関係してきます。本来、応募があった翌日午前には初回連絡を行ないたかったのですが、情報転記に使っていたため、午後に初めて連絡する他なかったんです。さらに、営業日ではない土日の応募にもすぐ対応できておらず、応募者が競合他社に流れてしまったり、連絡がつかなくなってしまったり…と課題となっていました。 

先ほどお話しした2つの課題が主な理由ですが、中でも手動入力の工数削減は大きな理由ですね。自社HPの管理機能に応募者情報を手入力で移す作業をしていた担当者のキャパシティが足らず、採用部門の他組織やコーディネーター部門からもヘルプとして来てもらっている状況だったんです。

グループ会社の導入も取りまとめていたため、応募自動処理の要件整理・設定はなかなか大変でした。

当グループは3つのグループ会社からなっており、うち2社でRPMを利用しています。中でも各社の複数部署がそれぞれ利用しているため、最大8拠点ほどが登録・利用している状況です。各社・拠点が各々のルールで利用を進めていたため、応募自動処理の設定を各社のルールや利用プランに合わせられるよう、ヒアリングを行なう必要がありました。上司と私の2名で各社とのミーティングを行ない、進めていきました。

その中でRPMの導入担当の方が入ってくださり、ヒアリングや設定について細かく確認し、一緒に動いてくれたため、非常に助かりました。我々だけではクローズできなかったと思いますし、お力添えいただき感謝しています。

サポートの手厚さは導入時だけではなく、利用中も続いています。特に、問い合わせへの対応が早い印象です。「このようなことをしたいんだけど…」と、相談ベースの連絡をしても、きちんと的確に対応していただけて助かっています。

まず、RPMを選んだ理由として挙げた「応募者情報の転記時間の削減」について、月60時間ほど割いていたのが自動化できたため、ゼロになりました。導入以前は毎日、午前中をすべて応募者情報の手動入力に使っていましたから。情報転記に時間を費やしていたため、前日の応募に対しては、翌日午後にやっと初回連絡ができる体制でした。

導入後は、応募翌日の午前にはもう応募者に電話連絡ができるように。そうした有効応募への早期アプローチもそうですし、追いかけ連絡にも時間を使えるようになりました。その結果、応募者との接触率は約10％向上しており、登録率も約8％向上しています。
 

複数媒体を利用している事業会社や、年間での採用数が多い企業にぜひ利用を検討してもらいたいです。RPMを導入したことで工数削減の実現はもちろん歩留まり改善にもつながったため、おすすめしたいですね。

また、これは個人的な意見ですが、システム提供会社は夜だけレスポンスが来るなど、意思疎通が取りづらいと感じる場面もあったんです。その点、RPMの担当の方は導入段階から丁寧な対応だと感じますし、システム導入に抵抗のあるような企業も安心して導入できるのではないでしょうか。システムというものはアップデートしながら、改善していきながら利用していくものだと思っています。RPMの担当者はコミュニケーションが取りやすいため、安心して継続利用できるんですよね。